辦事處財務(wù)管理規(guī)章制度匯編

1、辦事處財務(wù)治理制度目 錄.辦事處備用金及費用支出相關(guān)規(guī)定及流程辦事處物流控管辦事處倉庫現(xiàn)場治理、單據(jù)治理.辦事處客戶數(shù)據(jù)治理 辦事處增值稅發(fā)票開具治理規(guī)定.辦事處數(shù)據(jù)治理崗位職責及操作細則辦事處備用金治理及費用支出相關(guān)規(guī)定及流程備用金治理：用于辦事處日常開支，如差旅費、話費、快遞費、水電費等，其他費用按預算專門申請，?？顚Ｓ谩Ｒ笕缦旅吭?號，將當月費用預算清單傳到公司，經(jīng)營銷、財務(wù)負責人批準后兩天給予安排。2、備用金額度1萬元，各項支出均應(yīng)有相應(yīng)合法票據(jù)。3、備用金不同意挪用和個人借支，專門情況單獨審批。 4、非預算范圍內(nèi)的緊急支出，需要事先提出申請，經(jīng)總公司營銷、財務(wù)負責人批準并增加預算，

2、單獨支付。5、專項費用的開支，經(jīng)辦事處申請，公司營銷、財務(wù)負責人同意后可由總公司直接銀行匯給對方。6、所有費用必須依照相關(guān)報銷制度進行審核后方可報銷及記帳，在申請下次備用金或?qū)ｍ椯M用時,報銷單據(jù)及辦事處備用金收付存明細表傳給公司及審核，以便公司對辦事處財務(wù)其統(tǒng)籌。、 費用支出的相關(guān)規(guī)定及流程：1、采購業(yè)務(wù)因市場銷售需要而發(fā)生 的采購業(yè)務(wù)的（月費用預算清單中未涉及），必須寫明采購事由報總公司營銷、財務(wù)批準并備案后方可采購。2、修理費用，除自然損耗發(fā)生的修理費除外，其他發(fā)生的修理費用相關(guān)責任人必須承擔50% 。3、促銷費用：發(fā)生前需要就促銷活動提交總公司營銷、財務(wù)詳細的活動預算。4、辦事處出租車費

3、用：每年9月至次年元月份每月同意辦事處總經(jīng)理報銷800元/月、其他月份限額400元/月。5、 市內(nèi)公交：要求購辦公交IC卡，憑購卡發(fā)票報銷。不適用IC卡線路憑票報銷。6、 運費的核銷：長途運費報銷時要求運費單上注明收貨箱數(shù)、數(shù)量、隨貨單號；市內(nèi)運費報銷時，要求出庫單上注明運費單號、金額、目的地，如發(fā)生短途運輸費用則短途金額在運輸單上注明。7、 招待標準：參照公司費用報銷制度及預先申請，如有超出，須向公司營銷負責人、辦事處總經(jīng)理同意后方可支出。8、 公關(guān)費用：發(fā)生需要提早向公司總經(jīng)理申請，在得到書面批復后，方可發(fā)生9、 商場付現(xiàn)費用：要求辦事處提出申請，由公司匯入辦事處帳號，專門情況或付費較小可

4、向總公司申請，批準后由辦事處在備用金中列支。商場費用要有費用發(fā)票或收據(jù)，收據(jù)必須加蓋商場財務(wù)專用章。商場如出具辦公用品等與付款名目不相符的發(fā)票，發(fā)票上必須注明用途。10、導購工資治理：A、必須到人力資源部辦理相關(guān)手續(xù)；B、要求辦理公司指定的銀行卡，由公司統(tǒng)一發(fā)放（商超有專門規(guī)定的除外）。C、辦事處明要提供明確的、經(jīng)公司同意的差不多工資、提成比例、提成基數(shù)、加班工資的計算方法給財務(wù)。D、臨時促銷人員的工資發(fā)放以臨時促銷活動申請審批后作為工資發(fā)入的依據(jù)，并同時提供臨時促銷人員的工資簽收單。11、商場裝修費用支出：應(yīng)有相應(yīng)的合同，公司依照裝修合同和驗收單進行支付。12、費用單據(jù)處理與傳遞辦事處參照費

