信函郵寄規(guī)范

1、信 函 郵 寄 規(guī) 范招商工作中，需有大量信函、少量包裹郵寄，針對(duì)各類信函，包裹的不同作用制定以下郵寄規(guī)范：1、郵寄平信（小信封、大信封）由平臺(tái)業(yè)務(wù)助理依照抄寫信封的規(guī)范將郵件郵編、收信地址、收信人、用黑色鋼筆（中性筆） 字跡工整準(zhǔn)確無(wú)誤的填寫好，經(jīng)平臺(tái)經(jīng)理在發(fā)函登記本上簽名同意后，交信息組發(fā)函專人統(tǒng)一郵寄；2、遇重點(diǎn)客戶或緊急事務(wù)，需搶時(shí)間郵寄，掛號(hào)信，特快專遞郵寄；3、原則上各平臺(tái)不分省單寄郵政函件，如確因工作需要、平臺(tái)審批確認(rèn)方可郵寄。三、客戶信息報(bào)告1、商務(wù)助理處理一、二次來(lái)電、函信息后；2寄出相應(yīng)資料；3信息登記表上；5、將電話記錄表及一次來(lái)信分日期裝訂成冊(cè)存檔備查；6、填寫信息統(tǒng)計(jì)

2、日?qǐng)?bào)表、全國(guó)信息累計(jì)表、媒體反饋信息累計(jì)表及每月底做媒體反饋分析報(bào)表；7、上述報(bào)表渠道管理部存檔備查；四、談判前期準(zhǔn)備1、 客戶背景資料準(zhǔn)備A、 客戶姓名B、 客戶職業(yè)、工作經(jīng)歷、C、 客戶資金狀況DE、 參與談判者隨行人員狀況2、本方資料準(zhǔn)備A、 合同四份、相關(guān)資料、樣品；B、 經(jīng)銷商登記表；C、 法人或委托人簽名蓋章；D、 定金收據(jù)； 附件五 談判后期工作處理1、 達(dá)成協(xié)議1、各部門對(duì)經(jīng)銷商進(jìn)行追款；2、經(jīng)銷商打款并傳真電匯回執(zhí)單至公司，對(duì)應(yīng)商務(wù)代務(wù)在傳真件下方注明所屬平臺(tái)、地域、經(jīng)銷商姓名，并復(fù)印三份交渠道管理部行政助理；3、渠道管理部行政助理傳真復(fù)印件交至財(cái)務(wù)一份通知查款，一份交（11 4 相應(yīng)平臺(tái)助理；4、財(cái)務(wù)通知到款后由行政助理填寫一式六份到款通知單交對(duì)應(yīng)部門；5、商務(wù)助理接到款通知單（注明廣告片類別、數(shù)量，隨貨發(fā)出，同時(shí)辦理經(jīng)銷商委托書及相關(guān)證照復(fù)印件（蓋公章）以掛號(hào)信寄出；6、商務(wù)代表、數(shù)控部經(jīng)理、總經(jīng)理在要貨申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；7貨；8、廠部收到要貨申請(qǐng)表后，經(jīng)楊總審核確認(rèn)發(fā)貨；9、廠部將貨發(fā)出后，以電話方式告知數(shù)控部貨物已發(fā)，數(shù)控中心通知相應(yīng)商務(wù)助理；10、商務(wù)助理電話問(wèn)詢經(jīng)銷商貨物是否如期抵達(dá)（一周內(nèi)未及時(shí)到達(dá)經(jīng)銷商處，應(yīng)立即通知數(shù)控中心查詢貨物發(fā)送情況。2、 未達(dá)協(xié)議A、 試談判情況分析未達(dá)成協(xié)議原因。B、 對(duì)可能達(dá)成協(xié)議的客