會(huì)議溝通技巧

1、第 第12頁(yè)在我們的工作過(guò)程中，會(huì)議可以說(shuō)是一項(xiàng)最經(jīng)常的工作。一項(xiàng)調(diào)查表明：大多數(shù)商務(wù)人士有三分之一的時(shí)間是用于開(kāi)導(dǎo)言在我們的工作過(guò)程中，會(huì)議可以說(shuō)是一項(xiàng)最經(jīng)常的工作。一項(xiàng)調(diào)查表明：大多數(shù)商務(wù)人士有三分之一的時(shí)間是用于開(kāi)導(dǎo)言雖然大家都很了解會(huì)議所帶來(lái)的資源、人力、物力的巨大耗費(fèi)，但人們也不得不承認(rèn)，會(huì)議是一種很有效的溝通手雖然大家都很了解會(huì)議所帶來(lái)的資源、人力、物力的巨大耗費(fèi)，但人們也不得不承認(rèn)，會(huì)議是一種很有效的溝通手部門(mén)協(xié)作的工作，就更是需要會(huì)議的紐帶來(lái)協(xié)助運(yùn)作。部門(mén)協(xié)作的工作，就更是需要會(huì)議的紐帶來(lái)協(xié)助運(yùn)作?！咀詸z】【自檢】你在會(huì)議溝通活動(dòng)中是否具有以下行為要點(diǎn)？你在會(huì)議溝通活動(dòng)中是否具

2、有以下行為要點(diǎn)？你的會(huì)議溝通表現(xiàn)是否1.總是在會(huì)議開(kāi)始前 3 天就已經(jīng)安排好了會(huì)議的日程并將該議程通知到每位與會(huì)者。2.當(dāng)與會(huì)者詢問(wèn)議程安排時(shí)總是回答： “還沒(méi)定呢，等通知吧”。3.對(duì)于會(huì)議將要進(jìn)行的每項(xiàng)議程都胸有成竹。4.會(huì)議開(kāi)始前半小時(shí)還在為是否進(jìn)行某幾個(gè)議題而猶豫不決。5.提前將每一項(xiàng)會(huì)議任務(wù)安排給相關(guān)的工作人員去落實(shí)，并在會(huì)議開(kāi)始前加以確認(rèn)。安排好。天確認(rèn)關(guān)鍵人士是否會(huì)出席會(huì)議。始前才發(fā)現(xiàn)忘了邀請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議。 9會(huì)議時(shí)間安排恰當(dāng)，能夠完成所有的議題。以上 12 個(gè)問(wèn)題，可能是你的會(huì)議溝通活動(dòng)中常見(jiàn)的表現(xiàn)，利 進(jìn) 行 。 11溝 通 。 12都盼望著早點(diǎn)結(jié)束會(huì)議。以上 12 個(gè)問(wèn)題

3、，可能是你的會(huì)議溝通活動(dòng)中常見(jiàn)的表現(xiàn)，自己的總分吧！自己的總分吧！36 分：你的會(huì)議溝通技巧是值得稱(chēng)道的。36 分：你的會(huì)議溝通技巧是值得稱(chēng)道的。03 分：你的會(huì)議溝通技巧也還不錯(cuò)，但需要進(jìn)一步改進(jìn)。00會(huì)議的安排制定 2議程 協(xié)調(diào)。安排 3.整理相關(guān)議題，并根據(jù)其重要程度排出討論順序。4.把議程安排提前交到與會(huì)者手。1.首要原則是少而精。挑選2.信息型會(huì)議,你應(yīng)該通知所有需要了解該信息的人與會(huì)都參加。者3.決策型會(huì)議,你需要邀請(qǐng)能對(duì)問(wèn)題的解決有所貢獻(xiàn),對(duì)決策有影響的權(quán)威,以及能對(duì)執(zhí)行決策做出諾的人參加。4.你需要對(duì)某些未在會(huì)議邀請(qǐng)之列的關(guān)鍵人士說(shuō)明原因。1.現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議室一般比較方便且費(fèi)用低廉,

