電子文檔的保存

1、電子文檔的保存隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息的網(wǎng)絡(luò)化日漸成熟，大量的電 子文件應(yīng)運(yùn)而生。基于電子文件的特點(diǎn)，如何確保電子文件的存儲(chǔ)安 全，成為電子檔案管理的新課題。傳統(tǒng)的電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶、軟磁盤、光盤和硬磁盤等。電 子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的，在生命周期里始終以二進(jìn)制碼的形式 存儲(chǔ)于載體上，其內(nèi)容不能直接觀看。電子文件產(chǎn)生后，只有在適當(dāng) 的計(jì)算機(jī)軟硬件支持下才可顯示內(nèi)容以及進(jìn)行其他處理，否則，他就 只不過是一些二進(jìn)制碼的集合，及看不見也摸不著。由此可見，電子 文件依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境的。另一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，新技術(shù)層出不窮。軟硬件技術(shù) 更新周期通常是2 5年，正在使用的技術(shù)在不久

2、的將來就會(huì)過時(shí)。 如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項(xiàng)技術(shù)過時(shí)，都會(huì)影 響她的讀取。盡管數(shù)據(jù)的丟失與存儲(chǔ)載體的變質(zhì)有很大關(guān)系，但主要 問題仍是軟件與硬件技術(shù)的迅速更新、過時(shí)。因此，在電子文件的保 存管理工作中，采取有效的技術(shù)策略就顯得很重要。技術(shù)策略主要包 括技術(shù)保存、仿真、遷移與標(biāo)準(zhǔn)化。一、技術(shù)保存技術(shù)保存，是指為了延續(xù)技術(shù)過時(shí)的電子文件的可存取性，保 存處理電子文件的計(jì)算術(shù)，包括讀取電子文件所需的軟件和硬件， 在需要時(shí)提供利用。這種方法要求電子文件的各種要設(shè)備必須保存齊 全、良好，還必須保持操作這些過時(shí)技術(shù)的技能。這種方法看上去 簡(jiǎn)單，但實(shí)際困難不少。首先，為了保持系統(tǒng)軟硬件正常運(yùn)

3、轉(zhuǎn)，定期 檢查工作是必需的，而且要持之以恒，工作量大其次，如果所保存 的是非標(biāo)準(zhǔn)化的、不被廣泛使用的設(shè)備，那么它的適用范圍局限于 原本使用這些部件的系統(tǒng)，因此所需保存的設(shè)備門類、數(shù)量繁多， 導(dǎo)致管理困難再次，所保存的硬件設(shè)備也會(huì)老化，并最終無法運(yùn)轉(zhuǎn)， 必將導(dǎo)致一些電子文件信息丟失。由此可見，技術(shù)保存不是可行的長(zhǎng) 期保存策略，不能獨(dú)立實(shí)施，在實(shí)踐中必須聯(lián)合其它策略使用。仿真1.計(jì)算機(jī)硬件仿真策略。該策略就是指利用計(jì)算機(jī)仿真技術(shù)在新型計(jì)算機(jī)的新型操作系 統(tǒng)上仿真舊型計(jì)算機(jī)，然后在仿真的舊型計(jì)算機(jī)上安裝舊型操作系統(tǒng) 和舊型應(yīng)用軟件來讀取舊格式電子文件信息。例如，使用Microsoft Virtual

4、 PC軟件，在同一臺(tái)計(jì)算機(jī)上安裝了 DOS、Windows 32/95/97/98/me/2000/xp等多個(gè)操作系統(tǒng)及其相應(yīng)辦公軟件(例 如，UCDOS、WPS For DOS、WPS97/2000WPSOffice2002/2003/2004/2005、 Microsoft Office95/95/2000/2002/2003 等)和數(shù)據(jù)庫(kù)(例如 DBASE III、FOXBASE等)軟件，基本上解決了基于Microsoft操作系統(tǒng)的過時(shí) 了的電子文件的利用問題。該策略可以“原汁原味”地再現(xiàn)電子文件 的“原生態(tài)”，確保電子文件的原始性和真實(shí)性。2.軟件仿真策略。該策略就是指在新型操作系統(tǒng)軟

