會議管理（第三版）第四章會間服務(wù)工作

1、會議管理（第三版）目錄CONTENT010302第1章會議概述第2章會議策劃第3章會前準(zhǔn)備工作04第4章會間服務(wù)工作050706第5章會后工作與管理第6章會議主持人的管理技巧第7章會議文書處理0809第8章企事業(yè)單位常見會議第9章商務(wù)活動1011第10章開放參觀與商務(wù)旅行第11章商務(wù)會議與會展第4 章CHAPTER FOUR會間服務(wù)工作【學(xué)習(xí)目標(biāo)】在學(xué)習(xí)完本章之后，你應(yīng)該能夠：了解會間服務(wù)的工作內(nèi)容及重要性；明確多種會間服務(wù)的方法、多種會議記錄的方法以及安排會間文化活動的方法；熟知會間服務(wù)的多種技巧及常用的會議記錄方法，能完成基本的會議記錄；掌握基本的會議主持方法及技巧，能根據(jù)議程獨立主持會議

2、。今天華豐集團公司將要舉行“HF新產(chǎn)品新聞發(fā)布會”,公司的總經(jīng)理秘書莫莉穿著得體的職業(yè)套裝正站在會議大廳的門口，微笑地迎接著各處的來賓。在大廳一側(cè)設(shè)有一張簽到桌，上面擺著簽到表和筆。發(fā)布會雖然時間未到，但已陸續(xù)有不少來賓到會，負(fù)責(zé)簽到工作并發(fā)放紀(jì)念品的秘書有點應(yīng)接不暇。看到此情景，莫秘書皺皺眉頭，正要打電話去多調(diào)度一個人手來簽到處幫忙，手機鈴卻響起來了。來電的是今天大會特邀的重要嘉賓、主管本市經(jīng)濟工作的副市長的秘書小王。小王告訴莫秘書，副市長和他已在來的路上，可是市長的專車在半路突然出了故障，司機現(xiàn)正在檢修，也許會因此遲到。莫秘書看看時間，按計劃半小時之后儀式就要正式開始了，莫秘書立刻決定，讓

3、公司正前往接電臺記者的商務(wù)車立刻改道前去接副市長一行，原定接電臺記者的秘書則立刻轉(zhuǎn)打出租車前去電臺接人。剛剛調(diào)整好用車接人的問題，會場的工作人員又跑來反映出現(xiàn)了新情況，由于原來對來賓人數(shù)估算不足，會議準(zhǔn)備的禮品和宣傳品發(fā)完了，有些已到的來賓未拿到禮品和宣傳資料，而還有一些受邀的來賓還在來的路上，怎么辦？莫秘書迅速指派其中一人到簽到處落實已到會人數(shù)，并統(tǒng)計出尚未到會的來賓數(shù)。落實人數(shù)后，又調(diào)度后勤組派人兵分兩路，一路立刻前去訂購新禮品，一路則去加印宣傳材料，確保來賓在離會前能拿到禮品和宣傳資料。工作快速處理完畢，抬頭一望，接副市長的商務(wù)車已經(jīng)開到公司大門口了。莫秘書趕緊致電總經(jīng)理，告知市長專車已

4、到，請下來迎接。同時，自己面帶著微笑迎出大門口去【引例】點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本接站是會議活動接待工作的第一個環(huán)節(jié)。對于奔赴異地開會的與會者而言，由于人生地不熟，要找到會議地點往往很不容易。因此，會議工作人員應(yīng)盡可能安排專人、專車接站，讓與會者能輕松、順利到達會場參加會議，這也利于保證會議的按時召開。接站技巧4.1點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1）接站工作要素（1）掌握需接站人員的人數(shù)、身份、職務(wù)、級別、年齡、性別等情況。（2）確定需接待人員所乘的交通工具，是飛機、火車、汽車，還是輪船？弄清楚航班號、抵達日期和具體時間，提早安排接待人員和車輛，以保證準(zhǔn)

5、確無誤、安全及時地做好接站工作。（3）在接站現(xiàn)場樹起醒目的標(biāo)志，以便讓與會者辨識。（4）當(dāng)與會者抵達后，接站人員要主動上前詢問，握手致意，并介紹其他接站人員的姓名、身份、職位等。（5）出站時主動幫助對方提行李，并為對方引路。（6）乘車返回時，須有主人陪車。接站技巧4.1點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2）接站工作要求及服務(wù)技巧（1）提前到達，做好迎接準(zhǔn)備工作，這能讓對方感覺到自己被重視和受尊敬。（2）對來賓禮貌熱情，細致周到，凡事替對方考慮，可幫助減少對方對陌生環(huán)境的不適感。（3）一般采用對等接待或高規(guī)格接待，即根據(jù)對方來人的職務(wù)（級別），安排我方同等職務(wù)或級別的人員前往接站，

