【公文寫作】信息工程大學機關公文處理辦法

1、信息工程大學機關公文辦理規(guī)定第一章總則第一條為使我校機關公文辦理科學化、制度化、規(guī)范化，依據(jù)上司規(guī)定，聯(lián)合學校實質，擬定本規(guī)定。第二條機關公文，是學校黨政機關實行領導、辦理公務的擁有特定效勞和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、目標、政策，指導、部署和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流狀況的工具。第三條公文辦理應該堅持腳踏實地原則，依照行文機關要乞降公文辦理規(guī)定進行，做到正確、及時、安全、保密。第四條黨委辦公室、校長辦公室是學校黨政機關公文辦理工作的管理機構，負責對學校黨政各級機關、部門公文辦理工作進行業(yè)務指導。各單位負責人應有專人分管此項工作。第五條黨委辦公室、校長辦公室裝備秘書人員詳盡負

2、責公文辦理工作。秘書人員應擁有較高的政治和業(yè)務素質，有敬業(yè)奉獻精神，作風慎重，遵紀守紀，恪盡責責。第六條各級黨政機關要弘揚親近聯(lián)系民眾、實事求是、認真負責的工作作風，戰(zhàn)勝官僚主義、形式主義和文牘主義，努力搞好公文辦理工作。各級黨政機關要提升辦公自動化水平，改進辦公手段，加速公文運行，提升工作效率。-1-第二章公文辦理的主要內容第七條公文辦理是包含公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔等在內的一系列連接有序的工作，其主要內容是：（一）公文的擬制、校核和簽批；（二）公文的核發(fā)、印制和用??；（三）公文的簽收、登記、發(fā)散和傳達；（四）公文的擬辦、請辦、承辦和催辦；（五）公文的傳閱；（六）公文的利用、管理、清

3、退和銷毀；（七）公文的立卷和歸檔。第三章公文的種類第八條機關公文種類主要有：（一）決議用于經會議談論經過的重要決議事項；（二）決定用于對重要事項作出決議的安排；（三）建議用于對重要問題提出見解和辦理方法；（四）通知用于公布黨政法規(guī)、任免干部、傳達上司機關的指示、轉發(fā)上司機關和無隸屬關系機關的公文、批轉下級機關的公文、公布要求下級機關辦理和相關單位共同執(zhí)行或周知的事項；（五）通知用于表彰先進、責備錯誤、傳達重要精神、交流重要狀況；（六）公報用于公開公布重要決定也許重要事件；-2-（七）報告用于向上司機關報告工作、反響狀況、提出建議，答復上司機關的咨詢；（八）請示用于向上司機關請示指示、贊同；（九

4、）批復用于答復下級機關的請示；（十）規(guī)定用于對特定范圍內的工作和事務擬定擁有拘束力的行為規(guī)范；（十一）函用于機關之間商洽工作、咨詢和答復問題，向無隸屬關系的相關主管部門央求贊同等；（十二）會議紀要用于記錄會議主要精神和議定事項。第四章公文格式第九條機關公文一般由版頭、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、主題辭、抄送機關、印制版記、頁碼等構成。（一）版頭中共南京信息工程大學委員會文件版頭和南京信息工程大學文件版頭合用于校黨委、行政職責范圍內重要事項的決定和通知。黨政各部門以黨委、行政的名義在全校范圍內傳達、貫徹黨政的相關目標、政策，向下級相關部門部署工作，轉發(fā)上司

5、機關的公文，公布本部門職權范圍內的事項，通知重要事項，向上司機關報告、請示工作，也可用此公文版頭，但編相關部門發(fā)文字號，加蓋黨委或行政印章。（二）發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度-3-和發(fā)文次序號構成，注明于版頭下方居中也許左下方，3號仿宋體，發(fā)文年度用六角括號擴起，如“黨發(fā),2006?1號”。聯(lián)合行文，一般只注明主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文次序號不標虛號；黨委、行政發(fā)文由黨委辦公室、校長辦公室一致編號，部門發(fā)文各自編號。各級機關簡稱及發(fā)文字號見附件。（三）標題一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種構成，位于橫隔線下方，主送機關之上，2號中宋體或黑體居中。除印發(fā)規(guī)章性文件外，標題一