5、用報銷規(guī)定，按公司要求進行費用的分類、歸集、粘貼。要求如下：1、合法發(fā)票、收據(jù)類票據(jù)分開2、車費、住宿費填報差旅費報銷單，除此之外的單據(jù)填報付款憑證。3、票據(jù)要求連續(xù)編號、記帳。4、票據(jù)由各業(yè)務(wù)員自己按公司要求整理、粘貼，會計審核，辦事處經(jīng)理簽字確認方可報銷。5、報銷金額達到備用金金額50%時，及時寄回公司分管辦事處會計主管處。13辦事處總經(jīng)理及區(qū)域經(jīng)理出差費用： 出差除車費外， 區(qū)域經(jīng)理出差每天按100元，辦事處總經(jīng)理出差每天按160元二、辦事處物流控管： 物資流轉(zhuǎn)要做到：嚴格、準確、安全、迅捷，每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須無一遺漏，物資進出倉庫必須憑有效的單據(jù)，做到“貨到有單，貨走單隨”。要求如下：

6、 、 產(chǎn)品治理 1、 訂貨規(guī)定： 依照市場需求向公司申請發(fā)貨，發(fā)貨單經(jīng)營銷負責人簽字確認后送倉庫進行配貨。訂貨單傳真件留存財務(wù)應(yīng)收款會計。2、 收貨規(guī)定：辦事處收到公司物資后，要依照隨貨單在一天內(nèi)驗收入庫，并向公司電話或書面確認收貨數(shù)量。依照雙方確認的數(shù)據(jù)開具入庫單并據(jù)此入帳。3、 銷售發(fā)貨、退貨、調(diào)貨規(guī)定： 自營商場發(fā)貨，貨到商場，必須由收貨人簽收，或索取對方收貨憑證，雙方確認無誤后方可入帳。 下線發(fā)貨：執(zhí)行款到發(fā)貨原則，不同意賒銷。發(fā)貨時附隨貨聯(lián)，貨到后要客戶后12小時內(nèi)進行確認（業(yè)務(wù)主管負責催要）。商場、下線客戶退貨：退貨時要求客戶附清單，公司在收貨后12小時清點完成，并及時就退貨數(shù)量與

7、客戶確認，以實際收貨數(shù)為入帳依據(jù)。調(diào)貨：客戶要求調(diào)換貨前必須通過公司營銷部同意，調(diào)換時必須按要求開具退貨單、發(fā)貨單。、外購樣品、辦公用品、促銷品治理：辦公用品：按公司批準限額進行集中統(tǒng)一購買，歸倉庫保管，入庫時開據(jù)入庫單，登記辦公用品臺帳，領(lǐng)用時填寫領(lǐng)用單，需要以舊換新的要舊換新（如：筆、手套、剪刀等）。促銷用品：按公司批準的申請單進行購買，先入庫，后領(lǐng)用?；顒油戤呂从猛甏黉N品退回倉庫，同時就促銷進行分析，核實促銷用品發(fā)放的合理性。樣 品：與公司營銷部溝通后進行樣品采購，寄回公司并按規(guī)定辦理入庫手續(xù)后,憑相關(guān)正式發(fā)票在備用金中報銷。辦事處倉庫現(xiàn)場治理、單據(jù)治理： (一):倉庫治理要求如下：保持

