技術(shù)檔案資料管理規(guī)定

1、技術(shù)檔案資料管理規(guī)定第一章總那么第一條 為實(shí)現(xiàn)廣西XX水泥有限責(zé)任公司（以下簡稱公司） 技術(shù)檔案資料的規(guī)范化管理，更好地發(fā)揮其在工程建設(shè)、生產(chǎn)使用、 存檔管理中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法，國檔發(fā)19984 號(hào)文件基本建設(shè)工程檔案資料管理暫行規(guī)定及XX集團(tuán)技術(shù)檔案 管理暫行方法，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。第二條技術(shù)檔案資料管理要做到：符合規(guī)范、準(zhǔn)備充分、 責(zé)任到人；準(zhǔn)確、完整、平安、利用四到位。第三條檔案室負(fù)責(zé)全公司工程技術(shù)檔案、資料的統(tǒng)籌管理, 由公司分管設(shè)備的領(lǐng)導(dǎo)分管，由辦公室進(jìn)行日常管理，并接受集團(tuán)工 程部技術(shù)檔案室的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第二章檔案資料的歸檔第四條 根據(jù)中華人民共和

2、國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T503282001“建 設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范”的要求，公司技術(shù)檔案歸檔范圍為如下內(nèi) 容：（一）基建類歸檔范圍：1、依據(jù)性材料 建設(shè)工程立項(xiàng)的有關(guān)報(bào)告、批復(fù)； 工程建議書、可行性研究報(bào)告、批復(fù)；建設(shè)工程選址意見書；（4）建設(shè)用地規(guī)劃許可證； 批準(zhǔn)征用土地證明書；（6）征地紅線圖；環(huán)保審批表；建筑抗震審核意見書；（9）建筑設(shè)計(jì)防火審核意見書；建設(shè)工程規(guī)劃許可證；（11）本公司關(guān)于基本建設(shè)的重要的會(huì)議記要等文件材料。2、基礎(chǔ)性、設(shè)計(jì)性材料初步設(shè)計(jì)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)；工程地質(zhì)勘察報(bào)告。3、工程施工材料施工許可證、開工報(bào)告；（2）施工合同、協(xié)議書； 施工圖紙及圖紙會(huì)審記錄；（4）設(shè)計(jì)變更通知

3、單、工程聯(lián)系單；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；（6）單項(xiàng)工程質(zhì)量綜合評(píng)定材料。4、工程竣工驗(yàn)收材料工程竣工驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告； 環(huán)保驗(yàn)收證明、消防驗(yàn)收證明、勞動(dòng)平安衛(wèi)生驗(yàn)收證明；工程竣工驗(yàn)收證明書。5、竣工圖（二）設(shè)備類歸檔范圍：1、依據(jù)性材料設(shè)備購置報(bào)告、批復(fù)； 設(shè)備訂貨材料（設(shè)備采購招標(biāo)材料、設(shè)備訂貨合同、基礎(chǔ)圖、 總裝配圖、主要技術(shù)參數(shù)等）； 設(shè)備到貨資料（裝箱清單、安裝說明書、維護(hù)使用說明書、 安裝圖紙、設(shè)備制造圖紙、產(chǎn)品合格證等）；（4）設(shè)備安裝資料（安裝招標(biāo)文件、安裝合同等）。2、安裝施工資料安裝工程聯(lián)系單；設(shè)計(jì)變更單；調(diào)試記錄及檢測(cè)報(bào)告等。3、安裝竣工驗(yàn)收材料工程安裝竣工驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告； 工程安裝竣

