信息技術的應用對中國大學管理結構的影響研究

1、信息技術的應用對中國大學管理結構的影響研究蔣磊宏1 楊寶軍1 胡鳳華2 蔡海燕3（1.上海交通大學網(wǎng)絡信息中心； 2.上海交通大學檔案館； 3.上海交通大學信息化辦公室 上海 200240）摘要：中國大學學信息化已經(jīng)經(jīng)取得較大成成效：支撐并促進進了大學的教教學管理改革革；加強和改善了對學生生的管理與服服務；通過信息系系統(tǒng)的縱向業(yè)業(yè)務整合支持持了院為實體體的管理改革革；通過跨越多多個職能部門門的網(wǎng)上業(yè)務務協(xié)同促進了了大學矩陣管理結構構的初步形成。本文通通過大量事實實，分析了信信息化對中國國大學管理模模式、方式引引起的改變，提提出一些建議議。關鍵詞：信息化化；大學管理理；信息共享享；垂直整合合；矩

2、陣管理結構構Researcch on the iimpactt of tthe appplicaation of innformaation technnologyyon the adminnistraation struccture of Chhinesee univversittyJIANG LLeihonng1 YANG BBaojunn1 HU Fengghua2 CAI Haiyaan3( 1.Nettwork & Infformattion Centeer 2.Archiives 3.Infoormatiizatioon offfice,Shanghaai Jiao Tong Un

3、iveersityy, Shannghai 2002440, Chinna)Abstracct: Thhe appplicattion oof infformattion ttechnoology has mmade ggreat achieevemennts inn Chinnese univerrsity, whicch suppportss and promootes teacching managgementt refoorm, sstrenggthenss studdent aadminiistrattion aand immprovees studeent serviices. T

4、he verttical businness iintegrrationn of iinformmationn systtems suppports the adminiistrattive rreformm for deparrtmentt. The nettwork businness ccollabboratiion whhich ccoverss seveeral ddifferrent ssectorrs proomotess matriix mannagemeent sttructuure initiaally fformedd. Bassed onn a laarge nnumb

5、err of ffacts, thiss papeer anaalyzess the changging iin thee admiinistrrationn of Chinesse uniiversiity caaused by inforrmatizzationn and puts forwaard soome suuggesttions.Key worrds: informmatizaation; univerrsity adminnistraation; infoormatiion shharingg; verrticall inteegratiion; mmatrixx manaag

6、emennt struccture.一、問題的提出出中國大學的辦學學規(guī)模迅速擴擴大，給大學管理理和有限資源源的合理調(diào)配配帶來困難與與挑戰(zhàn)。為此，需要研究中國大學學的管理結構并給給出可操作的的優(yōu)化方案。目前對大學管理結結構的研究不不多，有限的的研究集中在在辦學規(guī)模、組織結構等方面。閻鳳橋等人研究了1980年以來中國大學內(nèi)部組織結構發(fā)生的主要變化及原因1；潘云鶴論述了中國研究型大學內(nèi)部管理體制改革的若干問題，提出了面向社會建立開放式組織結構的兩種模式2；劉競秀探究了國際著名研究型大學組織結構的取向，側重在權力配置、行政機構和基層學術機構的設置方面3；馮倬琳等對美國一流公立研究型大學的內(nèi)部管理體制進

7、行了研究，提出我國研究型大學校級行政管理結構優(yōu)化的方案4。當前，信息技術術在中國大學得到到普遍應用。電子校務水水平持續(xù)提升升。85%的學學校建立了服服務于教學、科科研、管理和和生活等方面面的電子校務務系統(tǒng)，其中中30%的學學校實現(xiàn)了教教學管理、科科研管理、人人事管理和財財務管理等主主要校務的信信息化，極大大地提升了學學校的管理水水平與辦學效效益5。陸根書認為為，信息技術的發(fā)發(fā)展對大學的的管理模式和和管理手段產(chǎn)產(chǎn)生了革命性性影響，也要求大學學管理機制的的改革適應這這一發(fā)展要求求6，與此類似的的議論很多，但尚未見到到深入的分-基金項目：中國國高等教育學學會“十一五”教育科學研研究規(guī)劃課題題（06A

