山東省淄博市城鄉(xiāng)規(guī)劃研究和編制管理辦公室檔案規(guī)范化整理

1、山東省淄博市城鄉(xiāng)規(guī)劃研究和編制管理辦公室檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化加工服務(wù)采購需求方案一、采購標(biāo)的需實(shí)現(xiàn)的功能或者目標(biāo)山東省淄博市城鄉(xiāng)規(guī)劃研究和編制管理辦公室檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化加工服務(wù)。本次招標(biāo)共1個(gè)包，本項(xiàng)目招標(biāo)采購內(nèi)容包括采購文件及采購需求的全部工作。落實(shí)政府采購政策需滿足的要求：節(jié)能、環(huán)保產(chǎn)品政策，政府采購促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展。政府采購支持監(jiān)獄企業(yè)發(fā)展。促進(jìn)殘疾人就業(yè)政府采購政策。二、采購標(biāo)的需執(zhí)行的國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)或者其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與本項(xiàng)目有關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和滿足國家、省市相關(guān)規(guī)范及其他相關(guān)專業(yè)現(xiàn)行規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)。三、采購標(biāo)的需滿足的質(zhì)量、安全、技術(shù)規(guī)格、物理特性等要求1.質(zhì)

2、量要求：滿足國家、省、市相關(guān)規(guī)范及其他相關(guān)專業(yè)現(xiàn)行規(guī)范；2.安全要求：滿足相關(guān)規(guī)定；3.技術(shù)規(guī)格要求：滿足國家、省、市相關(guān)規(guī)范及其他相關(guān)專業(yè)現(xiàn)行規(guī)范。四、服務(wù)地點(diǎn)及實(shí)施期服務(wù)地點(diǎn)：甲方指定地點(diǎn)服務(wù)實(shí)施期：自簽訂合同之日起 100 歷天內(nèi)完成所有檔案整理及數(shù)字化加工工作，并經(jīng)采購人驗(yàn)收合格。五、采購標(biāo)的需滿足的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、期限、效率等要求具體詳見招標(biāo)文件。六、采購標(biāo)的的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)滿足國家、省、市相關(guān)規(guī)范及其他相關(guān)專業(yè)現(xiàn)行規(guī)范，達(dá)到采購人要求。七、供應(yīng)商資格要求：1.供應(yīng)商應(yīng)符合中華人民共和國政府采購法第二十二條規(guī)定且應(yīng)為未被列入信用中國網(wǎng)站()、中國政府采購網(wǎng)(HYPERLINK )、信用山東（）渠

3、道信用記錄失信被執(zhí)行人、重大稅收違法案件當(dāng)事人名單、政府采購嚴(yán)重違法失信行為記錄名單的供應(yīng)商；2.供應(yīng)商近三年內(nèi)無行賄犯罪記錄； 3.本項(xiàng)目不接受聯(lián)合體投標(biāo)。八、質(zhì)保期：項(xiàng)目驗(yàn)收合格后 3 年九、勘察現(xiàn)場：采購人不統(tǒng)一組織，投標(biāo)單位自行勘察現(xiàn)場，費(fèi)用自理。十、資金來源：財(cái)政資金項(xiàng)目概述：1、文書檔案整理和數(shù)字化加工10萬頁（主要為A4幅面）；2、規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案整理和數(shù)字化加工42萬頁（掃描尺寸涵蓋A0-A4幅面）；3、建設(shè)用地和礦產(chǎn)開發(fā)檔案數(shù)字化加工40萬頁（掃描尺寸涵蓋A0-A4幅面）；4、其他門類檔案，包括會計(jì)檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、人物檔案、設(shè)備檔案等的整理和數(shù)字化加工，400