6、般不加書名號，也不用其余標點符號。（四）主送機關主要受理公文的機關。主送機關名稱應該用全稱也許規(guī)范化簡稱，標題下空1行，左邊頂格用3號仿宋體字表記，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。（五）正文公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題也許主送機關的下1行，每自然段左空2字，回行頂格，3號仿宋體，文中若有小標題可用3號黑體字。公文中引用公文應該先引標題，后引起文字號。日期應該寫詳盡的年、月、日,不要把“20年”簡寫成“年”。公文中的數(shù)字除作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、成語等一定使用漢字外，其余數(shù)字應使用阿拉伯數(shù)碼。公文結構層次序數(shù)一般挨次用漢字、漢字加括號、阿拉伯數(shù)字、阿拉伯數(shù)

7、字加括號,如第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。-4-（六）附件公文附件，應該置于主件以后，與主件裝訂在一起，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字表記“附件”，后標全角冒號和名稱。有兩個以上附件時，應用阿拉伯數(shù)碼注明次序并將次序號分別注明于各附件首頁的左上方。被批轉的下級機關公文和被轉發(fā)的上司、同級機關公文，不屬本機關公文的附件，不需在正文以后、發(fā)文機關署名以前注明，在批轉、轉發(fā)“通知”以后另頁排印即可。（七）發(fā)文機關署名機關單獨發(fā)文不署名，只在日期上加蓋公章，聯(lián)合行文應分別署名。署名應該用全稱也許規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方，3號仿宋體。（八）成文日期

8、一般署會議經過也許領導人簽發(fā)的日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期；特別狀況署印發(fā)日期。成文日期應該用漢字注明年、月、日，位于發(fā)文機關署名下方，3號仿宋體，如“二六年五月一日”。（九）印章除會議紀要外，公文應該加蓋發(fā)文機關印章。單獨發(fā)文用印地點居成文日期中間偏上，以上不壓正文、下略壓成文日期為宜。用印要正直、清楚。當公文排版后所?？瞻滋幉豢梢匀菹掠≌碌攸c時，應采納調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采納表記“此頁無正文”的方法解決。（十）主題辭按上司機關的要乞降公文主題辭表注明，位于抄送機關上方，“主題辭”用3號黑體字，居左頂格表記，后標全角冒號；詞目用3號宋體

9、字；詞目之間空字。（十一）抄送機關指除主送機關外的其余需要見告的-5-公文內容的上司、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱注明于印制版記上方。（十二）印制版記由公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期等構成，位于公文末頁下端。印制版記左右各空1字注明。（十三）頁碼從文件首頁始標頁碼，用四號阿拉伯數(shù)字，在頁腳居中或外側注明，可在數(shù)字前后加短橫隔線，如“-1-”。文件附件另編頁碼。依據(jù)需要，有的公文還應包含份號、密級、緊迫程度、簽發(fā)人、印發(fā)傳達范圍等內容。（十四）份號公文印刷份數(shù)的次序號，標有密級的公文應注明份號。如需表記公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格表記于公文首頁左上角第1行。（十五）密級公文的奧密等級，分絕密、

10、機密、奧密三級，絕密為最高等級。如需表記奧密等級，用3號黑體字，頂格表記在首頁右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時表記奧密等級和保密限期，用3號黑體字，頂格表記在首頁右上角第1行，奧密等級和保密限期之間用“”分開。（十六）緊迫程度對公文送到和辦理的時間要求。緊急公文應該依據(jù)緊迫程度分別注明“特急”、“急件”。此中電報應該分別注明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊迫公文的緊迫程度用3號黑體字注明在文件首頁右上角第1行；如需同時注明奧密等級、緊迫程度，應先標緊迫程度后標奧密等級。確立公文的緊迫程度應腳踏實地，防范隨意性。-6-（十七）簽發(fā)人上報的公文需表記簽發(fā)人姓名，平行擺列于發(fā)文字號右

