2022年電大答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

1、2012辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理作業(yè)1 1將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企1 文書(shū)撰寫(xiě)按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容2 文書(shū)制作復(fù)印資料。 打印文稿及表格3 文書(shū)處理 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 信函和郵件的處理。4 檔案管理 檔案管理。5 會(huì)議組織 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6 調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7 信息資料準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；收集及整理各種信息8 信訪工作替上司接洽外界人士、例如

2、記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。9 接待工作接待來(lái)訪賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪。10 協(xié)調(diào)工作以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。11 督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12 日程安排 替上司定約會(huì)并做好記錄；13 日常事務(wù) 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話；14 辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品15 其他臨時(shí) 交辦的事項(xiàng)-以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)16 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。2、公用易耗品主要包括哪些？ 辦公用易耗品主要有： （1）信封、紙張； （2）軟盤、光盤等； （3）鉛筆； （4）圓珠筆； （5）簽字筆或鋼筆； （6）修正液或修正帶；

3、 （7）印盒； （8）各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； （9）小刀； （10）日歷等； （11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 3、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？ 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。 （1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。 （2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。 （3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)

4、績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。 三者的關(guān)系為： 先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃實(shí)施檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。 文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。 4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。 5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒?/p>

5、的認(rèn)識(shí)。 (1)請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； (2).計(jì)劃方法和總結(jié)方法； (3)受意方法； (4)傳達(dá)方法； (5)進(jìn)言方法； (6)變通方法和擋駕方法； (7)分工方法與合作方法。 受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。 受意方法要注意： 善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)； 注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為

6、止，但不要打斷談話； 如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。 才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授

7、意，才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。 辦公室管理作業(yè)2 一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。 （1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息； （2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度； （3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情； （4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。 異： （1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽(tīng)。 （2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。 二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。平常做好來(lái)電目錄，對(duì)特殊的

8、人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來(lái)，以防忘記。 三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。 （1）按照收件人的姓名分揀； （2）按照郵件的重要性分揀； （3）按照收件部門的名稱分揀。 四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？如果沒(méi)有授權(quán)就不要拆看。整理好放在上司的辦公桌中間位置。如果授權(quán)可以拆看，就把重要的事情電話告知或請(qǐng)示上司，不重要的放在上司的辦公桌上。 本題的詳細(xì)答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第72頁(yè)。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說(shuō)明。 五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？ （1）上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)； （2）上司繁忙時(shí)； （3）上司即將

9、外出時(shí)； （4）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。辦公室管理作業(yè)3一、工作會(huì)議注意事項(xiàng)1、會(huì)議通知：會(huì)議通知的發(fā)放時(shí)間一般是會(huì)前一周發(fā)放，以便于參加會(huì)議的人員做工作計(jì)劃（緊急會(huì)議可以電話通知）。會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：會(huì)議標(biāo)題：標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明了，要突出會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議時(shí)間：具體開(kāi)會(huì)時(shí)間，如2009年10月30日上午9：00;會(huì)議地點(diǎn)：具體開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，如公司本部七樓會(huì)議室（如果是在外部開(kāi)會(huì)要具體詳細(xì)，最好附帶行車路線，在會(huì)議地點(diǎn)擺放指示牌）會(huì)議內(nèi)容：具體工作會(huì)議的內(nèi)容。參會(huì)人員：具體參加會(huì)議的人員。署 名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）2、會(huì)議材料的準(zhǔn)備：會(huì)議材料最好要提前一天準(zhǔn)備好

10、。3、會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置：、會(huì)議條幅：要提前一天制作好并認(rèn)真仔細(xì)檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會(huì)議的前一天下午掛好（會(huì)議在第二天上午召開(kāi)）或上午掛好（會(huì)議在當(dāng)天的下午召開(kāi)）；、音響、話筒:會(huì)議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無(wú)充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；、投影設(shè)備：會(huì)議前一天要調(diào)試好；、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識(shí)。、簽到表：一般的會(huì)議要準(zhǔn)備簽到表，要求到會(huì)的各

11、位簽到，一邊留底登記。、會(huì)議紀(jì)要：一般會(huì)以結(jié)束后有會(huì)議記錄人員撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要會(huì)議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。 日程安排計(jì)劃表的種類大致有:工作計(jì)劃表,家務(wù)計(jì)劃表,旅游計(jì)劃表,大型活動(dòng)計(jì)劃表,學(xué)習(xí)計(jì)劃表,就醫(yī)計(jì)劃表等. 各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166P.170上的例子，編寫(xiě)。 三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備一作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。 旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司

12、，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。 (2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。 如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見(jiàn)過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。 (3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問(wèn)題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。 (4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的

13、信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。 旅行用品一覽表 信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票 筆記本 地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼 日歷卡 世界各地時(shí)間表 國(guó)際電話號(hào)碼表 文件夾 商業(yè)名片 聲像材料 手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等 現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 相關(guān)檔案 旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹 日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表 護(hù)照、簽證等 鋼筆、鉛筆 回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 圖章和印泥盒 急救藥盒 (5)行李問(wèn)題。上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘人員通過(guò)航

14、空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的賠償。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開(kāi)有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂瘢@樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？幫助領(lǐng)導(dǎo)制訂總體規(guī)劃,參與目標(biāo)管理;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好中心工作,搞好調(diào)查研究,及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題,掌握新情況,總結(jié)新經(jīng)驗(yàn). 提神醒腦的服務(wù)。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)

15、地工作。 私事方面的協(xié)助。 協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 （2）純私人性請(qǐng)求時(shí)遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 財(cái)物管理。包括： （1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。 （2）支票往來(lái)的管

16、理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。 五、1.根據(jù)參加宴會(huì)的人選地點(diǎn)，定檔次2.發(fā)請(qǐng)?zhí)?.確定參加人員，訂餐4.到舉辦宴會(huì)時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核實(shí)。不能到到的人員再次邀請(qǐng)。5.到時(shí)間正式進(jìn)行。 辦公室管理作業(yè)4 一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。 合適的話題包括： （1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等； （2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等； （3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等

17、； （4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等； （5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題； （6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。 不合適的話題包括： （1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。 （2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。 （3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。 （5）夸耀自己的話題。 （6）庸俗的、色情的話題。 （7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章

18、、更正章的使用范圍如何？ 印章的使用的主要形式為： （1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： （1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。 （2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 （3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。 三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。 分送的基本原則： （1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)