4、0件。工作內(nèi)容檔案整理包括對檔案進(jìn)行裱糊、分類、排序、拆釘、疊圖、敲頁碼、編寫案卷號、打印封皮、目錄、裝訂成卷、檔案裝盒。整理成卷的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工掃描、編輯處理、格式轉(zhuǎn)換、質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)掛接。為保證數(shù)字化成果的質(zhì)量，本項(xiàng)目成交單位需提供電子檔案質(zhì)量檢測系統(tǒng)來對數(shù)字化成果的圖像質(zhì)量、編目質(zhì)量、缺漏空白頁現(xiàn)象、數(shù)據(jù)與目錄的匹配性、數(shù)據(jù)掛接正確性等指標(biāo)進(jìn)行檢測，以彌補(bǔ)人工檢測所帶來的不足之處。對于本項(xiàng)目中 A0 等大幅藍(lán)圖掃描，需一次完成，不應(yīng)進(jìn)行分區(qū)拼接掃描。任何檔案整理、數(shù)字化加工工作須滿足采購人要求，便于日后查找，達(dá)到清晰、工整、條理等標(biāo)準(zhǔn)化要求。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及具體要求（一）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范1、檔

5、案數(shù)字化著錄要求遵照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999）執(zhí)行。2、檔案數(shù)字化項(xiàng)目各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)與要求遵照中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005執(zhí)行。3、掃描影像標(biāo)準(zhǔn)遵照國際標(biāo)準(zhǔn)IS019005-1文件管理電子文件長期保存格式第一部分PDF的使用（PDF/A-1）執(zhí)行。4、對年代久遠(yuǎn)的破損卷宗在數(shù)字化前進(jìn)行修補(bǔ)的標(biāo)準(zhǔn)遵照中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案修裱技術(shù)規(guī)范（DA/T25-2000）執(zhí)行。5、投標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照采購人檔案管理相關(guān)規(guī)定操作。6、采購人對每批影像進(jìn)行20的抽檢，抽檢合格率達(dá)不到100的，整批退回重新掃描。（二）質(zhì)量要求嚴(yán)格管理，明確責(zé)任

6、，落實(shí)安全保密管理機(jī)制和質(zhì)量管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全，確保各環(huán)節(jié)工作符合質(zhì)量要求，建立完整、規(guī)范的工作記錄。調(diào)檔交接：供應(yīng)商應(yīng)指定專人按照與招標(biāo)人共同制訂的計(jì)劃分批次對需要進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案及資料進(jìn)行調(diào)檔，并與招標(biāo)人指定的專人一起做好檔案及資料的清點(diǎn)交接工作，并做好移交記錄。1、供應(yīng)商必須使用具有自主知識產(chǎn)權(quán)數(shù)字化加工平臺軟件進(jìn)行生產(chǎn)，保證加工質(zhì)量及可追溯性。2、掃描圖像格式為JPG。3、彩色掃描，掃描分辨率不低于300dpi,對于案卷中出現(xiàn)的字跡較小、較密集或其他采購人認(rèn)為有必要的情況，須將分辨率提高到600dpi。4、圖像清晰，無歪斜、黑邊。對于偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處

7、理，圖像偏度不得大于1度。圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。5、對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可讀性和可理解性的前提下展現(xiàn)檔案原貌原則。6、對掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。7、掃描圖像無錯(cuò)頁、漏頁。8、著錄信息和掃描圖像必須一一對應(yīng)。9、檔案拆卷和裝訂還原不得損壞、遺失原始檔案。10、采用平板掃描儀或高拍儀方式掃描，盡量確保紙張掃描時(shí)放置端正，從而保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷，保證檔案掃描圖像與原件一

