文件和記錄管理制度

1、 .0文件和記錄管理制度為了規(guī)范施工項(xiàng)目部文件管理，理順各類(lèi)文件的收集、整理和歸檔職責(zé)，做到文件往來(lái)清晰有據(jù)、檢索方便、可追朔性強(qiáng)，特制訂項(xiàng)目部文件管理制度。19.1項(xiàng)目文件分類(lèi)及收集歸檔分工序號(hào)文件分類(lèi)收集整理歸 檔(標(biāo)識(shí)編目保管）備注1總承包人項(xiàng)目規(guī)劃文件資料員資料員2合同協(xié)議類(lèi)文件資料員資料員3總分包資質(zhì)備案文件施工員(組)資料員4計(jì)劃進(jìn)展類(lèi)文件計(jì)劃員資料員5工程日志施工員(組)資料員6會(huì)議紀(jì)要資料員資料員紀(jì)要簽發(fā)、簽收、傳閱7申請(qǐng)/報(bào)告類(lèi)文件資料員資料員批復(fù)文件8工作聯(lián)系單/備忘錄類(lèi)文件資料員資料員9總包通知資料員資料員回復(fù)文件10造價(jià)費(fèi)用文件造價(jià)員(師)資料員11安全管理文件安全員(

2、組)資料員12現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)文件材料員(組)資料員13圖紙資料員資料員14施工文件施工員(組)資料員匯總、統(tǒng)計(jì)15竣工驗(yàn)收文件施工經(jīng)理資料員16文件收/發(fā)放記錄資料員資料員19.2項(xiàng)目文件分類(lèi)說(shuō)明19.2.1總承包人項(xiàng)目規(guī)劃文件。包括：項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃、項(xiàng)目協(xié)調(diào)程序、質(zhì)量計(jì)劃、安全/HSE管理規(guī)劃、進(jìn)度控制規(guī)定等。這類(lèi)文件由項(xiàng)目部各職能組或?qū)I(yè)技術(shù)人員根據(jù)項(xiàng)目情況編制，內(nèi)部審核后報(bào)業(yè)主確認(rèn)，作為項(xiàng)目指導(dǎo)控制類(lèi)文件。19.2.2合同協(xié)議類(lèi)文件。包括：總承包合同、分包施工合同、補(bǔ)充協(xié)議、紀(jì)要。19.2.3總分包資質(zhì)備案文件。包括：分包資格報(bào)審、現(xiàn)場(chǎng)管理體系核查。該類(lèi)文件需要向業(yè)主/監(jiān)理報(bào)審。19.2.4

3、計(jì)劃進(jìn)展類(lèi)文件。包括：（1）、開(kāi)工報(bào)告。包括總承包商向業(yè)主/監(jiān)理提交的開(kāi)工報(bào)告及分包商向總承包商提交的開(kāi)工報(bào)告。開(kāi)工報(bào)告是確定工期、合同履行的重要依據(jù)。（2）、施工總進(jìn)度計(jì)劃，季、月計(jì)劃和三周滾動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃，上述進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表。（3）、工程暫停/復(fù)工令，工程延期審批。（4）、項(xiàng)目施工（月）進(jìn)展報(bào)告。19.2.5工程施工日志。工程施工日志由各職能組負(fù)責(zé)人組織每日編寫(xiě)，施工經(jīng)理負(fù)責(zé)督促檢查，按月匯集成冊(cè)后交項(xiàng)目秘書(shū)歸檔。工程施工日志表格使用項(xiàng)目所在地規(guī)定的通用表格。19.2.6會(huì)議紀(jì)要。按照管理關(guān)系和形成紀(jì)要方可按以下分別存放、歸檔。業(yè)主/總包會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要由業(yè)主方形成；總包/業(yè)主會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要由總

