工貿(mào)實業(yè)發(fā)展有限公司檔案管理制度

1、工貿(mào)實業(yè)發(fā)展有限公司檔案管理制度第一節(jié)集團公司檔案管理規(guī)定為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學(xué)管理，有效地保護和利用檔案，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。一、公司的檔案范圍1、行政文書檔案1.1包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會議文件；工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊、勞動工資檔案、人事檔案等，以上檔案由各相關(guān)部門專人存檔保管。2、集團檔案分管辦法2.1包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標類定額類文件，由財務(wù)部專人存檔保管；2.2企業(yè)管理方面的各種市場信息，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等，由客服部專人存檔保管；2.3固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，由行管部專

2、人存檔保管。3、集團技術(shù)檔案3.1包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等，由技術(shù)部專人存檔保管。4、公司會計檔案4.1包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案等，由賬務(wù)部專人存檔保管。5、公司業(yè)務(wù)檔案5.1包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)、定單合同等，由客服部專人存檔保管。6、企業(yè)聲像檔案6.1包括照片、錄音、錄像檔案等，由行管部專人保存保管。二、立卷歸檔制度1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦理完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各相關(guān)檔案室負責(zé)人保存。2、歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵

3、件等）、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。3、歸檔時間3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔；3.2按年形成的文件，第二年上半年歸檔；3.3凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔；3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔；3.5工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。4、歸檔要求4.1材料完整齊全；4.2系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理；4.3立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散；4.4在進行卷內(nèi)文件排列時，

4、要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。三、檔案管理工作1、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。2、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。3、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。四、檔案利用工作1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，借閱單中要寫明查閱的對象，目的，理由依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱

5、方式、數(shù)量、期限。2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供文獻索引資料。3、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好公司檔案統(tǒng)計工作。第二節(jié)客戶檔案管理制度一、目的客戶關(guān)系管理是銷售管理的重要內(nèi)容，而對客戶檔案的管理又是客戶關(guān)系管理的重要基礎(chǔ)。建立完善的客戶檔案系統(tǒng)和客戶檔案管理規(guī)程，實現(xiàn)對公司客戶狀況的全面了解，及時取得客戶經(jīng)營動態(tài)的信息資料，有利于公司正確制定銷售策略，加強對市場營銷的控制，提高銷售工作效率。二、職責(zé)1、各子公司的項目經(jīng)理負責(zé)客戶檔案信息的收集。2、客服部文秘負責(zé)客戶檔案信息的歸檔、整理和管理。3、各子公司總經(jīng)理、客服部部長負責(zé)對檔案收集工作的督促核查。三、客戶檔案管

6、理的對象1、公司所有的客戶都是客戶檔案管理的對象，即與企業(yè)相關(guān)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶。2、針對每個銷售人員來講，每個有過交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶都要納入客戶檔案信息采集的對象。四、客戶檔案管理內(nèi)容1、客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項：1.1客戶基礎(chǔ)資料：主要包括客戶的名稱、地址、電話；相關(guān)負責(zé)人姓名、職務(wù)、地址、辦電、手機、家庭電話、生日、個人性格、嗜好、家庭情況、學(xué)歷、年齡、能力等方面；1.2客戶特征：主要包括企業(yè)性質(zhì)、發(fā)展方向、服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿?、?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點、資產(chǎn)狀況等；1

7、.3業(yè)務(wù)狀況：主要包括目前及以往與集團各子公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度，與本公司交往時間，與其他競爭公司的關(guān)系，以及主要經(jīng)營的項目與經(jīng)營規(guī)模等；1.4交易活動現(xiàn)狀：主要包括與客戶交往中存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等；1.5客戶工況信息：主要包括機組情況、設(shè)備信息、介質(zhì)參數(shù)及特性、設(shè)備參數(shù)、現(xiàn)有設(shè)備情況及現(xiàn)使用產(chǎn)品情況等?？蛻魴n案收集辦法1、依據(jù)銷售人員出差日志所記錄的拜訪客戶信息，以及商務(wù)費用報銷明細表（見附表23）中進行的商務(wù)活動記錄，凡與公司發(fā)生過業(yè)務(wù)關(guān)系或進行過商務(wù)活動的人員，一律納入公司客戶檔案管理范圍。2、客服文秘至少每周收集

8、整理一次客戶檔案。3、訂單審批流程中涉及的所有相關(guān)人員的信息，對公司是非常重要的，必須及時采集，并不斷豐富完善。因客戶職位的調(diào)整或變更，在銷售達成過程中所起作用發(fā)生變化的，銷售人員應(yīng)及時向客服文秘說明，客服文秘應(yīng)做好記錄?？蛻魴n案管理過程中的注意事項在日常的銷售工作中，銷售人員應(yīng)按照采集表內(nèi)容及時采集和提供客戶方面的各種信息資料，盡量采集到全面信息，每次出差返回公司后及時將采集到的客戶信息交至客服文秘處。銷售人員在采集信息時，如遇特別重要的信息，以及時間緊迫的重要商機等，應(yīng)當以最快的速度，向主管領(lǐng)導(dǎo)做出報告，以便采取緊急應(yīng)對措施。客服文秘在接到銷售人員采集到的客戶信息后，應(yīng)及時整理、錄入客戶關(guān)系管理數(shù)據(jù)庫，并做好分類管理和資料的分析利用，為公司掌握客戶情況，制定、調(diào)整營銷政策提供可靠的依據(jù)?？头拿匾皶r對電子客戶檔案內(nèi)容進行更新，以保證客戶信息的有效性、真實性和完整性?？蛻魴n案資料的紙質(zhì)文檔經(jīng)客服文秘歸檔整理后交客服部存檔。根據(jù)客戶檔案記錄情況，每逢節(jié)日，客服文秘應(yīng)為客戶發(fā)送祝福短信，發(fā)送內(nèi)容應(yīng)經(jīng)行管部長或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，做好客戶關(guān)懷工作?？蛻糍Y料收集不完整，缺失較多，造成工作被動且無合理理由，集團財務(wù)有權(quán)暫緩發(fā)放考核獎金或部分提成，比例按缺失部分的多少核定，待資料完備后將余款補齊?？蛻魴n案資料的使用和管理必須嚴格執(zhí)行公司的保密制度。電