8、倉庫的清潔衛(wèi)生，對庫存物資進行妥善保管，保證物料堆放整齊， 不混雜、分組織、尺碼、顏色擺放，要求物資數(shù)量標識向外，便于核查，同時要求放置計量物資的收發(fā)卡。發(fā)貨時，要按次序發(fā)貨，不同意在箱體打洞，或不開箱從中抽拿。同時要保證發(fā)貨時物資包裝的完好，不同意人為導致包裝破損。要求客戶提早下單，以便倉庫能夠及時有序配貨。倉庫使用的出入庫單必須由總公司統(tǒng)一訂制。倉庫要按公司規(guī)定登記臺帳，編制報表，依照物資的收發(fā)情況及時開具出入庫單，并做到當日事當日畢，第二天10點前完成前日報表的編制與報送。對出入庫產(chǎn)品進行數(shù)量、質(zhì)量的核查。每月進行一次月底盤存工作，核查帳實是否相符，發(fā)覺問題及時向辦事處經(jīng)理及公司進行書面

9、匯報，查明緣故后方可接著運行。7倉庫做好防火、防盜治理，并由辦事處經(jīng)理做好物資保險工作。(二):出庫單據(jù)治理要求如下：1、送貨上門的業(yè)務(wù)： 倉庫出庫時要開據(jù)五聯(lián)出庫單，由倉庫員、發(fā)貨員對物資數(shù)量簽字確認后，一聯(lián)倉庫留存，二聯(lián)隨貨（一聯(lián)給客戶，一聯(lián)由客戶簽字后帶回記帳備查），二聯(lián)寄回公司（一聯(lián)財務(wù)記帳，一聯(lián)營銷記帳）。2、貨運發(fā)貨的業(yè)務(wù)：A、商超要求取得客戶回單B、下線客戶收到貨后12小時內(nèi)給予確認，將隨貨單簽字確認回傳辦事處（業(yè)務(wù)主管負責催要），做為記帳依據(jù)。（三）：其他要求：辦事處票據(jù)填開、建帳的具體要求見“倉管員操作細則”相關(guān)內(nèi)容?？蛻魯?shù)據(jù)治理 進銷存情況治理：每月辦事處要取得商超、下線的

10、進銷存數(shù)據(jù)上報公司。公司制作統(tǒng)一的終端銷售清單登記表：由終端導購按銷售實時填寫，辦事處在每周六前要取得所有商超一周銷售日報和小票，并上報公司，在周末時把小票寄回公司，公司按小票和終端銷售清單登記表進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和導購提成計算。商超建立導購交接班盤存制度：同時每月按帳期對商超庫存進行盤點。出現(xiàn)盤虧情況時，由責任人承擔損失，如無法落實責任人，由導購與業(yè)務(wù)經(jīng)理承擔損失。團購物資：要事先通知公司團購數(shù)量金額，現(xiàn)款現(xiàn)貨。價格按公司 規(guī)定團價格發(fā)貨。要求建立客戶檔案：將代理商所在的省市、企業(yè)名稱、辦公地址、傳真電話、法人代表身份證明等相關(guān)信息，直營商場的名稱、聯(lián)系人、職務(wù)、電話等整理成冊一式兩份，留公司一份

11、存檔。促銷數(shù)據(jù)治理：促銷方案通過公司同意后，由倉庫按促銷申請批復預備物資，并做好出庫手續(xù)。促銷時，由會計出納進行巡查，并對貨品價格和銷售數(shù)量進行監(jiān)督。促銷結(jié)束后，由出納會計對銷售結(jié)果進行統(tǒng)計，由倉庫做好剩余產(chǎn)品入庫手續(xù)。五. 辦事處發(fā)票治理及規(guī)范流程(一) : 增值稅發(fā)票開具治理：公司辦事處現(xiàn)不具備法人資格，發(fā)票需要總公司開出，在發(fā)生業(yè)務(wù)需要開具增票時，辦事處要求提供開票單位的稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開戶許可證、法人或代理人身份證、經(jīng)銷合同。(二): 增值稅發(fā)票開具：要求提供對方客戶對帳單，以便公司審核后開票。不同意虛開、代開。(三): 發(fā)票的治理：a: 辦事處收到發(fā)票在送商超及客戶前，要進行登記，以便核查。 因為發(fā)票認證期限為90天,因此辦事處收到發(fā)票后要在第一時刻送入商超，不能耽擱結(jié)帳期，如因發(fā)票錯開,要