商務(wù)流程管理

1、商 務(wù) 管 理主講人：李 榮第一頁，共二十九頁。綱 要工作制度 商務(wù)管理制度 GSP管理制度工作流程第二頁，共二十九頁。商務(wù)管理制度對經(jīng)銷商的分級管理制度合同簽定制度新建商業(yè)客戶審核制度隨貨開票制度中轉(zhuǎn)庫管理制度商業(yè)單位信譽額度指標回款記錄傳送制度退貨制度超時回款處罰制度調(diào)貨管理制度建立報表對帳制度第三頁，共二十九頁。對經(jīng)銷商的分級管理制度商業(yè)分級指標 特級商業(yè)：年銷售額1000萬元，覆蓋能力直轄市，資信情況當月回款、發(fā)貨/回款95%，合同限制辦事處年銷售3000件以上。 一級商業(yè)：年銷售500萬元，覆蓋能力全省或省會城市及周邊地區(qū)，資信情況當月回款、發(fā)貨/回款95%，合同限制辦事處年銷售20

2、00件以上。 二級商業(yè)：年銷售300萬元，覆蓋能力省會及周邊地區(qū)、地級市及周邊地區(qū)，資信情況兩個月回款、發(fā)貨/回款90%，合同限制辦事處年銷售1000-2000件 三級商業(yè)：年銷售200萬元，覆蓋能力地級市及周邊地區(qū)，資信情況兩個月回款、發(fā)貨/回款90%，合同限制地級市年銷售300件以上第四頁，共二十九頁。 合同簽定制度 購銷合同由商業(yè)主管與訂貨單位簽訂，必須要求需方加蓋有效合同章，必須使用由本公司印制的合同書，且一式三份，原件寄回商務(wù)部存檔，另外兩份復(fù)印件，一份由辦事處保存，另一份交對方商業(yè)單位。 在合同中應(yīng)注明雙方單位的全稱、法人代表、地址、郵編、電話、開戶行、帳號、稅號等。特別注意寫明訂

3、貨單位的名稱及地址，以免造成發(fā)貨和開票發(fā)生錯誤。并且在驗貨條款中必須注明商業(yè)單位提貨時驗貨的要求，以免造成丟貨時責(zé)任無法確定。第五頁，共二十九頁。新建商業(yè)客戶審核制度 對于新戶的建立，必須先考慮其銷貨能力，避免過多的商業(yè)之間產(chǎn)生惡性競爭，也為避免產(chǎn)生過多的應(yīng)收帳款。經(jīng)認真考察后，填寫新戶申請單，附三證復(fù)印件，上報公司審批。隨貨開票制度貨物一經(jīng)出庫，必須隨貨開票，除設(shè)立分庫房的大區(qū)外，不允許有在途貨物。第六頁，共二十九頁。 中轉(zhuǎn)庫管理制度現(xiàn)設(shè)有中轉(zhuǎn)庫的為北京、上海，北京復(fù)方丹參滴丸、養(yǎng)血清腦顆粒存貨各50件，上海復(fù)方丹參滴丸存貨100件，養(yǎng)血清腦顆粒存貨50件。 中轉(zhuǎn)庫的管理人員必須做好發(fā)貨的記

4、錄，自覺遵守公司的有關(guān)規(guī)定。嚴格隨貨開票制度。 定期通過電子郵件準確向公司報告發(fā)貨的數(shù)量、單位、批號、小號、送貨單位。 出入庫帳、每月盤點按公司庫房管理規(guī)定執(zhí)行，定期上報。第七頁，共二十九頁。商業(yè)單位信譽額度指標第八頁，共二十九頁?；乜钣涗泜魉椭贫?對于每筆回款，必須填寫回款記錄單，注明回款商業(yè)及編碼，回款數(shù)量及金額，對應(yīng)發(fā)貨日期等。退貨制度 辦事處要求退換貨（不論是質(zhì)量原因退換貨還是調(diào)貨收回）必須先填寫退貨申請單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示同意后方可將貨物退回，并且必須通知總部相關(guān)人員注意接貨。若是退貨，必須將發(fā)票同時退回。第九頁，共二十九頁。超時回款處罰制度 發(fā)貨半年未回款，從第七個月開始按如下條款進行處

