電子檔案演示

1、北京外國語大學(xué)電子文件管理培訓(xùn)北京外國語大學(xué)檔案館電子文件基礎(chǔ)知識電子文件電子檔案電子文件的“三性”邏輯歸檔和物理歸檔元數(shù)據(jù) 電子文件指法人、其他組織和個人在公務(wù)活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過編碼和解碼來輸入和輸出。例如在計算機(jī)中形成的word文檔、FoxPro形成的數(shù)據(jù)庫文件、數(shù)碼相機(jī)拍攝的數(shù)碼相片等，只要是代碼形式（數(shù)字形式）形成、存在的文件，都是電子文件。 按照信息類型可以分為一、字處理文件二、圖像文件三、圖形文件四、影像文件五、聲音文件六、多媒體文件七、數(shù)據(jù)庫文件八、超文本文件九、計算機(jī)程序十、數(shù)據(jù)文件 按照信息類

2、型可以分為一、字處理文件寫教案 出試卷 成績單科研申請出國申請學(xué)生事務(wù)教學(xué)事務(wù)考務(wù)（一）收集種類（二）如何建立文檔及模版Word文檔的建立和編輯首先是鍵入文字，進(jìn)行編輯和錯誤修改；其次是設(shè)置文本格式，進(jìn)行字體、大小、下劃線、粗體、斜體的文本格式的設(shè)置；最后是設(shè)計版面格式，如段落的縮進(jìn)、分欄、插入圖片、美術(shù)字、加頁眉腳、插入各種外部對象，用于美化版面。Word文檔的保存保存文件可以有幾種選擇方式：1。退出Word應(yīng)用程序（不推薦）Word文檔的保存2.只保存文件，不關(guān)閉窗口“文件” “保存”或“另存為”Word文檔的保存 保存新文件時，須指明：文件名 保存位置 類型保存位置框給文件起名選擇文件格

3、式新建文件夾Word文檔模版的建立選擇模版格式中文 EXCEL 2003步驟1：明確內(nèi)容輸入的單元格當(dāng)前活動單元格步驟2：內(nèi)容輸入建立一個EXCEL工作表的方法保存EXCEL工作表的方法1、單擊文件 保存，打開另存為對話框2、在保存位置框找到保存文件的磁盤和文件夾在文件名框中輸入文件名,在文件類型框中選擇:Excel工作薄選項。3、 最后單擊確定按鈕4、Excel文檔的保存與Word文檔大致相同保存位置框給文件起名選擇文件格式新建文件夾 二、圖形圖像文件（一）基本概念圖像就是指景物在某種介質(zhì)上的再現(xiàn)，是通過描繪或拍攝等方法得到的景物的相似物或視覺印象。一般地講，凡是能為人類視覺系統(tǒng)所感知的信息

4、形式或人們心目中的有形想像統(tǒng)稱為圖像，例如各種圖片、光學(xué)影像、照片等。圖形是一種抽象化的圖像，是對圖像依據(jù)每種要求進(jìn)行分析產(chǎn)生的結(jié)果，它表示圖像對象的形狀和輪廓。它不直接描述數(shù)據(jù)的每一點(diǎn)，而是描述產(chǎn)生這些點(diǎn)的過程和方法，因此它又稱為矢量圖形。（二）收集范圍教學(xué)活動學(xué)生活動重大活動國際會議 數(shù)字圖像圖形的獲取和存儲1獲取和存儲常用的數(shù)字化設(shè)備有掃描儀、數(shù)字化采集卡等?，F(xiàn)在，數(shù)字照相機(jī)和攝像機(jī)可以直接獲取數(shù)字化的圖像和視頻。掃描儀對已有的照片和圖片進(jìn)行掃描，并把圖像數(shù)字化進(jìn)入計算機(jī)。攝像機(jī)和照相機(jī)則可以實時地采集實景空間和現(xiàn)場的圖像，它們通過與計算機(jī)的數(shù)字接口，進(jìn)入計算機(jī)。2壓縮和轉(zhuǎn)換由于圖像的數(shù)

5、據(jù)量非常大，一般要經(jīng)過壓縮后才進(jìn)行存儲和傳輸。不同的壓縮技術(shù)可以用于圖像，減少數(shù)據(jù)冗余。如果采用無損壓縮，壓縮比不會太高；而采用有損壓縮，則對圖像的視覺質(zhì)量會有不同程度的影響。壓縮算法要根據(jù)具體的應(yīng)用來選取。同時，壓縮也會對實時處理、存取和檢索產(chǎn)生一定的影響，即帶來一定的處理延遲。 對于保存文件的問題，應(yīng)該根據(jù)不同的用途來確定圖像圖形的格式。保存為軟件的專用格式，這也是一種最大可能地保留可修改性的作法。但作為檔案保存，一定要存成通用圖像格式。數(shù)字圖像圖形的文件類型 數(shù)字圖像圖形文件的保存（一）直接保存在計算機(jī)文件價中（二）保存在數(shù)據(jù)庫中1.采用普通數(shù)據(jù)庫（建立imaage字段）2.采用專門數(shù)據(jù)