4、工驗(yàn)收證明書；安裝工程決算書。(安裝竣工資料及竣工圖由施工單位編制，交集團(tuán)技術(shù)檔案室)4、設(shè)備儀器修、配、改設(shè)備儀器修配改報(bào)告、批復(fù)；修、配、改施工圖紙；修、配、改施工記錄；(4)修、配、改工程驗(yàn)收記錄。5、竣工圖第五條歸檔的要求1、歸檔的技術(shù)資料必須完整，內(nèi)容必須真實(shí)，要準(zhǔn)確反映工程 建設(shè)的歷史過程；2、歸檔的技術(shù)資料必須是原件，材料的文字、圖面必須清晰， 不得用圓珠筆、鉛筆及紅墨水書寫；3、歸檔的技術(shù)資料一般一式二份；復(fù)印件一般只作檔案參考， 但補(bǔ)蓋原始印章或有領(lǐng)導(dǎo)簽字手跡的可視為原件；第六條歸檔的手續(xù)1、資料移交歸檔時(shí)，必須填寫“技術(shù)資料移交清單” 一式二 份，連同歸檔資料交公司檔案室。

5、2、檔案室在接收檔案時(shí)，必須逐項(xiàng)逐份檢查清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后 予以接收，交付人、接收人必須在“技術(shù)資料移交清單”上簽字， 交接雙方各執(zhí)一份。第七條歸檔的責(zé)任1、凡工程技術(shù)資料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不及時(shí)歸檔和發(fā) 生問題的，由資料交付單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；2、建設(shè)工程設(shè)備開箱必須通知工程處，由工程處人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收 隨機(jī)文件資料，并辦理隨機(jī)文件資料歸檔手續(xù)，對(duì)資料移交不及時(shí)、不完整的，要追究經(jīng)辦人的工作責(zé)任。第三章檔案的分類第八條檔案分類大綱1、類目設(shè)置。按工程性質(zhì)和用途從整體到局部，分層次進(jìn)行類 目設(shè)置。本公司技術(shù)檔案分為：基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類。每個(gè)一級(jí) 類目再視檔案形成的內(nèi)容下設(shè)二級(jí)、三級(jí)類目。2、分

6、類方法：基本建設(shè)類按工程性質(zhì)一一生產(chǎn)性設(shè)施、非生產(chǎn) 性設(shè)施分類；設(shè)備儀器類按設(shè)備種類一-主機(jī)設(shè)備、輔機(jī)設(shè)備分類。檔案分類表一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目F基本建 設(shè)類1、綜合類1、依據(jù)性材料；2、基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)性材料；3、總圖工程；2、生產(chǎn)性設(shè)施（按工藝順序、單項(xiàng)工程順序排列）3、非生產(chǎn)性設(shè)施1、辦公樓；。 立A 一4、其他G設(shè)備儀 器類1、綜合類1、依據(jù)性材料；2、主機(jī)設(shè)備（按工藝順序、按主機(jī)名稱排列。先1口工上二人型 、3、輔機(jī)設(shè)備（按工藝順序、按輔機(jī)名稱排列。先4rl工上UN空 、4、其他第九條檔案的編號(hào)1、由分類代號(hào)、案卷順序號(hào)和間隔號(hào)三局部組成。2、分類標(biāo)識(shí)：一級(jí)類目代號(hào)：F基本建設(shè)類 G設(shè)備

7、儀器類。 二級(jí)及二級(jí)以下類目用阿拉伯?dāng)?shù)字順序排列。3、編號(hào)方法：采用四段編號(hào)法。即第一段為一級(jí)類目代號(hào)，第 二段為二級(jí)類目代號(hào)，第三段為三級(jí)類目代號(hào)，第四段為案卷順序號(hào)分類號(hào)與案卷順序號(hào)之間用破折號(hào)隔開。4、編號(hào)模式：案卷順序號(hào)破折號(hào)三級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)第四章檔案的保管與保護(hù)第十條公司檔案室應(yīng)按照國家檔案局制定的技術(shù)檔案保管 期限的規(guī)定，對(duì)所接受的技術(shù)檔案準(zhǔn)確地劃定保管期限；并按照檔案 庫房管理的“八防”（防火、防盜、防潮、防霉、防蟲鼠、防塵、防 光、防有害氣體）要求，對(duì)歸檔的資料進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范的保護(hù)，編制 檔案目錄索引，實(shí)行微機(jī)管理，提高查全率、查準(zhǔn)率和利用率。第五章檔案的查

