內(nèi)部訂單預算創(chuàng)建計劃流程

1、PAGE / NUMPAGES26內(nèi)部訂單預算創(chuàng)建流程流程講明此流程描述對專項費用、資本化支出在SAP系統(tǒng)中建立內(nèi)部訂單預算額度，以達當實際開支或?qū)⒁l(fā)生費用（如采購請求）時由系統(tǒng)協(xié)助進行預算操縱。具體預算控管項目及該項目對應之內(nèi)部訂單類型如下表：控管分類控管項目內(nèi)部訂單類型內(nèi)部訂單編號范圍專項費用廣告費用戶外看板AD01100000000-199999999(在此范圍內(nèi)由系統(tǒng)自動給定內(nèi)部訂單編號)廣告費用型錄AD02廣告費用電視廣播網(wǎng)絡AD03廣告費用報刊雜志黃頁AD04廣告費用贈品AD05教育訓練費ET01研發(fā)費用RD01資本化費用資本化費用CA01其他專項費用其他專項費用Z999內(nèi)部訂單

2、類型劃分定義及編碼規(guī)則詳見附件一。在系統(tǒng)內(nèi)，對預算的操縱共有三種情形實施預警：當開支（含將要開支）達90%時，系統(tǒng)自動提示警告畫面，該畫面提示給實際作業(yè)部門之操作人員，以引起注意；當開支（含將要開支）達95%時，系統(tǒng)除自動提示警告信息畫面外，另E-Mail給財務預算打算人員，以引起重視（財務預算打算人員必須于后臺設定，如未設定，則系統(tǒng)視同第三種方式提示不能報支畫面）；當開支（含將要開支）達100%時，系統(tǒng)自動提示不能報支信息，現(xiàn)在，作業(yè)部門及時知會相關部門，提醒其追加預算。相關部門如須使用專項預算或資本化支出時，須填列“內(nèi)部訂單維護申請表”（格式見附件一），轉(zhuǎn)財務審核后方可于系統(tǒng)創(chuàng)建。實務中，

3、家具公司使用內(nèi)部訂單均為統(tǒng)計性質(zhì)。注意事項：當預算為資本化支出時，一定要在摘要內(nèi)寫明數(shù)量、品名或型號，以便于相關人員于系統(tǒng)內(nèi)檢核；專項費用或資本化費用先行預付時，內(nèi)部訂單預算無法從預付定金這一源頭進行操縱，但若與采購請求同步于系統(tǒng)作業(yè)時，系統(tǒng)將以采購請求金額作為預算操縱之源頭，現(xiàn)在預付之定金將在該采購訂單上反映。若無采購請求，而直接創(chuàng)建采購訂單，則系統(tǒng)將以采購訂單作為預算操縱之源頭。關于預算的預警操縱，在SAP系統(tǒng)中以預算數(shù)為基準，而不是以打算數(shù)為基準，但其報表比較時，以打算與實際作比較，不是以預算與實際作比較。因此，在輸入預算時須同步輸入打算數(shù)，且打算數(shù)必須細化至成本要素，否則打算與實際將無

4、法比較。平常，財務打算人員應多跟蹤內(nèi)部訂單使用狀況，并將未關閉之內(nèi)部訂單進行專案治理，一旦內(nèi)部訂單使用完畢，財務打算人員及時于系統(tǒng)內(nèi)關閉。每年重復性內(nèi)部訂單（如教育訓練費用），建議創(chuàng)建一個內(nèi)部訂單號即可，以方便年度比較。流程圖系統(tǒng)操作操作范例例1：市場處與A省長江電視臺簽訂了一項大型電視廣告，合約總金額為18萬，該筆費用已納入2001年年度打算，預算總額為20萬。合約簽訂后，市場經(jīng)辦人員向財務部門申請內(nèi)部訂單編號，以便于提出采購申請。例2：因公司ERP上線之需要，華南一區(qū)A責任中心須購置電腦一臺，價值為1萬元。電腦采購案已納入年度打算之中，額度為1萬元。經(jīng)資訊審核，電腦型號為DELL PIII

5、 900。(假設在建工程編號已創(chuàng)建)系統(tǒng)菜單及交易代碼會計操縱內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)專門功能訂單創(chuàng)建交易代碼：KO01會計操縱內(nèi)部定單打算成本和作業(yè)輸入更改交易代碼：KPF6會計操縱內(nèi)部定單制定預算最初預算更改交易代碼：KO22(創(chuàng)建內(nèi)部訂單時，上述三個動作必須全部完成才能完整)系統(tǒng)屏幕及欄位解釋案例1：創(chuàng)建大型電視廣告20萬內(nèi)部訂單由于創(chuàng)建的是大型電視廣告，故選擇訂單類型AD03，按鍵或鈕進入下一個畫面。欄位名稱欄位講明資料范例訂單指內(nèi)部訂單編號，由系統(tǒng)自動給定系統(tǒng)內(nèi)定簡要講明必輸項，指該專項費用或資本化支出的要緊內(nèi)容大型電視廣告公司代碼必選項，指該筆專項費用或資本化支出在哪個公司下發(fā)生的。本例為公