8、IIG10100007）析。中國大學已已經(jīng)認識到信信息化對學校校發(fā)展的重要要作用，著手手建立信息化化推進機構，程程靜對此開展展了研究7。中國大學承擔著著教學、科研研與社會服務等等多方面的任務，其管理理結構包括教教育教學、組織結構等諸諸多方面。通過對信息化化領先高校的的研究發(fā)現(xiàn)，信息化化對中國大學學的教學管理理改革、學生生管理與服務務、支持“院為實體”改革、矩陣管管理結構的初初步形成已經(jīng)產(chǎn)生重要要作用。二、信息化效果果及對大學管理結構的影響分析支撐并促進教學學管理改革中國大學實施信信息化的驅(qū)動動因素首先是教學要求8。在教學管理理中的熱點問問題包括專業(yè)業(yè)教育與通識識教育的矛盾盾, 教學與與科研的矛

9、盾盾，教與學的矛矛盾等等。要要處理好這些些矛盾，從激激勵學生的主主動性著手，改改革教育教學學的組織管理理體系，是一一個很好的突突破口2。為此，我國國一些研究型型大學開展了了一系列教學學改革，如：實施以“寬厚、復合合、開放、創(chuàng)創(chuàng)新”為特征的“創(chuàng)新人才培培養(yǎng)體系”；實行完全學分制制，為學生提提供更大的學習自由度度；實施寬口口徑、大平臺臺的人才培養(yǎng)養(yǎng)模式改革；實施通識教教育等。教學改革對大學學管理提出了了更高的要求求。如選課制是學學分制最主要要的特征，學學生根據(jù)自己己的學習能力力、狀態(tài)、興興趣及所修專專業(yè)方向，通通過“選課、選科科、選時、選選師”自主安排修修讀的課程和和學習進度。它改變了教學學計劃、

10、教學學進度由學校校統(tǒng)一制定與與安排的模式式，教學管理理的對象由班班級群體轉(zhuǎn)變變?yōu)閷W生個體體，由此產(chǎn)生生的信息量成成幾何級數(shù)增漲，依靠傳統(tǒng)統(tǒng)的工作方式式無法實現(xiàn)對排課選選課信息的收收集、處理、調(diào)調(diào)整和控制。面對連年擴擴大招生規(guī)模模、多校區(qū)辦辦學和實行選選課制，教師師、課程、教教室等資源更更為緊缺，通通過信息系統(tǒng)的的應用，在培養(yǎng)計劃劃的指導下，在在課程、教室、教師安排，選課指導、考考試安排等方方面，合理調(diào)調(diào)配和使用各類教學資源，較好地地滿足了教學學的需要。信息技術的應用用調(diào)動了學生的學習習積極性，提提高了教學質(zhì)量。中國大學在教學過程中大大量采用信息息技術，課程和老師信息息上網(wǎng)，采用用多媒體教學的的

11、課程比例達達59.9%，多媒體教室室的利用率達達到87.88%，69.23%的高校建有有輔助教學平平臺9。借助現(xiàn)代遠程程教育網(wǎng)絡平平臺，將優(yōu)質(zhì)質(zhì)課程輸送到到西部大學，共享優(yōu)質(zhì)教育教學資源。開展網(wǎng)上評教，學生多視角評價教師的授課情況，并將以往的評教結果作為選課的參考依據(jù)。校院系將評教結果納入教師年終考評指標。通過信息系統(tǒng)的應用，管理部門可以很快發(fā)現(xiàn)教學當中存在的問題，促進學生在選課、選老師的過程中，在教師中形成一定的競爭機制，促進教師不斷地提高教學水平與質(zhì)量。加強和改善對學學生的管理與與服務學分制改革的深深化，弱化了了行政班的作用用，給學生管管理帶來困難難。而信息化對加加強學生管理理，改善對學生

12、服服務方面作用用尤為顯著。不少大學實現(xiàn)了從新生入學到畢業(yè)離校乃至校友管理全過程的信息化。典型的應用有：廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)開展招生宣宣傳。全國高考采用用網(wǎng)絡錄取，提提高了效率，降降低了招生成成本，增強了了招生工作的的公開公正公公平。新生在收到入學學通知書的同同時得到學校的網(wǎng)網(wǎng)絡帳號,登登錄校園網(wǎng)就就能查到自己己的學號、班班級、寢室、班主主任輔導員、課課程表，提前前了解學習生生活設施。通通過信息系統(tǒng)統(tǒng)的支持，新生入學能在很短時間間內(nèi)完成報到到、交學費、領領取校園卡和和寢室鑰匙等等入學手續(xù)。以以往需要幾天天的新生報到到縮短成了一天。校園卡中中已預存了政政府補貼，新新生不必在入入學當天排隊隊充值，就可可