4、包方形成；監(jiān)理/總包會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要由監(jiān)理方形成；總包/分包會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要由總包方形成；其他，紀(jì)要由組織方形成。紀(jì)要應(yīng)由現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一簽發(fā)，項(xiàng)目秘書(shū)收集保管。19.2.7申請(qǐng)/報(bào)告類(lèi)文件。主要是對(duì)業(yè)主、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督站、檢測(cè)機(jī)構(gòu)等形成的文件。跟蹤該類(lèi)文件的審批、回復(fù)，文件存放需要閉合。19.2.8工作聯(lián)系單/工程備忘錄類(lèi)文件。按照管理關(guān)系和形成文件方，可按以下分別存放、歸檔。跟蹤該類(lèi)文件的審批、回復(fù)，文件存放需要閉合。（1）、總包/業(yè)主工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（2）、總包/分包工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（3）、總包與其他相關(guān)方的工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包

5、方形成。（4）、分包/總包工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由分包方形成。19.2.9總包通知。對(duì)施工分包商/設(shè)備材料供應(yīng)商的指令性管理文件，由項(xiàng)目經(jīng)理/施工經(jīng)理統(tǒng)一簽發(fā)，必須有分包商的回復(fù)文件，文件存放需要閉合。19.2.10造價(jià)費(fèi)用控制文件。應(yīng)由造價(jià)員(師)組織整理，包括對(duì)業(yè)主的資金計(jì)劃、付款申請(qǐng)及審批，對(duì)分包商的進(jìn)度款審批，變更費(fèi)用控制文件，竣工結(jié)算。其中現(xiàn)場(chǎng)簽證、報(bào)價(jià)確認(rèn)單等與施工管理密切相關(guān)工作。19.2.11安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：（1）、總包人安全管理規(guī)劃、方案，管理規(guī)定。（2）、分包人安全資質(zhì)、人員資格資料備案審查文件。（3）、安全專(zhuān)項(xiàng)方案及報(bào)審文件。（4）、

6、總包人現(xiàn)場(chǎng)核查記錄文件。（5）、總包人內(nèi)部人員培訓(xùn)文件。（6）、總包人安全檢查文件。（7）、總包人安全管理總結(jié)文件。19.2.12現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)文件。應(yīng)由采購(gòu)組整理，還需及時(shí)將業(yè)主采購(gòu)的設(shè)備/構(gòu)配件/材料的質(zhì)量保證資料，做詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，以備工程驗(yàn)收需要。19.2.13圖紙。除按合同規(guī)定向有關(guān)方提供的施工圖紙外，工程項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)至少保存兩套完整的施工圖紙，由項(xiàng)目資料員按專(zhuān)業(yè)統(tǒng)一編目保管。圖紙?jiān)瓌t上不外借，內(nèi)部借閱需報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人對(duì)所借圖紙的完整性、安全性負(fù)責(zé)。19.2.14現(xiàn)場(chǎng)施工文件。包括：(1)、綜合部分（施工組負(fù)責(zé)整理、匯總）。包括：A、設(shè)計(jì)交底、圖紙會(huì)審，設(shè)計(jì)變更、洽商。按

7、照專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，編制資料統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明專(zhuān)業(yè)、已發(fā)單位。B、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及審批文件。編制資料統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明專(zhuān)業(yè)、分包單位。C、設(shè)備/構(gòu)件/材料報(bào)驗(yàn)資料。包括：報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表、數(shù)量清單、質(zhì)量證明文件及復(fù)試報(bào)告。編制資料統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明專(zhuān)業(yè)、涉及部位、采購(gòu)單位、數(shù)量清單、質(zhì)量證明文件及復(fù)試報(bào)告份數(shù)。業(yè)主采購(gòu)設(shè)備/構(gòu)件/材料的資料按前述“12”執(zhí)行。（2）、土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程部分：包括測(cè)量定位資料、地基資料、施工試驗(yàn)記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理記錄等。由各專(zhuān)業(yè)組形成整理、專(zhuān)業(yè)組負(fù)責(zé)人審核、施工組匯總。當(dāng)為分包項(xiàng)目時(shí)，分包人負(fù)責(zé)按照要求形成整理，總包專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人審核、施工組匯

