業(yè)務(wù)流程梳理與編制規(guī)范-流程描述培訓(xùn)【用友U9實(shí)施方法論全套資料】

1、流程描述培訓(xùn)用友軟件股份高級(jí)咨詢實(shí)施參謀周建宇2021年10月22日目錄一、流程說明標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程說明首頁 2、流程說明正文二、流程繪制標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求首頁1.標(biāo)題填寫“客戶工程名稱，字體：宋體，字號(hào)：小一2.標(biāo)題下方的表格填寫“流程編號(hào)+流程名稱，字體：宋體，字號(hào)：二號(hào)。3.每一個(gè)流程說明Word文檔對(duì)應(yīng)一個(gè)流程圖，該文件命名規(guī)那么與流程圖的VISIO文件名相同，存在相同目錄下。4.創(chuàng)立日期、最后修訂日期，字體：宋體，字號(hào)：五號(hào)。5.文控編號(hào): 工程組自行和客戶定義。示例目錄一、流程說明標(biāo)準(zhǔn)介紹

2、1、流程說明首頁 2、流程說明正文二、流程繪制標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求流程說明正文結(jié)構(gòu)內(nèi)容流程簡介1.流程內(nèi)容：描述流程的主要活動(dòng)2.運(yùn)作原那么：描述流程的關(guān)鍵管理要求、指標(biāo)3.流程起止點(diǎn)：描述流程的開始和結(jié)束活動(dòng)4.術(shù)語解釋：描述特定使用的詞匯流程說明正文局部為：宋體，小四，段前0行，段后0磅，行間距1.5倍。示例流程涉及的部門及職責(zé)1.流程涉及的部門及職責(zé)：如果已經(jīng)有現(xiàn)成的崗位職責(zé)及規(guī)定，在流程文字說明中需要再次表達(dá)，不能建立引用。2.流程參與部門及職責(zé)：除“公司領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)不用描述外，其他涉及的部門職責(zé)均需

3、描述。 示例流程依據(jù)的管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及體系文件1.在表格內(nèi)列示相關(guān)文件時(shí)，每個(gè)文件在一單元行顯示，不要出現(xiàn)一單元行顯示多個(gè)文件，每一單元行內(nèi)必須標(biāo)明文件編號(hào)。示例業(yè)務(wù)流程圖此處插入業(yè)務(wù)流程圖VISIO，流程圖為圖片文件，使用“選擇性粘貼-圖片(增強(qiáng)型圖元文件)示例流程說明示例在表格中描述每一步活動(dòng)。包括：活動(dòng)序號(hào)、部門及崗位、輸入單據(jù)、活動(dòng)說明、輸出單據(jù)、時(shí)間及時(shí)或按需。流程步驟編號(hào)從“1開始，初次編號(hào)采用5、10、15、20 間隔編號(hào)；后續(xù)需要添加步驟時(shí)，可在中間增加編號(hào)，如3、7；流程活動(dòng)編號(hào)同流程說明文檔必須一一對(duì)應(yīng)。報(bào)表及表單示例在表格中列示全部報(bào)表及表單，并填寫內(nèi)容和介質(zhì)類型流程

4、存在問題和改進(jìn)建議示例針對(duì)績效影響比較大或易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)說明其問題和建議，分項(xiàng)列出，不要在一行中列出所有事項(xiàng)。目錄一、流程說明標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程說明首頁 2、流程說明正文二、流程繪制標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求流程圖背景單位： 公司單位全稱編制人： 流程的繪制人員業(yè)務(wù)主管部門：流程目錄中的流程主管部門業(yè)務(wù)參與部門：流程參與部門流程名稱：該流程圖所屬的一、二級(jí)流程名稱，如“倉庫管理-入庫作業(yè)流程編號(hào)：該流程圖對(duì)應(yīng)的二級(jí)流程編號(hào)，如“ABC-CK-01。如果該流程是三級(jí)以下的流程此處也只填寫對(duì)應(yīng)的二級(jí)流程

5、編號(hào)，而在流程圖主體局部的標(biāo)題處填寫該流程具體的流程編號(hào)和流程名稱。最后更新時(shí)間：最后修改時(shí)間，格式y(tǒng)yyy-mm-dd版本：由工程組統(tǒng)一制定.(統(tǒng)一定為：V1.0)目錄一、流程說明標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程說明首頁 2、流程說明正文二、流程繪制標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求流程圖主體說明流程圖頂端標(biāo)題欄填入流程圖的名稱，格式也是“流程編號(hào)流程名稱，雙擊即可填入文字，字體為14號(hào)宋體加粗，左對(duì)齊。每個(gè)流程文件中繪制一個(gè)流程圖；頁名稱與流程圖名稱一致。為保持流程圖美觀及易于裝訂，流程圖大小規(guī)定如下：左邊界2格上邊界與背景的距離