5、件中仿真舊型應(yīng)用軟件,以解決 新型應(yīng)用軟件不能讀取舊格式電子文件的問題。信息系統(tǒng)仿真策略可以暫時(shí)解決利用舊格式電子文件的問題，適 用于所有類型的電子文件。但隨著電子計(jì)算機(jī)軟硬件的升級(jí)換代，必 須不斷研發(fā)相關(guān)的仿真軟件。遷移遷移是把數(shù)字信息從一個(gè)硬件、軟件配制或平臺(tái)向另一個(gè)硬件、軟件 配制或平臺(tái)轉(zhuǎn)移，或是從老的計(jì)算機(jī)技術(shù)向新一代的計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn) 換。例如，把文件從Word98轉(zhuǎn)換到Word2000,這是一個(gè)簡(jiǎn)單的遷移 把文件從Macintosh操作系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到操作系統(tǒng)Windows，也是一種遷 移，相對(duì)復(fù)雜一些。遷移遷移包括作為保護(hù)數(shù)字信息的“更新”手段，但在某種意義上 是不同于更新的。當(dāng)硬件與軟件

6、發(fā)生變更，要使用新一代技術(shù)維護(hù)電 子文件的兼容時(shí)，更新不可能保證產(chǎn)生一個(gè)和原文件絕對(duì)一致的復(fù) 制件或精確的數(shù)字拷貝，而遷移可以保護(hù)原電子文件的完整性、用 戶對(duì)該文件的檢索能力、顯示能力與其它利用能力。在不同系統(tǒng)下 遷移，即使不能保持原電子文件的外觀，也可以優(yōu)先維護(hù)原電子文 件的內(nèi)容及其功能。在這個(gè)前提下，遷移在保護(hù)數(shù)字信息的范圍方 面比更新具有更深、更廣的內(nèi)涵。因而，遷移是當(dāng)前使用最廣泛的 數(shù)字信息保存方法。但遷移費(fèi)少足高昂的。即使是用當(dāng)前標(biāo)準(zhǔn)格式編碼的信息，信 息向前遷移到新的標(biāo)準(zhǔn)與應(yīng)用程序，也比簡(jiǎn)單地進(jìn)行更新更費(fèi)時(shí)、 開支更大、操作更復(fù)雜。此外，雖然大多數(shù)電子文件的遷移是成功 的，有此多媒

7、體文件仍不能通過遷移成功地進(jìn)行新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。不 過，遷移目前所遇到的最棘手的問題還不只是技術(shù)難題,更多的是非 技術(shù)性問題，例如，由誰承擔(dān)技術(shù)轉(zhuǎn)換關(guān)鍵時(shí)刻的技術(shù)遷移責(zé)任與費(fèi) 用等。另外，對(duì)于遷移，人們很難預(yù)測(cè)在什么時(shí)候有哪此信息、需要遷 移了？所需費(fèi)用是多少？因此，遷移問題的關(guān)鍵是時(shí)機(jī)的選擇。標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化策略，要求使用標(biāo)準(zhǔn)格式生成電子文件，或把其它格式 的電子文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，并形成標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)，標(biāo)準(zhǔn)化有利于實(shí) 現(xiàn)電子文件在不同系統(tǒng)的互用性、兼容性。理論上，標(biāo)準(zhǔn)化策略的 采用，將使得技術(shù)更新、標(biāo)準(zhǔn)變化不再直接影響電子文件的可存取 性。無論從成本、可行性角度分析，標(biāo)準(zhǔn)化策略都比上述三種方法優(yōu)

8、勝當(dāng)前不少人主張采用XML作為電子文件的保存格式.XML是 Extensible Language （可擴(kuò)展標(biāo)記語言）的縮寫，是一種中介標(biāo)示語 言（Meta-markup Language）,可提供描述結(jié)構(gòu)化資料的格式.XML通 過簡(jiǎn)單開放擴(kuò)展的方式描述結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。利用Tags標(biāo)志描述文檔 的各個(gè)元素，通過DTD（Document Type Definition文檔類型定義）描 述文檔的容和結(jié)構(gòu),Style Sheets（樣式表）來描述這些文檔如何顯示. 由于XML具有簡(jiǎn)單、開放、國(guó)際化的特點(diǎn)，無論技術(shù)發(fā)展到怎樣的程 度，計(jì)算機(jī)都能夠處理如此簡(jiǎn)單的XML文件。這些特點(diǎn)表明XML適合用作保存電