6、庫 三 、聲音、影像及多媒體文件的保存（一）基本概念1.音頻(1)從計算機(jī)產(chǎn)生聲音的原理上又可以將音頻分為數(shù)字聲音和MIDI音樂. 聲音文件是實際聲音的數(shù)字化錄音。(2)音頻格式在計算機(jī)中存儲聲音數(shù)字化波形信息的文件格式主要有：WAV、SND、MP3、VOC文件等。存儲合成音樂信息的文件格式有：MID、MOD及RMI文件等音頻的采集、制作與保存（1）工具 ：錄音機(jī)、錄音筆、mp3、麥克風(fēng)（2）軟件：Sound Forge 、Wavelab 、Cool Edit （3）保存：2.視頻（1）視頻是連續(xù)的圖像序列，當(dāng)然它的數(shù)據(jù)量非常大，這給視頻的存儲、處理和檢索提出了新的問題，例如如何對海量視頻數(shù)據(jù)

7、進(jìn)行存儲和檢索。（2）視頻的存儲必須要經(jīng)過壓縮，因為它的數(shù)據(jù)量太大了，現(xiàn)階段再大的存儲容量也難以存儲稍長時間的未壓縮的視頻。（3）MPG格式、AVI格式、DAT文件、MOV格式等視頻的采集、制作與保存（1）工具 ：攝像機(jī)、光盤（2）軟件：ACDSee 等（3）保存：3.多媒體（1）20世紀(jì)90年代，多媒體技術(shù)得到了快速的發(fā)展，計算機(jī)具有了綜合處理文字、聲音、圖形和影像等信息的能力，可以處理多種媒體信息。 （2）視頻的存儲必須要經(jīng)過壓縮，因為它的數(shù)據(jù)量太大了，現(xiàn)階段再大的存儲容量也難以存儲稍長時間的未壓縮的視頻。（3）MPG格式、AVI格式、DAT文件、MOV格式等課件開發(fā)（1）建立模版（2）素

8、材資源庫支持（3）課件數(shù)據(jù)庫 四、數(shù)據(jù)庫文件教學(xué)資料數(shù)據(jù)庫教學(xué)素材庫考試題庫 五、超文本文件遠(yuǎn)程教學(xué)網(wǎng)上教學(xué)管理教師管理考試管理信息發(fā)布網(wǎng)上授課課件教學(xué)作業(yè)處理等網(wǎng)頁制作 六、計算機(jī)程序和數(shù)據(jù)文件教學(xué)軟件管理軟件編制程序 利用計算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。 電子檔案 指電子文件的真實性、完整性和有效性1.真實性指按規(guī)定對電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。電子文件的“三性”2.完整性指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。 3.有效性指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別

9、性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 邏輯歸檔和物理歸檔 2.物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔中，電子文件在歸檔前后的物理存儲位置并沒有發(fā)生變化，換句話說，電子文件本身并沒有向檔案部門移交。不過，仍然有一個事物發(fā)生了移交行為，那就是文件管理權(quán)，即文件管理的權(quán)力由文件形成者所有變?yōu)闄n案人員所有。 指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)第二節(jié) 電子文件管理基礎(chǔ)歸檔

10、流程電子文件管理原則國家政策需要解決的問題 電子文件管理原則文件整理原則集中保管原則開放保密原則 國家政策 電子文件管理的好處和面臨的問題1.接收方便、歸檔及時齊全2. 面臨的問題電子文件歸檔基礎(chǔ)知識 文件文件的概念電子文件與我們平時工作中形成的紙質(zhì)文件一樣，都是由各類內(nèi)容信息組成。人們把這些文件系統(tǒng)分類整理后存儲到磁盤上， 在準(zhǔn)備操作計算機(jī)，建立文件之前，首先必須先學(xué)習(xí)如何管理文件。 尤其是電子文件的正確儲存更需要認(rèn)識電子文件的結(jié)構(gòu)。文件是存儲在一定介質(zhì)上的一組信息的集合。文件創(chuàng)建文件的三要素 文件名存放位置類型（擴(kuò)展名）文件創(chuàng)建文件的三要素 文件名什么是文件名？其實也很簡單，文件都有自己的