5、罰： 7-12個月，每月從費用中扣除拖欠貨款的1%； 13-18個月，每月從費用中扣除拖欠貨款的2%； 19-24個月，每月從費用中扣除拖欠貨款的3%； 第25個月，余款全部扣除。 所有扣款在貨款收回時，全部返還。其它處罰執(zhí)行財務(wù)部規(guī)定。第十頁，共二十九頁。調(diào)貨管理制度公司規(guī)定所銷售的藥品一律不得跨區(qū)域壓價調(diào)貨,一旦發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理。 辦事處發(fā)現(xiàn)調(diào)貨后，提供有效調(diào)貨證據(jù)，如裝箱單、醫(yī)院藥劑科證明等。每次上報時附上調(diào)貨證明備查表，詳細列清上報情況，向公司報告。辦事處在接到公司調(diào)貨自查通知后,應(yīng)在一周內(nèi)自查所轄區(qū)醫(yī)藥公司和醫(yī)院調(diào)貨事實。對于惡性低價調(diào)貨（低于11.28元/瓶）,無論直銷或易貨方式，對

6、于參與調(diào)貨并有涂改說明書批號等惡劣行為者,市場經(jīng)理要配合公司認真調(diào)查,上報公司,公司根據(jù)具體情況追究有關(guān)人責(zé)任. 凡屬蓄意調(diào)貨者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，解除職務(wù)，并嚴肅處理。第十一頁，共二十九頁。報表對帳制度 每月辦事處收到對帳單后必須認真核對，無誤后，辦事處主任簽字，一份留檔，另一份于每月月底前寄回。 對于公司定期的對帳，各辦事處應(yīng)該認真對待，及時回復(fù)。對于公司上次對帳發(fā)出的詢證函，返回率不高，各市場應(yīng)仔細檢查是否已返回。第十二頁，共二十九頁。GSP管理制度業(yè)務(wù)經(jīng)營管理規(guī)程首次經(jīng)營品種的質(zhì)量審核管理規(guī)程藥品入庫質(zhì)量驗收及出庫符合管理規(guī)程藥品保管養(yǎng)護管理規(guī)程特殊管理藥品和貴重品種的管理規(guī)程效期藥品的標準管

7、理規(guī)程不合格藥品管理規(guī)程退貨藥品標準管理規(guī)程第十三頁，共二十九頁。質(zhì)量事故報告制度用戶訪問處理管理規(guī)程藥品質(zhì)量信息管理規(guī)程計量管理規(guī)程產(chǎn)品標準管理規(guī)程各級質(zhì)量責(zé)任制度質(zhì)量否決權(quán)制度衛(wèi)生管理規(guī)程第十四頁，共二十九頁。各項工作流程庫房管理 入庫驗收流程 發(fā)貨流程 退貨管理流程調(diào)貨查處流程報表管理第十五頁，共二十九頁。庫房管理入庫：庫管員憑公司進貨通知單對供方送貨進行接收。出庫： 庫管員憑經(jīng)審核員及財務(wù)員簽字的出庫單按先進先出的原則發(fā)貨。退庫：庫管員憑退貨通知單對退貨進行接收，若有特殊情況，先將藥品接收入庫。驗收：驗收員對入庫產(chǎn)品和退庫產(chǎn)品按照標準進行驗收。養(yǎng)護：養(yǎng)護員對庫房按照標準進行養(yǎng)護。對庫存

8、藥品按季檢查，做好養(yǎng)護，有詳細記錄，建立藥品養(yǎng)護檔案。第十六頁，共二十九頁。入庫驗收流程供方待驗區(qū)藥品檢驗合格區(qū)檢驗合格不合格區(qū)檢驗不合格供方第十七頁，共二十九頁。GSP要求： 質(zhì)量驗收員要依據(jù)有關(guān)標準及合同條款對商品質(zhì)量逐批驗收，并有記錄。各項檢查、驗收記錄應(yīng)完整、規(guī)范。在驗收合格藥品的入庫憑證、付款憑證上簽章。第十八頁，共二十九頁。發(fā)貨發(fā)貨人員必須見合同發(fā)貨，特殊情況需經(jīng)相應(yīng)主管副總經(jīng)理批準后方可發(fā)貨。發(fā)貨前必須先對商業(yè)單位的應(yīng)收帳款進行確認，商業(yè)單位應(yīng)收帳超過商業(yè)單位檔案管理庫設(shè)定的信譽額度范圍，公司原則上停止向該商業(yè)單位發(fā)貨。貨物一律發(fā)到購方單位，辦事處均不得存貨。設(shè)立分庫房的大區(qū)，由