8、致、整潔、清晰。11、掃描時(shí)，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度設(shè)置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。12、成品要求格式:只有滿足采購人要求，掛接在采購人檔案管理系統(tǒng)中能正常使用的檔案才認(rèn)定為成品。成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入采購人檔案管理系統(tǒng)，并通過目錄索引系統(tǒng)能正確調(diào)用。經(jīng)技術(shù)處理后的圖像文件應(yīng)封裝為雙層PDF文件，并將封裝好的文件存儲到相應(yīng)文件夾中。中標(biāo)方應(yīng)使用主流OCR轉(zhuǎn)換軟件，經(jīng)過校對要求識別正確率達(dá)到100。13、對年代久遠(yuǎn)的破損卷宗在數(shù)字化前進(jìn)行修補(bǔ)應(yīng)滿足以下質(zhì)量要求：（1）修裱所用材料應(yīng)具有最適宜檔案壽命的強(qiáng)度和特性，修裱材料和技術(shù)方法不得對檔案制成材料產(chǎn)生副作

9、用或損害。（2）根據(jù)不同破損檔案的紙張強(qiáng)度狀況、字跡洇褪狀況采用不同的方法進(jìn)行托裱。在托裱中，裱件應(yīng)達(dá)到寧薄勿厚、寧軟勿硬；配料顏色寧淺勿深；漿糊寧少勿多。（3）修裱成品應(yīng)保持檔案原貌，不得損害原件上任何歷史痕跡，不得造成文字等信息洇褪擴(kuò)散。（4）修裱成品應(yīng)具有較高的耐折度和撕裂度，以利于延長檔案壽命。（5）修裱成品應(yīng)薄且光潔、舒展平整、質(zhì)地柔軟。裱件不崩裂，不變形走樣，托紙與檔案原件不得形成空殼。（6）需要裝訂的檔案裱件，在修裱、整裁后應(yīng)留有裝訂邊，以便成卷成冊裝訂。（三）加工設(shè)備、人員及要求1、供應(yīng)商在本項(xiàng)目中投入的設(shè)備、人員需滿足項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量及工期要求。供應(yīng)商須指定一名固定的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，

10、與采購人進(jìn)行定期聯(lián)系，并接受采購人對加工進(jìn)度、加工質(zhì)量的質(zhì)詢，根據(jù)采購人的要求，調(diào)整檔案數(shù)字化加工進(jìn)度，提高檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。2、采購人負(fù)責(zé)提供所需的工作場所，不收取水、電費(fèi)和場地費(fèi)；供應(yīng)商需自備項(xiàng)目實(shí)施過程中的全部辦公耗材（包括但不限于檔案裝具、紙張、針線、打孔機(jī)等），且應(yīng)符合采購人現(xiàn)有辦公用品的正常規(guī)定。檔案掃描所需的任何相應(yīng)設(shè)備、軟件及供應(yīng)商檔案數(shù)字化工作人員的食宿等均由供應(yīng)商自行提供。 3、供應(yīng)商配置的人員須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識和檔案整理操作能力及數(shù)字化加工的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。為保證檔案的保密性及安全性，配置人員在工作期間不得隨意調(diào)換，特殊情況須經(jīng)采購人同意后再做調(diào)整，同時(shí)向采購人提供

11、配置人員基本信息進(jìn)行備案。4、供應(yīng)商須在現(xiàn)場安裝攝像頭，攝像頭安裝位置及數(shù)量應(yīng)確保工作現(xiàn)場沒有死角，以便對檔案數(shù)字化掃描過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保案卷安全。檔案數(shù)字化掃描服務(wù)完成后，掃描期間的錄像須保存至移動(dòng)存儲設(shè)備并刻制成檔案級光盤交由采購人保存，以備查詢。移動(dòng)存儲設(shè)備和檔案級光盤均由成交單位提供。5、供應(yīng)商應(yīng)免費(fèi)向采購人提供一套自動(dòng)檢測軟件，供招標(biāo)人進(jìn)行質(zhì)量抽檢。6、供應(yīng)商應(yīng)有完整的售后服務(wù)方案，質(zhì)保期為項(xiàng)目驗(yàn)收合格后不少于3年。質(zhì)保期內(nèi)，供應(yīng)商應(yīng)免費(fèi)提供日常維護(hù)、培訓(xùn)、性能優(yōu)化及數(shù)據(jù)遷移服務(wù)。7、本項(xiàng)目所有的加工數(shù)據(jù)成品知識產(chǎn)權(quán)為采購人所有。供應(yīng)商在實(shí)施本項(xiàng)目時(shí)不得侵犯他人（法人）合法權(quán)益，