8、總。（3）、安裝工程部分：包括非標(biāo)設(shè)備(件)制安、工業(yè)設(shè)備、工業(yè)管道、電氣裝置、自動(dòng)化儀表等安裝工程的質(zhì)量檢驗(yàn)及報(bào)驗(yàn)表、質(zhì)控表、中間交接表、隱藏工程檢查記錄、相關(guān)試驗(yàn)檢測(cè)記錄等。由機(jī)電安裝組（或?qū)I(yè)技術(shù)人員）形成整理、施工組匯總。當(dāng)為分包項(xiàng)目時(shí)，分包人負(fù)責(zé)按照要求形成整理，總包專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人審核、施工組匯總。19.2.15竣工驗(yàn)收文件：包括竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程交接證書(shū)等。由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，施工組具體組織實(shí)施。19.2.16文件收/發(fā)放記錄（包括圖紙發(fā)放記錄）。上述文件應(yīng)按類(lèi)別存放于按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)定制的檔案盒中，建立目錄統(tǒng)計(jì)，隨工程進(jìn)展同步。工程竣工時(shí)，經(jīng)相關(guān)人員檢查統(tǒng)計(jì)后形成最終卷內(nèi)目錄，形成卷

9、內(nèi)備考表。同時(shí)在條件允許時(shí)應(yīng)建立一套電子版檔案。19.3項(xiàng)目文件形成和往來(lái)19.3.1項(xiàng)目文件要以項(xiàng)目工程的特點(diǎn)、建筑工程資料管理規(guī)程、城建檔案管理規(guī)定、施工合同、造價(jià)管理規(guī)定以及甲方、監(jiān)理的要求和現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況為依據(jù)形成。19.3.2形成文件時(shí)一定要真實(shí)、及時(shí)。尤其是經(jīng)濟(jì)簽證文件，原則上要堅(jiān)持先簽證后施工。未及時(shí)簽證的，一定要在簽證事項(xiàng)發(fā)生后規(guī)定的時(shí)效內(nèi)，補(bǔ)送簽證文件。技術(shù)性文件要同步工程進(jìn)展及時(shí)收集整理歸檔。19.3.3以項(xiàng)目部名義向外發(fā)送文件必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理的簽發(fā)。要求外發(fā)文件：規(guī)范、文體一致、訴求明確、用詞準(zhǔn)確、言之有物、有禮有據(jù)有節(jié)。19.3.4當(dāng)特殊情況下需要以總公司名義向業(yè)主、監(jiān)

10、理或其他相關(guān)部門(mén)和單位行文時(shí)，項(xiàng)目部先起草稿，經(jīng)總公司領(lǐng)導(dǎo)審定后再行正式文。19.3.5文件往來(lái)一般采用直接送達(dá)和掛號(hào)信兩種方式進(jìn)行。直接送達(dá)時(shí)須收文方進(jìn)行簽收。直接送達(dá)成本高或有可能拒收（簽）時(shí)采用掛號(hào)信寄發(fā)，寄發(fā)后須保存好存根（存根交資料員保管），以備用。19.3.6項(xiàng)目部?jī)?nèi)部文件往來(lái)實(shí)行收發(fā)文本登記制度。收文方既要在發(fā)文方的發(fā)文本上簽收，又要在己方的收文本上登記。19.3.7收發(fā)文登記要記錄序號(hào)、文件名稱(chēng)、收發(fā)文方、收發(fā)日期、收發(fā)人等內(nèi)容。登記要及時(shí)，以免漏記錯(cuò)記。19.4項(xiàng)目部發(fā)文管理19.4.1項(xiàng)目部上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中項(xiàng)目部經(jīng)理。項(xiàng)目部業(yè)務(wù)各部門(mén)或個(gè)人一律不得自行向上、向下發(fā)