13、以使用電子支付付功能，憑校園卡就就餐、洗浴、購購物、進入圖圖書館、自助助復印、到校校醫(yī)院看病、乘乘坐校區(qū)間班班車等。學生生可以將銀行行借記卡中的的個人存款通通過自助設備備轉(zhuǎn)存到校園園卡上。校園園卡還提供多多種身份識別別功能，代替替學生證電子子學籍注冊，一一卡在手走遍遍校園。學生在校期間，參與網(wǎng)上選課、評教、參加研究實實踐活動、報報送畢業(yè)設計計（論文）選選題，在網(wǎng)上上查詢各類通知、我的培養(yǎng)計計劃、我的選課記記錄、我的修讀課課程、我的課程表表、我的考試安安排、我的成績單單、我的注冊繳繳費記錄，以以及全校課程程介紹、安排排、教學大綱，各專業(yè)培養(yǎng)養(yǎng)計劃、教材材與參考書，任課教師介紹、評教結果、校歷等，

14、訪問課程中心、網(wǎng)上課件、圖書館的數(shù)字資源，開展學習與研究活動。通過網(wǎng)上學生事務處理，中國大學開展對貧困大學生的經(jīng)濟資助，管理勤工助學、幫困、貸款、保險以及各類獎學金、出國、違紀處分等學生事務。BBS是學校了解學生思想動態(tài)、聽取意見并改進工作的一個重要途徑。一些大學的職能部門在BBS上開設校務專區(qū)，回答并解決學生提出的問題，學校還組織“在線談”活動，由校領導與廣大學生面對面交流，通過校園網(wǎng)向全校視頻直播，并通過BBS上的專題欄目及時接收學生提交的問題并給予解答。思政教師也通過開設博客等方式與學生交流，將大學生思想政治工作做到網(wǎng)上。對于即將畢業(yè)的的大學生，在在網(wǎng)上提供畢畢業(yè)生登錄本本人簡歷和求求職

15、意向，查查詢用人單位位需求信息。提提供用人單位位登錄單位介介紹、招聘崗崗位信息、查查詢相關專業(yè)業(yè)畢業(yè)生情況況。提供在線供供需見面、雙雙向選擇。學學生畢業(yè)離校校時，信息系統(tǒng)統(tǒng)整合了來自自各業(yè)務部門門的信息，畢畢業(yè)生不必再持離校校手續(xù)單到各部門蓋章，大大減輕了了畢業(yè)生辦理理離校手續(xù)的的負擔。學生畢業(yè)后后，學校還提提供校友E-Mail、班級（同學）錄、回饋母校等服務。正是由于信息技技術的應用，面對高校合并、連年大規(guī)模擴招、多校區(qū)辦學等因素造成的規(guī)模成倍擴張的現(xiàn)實，中國大學能夠有效地對數(shù)萬名在校學生進行管理與服務。管理與服務的效率、有效性、深度和廣度都有大幅提升。信息化使中國大學對考生、學生和用人單位

16、的信息公開程度大幅提升，各類規(guī)章制度、專業(yè)介紹、課程介紹、培養(yǎng)計劃等內(nèi)容都向?qū)W生和社會公開。大學提供了大量雙向互動的網(wǎng)上事務處理，學生通過互聯(lián)網(wǎng)，除了學習校園內(nèi)的知識，還可以方便地查詢世界科技前沿的高水平論文、訪問世界著名大學的公開課程，大大拓寬了獲取知識、參與科學研究的渠道和手段。面對在網(wǎng)絡環(huán)境下成長起來的大學生，中國大學將學生管理與思想政治工作做進網(wǎng)絡，采用多種方式與學生溝通交流，通過網(wǎng)絡了解學生思想動態(tài)、校園熱點議題、開展心理咨詢等活動，開辟了學生管理與服務的新領域。校院系業(yè)務的垂垂直整合支持“院為實體”改革大學是底部厚重重的組織，知知識集中在底底部，院系是是中心環(huán)節(jié)，是教學科研研的基地

17、，是是學術創(chuàng)造力力的重要來源源3。為了充分發(fā)揮揮院系和教師師的作用，將將管理權力和和責任下放，給給學院更多的的活力，一些些大學開展了了“院為實體”的改革。若干年前，學校校設備處采用單單機系統(tǒng)管理設備備資產(chǎn)，而大多數(shù)院系采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)質(zhì)臺帳，大量量信息的重復錄錄入、信息不全、數(shù)數(shù)據(jù)不一致等等情況嚴重影影響著學校管管理工作的質(zhì)質(zhì)量。隨著近近幾年大學固定資產(chǎn)產(chǎn)增漲迅猛，管好、用好好這些資產(chǎn)，是是提高辦學效效益和管理水水平的重要方方面。這些設設備誰在用、使使用情況如何何、發(fā)揮了怎樣樣的效益，不不僅校長、處處長關心，院院長、系主任更關心。類似的情況在人事、財務務、教學、科科研等管理領領域同樣存在。在中國