12、所使用的開發(fā)工具以及軟件，所采用的插件、控件不得有侵犯他人（法人）知識產(chǎn)權(quán)的行為，否則由此產(chǎn)生的糾紛及相關(guān)責(zé)任均由中標(biāo)方全部承擔(dān)。（四）項(xiàng)目實(shí)施要求1、數(shù)字化流程要求數(shù)字化流程至少應(yīng)包括：整檔清點(diǎn)、拆卷、前處理、掃描、圖像質(zhì)檢、錄入、錄入校對，復(fù)檢、還原裝訂、數(shù)據(jù)備份、將數(shù)據(jù)提供給軟件供應(yīng)商做數(shù)據(jù)掛接。2、檔案版權(quán)要求檔案數(shù)字化入庫后可設(shè)置選擇加入或去除版權(quán)水印，水印不能影響檔案內(nèi)容，在打印時(shí)一并打印到紙張。3、掃描工作環(huán)節(jié)與質(zhì)量要求（1）整檔清點(diǎn)對進(jìn)行檔案數(shù)字化的紙質(zhì)檔案清點(diǎn)整理、核對與完善目錄信息。對于檔案嚴(yán)重破損、污染或字跡褪變等情況應(yīng)與采購人溝通后在掃描檔案登記表相應(yīng)欄中標(biāo)注清楚“此件

13、只錄不掃”、“此頁不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說明。對檔案破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行平整處理再進(jìn)行掃描。對于不同的檔案能夠進(jìn)行正確的分類。（2）拆卷、裝訂拆卷和裝訂不能損害檔案原件。拆卷時(shí)不允許裁切檔案紙張，裝訂時(shí)應(yīng)盡可能保持原貌，按原有順序裝訂，案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。裝訂后由采購人負(fù)責(zé)檢查，不符合要求的退回重新裝訂。要求一次性完成裝訂，并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的登記。對于未加蓋頁碼的厚卷，須加蓋頁碼。給沒有目錄或原為手寫目錄的檔案編寫目錄，將編寫好的目錄打印附卷。未入庫檔案掃描加工后須打印案卷封面、卷

14、內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表。（3）掃描掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案的材質(zhì)選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，保證檔案不受損。對紙張質(zhì)地脆弱的老檔案，掃描時(shí)應(yīng)加襯紙。遇小張紙質(zhì)材料時(shí)粘貼編頁后進(jìn)行掃描。掃描時(shí)應(yīng)認(rèn)真登記掃描的頁碼和頁數(shù)，并核對實(shí)際掃描頁碼、頁數(shù)與前處理時(shí)填寫的頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。對案卷中漏編的頁面進(jìn)行合頁處理，確保掃描好的影像頁數(shù)與原案卷頁數(shù)一致。同頁有兩個(gè)以上文件，需分別掃描或圖像分割處理，并進(jìn)行合頁處理。彩色掃描分辨率采用300dpi或以上。掃描時(shí)保證放紙端正，不壓邊，不漏掃、錯(cuò)掃，嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量。掃描中漏掃、壓邊的要即時(shí)補(bǔ)全、補(bǔ)正。（4）圖像處理圖像處理后保證圖像信息與