6、司總部發(fā)生F001業(yè)務范圍必選項，指該筆專項費用或資本化支出在董事會依舊家具事業(yè)部發(fā)生。就家具公司而言，只有家具事業(yè)部才會進行預算操縱，本例選10021002對象分類必選項。由于該欄位對家具公司不適用，故采系統(tǒng)缺省值。系統(tǒng)缺省值輸入上述相關信息后，按紐保存，進入下一畫面。保存后，系統(tǒng)自動在左下角顯示訂單編號100000067信息，現(xiàn)在將該編號填列在“內(nèi)部訂單維護申請表”上，以告知相關單位。上述內(nèi)部訂單編號創(chuàng)建后，接下去開始輸入內(nèi)部訂單打算金額。畫面如下：欄位名稱欄位講明資料范例版本必選項。SAP系統(tǒng)設定中，在一個操縱范圍下所有打算只有在0版本中才會與實際（包括打算價格計算在內(nèi)）進行比較，其他打

7、算版本僅是供參考依據(jù)用，不作其他用途。因此對震旦中國而言，另外已事先設定了打算版本號Q1、Q2、Q3分不對應為：震旦中國第一次打算修正版、震旦中國第二次打算修正版、震旦中國第三次打算修正版。以便當正在使用之0版本打算修改前能夠復制到另外版本中作備份。0如畫面輸入相關信息后，按鈕進入下一個畫面。在相應欄位內(nèi)輸入打算金額后，按鈕進入下一個畫面?，F(xiàn)在能夠看到，系統(tǒng)自動將打算金額20萬平均分攤至每個月。按鈕保存。打算維護完畢后，接下去開始輸入內(nèi)部訂單之預算金額。畫面如下：輸入內(nèi)部訂單編碼100000067后，按鈕進入下一個畫面。分不在總體欄位和2001年欄位內(nèi)輸入預算金額20萬后，按鈕保存。至此，大型

8、電視廣告內(nèi)部訂單已創(chuàng)建完成。例2：創(chuàng)建資本化支出電腦型號為DELL PIII 900之內(nèi)部訂單，價值為1萬元。操作步驟如下：由于創(chuàng)建的是資本化支出內(nèi)部訂單，故選擇訂單類型CA01，按鍵或鈕進入下一個畫面。欄位名稱欄位講明資料范例訂單指內(nèi)部訂單編號，由系統(tǒng)自動給定系統(tǒng)內(nèi)定簡要講明必輸項，指該專項費用或資本化支出的要緊內(nèi)容。注意：資本化支出之內(nèi)部訂單必須輸入設備型號及設備數(shù)量，如此方便相關單位能夠檢核諸如采購申請內(nèi)容是否保持一致。電腦DELL PIII 900 一臺公司代碼必選項，指該筆專項費用或資本化支出在哪個公司下發(fā)生的。本例為公司總部發(fā)生F001業(yè)務范圍必選項，指該筆專項費用或資本化支出在董

9、事會依舊家具事業(yè)部發(fā)生。就家具公司而言，只有家具事業(yè)部才會進行預算操縱，本例選10021002對象分類必選項。由于該欄位對家具公司不適用，故采系統(tǒng)缺省值。系統(tǒng)缺省值輸入上述相關信息后，按鈕保存，進入下一畫面。保存后，系統(tǒng)自動在左下角顯示訂單編號100000068信息，現(xiàn)在將該編號填列在“內(nèi)部訂單維護申請表”上，以告知相關單位。上述內(nèi)部訂單編號創(chuàng)建后，接下去開始輸入內(nèi)部訂單打算金額。畫面如下：欄位名稱欄位講明資料范例版本必選項。SAP系統(tǒng)設定中，在一個操縱范圍下所有打算只有在0版本中才會與實際（包括打算價格計算在內(nèi)）進行比較，其他打算版本僅是供參考依據(jù)用，不作其他用途。因此對震旦中國而言，另外已事先設定了打算版本號Q1、Q2、Q3分不對應為：震旦中國第一次打算修正版、震旦中國第二次打算修正版、震旦中國第三次打算修正版。以便當正在使用之0版本打算修改前能夠復制到另外版本中作備份。0由于本例屬固定資產(chǎn)-辦公設備，故在成本要素欄位中輸入1601030000。輸入后，按鈕進入下一個畫面。在相應欄位內(nèi)不要輸打算金額（因為輸入后系統(tǒng)自動會將該金額平均分攤至每月），直接按鈕進入下一個畫