ISO質(zhì)量管理文件-009 采購(gòu)管理制度

1、衡水創(chuàng)造化妝用品有限公司采購(gòu)管理制度使用范圍市場(chǎng)部文件編號(hào)CZ-ZD-009編制部門市場(chǎng)部生效時(shí)間2014年6月25日版次A/0為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)行為， HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E9%99%8D%E4%BD%8E%E9%87%87%E8%B4%AD%E6%88%90%E6%9C%AC&ch=w.search.yjjlink&cid=w.search.yjjlink t _blank 降低采購(gòu)成本，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的監(jiān)督管理，按照科學(xué)有效、 HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E5%85%AC%E5%BC%80%E5%85%AC%E6%AD%A3&c

2、h=w.search.yjjlink&cid=w.search.yjjlink t _blank 公開公正、比質(zhì) HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E6%AF%94%E4%BB%B7&ch=w.search.yjjlink&cid=w.search.yjjlink t _blank 比價(jià)、監(jiān)督制約的原則，特制定本制度。 一、本制度是公司采購(gòu)重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝所需物資過程中的決策、 HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E8%B4%A8%E9%87%8F%E6%A3%80%E9%AA%8C&ch=w.search.yjjli

3、nk&cid=w.search.yjjlink t _blank 質(zhì)量檢驗(yàn)和價(jià)格監(jiān)督等行為的基本規(guī)范。 二、物資需求(采購(gòu))計(jì)劃的分類 1、月度物資需求計(jì)劃即月采購(gòu)計(jì)劃； 2、臨時(shí)物資需求計(jì)劃即物資采購(gòu)計(jì)劃單。三、采購(gòu)工作應(yīng)遵循的原則與方式（一）采購(gòu)原則：1、執(zhí)行詢儀價(jià)原則。物資采購(gòu)要貨比三家，擇中選優(yōu)，臨時(shí)性應(yīng)急購(gòu)買的物品除外；2、供方評(píng)定原則；3、職責(zé)分離原則，采購(gòu)人員不得參與物資檢查驗(yàn)收；4、一致性規(guī)定，采購(gòu)的物品必須與采購(gòu)單所列要求的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。5、秉公辦事、維護(hù)公司利益原則。（二）采購(gòu)方式： 1、招標(biāo)采購(gòu)；2、固定廠商、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)；3、即時(shí)詢價(jià)采購(gòu)。（三）付款方式： 1

4、、預(yù)付部分款項(xiàng)；2、貨到憑發(fā)票報(bào)銷付款；3、貨到后分期付款；4、貨到延期付款；5、以上方式的結(jié)合。四、采購(gòu)計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)和實(shí)施 （一）提出與確認(rèn)：倉(cāng)庫(kù)依據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和物資消耗定額，根據(jù)庫(kù)存情況核定采購(gòu)數(shù)量，編制采購(gòu)計(jì)劃。經(jīng)部門主管、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，傳遞到市場(chǎng)部，物資采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)審批程序完成。零星物資（生產(chǎn)、技術(shù)等急需材料、配件、設(shè)備）由使用部門提出申請(qǐng)并填寫物資采購(gòu)計(jì)劃單，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)審查確認(rèn)，總經(jīng)理審批后交市場(chǎng)部實(shí)施。設(shè)備采購(gòu)由技術(shù)部配合。（二）選擇采購(gòu)渠道，確定采購(gòu)價(jià)格市場(chǎng)部接到經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購(gòu)計(jì)劃單，先核對(duì)采購(gòu)內(nèi)容，查閱合格供方名錄和其他有關(guān)資料后，根據(jù)采購(gòu)物資的緩急程度，參考市場(chǎng)

5、行情及過去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)批準(zhǔn)的緊急特殊情況外，精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)（設(shè)備采購(gòu)由技術(shù)部配合）。對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，和符合規(guī)定的采購(gòu)方式向廠商議價(jià)。采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)、議價(jià)以及對(duì)有關(guān)物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后經(jīng)市場(chǎng)部部長(zhǎng)審核，進(jìn)行采購(gòu)。必要時(shí)與供應(yīng)商簽定購(gòu)貨合同，按合同審批程序?qū)徟笤龠M(jìn)行采購(gòu)。做好采購(gòu)質(zhì)量記錄。 五、質(zhì)量驗(yàn)證與檢驗(yàn)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)證（設(shè)備采購(gòu)由技術(shù)部配合），采購(gòu)物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格不得辦理正式入庫(kù)手續(xù)和結(jié)算手續(xù)，特殊情況經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案