11、邊。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字表記簽發(fā)人姓名。（十八）印發(fā)傳達范圍加括號注明于成文日期左下方。第十條公文的漢字從左到右橫排。公文用紙一般采納國際標準A4型（長297mm，寬210mm），左邊裝訂。第五章行文規(guī)則第十一條行文應該確有需要，側重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長或短的公文要短。第十二條公文的行文關系，依據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確立。（一）中共南京信息工程大學委員會、南京信息工程大學可以向上司黨政組織和下級黨政組織行文。（二）黨委辦公室、校長辦公室依據(jù)學校黨委和行政受權，可以向黨總支（直屬黨支部）

12、和二級單位、部門行文。黨委和行政其余部門在各自職責范圍內可以向黨總支（分黨委、直屬黨支部）和二級單位行文通知狀況、安排專項工作，但不得公布指示性公文。（三）中共南京信息工程大學紀律檢查委員會可以依據(jù)隸屬關系向上司或下級紀委行文。（四）南京信息工程大學工會委員會，可以依據(jù)隸屬關-7-系向上司或下級工會組織行文。（五）共青團南京信息工程大學委員會，可以依據(jù)隸屬關系向上司或下級共青團組織行文。（六）校黨委和校行政各業(yè)務部門之間一般不得相互行文,各單位一般不得越級行文。（七）同級黨委、行政部門必需時可以聯(lián)合行文。（八）不相隸屬機關之間一般用函行文。第十三條向上司機關請示問題，應該一文一事，不該該在非請

13、示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其余部門業(yè)務范圍時，應該經過協(xié)商并獲得一致建議后上報；經過協(xié)商未能獲得一致建議時，應該在請示中寫明。除特別狀況外，請示應該奉上司機關的辦公室按規(guī)定程序辦理，不該直接送領導者個人。校黨委、行政各部門未經校黨委、行政的贊同或受權，不得超出校黨委、行政向上司主管部門請示重要問題。第十四條對不吻合行文規(guī)則的上報公文，可退回下級呈送機關。第六章發(fā)文辦理第十五條發(fā)文辦理分為公文的草擬、校核、簽發(fā)、復核、登記、印刷、用印、發(fā)散等程序。（一）以校黨委和行政名義發(fā)文（或經黨委和校長受權的黨辦、校辦發(fā)文）流程：主辦單位擬稿并抄寫發(fā)文稿紙本部門領導核稿(相關-8-部門領導會簽)送黨

14、辦、校辦校核轉相關校領導簽發(fā)黨辦、校辦編號打印（擬辦人員校正）蓋印、發(fā)文存檔發(fā)散。（二）黨委或行政各部門發(fā)文（包含紀委、團委、工會發(fā)文）流程：主辦單位擬稿并抄寫發(fā)文稿紙本部門領導校核（相關部門領導會簽）本部門領導簽發(fā)本部門編號打?。〝M辦人員校正）蓋印、發(fā)文存檔發(fā)散。第十六條草擬公文應該做到：（一）吻合黨的路線、目標、政策和國家法律、法規(guī)及上司機關的指示精神，完好、正確地表現(xiàn)發(fā)文機關的企圖，并同現(xiàn)行相關公文相連接；（二）全面、正確地反響客觀實質狀況，提出的政策、措施的確可行；（三）看法明確，條理清楚，內容充分，結構慎重，表述正確；（四）直截了當，文字精練，用語正確，篇幅簡短，文風正直；（五）人名

15、、地名、時間、數(shù)字、引文正確。公文中漢字和標點符號的用法吻合國家公布的標準方案，計量單位和數(shù)字用法吻合國家主管部門的規(guī)定；（六）杜絕形式主義和繁瑣哲學。第十七條草擬重要公文應該由單位主要負責人親身著手或親身主持、指導，要進行檢查研究和充分論證，并征采相關部門建議。-9-第十八條以校黨委、行政名義發(fā)的公文文稿經主辦單位領導審查以后送黨委、行政領導審批以前，一律先交黨委辦公室、校長辦公室進行校核，以后由黨委辦公室、校長辦公室一致呈黨委、行政領導審簽。第十九條公文校核的基本任務是協(xié)助校黨委、行政領導保證公文的質量。公文校核的內容是：（一）能否確需行文；（二）報批程序能否吻合規(guī)定；（三）內容能否吻合黨

