房地產(chǎn)公司合同管理制度

1、房地產(chǎn)公司合同管理制度總則合同管理制度總表第一篇合同計劃管理第一章合同簽訂計劃第二章合同履行計劃第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則第二章合同簽訂流程第三章合同權(quán)限管理第四章合同編號管理第五章格式合同管理第六章合同注意事項第三篇合同履行管理第一章合同跟蹤管理第二章合同履行跟蹤第三章對外文書管理第四篇合同考評管理第一章部門合同考評第二章資產(chǎn)合同考評第三章財務(wù)合同考評第四章法務(wù)合同考評附則各類附表及附件合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險，對于企業(yè)運營的整個過程起著非常關(guān)鍵 的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險、保證合同目的實現(xiàn)（包括達到既定的成 果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項無

2、誤）的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合同考 評管理。合同計劃管理的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見工作，確保按計劃、有序地 安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。合同簽訂管理的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu) 化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完 整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟造成困難。合同履行管理的主要目的在于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成果驗收和收付款

3、 內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，收付款項無差錯，實現(xiàn)合同目的。為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺了合同跟蹤內(nèi)容審批流程，并配合該流程 要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無遺漏，通過系統(tǒng)實時反映合同的真實履 行情況。另一方面，為了確保合同履行過程中各項書面依據(jù)的規(guī)范性和有效性，公司特別針對法務(wù)類對外 文書的出臺了對外文書（法務(wù)類）管理辦法。合同考評管理的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項已生效的制度及流程，自覺把 好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實現(xiàn)。為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同履行及合同考評的流程及內(nèi)容，特制定了合同管理制度

4、總表，以供相關(guān)人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。法務(wù)部作為公司法律風(fēng)險防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門，負責(zé)與合同管理相關(guān)的所有制 度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行，并對本制度匯編享有最終解釋權(quán)。.合同管理制度總表關(guān)鍵環(huán)適用流質(zhì)量標(biāo)考評辦逾期上報計劃的，每逾期一天0.按時上報年度及月度合同簽分上報計劃不完整或錯誤的，每一項0.分部門指定人員制表一部門負責(zé)人審核一各項目經(jīng)計劃、履行計劃，并確保上報2日報月計合同計計劃的簽訂時間不合理的，每次審核一計劃交資產(chǎn)、法務(wù)、財務(wù)審查備0.計劃內(nèi)容完整、時間合理、狀分1月報年計履行狀態(tài)不真實的，每次0.分真確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項目標(biāo)執(zhí)目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)

5、容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項具體流程按求（包括 成果內(nèi)容及品質(zhì)，完O系統(tǒng)中各目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流核價批準(zhǔn)）其他具體要求由質(zhì)量部、財務(wù)部實施考）量部、財務(wù)部要求執(zhí)0.時間以及對客戶的約束要求等完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)。系統(tǒng)中自 由流招標(biāo)文件或報價信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯而被指正的報價信一程主辦部門或法務(wù)部起草招標(biāo)文報價信 息內(nèi)容確保招標(biāo)文分術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核一返0.招標(biāo)文每次足項目實際需求，文字表述發(fā)文者 按修改意見修改分批準(zhǔn)因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，萬元招標(biāo)文件批O系統(tǒng)價信不因內(nèi)容或文字表述差 錯誤合0.流，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行

6、批準(zhǔn)流程”及前一 “自每影響一天審核人逾期完成審核而影響項目進度的造成損失簽 流程）下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評標(biāo)準(zhǔn)與此相一部門負責(zé)人審核一項目總經(jīng)理審核一法主管審核一執(zhí)行董事審確保所 報客戶具備實現(xiàn)合同O客戶批準(zhǔn)流.客戶批準(zhǔn)具體流程按資產(chǎn)系統(tǒng)中的）購部要求執(zhí)的的綜合實力和信用等級分；簽訂 合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的，0.評標(biāo)辦法客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過此造成公司損失的，萬元分具體流 程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考評辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)批流中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價格不合理） 等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實施考評確保中標(biāo)單位具備實現(xiàn)合同目OA（ ”.中標(biāo)單位批5中標(biāo)單位

