企業(yè)文檔管理規(guī)范

1、企業(yè)文檔管理標準下面是在這里的企業(yè)文檔管理標準，我們一起來看一下吧!為標準管理，建立一個用于企業(yè)文件的形成、審核、批準、生效、修正、廢除及銷毀的程序，做到有章可循，按章辦事。維護。正本，制備正式的工作復印件，并分發(fā)至相關部門。有效版本。理和操作規(guī)程以及其應的各類表格：文件的形成、審核和批準各部門負責人應負責組織編寫用于本部門的管理文件。文件一旦實施后具有可行性。編寫文件時必須遵循以下規(guī)那么：必須對內(nèi)容進行有效陳述。容給予適當?shù)?。知道該誰來做。文件中必須使用職位之類的字樣，如：信息部經(jīng) 理，總裁秘書等，而不是個人的名字。執(zhí)行。當需要時可以利用表格或圖解來更清楚地解釋規(guī)程。必須按所描述的實際操作步

2、驟的時間順序來排列文件內(nèi)容。與某個文件有關的表格或工作記錄單必須作為該文件的一局部包括在該文件中。之類的詞語，除非該條件在同條款中有所說明。所寫的內(nèi)容必須與實際的工作相符。如果實際工作有所改 f ) 在某個文件中如需引用其它格式規(guī)程文件應包含下述工程(文件的具體格式見附錄)，各類別的規(guī)程均配有專用的字母代碼。 文件號:訂號，例如：HCOSO001-00H;001;00如HCOSO001-01HCOSO001-00頁數(shù) 說明文件的頁數(shù)，文件名稱要能表達文件所需要規(guī)定的事 起草人(或修改人)應由起草人或修改人簽名并注明日期，表示起草人或修改人對該規(guī)程的內(nèi)容負責。起草人(修訂人)應經(jīng)相關專業(yè)知識的學

3、習和培訓，了解、掌握所起草文件涉及工作的要求，實踐經(jīng)驗豐富，熟悉文件內(nèi)容。審核人/主管或該文件的主要執(zhí)行部門的經(jīng)理/主管對該文件的內(nèi)容及準確性進行核查后簽名并注明日期。如文件涉及幾個部門的工作，可進行多部門的審核，相應的部門經(jīng)理/主管應在審核欄中簽字確認。當負責審核的部門經(jīng)理/主管不在時，該文件可由其指定的經(jīng)理助理審核并簽字確認。 批準人各子公司/部門的文件由相應的總經(jīng)理批準，跨子公司/部門的文件，由總裁批準簽名生效。 修訂號 該規(guī)程的修訂次數(shù)。替代文件號修改前文件或被替代文件的文件編號。生效日期由文件管理員與使用該規(guī)程的部門經(jīng)理討論后確定生效日期， 并在已批準的文件上注明。 分發(fā)部門必須標明

4、該文件的分發(fā)范圍。目的建立該文件的目的 范圍 該文件適用的范圍職責說明由誰來負責執(zhí)行該規(guī)程所規(guī)定的工作事項。程序 該文件具體內(nèi)容。變更歷史注明變更實施的時間、變更的內(nèi)容、文件號的變更、修訂號。編寫文件應符合4.2.3 項下的要求，形成的文件應由部門負責人審核。所擬文件的準確性。的要點是：與現(xiàn)行管理和操作是否相符文件內(nèi)容的可行性文字應簡練、確切、易懂，不能有多種解釋同已生效的其他文件沒有相悖的含義員所屬部門的負責人進行修改，直至符合要求。各子公司、各部門指定文件管理員，文件管理員將復查人預核查，并存檔該電子版。作必要的修改。修改程序按4.2.1- 4.2.7 進行。修改稿應附有未通過文件的草稿，

5、以便相關部門負責人、QM 經(jīng)理和批準人有針對性地重新審核。文件管理員將修改好的文件打印在黃色正本頁上。簽字和注明日期。由文件管理員對黃頁規(guī)程進行修改。文件管理員有責任追蹤黃頁正會簽完畢，文件管理員按照4.2.3.2 項下規(guī)定在黃頁正本上注明文件的生效日期。文件管理員及時將有關信息進行登記。文件分發(fā)蓋“工作復印件”作為白頁工作件。文件管理員填寫“文件的發(fā)放和收回記錄”，將工作復上簽名確認已收到此文件。進行適當培訓并能接觸該文件。/部門的工作復印在需要時迅速找到相關文件有效版本復印件。頁)后由文件管理員負責保存。已批準文件的獲取和收回獲取/更多工作復印件。發(fā)放和收回記錄”簽名確認。件或其他文件。收

6、回對于本部門不再需要的文件，部門負責人應與文件管理員協(xié)商(必要時需經(jīng)公司主管領導同意)，將其持有的工作復印件退給文件管理員，記錄在文件的發(fā)放和收回記錄”中，質(zhì)量管理部文件管理員應按照4.5.3 及時將收回的復印件銷毀。文件的修訂、廢除和銷毀定義文件的修訂：文件的題目不變，不管內(nèi)容改變多少均為修訂。文件的廢除：文件的題目改變，內(nèi)容無論變或不變，原文件即稱廢除。需要對文件進行更改，應按以下程序進行：改申請表”，說明更改或廢除的理由，注明原文件待更改的內(nèi)容以及更改后的內(nèi)容，經(jīng)部門負責人確認后批準。檔保存。4.24.3所。場，并立即收回舊版文件在三個工作日內(nèi)送交文件管理員。收回記錄”上簽名確認。/廢”章。4.5.3毀。 4.5.3準后實施銷毀。銷毀過程必須有人監(jiān)視并在記錄上簽字。5各類文件的復查/質(zhì)量管理需求。)，相關部門負責人對相關文件的適用性、一致性進行核查，在個工作日內(nèi)完成該記錄，并交給文件管理員歸檔保存。需要時，修訂工作應按照4.5 進行。字體大?。何逄栕煮w: 中文選擇宋體，英文選擇Arial。5.32.2cm;下：2cm， 左：2.5cm，右：2cm行