6、以示尊重；如因特殊原因不得以采取了低規(guī)格接待，則應(yīng)向?qū)Ψ浇忉屨f明情況，贏得對方的諒解，避免造成誤會。（4）用語禮貌恭敬，態(tài)度親切自然，如初次見面使用尊稱問候“您好”“您一路辛苦了”；也可以使用對方的職務(wù)稱謂，如“張總經(jīng)理，歡迎您”“黃部長，歡迎您的到來”等。（5）接站現(xiàn)場要對雙方人員作簡單的相互介紹。接站技巧4.1點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本報到與簽到4.24.2.1報到報到是指與會者在到達會議所在地時辦理的登記注冊手續(xù)。報到工作的內(nèi)容主要包括以下六項：123設(shè)置報到處和路標(biāo)查驗有效證件登記與會人員的個人信息4接收和發(fā)放材料5預(yù)收費用6安排住宿點擊添加文本點擊添加文本點擊添

7、加文本點擊添加文本報到與簽到4.24.2.2簽到與會人員正式進入會場要做的第一件事就是簽到，會議簽到是會場工作的重要項目。按照不斷完善的會議制度的要求，正式的會議要求實際到會人數(shù)達到應(yīng)到會人數(shù)的2/3才能召開，否則會議產(chǎn)生的一切結(jié)論和決策都無效。會場簽到就是為了能及時、準(zhǔn)確掌握到會人數(shù)，如實反映會議實際缺席情況，以便確定會議能否按時召開。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本報到與簽到4.24.2.2簽到1）會議簽到工作的要求0102020203認(rèn)真準(zhǔn)備及時統(tǒng)計有序組織點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本報到與簽到4.24.2.2簽到2）常見的簽到的方法簿式簽到01STE

8、P卡片簽到02STEP會議工作人員代為簽到03STEP電子簽到04STEP點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會間服務(wù)工作中的重要一環(huán)是會場的服務(wù)。會場服務(wù)質(zhì)量的好壞會直接作用到每一位與會代表的身上，會直接影響到會議的每一個具體流程，最終影響到整個會議的進程和會議的質(zhì)量。因此，會務(wù)組要高度重視會場服務(wù)工作，要協(xié)同主持人、會場服務(wù)員、保安等工作人員共同搞好會場服務(wù)。會場服務(wù)工作4.3點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會場服務(wù)具體的工作內(nèi)容一般包括：會場服務(wù)工作4.30102030405060708引導(dǎo)座位、維持會場秩序。保持會議上下的溝通。操作與維護會議設(shè)備。會場的清潔

9、衛(wèi)生工作。會間茶水點心等的供應(yīng)工作。保持會場內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)。會場保衛(wèi)工作。做好會議值班、電話接聽工作。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.1會議記錄及其作用1）會議記錄的定義會議記錄是在會議過程中，由記錄人員把會議的基本情況、大會報告、代表發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來形成的重要會議材料，是反映會議客觀進程的原始而真實的信息記載。會議記錄不但能在會后更好地傳達會議精神，使會議的各項決議能在今后的工作中得到充分貫徹和執(zhí)行，而且能給以后檢查執(zhí)行情況提供根據(jù)，所以做好會議記錄是一項非常重要和必要的會間工作。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.

10、1會議記錄及其作用2）會議記錄的作用會議記錄作為一項非常重要和必要的會間工作，有以下幾項重要作用：（1）會議記錄是研究和總結(jié)會議的重要依據(jù)。（2）會議記錄經(jīng)整理可作為向下級傳達的文件，也可以作為向上級匯報的原始材料。（3）會議記錄可作為編寫會議紀(jì)要和會議簡報的基礎(chǔ)材料和重要的參考佐證資料。（4）會議記錄是重要的檔案資料，在編史修志、查證組織沿革、考核使用干部以及落實政策、核實歷史事實等方面，可起到無法替代的憑證作用。（5）一些法定性會議，會議記錄經(jīng)發(fā)言者和會議領(lǐng)導(dǎo)人確認(rèn)簽字后，具有法律效力。（6）圖片類、音頻類的會議記錄，可適當(dāng)用于報刊報道和影視制作。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添

11、加文本會議記錄4.44.4.2會議記錄的分類會議記錄具有原始性和憑據(jù)性的特點。會議記錄根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可分為不同的種類。030102按記錄的手段分，有手工記錄和機器記錄兩種。按會議記錄的載體分，有書面記錄、音頻記錄和視頻記錄三種。按會議記錄的詳略分，有詳細記錄和摘要記錄兩種。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.3會議記錄的要求及注意事項1）會議記錄的要求會議記錄的要求可以概括為：項目、過程要完整；內(nèi)容要真實、準(zhǔn)確；語言表達要清楚、簡潔；格式、名稱要規(guī)范；筆記要快速。另外，會議記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的形式（使用A4型紙記錄），便于日后立卷歸檔。點擊添加文本點擊添加文本點

12、擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.3會議記錄的要求及注意事項2）會議記錄的注意事項做好會議記錄應(yīng)注意以下事項：（1）記錄的項目要完整，也就是說要完整記錄會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人、主持人、記錄人等組織情況，還有會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成的會議內(nèi)容。（2）記錄的內(nèi)容要客觀、準(zhǔn)確、真實、完整。（3）及時整理會議記錄。（4）會議記錄一般不公開發(fā)表，如需發(fā)表，必須征得上級領(lǐng)導(dǎo)同意以及發(fā)言者本人審閱、同意方可進行。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.4會議記錄的基本格式會議記錄的格式一般包括三個部分：010