6、?2格右邊界?=2格下邊界?2格圖形大小需占整體頁面三分之二以上目錄一、流程說明標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程說明首頁 2、流程說明正文二、流程繪制標(biāo)準(zhǔn)介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求流程圖主體說明流程圖頂端標(biāo)題欄填入流程圖的名稱，格式也是“流程編號(hào)流程名稱，雙擊即可填入文字，字體為14號(hào)宋體加粗，左對(duì)齊。每個(gè)流程文件中繪制一個(gè)流程圖；頁名稱與流程圖名稱一致。為保持流程圖美觀及易于裝訂，流程圖大小規(guī)定如下：左邊界2格上邊界與背景的距離?2格右邊界?=2格下邊界?2格圖形大小需占整體頁面三分之二以上流程圖繪制工具包括17個(gè)圖形流程開始系

7、統(tǒng)外業(yè)務(wù)活動(dòng)系統(tǒng)外文檔和報(bào)表系統(tǒng)外多聯(lián)文檔與相應(yīng)流程相連接的其他業(yè)務(wù)流程 非UFIDA系統(tǒng)中處理的業(yè)務(wù)活動(dòng)非UFIDA系統(tǒng)內(nèi)表單非UFIDA系統(tǒng)內(nèi)多聯(lián)表單職能帶區(qū)判斷頁碼索引注釋UFIDA系統(tǒng)中處理的業(yè)務(wù)活動(dòng)UFIDA系統(tǒng)中表單UFIDA系統(tǒng)中多聯(lián)表單連接線流程結(jié)束流程圖形講解職能帶區(qū)圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加部門時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：每個(gè)流程參與部門占一列，若某一流程主要在某一部門內(nèi)完成，可以將部門下的班組作為一列，班組名稱應(yīng)放在第二行 公司領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)占一列，統(tǒng)一稱作“廠領(lǐng)導(dǎo)”。在流程步驟中寫明高層的職務(wù)，如“廠長”、“銷售副廠長”等，但不能出現(xiàn)“部長”、“科長”的職能帶。職能帶

8、中業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門在左邊，參與部門在右邊 ，其中，“公司領(lǐng)導(dǎo)”在最左邊。圖形1流程圖形講解職能帶區(qū)(續(xù))圖形1圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加部門時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：部門名稱應(yīng)使用正式全稱，不能用簡稱。字體為默認(rèn)12號(hào)宋體加粗，若第二行有班組，班組字體為10號(hào)宋體加粗。選中職能帶，在頂部橫向推動(dòng)，可以改變職能帶的橫向?qū)挾?。在“業(yè)務(wù)參與部門”中，列出具體業(yè)務(wù)參與部門；參與部門如果很多并且的活動(dòng)完全一致，可歸結(jié)寫為如”生產(chǎn)各部門”。流程圖形講解流程開始圖形2圖形名稱： 流程開始 圖形作用：一個(gè)流程圖開始時(shí)使用，表明此流程圖由此開始。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：一個(gè)流程圖只有一個(gè)“開始”圖形。圖形中默認(rèn)有

9、“開始”兩字，無須輸入。流程結(jié)束時(shí)不需要用此圖形來說明流程結(jié)束?！伴_始”在流程圖中不需要標(biāo)注步驟號(hào)。 流程圖形講解引用/拆分的流程圖圖形3圖形名稱：引用/拆分的流程圖 圖形作用：在流程圖中，當(dāng)需用引用別的流程圖時(shí)使用；或流程圖中某一環(huán)節(jié)較復(fù)雜，可以進(jìn)一步拆分成子流程圖時(shí)使用使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：填入所引用/拆分的流程圖編號(hào)和名稱，它是流程圖中的一個(gè)步驟，也有步驟編號(hào)。當(dāng)使用這一圖形時(shí)，我們默認(rèn)所引用/拆分的流程圖已經(jīng)完成相應(yīng)的操作步驟。引用時(shí)，必須跟所引用流程圖的主管部門溝通確認(rèn)引用的流程圖已經(jīng)存在，并且所引用流程圖的內(nèi)容已經(jīng)包括了相應(yīng)的工作步驟。使用默認(rèn)圖形大小，若需要改變圖形大小，圖形橫向?qū)挾榷?/p>

10、不可以改變，縱向高度可以加高。引用/拆分的流程圖不用單建一個(gè)職能欄。字體為默認(rèn)8號(hào)宋體。流程圖形講解系統(tǒng)外業(yè)務(wù)活動(dòng)圖形4圖形名稱： 系統(tǒng)外業(yè)務(wù)活動(dòng) 圖形作用：在描述一個(gè)流程時(shí)使用未使用信息系統(tǒng)情況下的工作過程使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：上方框填入操作此項(xiàng)工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費(fèi)用報(bào)銷單 ”，應(yīng)盡量簡明，一般不超過15個(gè)字。字體為默認(rèn)8號(hào)宋體。每個(gè)步驟都要加上順序的編號(hào)。流程步驟編號(hào)從“1”開始，初次編號(hào)采用5、10、15、20 間隔編號(hào)；后續(xù)需要添加步驟時(shí)，可在中間增加編號(hào)，如3、7；流程活動(dòng)編號(hào)同流程說明文檔必須一一對(duì)應(yīng)。圖形必須放在職能欄內(nèi)，不能跨越兩個(gè)職能欄，即