15、原檔案內(nèi)容完全一致，不刪除頁面任何有用信息，包括正文內(nèi)容、頁眉、頁腳、手寫注釋和印鑒等。掃描的頁面內(nèi)容基本居中顯示，不出現(xiàn)明顯偏左或偏右現(xiàn)象。不準(zhǔn)出現(xiàn)頁面內(nèi)容殘缺或?qū)⑵渌撁嫘畔呷氡卷摰默F(xiàn)象。每頁影像左右端正度控制在1度以內(nèi)，視覺上基本無偏差。對方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。不出現(xiàn)圖像的一部分出現(xiàn)傾斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象。厚的案卷裝訂線較近邊角的檔案內(nèi)容會產(chǎn)生扭曲現(xiàn)象，需保證正文能看清楚。去污：在保證文件內(nèi)容完整的前提下，影像頁無掃描過程中帶來的污斑，無黑邊，外觀達(dá)到清晰、平直、干凈。對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵

16、循在不影響可讀性和可理解性的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，由于檔案本身因陳舊、破損或不潔等造成頁面上有污點(diǎn)的，如果在頁面視圖下無法看清，或該污點(diǎn)嵌在文本行中無法清除，可不予清除。保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當(dāng)，不宜過淺或過深，不出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，檔案原件存在斑跡變質(zhì)、顏色過淺、過深或深淺不一致，保證檔案原件能辨認(rèn)的掃描圖像也必須可以辨認(rèn)。紙張?zhí)』蜃煮w顏色過濃，掃描時(shí)倒映反面文字，文字上的污點(diǎn)無法去污時(shí)，保證正文文字可以看清楚。（5）格式封裝圖像處理后的圖像文件應(yīng)根據(jù)要求封裝為PDF文件，并將封裝好的文件存儲到相應(yīng)文件夾中。（6）著錄著錄字段包括條目字段和圖像信息字段

17、二種。字段著錄應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，關(guān)鍵性字段在著錄中應(yīng)確保100%正確。字段著錄應(yīng)存放在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理。每個(gè)圖像的信息字段包括文件日期、責(zé)任者、題名、頁號等內(nèi)容。為減少檔案在加工中的流轉(zhuǎn)，要求能根據(jù)掃描圖像進(jìn)行字段著錄。（7）數(shù)據(jù)掛接確保數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確，必須保證目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的一一對應(yīng)關(guān)系，不得錯(cuò)掛、漏掛。須按照案號、卷別、目錄、文件的順序進(jìn)行掛接，不能出現(xiàn)錯(cuò)頁、錯(cuò)目錄的情況。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)須與山東省高級人民國土標(biāo)準(zhǔn)一致。駐場工程師及售后工程師必須掌握檔案的相關(guān)知識，遇到問題能夠從專業(yè)的角度分析并且及時(shí)的解決。（8）質(zhì)檢為保證項(xiàng)目的總體實(shí)施質(zhì)量，要求供應(yīng)商對數(shù)字化各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面自檢，具體質(zhì)檢

18、目標(biāo)如下：檔案裝訂：全檢，檢查所有檔案的裝訂還原情況，要求合格率為100%。掃描圖像檢查：全檢，要求漏掃率為0。圖像質(zhì)量檢查：全檢，檢查所有圖像的質(zhì)量情況，優(yōu)質(zhì)率達(dá)到99%以上。格式封裝檢查：全檢， 要求圖像文件的命名差錯(cuò)率為0。著錄檢查：要求100%正確。條目與圖像掛接檢查：全檢，掛接正確率要求100%。（9）備份硬盤制作檔案數(shù)字化原始數(shù)據(jù)硬盤，并編制紙質(zhì)目錄。硬盤外觀無損傷，硬盤信息中嚴(yán)禁帶有計(jì)算機(jī)病毒及黑客程序等有害信息和與檔案無關(guān)的信息。硬盤表面必須加貼標(biāo)簽，標(biāo)簽的內(nèi)容與采購人協(xié)商確定，加貼標(biāo)簽必須完整、準(zhǔn)確。（10）數(shù)據(jù)備份與提交在數(shù)字化加工過程中，供應(yīng)商應(yīng)自行做好半成品數(shù)據(jù)（特別是原始掃描影像文件）和