9、子文件。二、電子文件信息非電子化保存策略人們必須通過信息系統(tǒng)（包括硬件和軟件）才能利用電子文件信 息，這就是電子文件對(duì)信息系統(tǒng)的依賴性。我們可以將電子文件信息 轉(zhuǎn)移到縮微品或紙上保存，不再使用信息系統(tǒng)（例如，計(jì)算機(jī)軟硬件） 讀取電子文件信息。這就是電子文件信息非電子化保存策略。該策略 可以使文字類、圖像類電子文件徹底擺脫對(duì)信息系統(tǒng)的依賴,避免因 信息系統(tǒng)升級(jí)換代而讀不出電子文件信息，但這將丟失電子文件中的 聲音、視頻、電子簽名/簽章等信息。而丟失了電子簽名/簽章的電子 文件會(huì)失去其法律依據(jù)和憑證作用，從而導(dǎo)致電子文件的“失真”！ 該策略不適用于聲音、視頻和電子簽名/簽章類電子文件。1、電子文件

10、圖像化保存策略該策略就是指將文字類電子文件格式轉(zhuǎn)換為圖像格式永久保存。 這就相當(dāng)于給文字類電子文件拍攝數(shù)碼照片。絕大多數(shù)看圖軟件都支 持JPEG或TIFF格式的圖像文件。該策略可以使文字類電子文件擺脫 對(duì)文字處理/閱讀軟件的依賴，但這將丟失其中的聲音、視頻、數(shù)字簽 名、數(shù)字簽章等信息。而丟失了電子簽名/簽章的電子文件會(huì)“失真” ! 該策略容易丟失電子文件的非可視信息,不適用于聲音、視頻和電子 簽名/簽章類電子文件。2、電子文件通用格式保存策略所謂電子文件通用格式應(yīng)當(dāng)滿足以下兩個(gè)條件:一是通用文件格 式應(yīng)當(dāng)是開放的標(biāo)準(zhǔn)（即通用文件格式的技術(shù)規(guī)范要公開，其著作權(quán) 不專屬于設(shè)計(jì)該文件格式公司或機(jī)構(gòu)）

11、；二是通用電子文件格式為大 多數(shù)同類軟件所支持（即用大多數(shù)同類軟件都可以打開通用格式的電 子文件）。只要今后新編制的同類軟件持續(xù)支持通用文件格式,通用格 式的電子文件就可以永久利用下去。所以在電子文件生成時(shí),應(yīng)當(dāng)盡 量采用通用文件格式；歸檔時(shí)也應(yīng)當(dāng)盡量將電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式 后再歸檔。這就是電子文件通用格式保存策略。該策略適用于所有類 型的電子文件。三、電子文件長(zhǎng)期保存格式問題的管理措施1.限定接收進(jìn)館的電子文件格式類型紛繁復(fù)雜的格式如果進(jìn)館后再進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，會(huì)大大增加管理成 本，降低管理效益，因此檔案館必須從源頭上加以控制，限定接收的 文件格式類型。國(guó)家檔案館2010年6月發(fā)布的數(shù)字檔案館

12、建設(shè) 指南明確規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)選擇符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，暫時(shí)未制定標(biāo) 準(zhǔn)的，選擇開放格式或主流格式?！?2003年1月，英國(guó)公共檔案館 公布電子文件管理、鑒定和保護(hù)指南明確規(guī)定可以接受的文件 格式主要有PostScript， TIFF、 ， SGML， PDF等。 澳大利亞維 多利亞檔案館規(guī)定長(zhǎng)期保存電子文件的格式為TEXT、PDF/A、PDF、 TIFF、 JPEG、 JPEG- 2000、MPEG- 4等。我國(guó)電子文件歸檔與 管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）規(guī)定文字型的電子文件的通用格 式為XML、RTF、TXT;掃描性的電子文件的通用格式為JPEG、TIFF; 視頻、多媒體電子文件的

13、通用格式為MPEG、AVI；音頻電子文件的 通用格式為WAV、MP3。2.建立格式登記系統(tǒng)(Digital File Format Registries )。電子文件格式登記系統(tǒng)保存了各種常見的文件格式以及創(chuàng)建、運(yùn) 行和遷移這些文件格式的軟件的相關(guān)技術(shù)信息。40YUNNAN ARCHIVES 梁娜、張曉林在 數(shù)字文件格式登記系統(tǒng)中介紹了 MIMEMTR、 美國(guó)哈佛大學(xué)牽頭建立的全球數(shù)字格式注冊(cè)GDFR(Global Digital Format Registry )、英國(guó)國(guó)家檔案館數(shù)字信息長(zhǎng)期保存項(xiàng)目PRONOM 三種格式登記系統(tǒng)。針對(duì)其局限性，有關(guān)國(guó)家的IT精英和檔案領(lǐng) 域的專家建立了一個(gè)融