11、名字，叫文件名，用來區(qū)分不同的文件。 日常生活中的文件也是有名字的，這個好理解。說起來Windows工作界面下的文件名簡直是隨心所欲，比如：某某學(xué)院的2000年工作計劃。文件名即可用中文直接表達(dá)，而且長度最長可達(dá)256個字符，讓人看起來一目了然。 文件創(chuàng)建文件的三要素 2. 存放位置(1)磁盤分區(qū)文件創(chuàng)建文件的三要素 2. 存放位置(2)文件夾一個文件夾對應(yīng)一塊磁盤空間。這與我們平時整理紙質(zhì)文件也挺象的，如果成百上千的文件都堆在一起，是不好找。如果能把相關(guān)的文件放在相應(yīng)的文件夾子中就快多了。 而當(dāng)文件夾多了之后，再把一些相關(guān)的文件夾存儲在更大的文件夾中，這樣管理文件是比較科學(xué)的。管理電子文件的

12、良好習(xí)慣就是將建立的電子文件放在特別的文件夾內(nèi)。如此一來，不但容易找到文件，也避免文件被無意中刪掉。 文件創(chuàng)建文件的三要素 3. 類型（擴(kuò)展名）為什么所有的文件都會有一個后綴名呢？ 這是因為DOS下規(guī)定用后綴名來區(qū)分各種不同的文件。在windows下，一般都可以看到文件的后綴名。字處理的文件、圖形圖像文件、多媒體文件在計算機(jī)中形成的編碼不同，因此會有不同的文件格式，這些文件格式，可以通過文件后綴名加以識別和區(qū)分。 電子文件的管理原則與方法1.瞻前顧后2.承上啟下3.左顧右盼 電子文件的管理的難點(diǎn)一、觀念意識：未重視文件管理二、管理舉措：未跨上新的平臺三、系統(tǒng)設(shè)計：未明確功能需求四、教訓(xùn)電子文件

13、歸檔流程基本步驟 一、建目錄首先：在計算機(jī)存放數(shù)據(jù)的磁盤分區(qū)內(nèi)建立專門的一個電子文件歸檔目錄；第二步：在該目錄下建立歸檔電子文件子目錄，子目錄的建立可以按照該單位的歸檔范圍建立；第三步：在歸檔范圍子目錄下在按照平時工作建立預(yù)設(shè)工作子目錄；第四步：將平時形成的電子文件隨手存入相應(yīng)目錄中；第五步：工作中或年終可對這些目錄根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。二、文件著錄首先：建立一個exl文檔；第二步：按照下列著錄項目進(jìn)行著錄；第三步：保存后與被著錄文件保存在一起；第四步：存入根目錄三、編輯文件目錄和說明文件首先：打開Windows記事本；第二步：按照下列要求填寫目錄和說明文字；文件按行編寫。每行的左邊為標(biāo)題，右

14、邊為說明內(nèi)容，中間用冒號分開。 第三步：將該說明文件存成README.TXT；第四步：將該文件存入根目錄；四、刻錄光盤第二步：選擇要刻錄的文件；第三步：選擇整盤刻錄；首先：打開刻錄軟件；五、填寫歸檔電子文件登記表首先：在檔案館主頁上下載登記表；第二步：按照有關(guān)項目進(jìn)行填寫；六、填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表首先：在檔案館主頁上下載登記表；第二步：按照有關(guān)項目進(jìn)行填寫；七、填寫光盤封面封底 首先：填寫封面第二步：填寫封二；第三步：填寫封底和封脊 ROOT() 根目錄說明文件 著錄文件 電子文件目錄Readme.txt description.xls 電子文件子目錄 1. 樹狀目錄結(jié)構(gòu)：2.

15、 一些概念: 根目錄( ) , 子目錄, 下級目錄,上級目錄(父目錄), 當(dāng)前盤, 當(dāng)前目錄F:光盤文件目錄結(jié)構(gòu)小 節(jié) 電子文件歸檔基本流程電子文件分門別類存入相應(yīng)目錄2.對文件進(jìn)行著錄3.編輯文件目錄和說明文件4.拷貝光盤5.填寫相關(guān)表格6.填寫封面電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn) 一、字處理文件轉(zhuǎn)換格式TxtXmlWordExcelpdf直接作為電子檔案存儲RTFWPSXmlPdfword其他類型文檔有關(guān)軟件二、圖像文件轉(zhuǎn)換格式TiffJPEG直接作為電子檔案存儲其他格式圖像TiffJPEG無法轉(zhuǎn)換格式的圖片有關(guān)軟件三、圖形文件1圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。2歸檔時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。四、影像文件轉(zhuǎn)換格式AVIMPEGVCDDVD直接作為電子檔案存儲其他格式影像AVIMPEG無法轉(zhuǎn)換格式的影像有關(guān)軟件五、聲音文件轉(zhuǎn)換格式WAVMP3直接作為電子檔案存儲其他格式音頻WAVMP3其他類型音頻有關(guān)軟件六、多媒體文件信息完整的多媒體文