4、因此是首選適宜 地點(diǎn)。但如果涉及公司的對(duì)外公共關(guān)系形象或者與溝通 會(huì)人數(shù)很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專(zhuān)的會(huì) 用會(huì)議室。議室 2.與會(huì)者的身體舒適需求不能忽略，應(yīng)注意會(huì)議室布置 的空調(diào)溫度、桌椅舒適度，燈光與通風(fēng)設(shè)備也應(yīng)與會(huì)議的規(guī)模與安排的活動(dòng)相適應(yīng)。會(huì)議安排核查表會(huì)議的主持3.根據(jù)你的溝通需要來(lái)選用適當(dāng)?shù)淖酪闻帕蟹绞?。?huì)議安排核查表會(huì)議的主持3.根據(jù)你的溝通需要來(lái)選用適當(dāng)?shù)淖酪闻帕蟹绞健Ｐ畔⑿蜁?huì)議的與會(huì)者應(yīng)面向房間的前方，而決策型會(huì)議的與會(huì)者應(yīng)面向彼此。檢查項(xiàng)目檢查項(xiàng)目具體工作負(fù)責(zé)人檢查結(jié)果會(huì)議溝通目標(biāo)會(huì)議議程安排參加會(huì)議人員安排會(huì)議實(shí)物安排(一)成功地開(kāi)始會(huì)議(一)成功地開(kāi)始會(huì)議重要

5、的是,你可以給整個(gè)會(huì)議帶來(lái)一個(gè)富有組織的、卓有成效的重要的是,你可以給整個(gè)會(huì)議帶來(lái)一個(gè)富有組織的、卓有成效的開(kāi)始。會(huì)議開(kāi)場(chǎng)秘訣開(kāi)始。會(huì)議開(kāi)場(chǎng)秘訣1準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)1準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)對(duì)于每一位職業(yè)的商務(wù)人士而言，最頭疼、最深?lèi)和唇^的事對(duì)于每一位職業(yè)的商務(wù)人士而言，最頭疼、最深?lèi)和唇^的事會(huì)者懷疑組織者的工作效率與領(lǐng)導(dǎo)能力。會(huì)者懷疑組織者的工作效率與領(lǐng)導(dǎo)能力。2向每個(gè)人表示歡迎2向每個(gè)人表示歡迎用宏亮的聲音對(duì)每個(gè)人表示熱烈的歡迎。如果你面對(duì)的是一用宏亮的聲音對(duì)每個(gè)人表示熱烈的歡迎。如果你面對(duì)的是一過(guò)面了，也要確保把客人與新來(lái)乍到的成員介紹給大家。過(guò)面了，也要確保把客人與新來(lái)乍到的成員介紹給大家。3制定或者重溫會(huì)議的

6、基本規(guī)則3制定或者重溫會(huì)議的基本規(guī)則會(huì)議的基本規(guī)則是會(huì)議中行為的基本準(zhǔn)則，你可以使用“不會(huì)議的基本規(guī)則是會(huì)議中行為的基本準(zhǔn)則，你可以使用“不55詢問(wèn)“我們都同意這些規(guī)定嗎?”要得到每一個(gè)人的肯定答復(fù)，詢問(wèn)“我們都同意這些規(guī)定嗎?”要得到每一個(gè)人的肯定答復(fù)，而不要想當(dāng)然地把沉默當(dāng)成是沒(méi)有異議。而不要想當(dāng)然地把沉默當(dāng)成是沒(méi)有異議。4分配記錄員與計(jì)時(shí)員的職責(zé)4分配記錄員與計(jì)時(shí)員的職責(zé)如果可能的話，讓大家志愿來(lái)?yè)?dān)任這些職責(zé)而不要由主持人如果可能的話，讓大家志愿來(lái)?yè)?dān)任這些職責(zé)而不要由主持人些職責(zé)。些職責(zé)。(二)會(huì)議主持人的溝通技巧(二)會(huì)議主持人的溝通技巧一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者總是經(jīng)常提出他們簡(jiǎn)短的意見(jiàn)以

7、指引一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者總是經(jīng)常提出他們簡(jiǎn)短的意見(jiàn)以指引的效率。的效率。我們常用的問(wèn)題大致可以分為兩類(lèi)：開(kāi)放式的問(wèn)題與封閉式我們常用的問(wèn)題大致可以分為兩類(lèi)：開(kāi)放式的問(wèn)題與封閉式同意這種觀點(diǎn)嗎？”同意這種觀點(diǎn)嗎？”這就是封閉式的問(wèn)題。做為一名有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人，你這就是封閉式的問(wèn)題。做為一名有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人，你應(yīng)該善于運(yùn)用各種提問(wèn)方式。應(yīng)該善于運(yùn)用各種提問(wèn)方式。問(wèn)題類(lèi)型 棱鏡型問(wèn)題問(wèn)題特點(diǎn)把別人向你提出的問(wèn)題反問(wèn)給所有與會(huì)者。 環(huán)形問(wèn)題廣播型問(wèn)題定向型問(wèn)題向全體與會(huì)者提出問(wèn)題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽(tīng)每個(gè)人的工作計(jì)劃，小王，由你開(kāi)始?！毕蛉w與會(huì)者提出一個(gè)問(wèn)題，然后等待一個(gè)夠糾正一下