11、不能跨越豎線。使用默認(rèn)圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱向高度加高。流程圖形講解系統(tǒng)外文檔圖形5圖形名稱： 系統(tǒng)外文檔 圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產(chǎn)生的文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：非信息系統(tǒng)生成的文件/表單，包括紙質(zhì)的或是電子的。填入文件/表單的正式的全稱。此圖形不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“系統(tǒng)外業(yè)務(wù)活動(dòng)”圖形或“引用/拆分的流程圖”圖形一起使用，一般通過“連接線”跟在以上兩類圖形的下方。文檔/報(bào)表只作為上一流程的輸出，或文檔/報(bào)表作為上一流程的輸出，同時(shí)做為下一流程的輸入。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加

12、高。每一個(gè)文件/表單獨(dú)占一行流程圖形講解系統(tǒng)外多聯(lián)文檔圖形6圖形名稱： 系統(tǒng)外多聯(lián)文檔 圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產(chǎn)生的多聯(lián)文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：非信息系統(tǒng)生成的多聯(lián)文件/表單，包括紙質(zhì)的或是電子的。填入多聯(lián)文件/表單的正式的全稱。此圖形不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“系統(tǒng)外業(yè)務(wù)活動(dòng)”圖形或“引用/拆分的流程圖”圖形一起使用，一般通過“連接線”跟在以上兩類圖形的下方。系統(tǒng)外多聯(lián)文檔/報(bào)表只作為上一流程的輸出，或文檔/報(bào)表作為上一流程的輸出，同時(shí)某聯(lián)做為下一流程的輸入。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個(gè)文件/表單獨(dú)占一行流程圖

13、形講解UFIDA系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)圖形7圖形名稱： UFIDA系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng) 圖形作用：在描述一個(gè)流程時(shí)使用UFIDA系統(tǒng)情況下的工作過程使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：上方框填入操作此項(xiàng)工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費(fèi)用報(bào)銷單 ”，應(yīng)盡量簡明，一般不超過15個(gè)字。字體為默認(rèn)8號(hào)宋體。每個(gè)步驟都要加上順序的編號(hào)。流程步驟編號(hào)從“1”開始，初次編號(hào)采用5、10、15、20 間隔編號(hào)；后續(xù)需要添加步驟時(shí)，可在中間增加編號(hào)，如3、7；流程活動(dòng)編號(hào)同流程說明文檔必須一一對(duì)應(yīng)。圖形必須放在職能欄內(nèi)，不能跨越兩個(gè)職能欄，即不能跨越豎線。使用默認(rèn)圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，

14、可以縱向高度加高。流程圖形講解UFIDA系統(tǒng)文檔圖形8圖形名稱： UFIDA系統(tǒng)文檔 圖形作用：工作步驟中通過UFIDA系統(tǒng)產(chǎn)生的文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：UFIDA系統(tǒng)生成的文件/表單。填入文件/表單的正式的全稱。此圖形不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“UFIDA系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)”圖形或“引用/拆分的流程圖”圖形一起使用，一般通過“連接線”跟在以上兩類圖形的下方。文檔/報(bào)表只作為上一流程的輸出，或文檔/報(bào)表作為上一流程的輸出，同時(shí)做為下一流程的輸入。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個(gè)文件/表單獨(dú)占一行流程圖形講解UFIDA系統(tǒng)多聯(lián)文檔圖形9圖形名稱： UFID

15、A系統(tǒng)多聯(lián)文檔 圖形作用：工作步驟中通過UFIDA系統(tǒng)直接用到的文件/表單，或工作步驟中通過UFIDA系統(tǒng)產(chǎn)生的多聯(lián)文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：UFIDA系統(tǒng)生成的多聯(lián)文件/表單。填入多聯(lián)文件/表單的正式的全稱。此圖形不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“UFIDA系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)”圖形或“引用/拆分的流程圖”圖形一起使用，一般通過“連接線”跟在以上兩類圖形的下方。UFIDA系統(tǒng)多聯(lián)文檔/報(bào)表只作為上一流程的輸出，或文檔/報(bào)表作為上一流程的輸出，同時(shí)某聯(lián)做為下一流程的輸入。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個(gè)文件/表單獨(dú)占一行流程圖形講解非UFIDA系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)圖形10