18、大學實行行“院為實體”的初期，學校校下放給學院的的實際權力不不多，卻將大大量繁雜的事務工作下放到了學院，違背了改革的初衷。經(jīng)過過多年的實踐踐，校部機關關服務基層的的理念逐漸形成成，將若干決決策權下放，而而將繁雜的事事務處理收到到校部。一些些信息化應用用領先的大學學，校部機關關的信息系統(tǒng)統(tǒng)已不再是部門級應用，而是基本完成了垂垂直整合，形形成了覆蓋全全校本業(yè)務領領域的全部業(yè)業(yè)務，從學校校到院系直至至教師和學生生都在統(tǒng)一的的系統(tǒng)上協(xié)同同工作，完成成相關業(yè)務。這種建立在校園網(wǎng)上的信息系統(tǒng)，一方面完成校部機關管理的各項業(yè)務，同時也為各學院提供詳實的業(yè)務支持和信息服務，幫助院長管理本學院的人、財、物，使信

19、息系統(tǒng)發(fā)揮更大的作用。典型的例子如：改變以往由由各院系教務務員處理排課、登登錄學生考試試成績、發(fā)放放成績單等繁繁雜事務的做做法，大學教教務處跟據(jù)各專業(yè)培培養(yǎng)計劃，通過網(wǎng)上信信息系統(tǒng)統(tǒng)一一安排課程，提提供學生選課課。由任課教教師錄入學生生考試成績。學學生通過網(wǎng)絡絡查詢成績單單。教師和院系教務員在共享信息息前提下開展學生名冊冊、考試成績績、評教結果果管理等多項業(yè)業(yè)務。財務處處通過統(tǒng)一的的信息系統(tǒng)管管理全校的各各類項目經(jīng)費費。各院系項項目負責人可可以查詢各類類經(jīng)費預算和和使用情況，管管理項目經(jīng)費費。人事處與與院系組織人人事干事協(xié)同同辦公，通過過統(tǒng)一的信息息系統(tǒng)管理教教職員工的引引進、錄用、考考核、晉

20、升、工工資福利等事事務。設備處處將全校儀器器設備數(shù)據(jù)庫庫授權給各院院系訪問，院院系可以對設設備的安置地地點、保管人人等信息進行行管理。通過垂直業(yè)務信信息系統(tǒng)的整整合，整個大大學管理業(yè)務務標準化程度度得到較大提高高，從學校到到學院的體制制也發(fā)生了變化化，事務處理理逐步趨向扁扁平化，一些些復雜的事務務處理越來越越集中到校級級管理部門，同時信息向院系共享，減輕了院系的工作負荷。院系管理人員從繁重的事務處理環(huán)節(jié)中解脫出來，可以更多地將精力放在提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和科學研究水平上來，更好地為廣大師生服務?？缭蕉鄠€職能部部門的網(wǎng)上業(yè)業(yè)務協(xié)同探索索矩陣管理結構構的形成對于國際著名大大學組織結構構取向的研究究發(fā)現(xiàn)

21、，矩陣結結構普遍化3是一大特點點。隨著信息息系統(tǒng)應用的的深入，用戶戶的信息化素素養(yǎng)得到大幅幅提高，越來來越多的部門門不再滿足于于本部門的信信息共享與業(yè)業(yè)務協(xié)同，開開始提出跨處處室、跨應用用、跨職能域域的信息共享享和業(yè)務協(xié)同同需求。于是是，中國大學學開始出現(xiàn)跨跨越大學內(nèi)部部多個職能部部門完成的網(wǎng)網(wǎng)上事務處理理和信息服務務。如：學生在教務處學學籍注冊時，通通過信息系統(tǒng)統(tǒng)到財務處驗驗證是否已交交納學費，到到學生處驗證證是否批準減減免貧困生學費。學學生注冊信息息與學生選課課等權限關聯(lián)聯(lián)，堵住了以以往管理上的的漏洞。改變變以往畢業(yè)生生辦理離校手手續(xù)時，手持紙質(zhì)離校校單跑十幾個個部門蓋章的的狀況。通過跨部