11、送正式文件。項(xiàng)目部上報(bào)下發(fā)的正式文件一律需加蓋項(xiàng)目部公章后方可生效。19.4.2項(xiàng)目部業(yè)務(wù)部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置的均需項(xiàng)目部經(jīng)理同意后方可加蓋項(xiàng)目部公章上報(bào)或下發(fā)，并由項(xiàng)目資料員登記臺(tái)帳。19.4.3凡是以項(xiàng)目部名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。19.4.4項(xiàng)目部下發(fā)文件主要用于：(1)公布項(xiàng)目部規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；(3)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理等工作的決定；(4)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；(5)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；19.4.5項(xiàng)目部上行文、外發(fā)文主要用于：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、總公司、業(yè)主、監(jiān)

12、理或設(shè)計(jì)院呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定等；19.5項(xiàng)目部收文管理19.5.1文件的簽收：項(xiàng)目部外部文件均由項(xiàng)目部資料員負(fù)責(zé)登記簽收。項(xiàng)目部外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交項(xiàng)目部資料員進(jìn)行登記、編號(hào)、存檔、建立臺(tái)帳。復(fù)印件供使用和傳閱。19.5.2文件編號(hào)保管：項(xiàng)目部資料員簽收后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。19.5.3文件閱批與分發(fā)：凡正式文件均需由項(xiàng)目部資料員及時(shí)送項(xiàng)目經(jīng)理批示。按照批示，資料員區(qū)別對(duì)待文件傳閱和復(fù)印件分發(fā)。文件傳閱和復(fù)印件分發(fā)要及時(shí)送達(dá)有關(guān)人員或業(yè)務(wù)組，并履行相關(guān)手續(xù)。19.5.4文件傳閱與催辦：傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，對(duì)尚未傳達(dá)的

13、文件不得向外泄露內(nèi)容；閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交項(xiàng)目部資料員，閱批文件一般不得超過(guò)當(dāng)天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。項(xiàng)目部主要負(fù)責(zé)人如有“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，項(xiàng)目部資料員應(yīng)負(fù)責(zé)督促、提醒有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。19.5.5工程資料必須隨施工進(jìn)度進(jìn)行填寫(xiě)，填寫(xiě)完成后分棟號(hào)交至內(nèi)業(yè)辦公室進(jìn)行匯總存放，每月分三次進(jìn)行交至內(nèi)業(yè)辦公室內(nèi)業(yè)技術(shù)員處，時(shí)間分別為每月8號(hào)、18號(hào)、28號(hào)。內(nèi)業(yè)將對(duì)工長(zhǎng)所交資料的數(shù)量、質(zhì)量、急時(shí)性進(jìn)行檢查考核。資料拖欠超過(guò)工程進(jìn)度五天以上者，對(duì)其棟號(hào)工長(zhǎng)處以500元每次的經(jīng)濟(jì)處罰。連續(xù)一季度內(nèi)均達(dá)到上述要求者，給予該棟號(hào)工長(zhǎng)500元每

14、季度的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)罰情況以簡(jiǎn)報(bào)的形式在季度獎(jiǎng)金中體現(xiàn)。19.6項(xiàng)目文件立卷與歸檔19.6.1文件的歸檔范圍：（1）、凡下列文件統(tǒng)一分別由資料員負(fù)責(zé)歸檔：1)、上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)項(xiàng)目部報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；2)、項(xiàng)目部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；3)、各種例會(huì)記錄；4)、參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等；5)、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；6)、反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；7)、項(xiàng)目部向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。（2）、業(yè)務(wù)部分：各分部日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)組和各分部負(fù)責(zé)立卷歸檔。各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部業(yè)務(wù)組統(tǒng)一管理。19.6.2立卷要求（1）、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。（2）、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。（3）、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議或涉及造價(jià)形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。（4）、竣工驗(yàn)收前，各業(yè)務(wù)組文件要按竣工驗(yàn)收資料規(guī)范和城建檔案要求整理，交資料員統(tǒng)一歸檔。19.7項(xiàng)目資料移交