8、？”這是一種具有鼓勵(lì)性而沒(méi)有壓力的提問(wèn)方式，因?yàn)槟銢](méi)有指定人回答，所以大家不會(huì)有壓力。(三)圓滿地結(jié)束會(huì)議(三)圓滿地結(jié)束會(huì)議無(wú)論是什么樣類(lèi)型的會(huì)議，在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候重新回顧一下無(wú)論是什么樣類(lèi)型的會(huì)議，在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候重新回顧一下很必要的。很必要的。（1）總結(jié)主要的決定與行動(dòng)方案以及會(huì)議的其他主要結(jié)果。成的事項(xiàng)；說(shuō)明下次會(huì)議的可能議程。（3）給每一位與會(huì)者一點(diǎn)時(shí)間說(shuō)最后一句話。（3）給每一位與會(huì)者一點(diǎn)時(shí)間說(shuō)最后一句話。（4）就下次會(huì)議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)問(wèn)題達(dá)成一致意見(jiàn)。（4）就下次會(huì)議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)問(wèn)題達(dá)成一致意見(jiàn)。說(shuō)“謝謝各位”來(lái)結(jié)束會(huì)議。說(shuō)“謝謝各位”來(lái)結(jié)束會(huì)議。靈活地應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境靈

9、活地應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境會(huì)議依賴(lài)于與會(huì)者的相互作用。開(kāi)會(huì)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題是不可避免會(huì)議依賴(lài)于與會(huì)者的相互作用。開(kāi)會(huì)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題是不可避免并保持討論的正確方向。(一)某些人試圖支配討論的局面的。有時(shí)問(wèn)題因?yàn)槿硕a(chǎn)生，有時(shí)因?yàn)槌绦蚧蜻壿嫸a(chǎn)生。在任并保持討論的正確方向。(一)某些人試圖支配討論的局面在會(huì)議中，常常會(huì)出現(xiàn)“一言堂“的局面。如果我們會(huì)議的在會(huì)議中，常常會(huì)出現(xiàn)“一言堂“的局面。如果我們會(huì)議的位。當(dāng)這種情形發(fā)生時(shí)，其他人通常就會(huì)只是坐著聽(tīng)。這時(shí)，主持者就應(yīng)該提一些直接的問(wèn)題，將與會(huì)者調(diào)動(dòng)起來(lái)。持者就應(yīng)該提一些直接的問(wèn)題，將與會(huì)者調(diào)動(dòng)起來(lái)。如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時(shí)與那個(gè)人如果其他辦法都

10、不能奏效，不妨嘗試在中間休息時(shí)與那個(gè)人私下談一談，也許會(huì)有所幫助。私下談一談，也許會(huì)有所幫助。(二)某些人想爭(zhēng)論(二)某些人想爭(zhēng)論這種人可能自稱(chēng)無(wú)所不知，或者掌握的信息完全是錯(cuò)誤的，這種人可能自稱(chēng)無(wú)所不知，或者掌握的信息完全是錯(cuò)誤的，愚蠢的或牽強(qiáng)的發(fā)言，然后不再理睬他們。通常，這種人會(huì)激怒全體，會(huì)有人講出不歡迎他們的話，然后一片沉默。這時(shí)，主持平衡。平衡。通常地，這個(gè)喜歡辯論的人會(huì)意識(shí)到情況，然后不再提出問(wèn)通常地，這個(gè)喜歡辯論的人會(huì)意識(shí)到情況，然后不再提出問(wèn)間。然后主持者立即向另一個(gè)人提問(wèn)，以便讓討論繼續(xù)下去。間。然后主持者立即向另一個(gè)人提問(wèn)，以便讓討論繼續(xù)下去。(三)某些人與身邊的人開(kāi)小會(huì)(