14、合GDFR與PRONOM優(yōu)點(diǎn)的聯(lián)合項(xiàng)目：統(tǒng)一數(shù) 字格式注冊(cè)系統(tǒng) UDFR(Unified Digital Format Registry)，由英國(guó) 國(guó)會(huì)圖書館出資支持其技術(shù)工作，該項(xiàng)目于2009年4月正式成立, 20112012年部署使用。建立格式登記系統(tǒng)可以引導(dǎo)文件形成者選 擇適合文件長(zhǎng)期保存的首選格式，并且當(dāng)文件存在過時(shí)的危機(jī)時(shí)，可 以通過系統(tǒng)的查詢和自動(dòng)提醒系統(tǒng)，獲知應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換的格式，并可利用 系統(tǒng)提供的轉(zhuǎn)換工具和服務(wù)進(jìn)行直接轉(zhuǎn)換。加強(qiáng)與信息技術(shù)等領(lǐng)域的交流與合作檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)領(lǐng)域的交流與合作，運(yùn) 用先進(jìn)的技術(shù)解決復(fù)雜的檔案保管和利用問題。美國(guó)國(guó)家檔案與文件 署(簡(jiǎn)稱N

15、ARA )在這方面做的比較成功，在20072017戰(zhàn)略規(guī)劃中 NARA強(qiáng)調(diào)與各聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化組織、美國(guó)軍方、國(guó)家 科學(xué)基金會(huì)、研究機(jī)構(gòu)和地方組織等各個(gè)機(jī)構(gòu)組織合作，應(yīng)對(duì)電子 文件的挑戰(zhàn)，以確保在數(shù)字時(shí)代成功地履行其使命。檔案部門應(yīng)充 分調(diào)動(dòng)積極性和創(chuàng)造性，積極借鑒國(guó)內(nèi)外的有益成果，實(shí)行辨證的拿 來主義，為電子文件長(zhǎng)期保存創(chuàng)造良好的條件，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)又 好又快的發(fā)展。加快推進(jìn)電子文件國(guó)家管理戰(zhàn)略針對(duì)長(zhǎng)期保存電子文件管理方面的諸多難題，各國(guó)開始著手實(shí)施 電子文件國(guó)家管理戰(zhàn)略。NARA應(yīng)對(duì)電子文件管理的挑戰(zhàn)成立了電子 文件檔案館（簡(jiǎn)稱ERA）。NARA以電子文件管理理論研究為先導(dǎo)， 進(jìn)

16、行系統(tǒng)開發(fā)以滿足電子文件管理的要求。 加拿大圖書館檔案館（Library and ArchivesCanada，簡(jiǎn)稱 LAC）為了 實(shí)現(xiàn)政府?dāng)?shù)字資 源的長(zhǎng)期保存，建立了基于OAIS參考模型的可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)（Trusted Dig-ital Repository，簡(jiǎn)稱TDR ）。澳大利亞和新西蘭共同提出 了澳大拉西亞數(shù)字文件保存動(dòng)議（Australasian DigitalRecordkeeping Initiative，簡(jiǎn)稱 ADRI）， ADRI 成員形成 了數(shù)字文件生成與管理、保存、移交和利用等方面的公共標(biāo)準(zhǔn)，如 ISO 14721、 ISO 15489等。我國(guó)也應(yīng)積極將電子文件長(zhǎng)期保存納入 國(guó)家管理戰(zhàn)略中，馮惠玲教授在2006年提出了 “本著總體規(guī)劃、頂 層設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)先行、穩(wěn)步推進(jìn)的方針進(jìn)一步明確我國(guó)電子文件管理 的國(guó)家戰(zhàn)略”的設(shè)想。要明確電子文件管理責(zé)任制，實(shí)施電子文件 的全程管理和前端控制，也就是在電子文件整個(gè)生命周期的每個(gè)處理 環(huán)節(jié)都要明確相應(yīng)的責(zé)任者確保電子文件的特性，電子文件在形成的 時(shí)候就要考慮到將來長(zhǎng)期保存問題。總之，如今信息技術(shù)的飛速發(fā)展 對(duì)電子文件的長(zhǎng)期保存是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。作為社會(huì)記憶的守護(hù)者， 檔案工作者在應(yīng)用現(xiàn)有的方法手段管好檔案的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文 件長(zhǎng)期保