16、圖形名稱： 非UFIDA外的其它信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng) 圖形作用：在描述一個(gè)流程時(shí)使用除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)情況下的工作過程使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：上方框填入操作此項(xiàng)工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費(fèi)用報(bào)銷單 ”，應(yīng)盡量簡明，一般不超過15個(gè)字。字體為默認(rèn)8號(hào)宋體。每個(gè)步驟都要加上順序的編號(hào)。流程步驟編號(hào)從“1”開始，初次編號(hào)采用5、10、15、20 間隔編號(hào)；后續(xù)需要添加步驟時(shí)，可在中間增加編號(hào)，如3、7；流程活動(dòng)編號(hào)同流程說明文檔必須一一對(duì)應(yīng)。圖形必須放在職能欄內(nèi)，不能跨越兩個(gè)職能欄，即不能跨越豎線。使用默認(rèn)圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱

17、向高度加高。流程圖形講解非UFIDA系統(tǒng)文檔圖形11圖形名稱：除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)文檔 圖形作用：工作步驟中通過除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)產(chǎn)生的文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)生成的文件/表單。填入文件/表單的正式的全稱。此圖形不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“非UFIDA系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)”圖形或“引用/拆分的流程圖”圖形一起使用，一般通過“連接線”跟在以上兩類圖形的下方。除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)文檔/報(bào)表只作為上一流程的輸出，或文檔/報(bào)表作為上一流程的輸出，同時(shí)做為下一流程的輸入。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個(gè)文件/表單

18、獨(dú)占一行流程圖形講解非UFIDA系統(tǒng)多聯(lián)文檔圖形12圖形名稱： 非UFIDA系統(tǒng)多聯(lián)文檔 圖形作用：工作步驟中通過除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)產(chǎn)生的多聯(lián)文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)生成的多聯(lián)文件/表單。填入多聯(lián)文件/表單的正式的全稱。此圖形不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“非UFIDA系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)”圖形或“引用/拆分的流程圖”圖形一起使用，一般通過“連接線”跟在以上兩類圖形的下方。除UFIDA外的其它信息系統(tǒng)多聯(lián)文檔/報(bào)表只作為上一流程的輸出，或文檔/報(bào)表作為上一流程的輸出，同時(shí)某聯(lián)做為下一流程的輸入。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每

19、一個(gè)文件/表單獨(dú)占一行流程圖形講解判斷/決策圖形13圖形名稱： 判斷/決策 圖形作用：在出現(xiàn)情況判斷或進(jìn)行審核審批時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖形也作為工作步驟之一，內(nèi)容填入具體的判斷事項(xiàng)，并應(yīng)加以編號(hào)。如本步驟為審核，應(yīng)直接使用判斷框，而非在“最低一級(jí)操作步驟”圖形下再加判斷框。 若是情況判斷的，其結(jié)果統(tǒng)一使用“是”與“否”；若是決策的，統(tǒng)一使用“通過”與“不通過”，不能使用“YES”NO”。此圖形下不能附屬“（多聯(lián)）文件/表單類”的圖形。使用此圖形，必須而且只能出現(xiàn)兩種決策/判斷結(jié)果；應(yīng)該只有一個(gè)信息入口，兩個(gè)信息出口。流程圖形講解連線圖形14圖形名稱： 連線 圖形作用：連接兩個(gè)圖形之間的關(guān)

20、系，箭頭表示流程進(jìn)行的方向。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：線條與圖形的連接點(diǎn)只能是同一個(gè)業(yè)務(wù)方向，同一點(diǎn)上不能同時(shí)出現(xiàn)信息流入和信息流出，可以有多個(gè)信息流入或多個(gè)信息流出。兩個(gè)圖形之間選擇連接點(diǎn)時(shí)，應(yīng)該遵循“最少曲折”原則。選擇連線并雙擊，可以在連線上加上文字。連線應(yīng)該連到圖上的連接點(diǎn)，不應(yīng)連到另一條線上。流程圖形講解批注/文字說明圖形15圖形名稱： 批注/文字說明 圖形作用：需要對(duì)工作步驟進(jìn)行補(bǔ)充說明時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖不是獨(dú)立的工作步驟，必須附屬在其他圖形上。字體使用默認(rèn)8號(hào)宋體。此圖可以跨越兩個(gè)職能欄，可以與所附屬的圖形不在同一個(gè)職能欄。流程圖形講解頁碼索引圖形16圖形名稱： 頁碼索引 圖形作用：當(dāng)流程圖較長，沒法在一頁中繪制出來，需要多頁繪制時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：拖動(dòng)此圖出來后，選擇所要連接的頁碼，在所連接的頁碼右上角出現(xiàn)同樣的圖形，就是頁碼之間的連接關(guān)系。此圖為第一個(gè)頁碼的結(jié)尾圖，是所連接頁碼的開始圖，用連線與其他圖形連接