公司文件檔案管理制度參考模板范本

1、2.4 公司文件檔案管理制度一、目的為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。二、范圍公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。三、內容（一）公司下列主要安全生產和職業(yè)衛(wèi)生資料應進行檔案管理：主要安全生產和職業(yè)衛(wèi)生文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄；安全生產和職業(yè)衛(wèi)生會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。（二）公司各部門

2、負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。（三）歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。（四）歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。（五）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。（六）歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。（七）歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。（八）歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。（九）非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。（十）外文（或少數(shù)民族文

3、字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。（十一）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。（十二）歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）（十三）歸檔時間：1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。2、凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后

4、即時登記，安裝調試后歸檔。4、工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。7、榮譽檔案由資材部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。13、公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

5、（十四）檔案查（借）閱制度檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據(jù)檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)董事長批準后方可借閱，

6、只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)董事長同意審核后方能帶出。5、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。（十五）檔案的保密制度1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案室，檔案室門窗及箱柜應及時關鎖。3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。6、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。7、定期對保密檔案保管情況進行檢

7、查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（十六）檔案室管理制度1、檔案存入檢查：（1）檔案出入檔案室要清點、登記。（2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。2、檔案室管理：（1）檔案室未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。（2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。（3）檔案室門窗須安裝窗簾，檔案室內采用白熾燈且照度不超過100lx。（4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。（5）檔案室嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。（6）檔案室須與資材部、閱檔室分開，并要做

8、到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。（7）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。（8）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。（十七）檔案鑒定、銷毀制度1、根據(jù)檔案法中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報董事長審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。（十八）檔案工作人員崗位職責1、認真學習貫徹執(zhí)行檔案法和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。2、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。3、積極做好檔案的服務