16、的路線、目標、政策和國家的法律、法規(guī)及上司的指示精神，能否完好、正確地表現(xiàn)發(fā)文機關的企圖，并同現(xiàn)行相關公文相連接；（四）涉及相關部門業(yè)務的事項能否經過協(xié)調并獲得一致建議；（五）所提措施和方法能否的確可行；（六）人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達范圍、主題辭能否正確合適，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式能否吻合相關規(guī)定。文稿如需作較大更正，應該與原草擬部門協(xié)商或請其修改。第二十條已經校領導審批過的文稿，在印發(fā)以前應再作校核。校核的內容同第十九條第（六）款。經校核如需作涉及內容的實質性更正，須報原審批領導復審。第二十一條校黨委、行政發(fā)文須經校黨委、行政主

17、管-10-領導簽發(fā)。重要的和向上司機關的行文一律由黨委主要領導簽發(fā)。部門發(fā)文一般由部門負責人審批簽發(fā)。重要的部門行文應由主管該部門的校黨委、行政領導簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經全部聯(lián)署機關的負責人會簽。重要的聯(lián)合行文應由主管主發(fā)單位的校黨委、行政領導簽發(fā)。第二十二條領導人簽發(fā)公文，應該明確簽訂建議，并簽訂姓名和時間。簽發(fā)稿應該打印或抄寫清楚、整齊。領導人簽發(fā)公文應用黑色或藍黑色墨水，一般不用圓珠筆，不可以使用鉛筆。第二十三條發(fā)文機關辦公室在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進行復核，確立發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。第二十四條發(fā)文登記須由專人辦理，包含填寫發(fā)文字號、記錄簽發(fā)人、按經領導鑒定

18、的印發(fā)范圍和存檔要求確立公文印發(fā)份數(shù)等。第二十五條公文的印刷應該做到正確、及時、規(guī)范、安全、保密。奧密公文應該由專人負責進行印制。第七章收文辦理第二十六條收文辦理分為公文的簽收、登記、擬辦、請辦、發(fā)散、傳閱、承辦和催辦等程序。第二十七條屬黨委和書記收文的，由黨委辦公室一致辦理；屬行政和校長收文的，由校長辦公室一致辦理；屬各-11-部門和各單位收文的，由各自負責辦理。第二十八條簽收收到相關公文并以署名或蓋印的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應該逐件盤點，如發(fā)現(xiàn)問題，應該及時向發(fā)文機關盤問，并采納相應的辦理措施。急件應該注明簽收的詳盡時間。第二十九條登記公文辦理過程中就公文的特色和辦理狀況進行記錄。登

19、記將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數(shù)、收發(fā)日期及辦理狀況逐項填寫清楚。第三十條擬辦辦公室對要辦理的公文提出辦理意見。第三十一條請辦辦公室依據(jù)受權也許相關規(guī)定將需要辦理的公文注請主管領導人指示或主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應該指明主辦部門。第三十二條發(fā)散辦公室依據(jù)相關規(guī)定也許領導人批改將公文分送相關領導人和部門。第三十三條傳閱辦公室依據(jù)領導批改或受權，依照必定的程序將公文送相關領導人閱知也許批改。辦理公文傳閱應該隨時掌握公文的去向，防范漏傳、誤傳和延遲。第三十四條承辦主管部門對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應該直接答復呈文機關；凡涉及其余部門業(yè)務范圍的事項，承辦部門應該主動與相關部門協(xié)商辦理；凡須報請黨委或行政審批的事項，承辦部門應該提出辦理建議并代擬文稿，一并請黨委或行政審批。-12-第三十