11、三)某些人與身邊的人開(kāi)小會(huì)當(dāng)與會(huì)者人數(shù)很多時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生這種情形。開(kāi)小會(huì)往往是當(dāng)與會(huì)者人數(shù)很多時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生這種情形。開(kāi)小會(huì)往往是大會(huì)提出某種想法前，想先試探別人的看法。通常，會(huì)議中有人時(shí)間持續(xù)長(zhǎng)了才會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題。時(shí)間持續(xù)長(zhǎng)了才會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題。一個(gè)辦法是請(qǐng)這個(gè)人告訴大家他剛才所講的內(nèi)容，另一個(gè)辦一個(gè)辦法是請(qǐng)這個(gè)人告訴大家他剛才所講的內(nèi)容，另一個(gè)辦法就是沉默，然后看著那個(gè)破壞秩序的人。通常，這樣就會(huì)恢復(fù)會(huì)議秩序。會(huì)議秩序。(四)習(xí)慣性的跑題者(四)習(xí)慣性的跑題者FAST訓(xùn)練一個(gè)習(xí)慣性跑題者采取一些更富有建設(shè)性的行動(dòng)：F，面對(duì)造成問(wèn)題的人；訓(xùn)練一個(gè)習(xí)慣性跑題者采取一些更富有建設(shè)性的行動(dòng)：F，面對(duì)

12、造成問(wèn)題的人；A，感謝或肯定這個(gè)人以及他/她的良好意圖；A，感謝或肯定這個(gè)人以及他/她的良好意圖；S，建議一種新的行為方式；S，建議一種新的行為方式；T，多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求：T，多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求：例如，假設(shè)小王總是在開(kāi)會(huì)的時(shí)候講很多的笑話。他是個(gè)很例如，假設(shè)小王總是在開(kāi)會(huì)的時(shí)候講很多的笑話。他是個(gè)很風(fēng)趣的人，但是他總是會(huì)讓會(huì)議跑題。為了管住他：風(fēng)趣的人，但是他總是會(huì)讓會(huì)議跑題。為了管住他：F，注視他，說(shuō):“小王，我有個(gè)建議”F，注視他，說(shuō):“小王，我有個(gè)建議”S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對(duì)這個(gè)問(wèn)題真正是S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦

13、袋對(duì)這個(gè)問(wèn)題真正是怎么看的?說(shuō)真的，你是否能夠告訴我們你的建議?”怎么看的?說(shuō)真的，你是否能夠告訴我們你的建議?”T，如果他還是沒(méi)有改變，或者你可以更加嚴(yán)厲一些：T，如果他還是沒(méi)有改變，或者你可以更加嚴(yán)厲一些：“別這樣了。我們已經(jīng)樂(lè)過(guò)了，但是現(xiàn)在的要點(diǎn)究竟是什么呢?”如果這些公開(kāi)的干預(yù)仍然不能夠見(jiàn)效，你可以問(wèn)小王是否可如果這些公開(kāi)的干預(yù)仍然不能夠見(jiàn)效，你可以問(wèn)小王是否可些什么。這樣的談話可以比公開(kāi)場(chǎng)合中的語(yǔ)氣更為堅(jiān)定與嚴(yán)厲?！咀詸z】請(qǐng)你根據(jù)左欄的問(wèn)題，從右欄挑出相應(yīng)的對(duì)策，將問(wèn)題與相【自檢】請(qǐng)你根據(jù)左欄的問(wèn)題，從右欄挑出相應(yīng)的對(duì)策，將問(wèn)題與相應(yīng)的對(duì)策用直線連接起來(lái)。通過(guò)該練習(xí)學(xué)習(xí)如何更好地控制會(huì)應(yīng)的對(duì)策用直線連接起來(lái)。通過(guò)該練習(xí)學(xué)習(xí)如何更好地控制會(huì)議。議。問(wèn)問(wèn)題對(duì)策你想令討論熱烈。對(duì)策你想令討論熱烈。A.請(qǐng)每個(gè)與會(huì)者總結(jié)其他人的發(fā)言。個(gè)與會(huì)者總結(jié)其他人的發(fā)言。你想打斷某項(xiàng)討論。你想打斷某項(xiàng)討論。B.問(wèn)小組一個(gè)開(kāi)放式的問(wèn)題。組一個(gè)開(kāi)放式的問(wèn)題。幾個(gè)與會(huì)者在開(kāi)小會(huì)。幾個(gè)與會(huì)者在開(kāi)小會(huì)。C.詢問(wèn)小組的反饋意見(jiàn)。小組的反饋意見(jiàn)。兩名與會(huì)者就一個(gè)觀點(diǎn)爭(zhēng)執(zhí)。兩名與會(huì)者就一個(gè)觀點(diǎn)爭(zhēng)執(zhí)。D.問(wèn)小組一個(gè)具體