企業(yè)文件管理制度

1、公司文件管理制度(一)總則第一條為減少發(fā)文數目，提升辦文速度和發(fā)文質量，充散發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，依據中央對于文書辦理的相關規(guī)定，聯(lián)合我廠的實質狀況，特制定本制度。第二條則件管理內容主要包含：上司函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各樣文件、資料。第三條依據黨政分工的原則，全廠各種文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。(二)收文的管理第四條公函的簽收凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上司或郵電局機要通信員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對張口和郵票撕毀函件應查

2、明原由，對密件張口和外國信件郵票被撕應拒絕簽收。2.對上司機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口鑒定，假如此中一項不對口，應立刻報告上司機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條公函的編號保留兩辦機要秘書對上司來文拆封后應實時附上文件辦理傳閱單，并分類登記編號、保留。須由工廠包辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。本廠出門人員開會帶回的文件及資料應實時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保留，不得個人保留。第六條公函的閱批與分轉凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)依據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送包辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領

3、導)親身閱批后分送包辦部門閱辦。為防止文件積壓耽誤事情，一般應在當日閱簽完，緊迫文件要即閱即辦。一般函、電、票據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉辦理。如波及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉辦理。為加快文件運行，機要秘書應在當日或次日將文件送到廠領導和包辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示序次挨次傳閱，最遲不得超出兩天(特別狀況例外)。第七條則件的傳閱與催辦。傳閱文件應嚴格恪守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其余人閱看。對還沒有傳達的文件不得向外泄漏內容。閱讀文件應抓緊時間，當日閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超出兩天

4、，閱后應署名以示負責。若有領導批改、擬辦建議兩辦應責成相關部門和人員按文件所概要乞降領導批改辦理相關事宜。閱文時不得抄寫全文，不得隨意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防備丟掉泄密。文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查敦促的責任，包辦部門接到文件、函電應立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分別，如需備查，應依據相關保密規(guī)定，并征得兩辦贊同后，予以復印或摘抄，原件應實時歸檔周轉。依據閱文范圍，離、退休干部，一般由相關部門按期組織學習相關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。(三)發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定全廠上報下發(fā)正式文件的權利分別集

5、中黨委和廠部，各民眾集體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。各民眾集體、部門需要向上反應報告重要狀況或向下安排部署重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件稿本分別交兩辦審察。黨委、廠部贊同發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工一致歸口以黨字、廠字發(fā)文。民眾集體文件由黨委批轉。對全廠影響較大，波及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長贊同簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導贊同簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通知、決定、決策、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。黨委、廠手下發(fā)文件主要用于：宣布全廠規(guī)章制度；轉發(fā)上司文件或依據上司

6、文件精神制定的工廠文件；宣布工廠體系機構改動或干部任免事項；宣布全廠性的重要生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；公布相關賞罰決定和通告；其余相關全廠的重要事項；黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：對上司機關呈報工作計劃、請示報告、辦理決定；同兄弟單位聯(lián)系相關工廠重要生產、技術、人事勞資、物質供給、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。在工廠平常生產、技術、經營管理、黨群工作中，相關圖紙、技術文件、工藝改正、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按相關制度辦理，經分管廠領導贊同后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件公布。凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般

7、都不該發(fā)文，不備查考，能夠科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。6.各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。(四)發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定：各單位需要發(fā)文，應預先分別向黨委、廠部提出申請；黨委、廠部贊同發(fā)文時，主辦單位應以黨的目標、政策和國家法律，上司指示或工作實質需要起草文件草稿；起草文稿一定從全廠角度出發(fā)，做到狀況的確、看法鮮亮、條理清楚、有條有理、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳盡寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并署名、蓋章、標定

8、日期和密級；兩辦應依據黨委、廠部的要乞降上司相關指示精神，相關文件規(guī)定，對文稿進行審察和改正。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不當、格式不符的文稿應退回擬稿單位從頭擬稿；6.經兩辦審察改正后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；對審察時改正許多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門從頭抄寫清楚；需經會簽的文稿，應在交托打印前送會簽部門會簽；文稿審察會簽后，按贊同權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導鑒定贊同簽發(fā)；經領導贊同簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書一致編號送打字室打??；文件打印清樣，應由擬稿人校正，校正人員應在發(fā)文稿上署名；文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書散發(fā)并檢查落真相

9、況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋章散發(fā)。(五)文件的借閱和清退第十一條各部門相關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫條子，對有密級的文件須兩辦主任贊同后方可借閱。第十二條借閱文件應嚴格執(zhí)行借閱登記手續(xù)，就地閱看，準時送還。任何人不得將文件帶走或全文抄寫，不贊同拆卷和在文件上勾劃等。第十三條兩辦機要秘書對包辦的公函應抓緊催辦，應按期對事情已經辦好的本廠文件和上司要求限時清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月尾一小清，季末一中清、年關一總清)。如發(fā)現文件丟掉，一定實時查明原由和責任者，并照實向領導報告。第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保留、保密、催辦

10、檢查工作。(六)文件的立卷與歸檔第十五條則件的歸檔范圍：凡以下文件一致分別由兩辦負責歸檔：上司機關來文，包含上司對工廠報告、申請的批復；黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決策、通告、紀要、重要通知、工作總結、領導講話和生產經營工作的各種計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各樣專業(yè)例會記錄；廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決策、講話、簡報、會議記錄等；有保留價值的人民來信來訪記錄及辦理結果；參加上司召開的各樣會議帶回的文件、資料及本廠在會上報告表言資料等；上司機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上司進行報告的綱要和資料；反應本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；工廠日記和大事記；工廠向上司請示批復的文件及上報的相關資料。業(yè)務科室，各民眾集體平常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、民眾集體負責立卷歸檔。第十六條立卷要求文件立卷應依據內容、名稱、作者、時間次序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、稿本、主件、附件采集齊備，保持文件、資料的完好性。要堅持平常立卷與年關立卷歸檔相聯(lián)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件資料，要實時立卷歸檔。4.上年度形