13、203OptionsOptionsOptionsA第一部分基本情況。B第二部分會議內(nèi)容和會場情況。C第三部分結(jié)尾。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.4會議記錄的基本格式例文1：專用性會議記錄格式，見表4-2。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.5會議記錄的記錄方法1）會議記錄的常用方法采用正確的記錄方法，才能保證會議記錄的質(zhì)量。一般記錄會議的方法有：020301Text摘要性記錄詳細記錄“速記法”點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.5會議記錄的記錄方法2）整理會議文字記錄的技巧：當(dāng)會后我們進

14、行會議文字記錄的補充、整理時，以下的技巧會有助于提高我們整理的速度和整理的質(zhì)量。01熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強分析和理解能力。0203善于對發(fā)言人講話中的不足之處進行補正。加強平時的寫作訓(xùn)練，提高表達能力和寫作水平。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議記錄4.44.4.5會議記錄的記錄方法點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本在一般情況下，會期短（一天以內(nèi)）的會議不需要安排娛樂節(jié)目；若會議內(nèi)容較多，會期較長，通常需要安排一些會間文化娛樂活動，給與會者作為必要的會間休息和調(diào)節(jié)。會議期間適度安排一些有益身心健康的會間活動，如觀看文藝演出，組織舞會或文藝晚會，

15、組織簡單的拓展訓(xùn)練，安排參觀、考察、游覽等，這不但可以活躍會議期間的氣氛、豐富會議期間的生活，同時還可以讓與會者有更多接觸、交流的機會，促使大家更和諧融洽地相處，增進相互間的了解和友誼。這些活動雖沒有直接作用于會議本身，但它對提高會議效率、促成會議結(jié)果可是功勞不小呢！會間文化娛樂活動的安排4.5點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1）會間活動的作用會間活動有三項主要的積極作用：會間文化娛樂活動的安排4.5會間活動能調(diào)節(jié)會議的氣氛，能使與會者在一個輕松的環(huán)境下變得思維活躍、誠實主動、激情創(chuàng)新，這有助于改善會議的效果、提高會議的效率。01會間活動能讓與會者感受到“團隊的精神”，能增加與

16、會者之間不同層面的溝通和交流。02會間活動可以舒緩緊張的精神壓力，有助于與會者以更好的狀態(tài)迎接下一階段的會議。03點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2）組織會間活動的原則會間文化娛樂活動的安排4.5（1）健康輕松原則（2）安全至上原則（3）組織有序原則（4）自愿參與原則（5）從簡節(jié)約原則點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本3）會間娛樂活動的種類和形式（1）會間娛樂活動的種類。會間娛樂活動形式多樣，根據(jù)會間活動的主題內(nèi)容可以劃分為兩大類：一類是帶有教育性質(zhì)的娛樂活動；一類是較為單純的娛樂性活動。通常安排的會間活動，以帶教育性的娛樂活動為主，如配合會議主題組織的參觀，到相

17、關(guān)單位或部門進行交流訪問，又或者安排觀看專題節(jié)目或影片等。會間文化娛樂活動的安排4.5點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本3）會間娛樂活動的種類和形式（2）常見的五種會間活動形式。會間文化娛樂活動的安排4.5一是二是三是四是五是組織觀看文藝表演活動組織單位參觀活動組織外出考察組織戶外游覽活動組織戶內(nèi)自娛自樂活動點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本4）組織會間活動的注意事項組織會間活動必須注意以下事項：會間文化娛樂活動的安排4.5ABC適當(dāng)照顧與會者的興趣和要求。根據(jù)與會者的興趣確定會間活動的形式，如文藝演出、參觀游覽、舞會、體育比賽等。尊重與會者的宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣。會

18、議策劃人員在審查節(jié)目和影片的內(nèi)容時要格外留心，以避免因政治內(nèi)容或宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣等問題而引起與會者的不快?；顒幽荏w現(xiàn)地方風(fēng)俗或特色，如組織國際性會議的會間活動，最好挑選一些能夠體現(xiàn)民族特色和傳統(tǒng)文化的節(jié)目；而雙邊會議的文藝活動安排，則應(yīng)適當(dāng)安排一些客方國家的民族傳統(tǒng)節(jié)目，以體現(xiàn)主辦方對客方的尊重和友好。D如果組織戶外活動，那么一定要準(zhǔn)備足夠的資金和實用物品，如數(shù)碼相機、對講機、團隊標(biāo)志、衛(wèi)生急救藥品等，以備緊急情況之需。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本不是所有的會議都需要安排食宿，那些會期較長的、又有較多外地代表參加的會議，一般都應(yīng)該盡量安排解決與會者的食、宿問題。作為會議的組織者，一定要弄明白這個道理：為與會者提供統(tǒng)一的食宿安排，表面上看似乎是增添了自己的會議接待任務(wù)，但看深一層，其實自己和與會者一樣都是受惠人，大家都因此減少不少麻煩呢！ 看看下面的案例，你就會明白。會間食、宿工作4.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本【案例分析4-4】20