6、。各種生產(chǎn)用物資進(jìn)廠后，由倉(cāng)庫(kù)填寫檢驗(yàn)通知單，經(jīng)品質(zhì)部檢驗(yàn)并將檢驗(yàn)結(jié)果送至倉(cāng)庫(kù)，由庫(kù)管員按其質(zhì)量狀況進(jìn)行標(biāo)識(shí)。不合格物資由倉(cāng)庫(kù)報(bào)市場(chǎng)部按有關(guān)規(guī)定處理。嚴(yán)重不合格的物資要求全部退貨，嚴(yán)禁進(jìn)入生產(chǎn)過程。六、物資驗(yàn)收入庫(kù)結(jié)算程序采購(gòu)物資到廠后，倉(cāng)庫(kù)提請(qǐng)品質(zhì)部對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證。檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后，填寫各類入庫(kù)單，簽字后物資登記入庫(kù)。在采購(gòu)物資到廠入庫(kù)后，由采購(gòu)人員憑采購(gòu)合同，入庫(kù)單，以及購(gòu)貨發(fā)票根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理審核批準(zhǔn)后辦理報(bào)銷付款手續(xù)。七、規(guī)定要求 (一)物資需求(采購(gòu))信息傳遞規(guī)定 ：1、物資需求使用單位必須在采購(gòu)計(jì)劃或臨時(shí)物資采購(gòu)計(jì)劃單上將所需物資的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求說明

7、，特別是品種、規(guī)格、型號(hào)以及對(duì)采購(gòu)物資的其它特殊要求填寫具全。 2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應(yīng)采購(gòu)計(jì)劃或臨時(shí)物資采購(gòu)計(jì)劃上注明相關(guān)事項(xiàng)。 3、物資需求使用單位要及時(shí)掌握所需物資的市場(chǎng)信息情況，在采購(gòu)計(jì)劃或臨時(shí)物資采購(gòu)計(jì)劃上將所需物資的市場(chǎng)信息情況列明。4、物資需求使用單位需要對(duì)所需物資的規(guī)格或數(shù)量進(jìn)行變更時(shí)，必須立即通知市場(chǎng)部，雙方協(xié)商積極配合處理好有關(guān)事宜。(二)物資采購(gòu)規(guī)定：1、物資采購(gòu)部門必須按照“質(zhì)量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)”為目的，切實(shí)做好物資的采購(gòu)供應(yīng)工作。 2、市場(chǎng)部要嚴(yán)格遵守供貨商評(píng)定規(guī)定，通過“同等條件，質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價(jià)低

8、優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選”的方式，綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)方面的內(nèi)容，在“重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)”的前提下，做好物資供應(yīng)商的考察選擇工作。對(duì)同類的重要物資和一般物資，應(yīng)同時(shí)選擇三家以上合格的供方，并保存合格供方的質(zhì)量記錄。 3、凡采購(gòu)的大型設(shè)備、成套設(shè)備、大宗物資，必須采取公開招標(biāo)的方式，由隨事成立的公司招標(biāo)小組確定相關(guān)事項(xiàng)。 4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購(gòu)，市場(chǎng)部應(yīng)及時(shí)通知物資需求使用單位，雙方積極協(xié)商處理好有關(guān)事宜。(三)采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)規(guī)定：1、采購(gòu)物資到廠后，必須經(jīng)品質(zhì)部檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后方可入庫(kù)

9、。2、對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格的采購(gòu)物資，倉(cāng)庫(kù)通知市場(chǎng)部，由市場(chǎng)部與供貨商進(jìn)行協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施。3、各需求單位在物資驗(yàn)收合格后按單位使用情況填寫領(lǐng)料單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和主管副總批準(zhǔn)后到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)料出庫(kù)手續(xù)。(四)采購(gòu)物資付款規(guī)定：下列情況財(cái)務(wù)部應(yīng)拒絕支付采購(gòu)款項(xiàng)： 1、與采購(gòu)合同規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項(xiàng)。 2、品質(zhì)部未在入庫(kù)單上簽字的款項(xiàng)。 3、入庫(kù)單中列出的采購(gòu)物資的數(shù)量、品種與采購(gòu)合同不符的款項(xiàng)。 4、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應(yīng)采購(gòu)計(jì)劃或臨時(shí)物資采購(gòu)計(jì)劃上注明相關(guān)事項(xiàng)。(五)采購(gòu)紀(jì)律規(guī)定：1、各物資需求使用單位應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需要，本著“節(jié)約、降本