8、、借閱與復(fù)制第H-一條檔案的查、借閱1、查借閱人員范圍：本公司所屬單位的工程技術(shù)人員、專業(yè)管 理人員，均可到資料室按規(guī)定的查閱范圍和指定的閱覽地點(diǎn)查閱技術(shù) 資料，閱后立即歸還。2、技術(shù)資料的查、借閱范圍：不涉及保密性質(zhì)的技術(shù)資料均可 提供查、借閱；孤本原件資料一律不予外借，但可復(fù)制后出借。3、資料借閱審批制度：資料室收存的工程建設(shè)資料一般不外借，本公司技術(shù)人員確因 工作需要借出使用的，必須持工程處長簽字的借閱申請(qǐng)單，辦理借閱 手續(xù)方可借閱。職員在調(diào)離本公司、離退休或調(diào)離原工作崗位前，必須將本人 借用或持有的技術(shù)資料全部退還資料室。未經(jīng)資料室驗(yàn)收簽字，公司 人事部門不予辦理調(diào)離（動(dòng)）或退休手續(xù)。

9、外單位人員原那么上不得查、借閱本公司的技術(shù)資料，確因工作 需要必須要查、借閱時(shí)，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重要的資料要經(jīng)公 司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱。任何部門或個(gè)人 不得私自對(duì)外提供技術(shù)檔案資料。4、資料查、借閱要求資料查、借閱者要注意保護(hù)、保管好資料，不得在所查、借 閱資料上涂抹、撕頁、勾劃、圈點(diǎn)、修改或作其他標(biāo)記。不得將所借資料私自轉(zhuǎn)借他人。借閱的資料要限期歸還，一般最長借期為一個(gè)月，到期仍需 要繼續(xù)使用的必須辦理續(xù)借手續(xù)。孤本一律不得外借，但可復(fù)制后出借。第十二條檔案的復(fù)制1、復(fù)制范圍：技改設(shè)計(jì)中需套用的圖紙可予復(fù)制；孤本圖紙、資料可予復(fù)制備查；設(shè)備檢修時(shí)現(xiàn)場(chǎng)易被污損的圖

10、紙可予復(fù)制；領(lǐng)導(dǎo)決策需要的資料可復(fù)制。2、屬保密性質(zhì)的技術(shù)檔案、資料不予復(fù)制。3、審批程序凡屬上述復(fù)制范圍的檔案，確因工作需要的，必須填寫復(fù)制申 請(qǐng)單，標(biāo)明復(fù)制的資料名稱、份數(shù)（一般每次不超過一份）、經(jīng)辦人、 二級(jí)單位負(fù)責(zé)人，經(jīng)資料室審批后方可復(fù)制。重要技術(shù)資料或復(fù)制數(shù) 量較大的，須辦公室主任同意并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后復(fù)制。本公司的技術(shù)檔案原那么上不對(duì)外單位提供復(fù)制，確實(shí)需要提 供復(fù)制的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案室審核后予以復(fù)制，并收取本錢 費(fèi)用。第六章檔案的鑒定與銷毀第十三條定期組織檔案鑒定。公司檔案室原那么上每年一次組 織有關(guān)專業(yè)委員會(huì)、有關(guān)專業(yè)人員等組成的鑒定小組，對(duì)擬銷毀的檔 案、資料進(jìn)行專業(yè)鑒定，填寫“技術(shù)資料檔案鑒定表”，提出鑒定意 見，編制“銷毀清冊(cè)”，參加鑒定的人員在“銷毀清冊(cè)”上簽名，鑒定 的結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十四條經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意銷毀的檔案，由檔案室派專人與鑒 定小組指定的監(jiān)督人員共同執(zhí)行銷毀，確認(rèn)銷毀之后，參加銷毀的人 員在“銷毀清冊(cè)”上簽名以示負(fù)責(zé)。第十五條 “技術(shù)資料檔案鑒定表”、“銷毀清冊(cè)”由檔案室存 檔備查。第十六條未經(jīng)鑒定的技術(shù)資料，