9、商業(yè)主管或地區(qū)主管送貨或送發(fā)票到購方，要有購方經(jīng)理或主管在送貨單上或發(fā)票簽收單上簽字。第十九頁，共二十九頁。發(fā)貨流程辦事處購銷合同報站員業(yè)務(wù)應(yīng)收帳 商業(yè)檔案出庫員開票員查詢查詢批準發(fā)貨庫管員出庫單出庫單出庫單貨物流水賬批記錄第二十頁，共二十九頁。GSP要求：1、不得將藥品售給無“證照”或“證照”不全的藥品經(jīng)營單位和無醫(yī)療機構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證的單位。所有經(jīng)營單位都必須有帶紅章三證復(fù)印件存檔。2、依據(jù)出庫憑證所列項目對藥品進行出庫復(fù)核并有記錄，記錄內(nèi)容完整。內(nèi)容包括：購貨單位、品名、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)單位、生產(chǎn)批號、質(zhì)量情況、發(fā)貨日期、發(fā)貨人及復(fù)核人簽名。3、藥品購銷雙方必須簽訂購銷合同。4、對銷售的藥品

10、必須有明確的流向，以保證藥品的可追蹤性。第二十一頁，共二十九頁。退貨屬于產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨，在廠負責(zé)期內(nèi)可正常換貨。其他原因原則上不予退貨，特殊情況需退貨時，向商務(wù)部遞交書面申請報告，經(jīng)相應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可退貨。責(zé)任人扣罰運費每件20元。退貨接近效期半年內(nèi)，扣罰貨款的50%，退貨已過效期的，扣罰全部貨款。開增值稅發(fā)票的單位需要退貨時，必須將原發(fā)票退回或取得購貨單位在當?shù)囟悇?wù)部門開出的“進貨退出索取折讓證明單”，亦可由退貨方給我方開具等值增值稅發(fā)票。否則，按退貨貨款中的增值稅額扣罰當事人。第二十二頁，共二十九頁。退貨接收流程批準退貨退貨退貨申請單 辦事處商業(yè)單位商務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批退貨申請單存檔

11、成品庫房退庫記錄存檔檢驗登記第二十三頁，共二十九頁。退貨處理流程退貨待驗區(qū)檢驗不合格區(qū)合格合格區(qū)不合格合格品發(fā)出供方退回第二十四頁，共二十九頁。GSP要求 退回藥品應(yīng)專人保管、單獨存放，有退貨記錄并保存三年。退回藥品經(jīng)檢驗合格后方能入合格品區(qū)。 不合格藥品應(yīng)專區(qū)存放，有明顯標志。不合格藥品的確認、報損、銷毀應(yīng)有完善的手續(xù)和記錄。 第二十五頁，共二十九頁。調(diào)貨查處流程 1、正常串貨 銷售管理員收到每筆調(diào)貨證明后記錄，每月末對上報批號進行初查，初查后發(fā)通知要求辦事處自查，限定時間內(nèi)返回，然后確認發(fā)單，通知財務(wù)調(diào)撥費用與任務(wù)。 2、惡意調(diào)貨 低價貨由商業(yè)購回后，公司給與更換新貨，并對此批貨進行處理。

12、若有故意撕毀批號、小號者，視為惡意調(diào)貨。一件貨罰款五百元，并將這批藥售回調(diào)出商業(yè)。第二十六頁，共二十九頁。報表管理銷售日報表由統(tǒng)計員負責(zé)制表,于每日上午完成.該表包括前一日每筆發(fā)貨、開票、回款的明細。產(chǎn)成品月報表由出庫員負責(zé)制表,于每月月初完成.該表包括產(chǎn)成品上月庫存數(shù)量、本月出入庫數(shù)量以及本月庫存數(shù)量。銷售月報表由統(tǒng)計員負責(zé)制表，于每月月初完成。該表包括上月結(jié)存在途、應(yīng)收帳款，本月發(fā)貨、開票、回款匯總，累計發(fā)貨、開票、回款匯總，以及本月在途、應(yīng)收帳款結(jié)存。第二十七頁，共二十九頁。謝 謝 大 家第二十八頁，共二十九頁。內(nèi)容總結(jié)商 務(wù) 管 理。辦事處在接到公司調(diào)貨自查通知后,應(yīng)在一周內(nèi)自查所轄區(qū)醫(yī)藥公司和醫(yī)院調(diào)貨事實。對于公司上次對帳發(fā)出的詢證函，返回率不高，各市場應(yīng)仔細檢查是否已返回。特殊管理藥品和貴重品種的管理規(guī)程。出庫： 庫管員憑經(jīng)審核員及財務(wù)員簽字的出庫單按先進先出的原則