10、”的原則提報(bào)物資需求采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)任何亂報(bào)計(jì)劃、鋪張浪費(fèi)甚至違規(guī)違紀(jì)提報(bào)物資需求采購(gòu)計(jì)劃的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。 2、物資采購(gòu)經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購(gòu)成本的最低化、采購(gòu)質(zhì)量的最優(yōu)化、采購(gòu)效率的最快化。 3、采購(gòu)人員必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，任何人不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。 4、采購(gòu)人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購(gòu)過程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。 5、采購(gòu)人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，急生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所急，想生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所想，任何人不得無故積壓或拖延采購(gòu)及

11、相關(guān)工作。 6、為掌握瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，采購(gòu)人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)保量地做好物資供應(yīng)工作。 (六)售后服務(wù)規(guī)定：對(duì)于采購(gòu)物資市場(chǎng)部在簽定購(gòu)買合同時(shí)，要明確服務(wù)約定。采購(gòu)物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)聯(lián)系。對(duì)于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由市場(chǎng)部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。八、采購(gòu)價(jià)格監(jiān)督管理企管部是行駛采購(gòu)價(jià)格監(jiān)督的職能部門，內(nèi)設(shè)審計(jì)監(jiān)督比價(jià)員，抽查市場(chǎng)部的采購(gòu)質(zhì)量記錄。負(fù)責(zé)采購(gòu)全過程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)；負(fù)責(zé)從各種渠道搜集各單位擬采購(gòu)的各類物資的供貨單位價(jià)格信息，進(jìn)行整理分析并與各單位填報(bào)

12、的材料驗(yàn)收單上的供貨單位、價(jià)格等進(jìn)行比較分析。凡由市場(chǎng)部提供的納入清單的通用物資，原則上要明顯低于市場(chǎng)零售價(jià)格，并做到對(duì)質(zhì)量問題包退、包換， HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E8%B4%9F%E8%B4%A3%E5%88%B0%E5%BA%95&ch=w.search.yjjlink&cid=w.search.yjjlink t _blank 負(fù)責(zé)到底。使用單位如發(fā)現(xiàn)從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用的上述物資價(jià)格高于市場(chǎng)零售價(jià)格，應(yīng)即向企管部報(bào)告，由企管部調(diào)查處理。采購(gòu)人員要自覺接受審計(jì)及針對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。九、責(zé)任與獎(jiǎng)懲所有從事物資采購(gòu)的人員都必須 HYPERLINK /z/Searc

13、h.e?sp=S%E9%81%B5%E7%BA%AA%E5%AE%88%E6%B3%95&ch=w.search.yjjlink&cid=w.search.yjjlink t _blank 遵紀(jì)守法， HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E5%BB%89%E6%B4%81%E5%A5%89%E5%85%AC&ch=w.search.yjjlink&cid=w.search.yjjlink t _blank 廉潔奉公。認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司關(guān)于物資采購(gòu)管理的文件，認(rèn)清自己的責(zé)任，團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相監(jiān)督，共同把公司的物資采購(gòu)工作做好。 對(duì)降低采購(gòu)成本做出突出貢獻(xiàn)的采購(gòu)人員和其他人員、嚴(yán)格履行職責(zé)且成績(jī)顯著的質(zhì)量、價(jià)格監(jiān)督人員、舉報(bào)違反本制度規(guī)定的違法亂紀(jì)采購(gòu)行為經(jīng)查證屬實(shí)的人員將予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度弄虛作假、 HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E4%BB%A5%E6%9D%83%E8%B0%8B%E7%A7%81&ch=w.search.yjjlink&cid=w.search.yjjlink t _blank 以權(quán)謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，將根據(jù)情節(jié)輕重給予處罰，直至 HYPERLINK /z/Search.e?sp=S%E8%A1%8C%E6%94%BF%E5%A4%8