22、門業(yè)務協(xié)協(xié)同，使不必必到某部門辦辦手續(xù)的畢業(yè)業(yè)生，自動辦辦結該部門的的手續(xù)，而辦辦結手續(xù)信息自動提供給后后續(xù)部門，各各部門業(yè)務緊密密配合，實現(xiàn)現(xiàn)全域業(yè)務協(xié)協(xié)同。在資助助貧困大學生工作中，客觀觀地評判和認認定學生經(jīng)濟濟狀況一直是是高校學生管管理部門的難難點問題110。一些大學采采集校園一卡卡通交易數(shù)據(jù)進進行分析，為為貧困大學生生認定提供額額外的依據(jù)。校園卡同時又分別是工作證、學生證、研究生證，由校園卡中心代表學校制作和發(fā)行，相應的教職工和學生身份信息分別從人事處、教務處、研究生院數(shù)據(jù)庫通過橫向整合同步到校園一卡通系統(tǒng)。盡管還是一些個個別的應用，但但從中我們可以看到到信息技術的的應用可以為為中國大

23、學矩矩陣管理結構構的建立提供供支持并發(fā)揮揮促進作用。當當然，中國大大學信息化的的發(fā)展還不完完善，建立全全校統(tǒng)一的信信息系統(tǒng)以支支持矩陣管理理結構的形成成還有相當長長的路要走。為了促進信息化進程，一些大學設立一些新的部門和崗位，重組了業(yè)務流程，如成立信息化辦公室，作為推動信息化建設的綜合協(xié)調(diào)機構；成立注冊中心、一卡通管理中心等機構，通過信息系統(tǒng)完成一些原來需要多個業(yè)務部門完成的工作。三小結通過以上分析可可以看出，電子校務的的建設與應用用水平持續(xù)提提升，對大學學的管理模式式和管理手段段產(chǎn)生了重要要影響，開始始發(fā)揮不可替替代的作用。電子校務對中國大學管理結構的影響主要體現(xiàn)在教學管理與學生管理服務等方

24、面。信息化對促進教育教學管理改革的作用是巨大的，如果沒有強大的信息系統(tǒng)支撐，要想順利地實施完全學分制等教學改革是不可想象的；沒有信息系統(tǒng)的支撐，也難以對數(shù)萬名學生進行有效地管理與服務。信息化已經(jīng)對大大學管理業(yè)務務的重組起到到了一些初步步的作用。信息系統(tǒng)的的縱向整合和和橫向整合，使校院系業(yè)務系統(tǒng)一體化。減少了基層繁雜的事務，幫助大學在“院為實體”的改革中將實權下放給學院而不是將更多的事務下放給學院。通過橫向整合，使得校內(nèi)不同處室間能夠共享信息，協(xié)同工作，為師生提供更好的服務，極大地提高了工作效率。同時，加強了管理，堵住了一些管理漏洞，為矩陣管理結構的初步形成做了一些探索。然而，當前中國國大學信息

25、化化更多地是為為基層管理人人員的業(yè)務處處理、協(xié)同辦辦公提供先進手段，為廣大師生生提供優(yōu)質(zhì)服務，對領導層提提供的決策支支持非常缺乏乏。除了設立立信息化推動動機構外，信信息化對大學學組織機構的的影響不明顯顯。此外，對大學學的科學研究究活動來說，校校園網(wǎng)提供了了良好的交流流平臺，數(shù)字字圖書館的電電子資源和各各類全文（引引文）數(shù)據(jù)庫庫也為研究者者提供了豐富的學術資源，大學的的科研處也常常利用校園網(wǎng)網(wǎng)發(fā)布各類科科研項目信息息，但總體來來說，信息化化對科學研究究的支撐作用用相對較小88。應該認識到，信信息化不是現(xiàn)現(xiàn)有大學業(yè)務務的電腦化，而而是利用現(xiàn)代代信息技術協(xié)協(xié)助建立現(xiàn)代代大學管理制制度。中國大大學的組織模模式應該由目前垂垂直的科層結構逐步步向矩陣結構轉(zhuǎn)變變，解決不同同處室業(yè)務交叉、重重疊問題，考慮在信息共享、業(yè)業(yè)務充分協(xié)同同條件下可能能實現(xiàn)的機構構重組和業(yè)務務重構，以加快信息息的響應速度度，減少管理理層次，提高高辦事效率和和管理水平。而這需要信息息化建設與現(xiàn)現(xiàn)代大學管理理制度建設相相互協(xié)調(diào)，深深入推進。參考文獻1閻鳳