7、批準(zhǔn)流程系 統(tǒng)中“具體流程按資產(chǎn)的的綜合實力和信用程度。）采購部要求執(zhí)行準(zhǔn)流程（O系統(tǒng)中自由流，須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)程主辦部門或法務(wù)部起草合同一技術(shù)責(zé)任人、確保合同內(nèi)容符合評標(biāo)結(jié)果合 同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標(biāo)結(jié)果不符而被指正足項目實際需求，文字表述務(wù)責(zé)任人資產(chǎn)責(zé)任人同步審核一 返回發(fā)文者按修每次0.分.合同批準(zhǔn)合同條款符合專業(yè)法律及須關(guān)“誤意見修改O系統(tǒng)合同批準(zhǔn)流因內(nèi)容或文字表述 差錯而造成公司損失的，萬元分不因內(nèi)容或文字表述一部門負范要求標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程合同條款 存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處0.分錯而造成損失人審核一項目總經(jīng)理審核一法務(wù)主管審核一董事）具

8、體審批權(quán)限請查閱合同審批權(quán)限一覽表審確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草 要求的，每少一項求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完O系統(tǒng)中目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn).目標(biāo)執(zhí)行具體流程按質(zhì)量0.時間以及對客戶的 約束要求等準(zhǔn)流要求執(zhí)完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要.考核價格按財務(wù)部要按財務(wù)要求執(zhí)O系統(tǒng)中考核價格批準(zhǔn)準(zhǔn)流 由財務(wù)實施具體考.執(zhí)行價格系統(tǒng)中的O執(zhí)行價格批準(zhǔn)按財務(wù)部要按財務(wù)要求執(zhí)準(zhǔn)流0.價格及付款方系統(tǒng)中的（O合同 批準(zhǔn)流，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)確保合同內(nèi)容合同內(nèi)容、價格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報批合同，分批準(zhǔn)書“考核價格批準(zhǔn)書 “執(zhí)行價格批準(zhǔn)書合同內(nèi)容、價格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價格批準(zhǔn)結(jié)果不一致符合

9、目標(biāo)執(zhí)行及價格批準(zhǔn)結(jié)果.合同 批準(zhǔn)合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)每處0.主辦部門或法務(wù)部起草合同一部門負責(zé)人審核一分；合同條款存在不符合專業(yè) 法律及規(guī)范要求的，要求不因內(nèi)容或文字表述差目總經(jīng)理審核一法務(wù)主管審核一董事會審具體0.處分；合同條款因表 述存在明顯差錯而被指正的，每處而造成損失0.分；因表述的差錯而造成公司損失的萬元批權(quán)限請查閱合同審批權(quán)限 一覽表確保合同內(nèi)容滿足項目實際特殊合同批準(zhǔn)流系統(tǒng)中的（O項目經(jīng)部合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標(biāo)結(jié)果不 符而被指正求，文字表述無誤，合同條款分0.每次提交特殊合同簽訂申請表及合同文本一董事長特殊合同批準(zhǔn)流合 專業(yè)法律及規(guī)范要求分萬元準(zhǔn)特殊合同簽訂

10、申請表一法務(wù)主管審核合同文因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失 的，不因內(nèi)分。0.1合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣容或文字表述差錯而造成損失。一董事 長批準(zhǔn)合同文本.（O系統(tǒng)中的合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流部門行助理在合同簽訂完畢個工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)逾期完成整理、錄入的，每逾天 0.分在項目管理系統(tǒng)中完成合同主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏包括合同成果驗收、收 付款和與成果驗收、收付跟蹤內(nèi)容并通過蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)條0.分錄入及相對應(yīng)的事的整理及報批一部門負責(zé)人審核 一整理理系統(tǒng)真實反映合同的具體所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條0.分務(wù)部經(jīng)理審核一法務(wù)主管復(fù)核

11、一行 政助理錄入項行情況合同履未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次管理系統(tǒng)一法務(wù)主管和財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)一 部門日0.分跟蹤一系統(tǒng)自動生成的報表準(zhǔn)確反映合同履行情.合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔，發(fā)往對方的函 件按對外文書要求執(zhí)行考評辦法參見對外文書部分內(nèi).合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采 取彌補或救濟措施，確保合同目的未實現(xiàn)合同目的或因彌補救濟措施不及時而造成公司損失的，分萬元實現(xiàn)：發(fā)文TO 系統(tǒng)中廣告發(fā)布內(nèi)容批準(zhǔn)流須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告劃部經(jīng)理審核一項目總經(jīng)理審核一法務(wù)主管審核.廣告文理規(guī)定 等相關(guān)法律法分管副總審核一董事長審：主辦會計發(fā)催款通知

12、批準(zhǔn)流（O系統(tǒng)中且能達到確保文書表述無誤若適用流程 有誤或未達到前述要求的，每次0.分一財務(wù)經(jīng)理審核一項目總經(jīng)理審核一資金部審核.催款通知文書送達對方后必須文 目標(biāo)因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，對外文法務(wù)主管審核一董事長審回執(zhí)須對得有效回執(zhí) 并存檔萬元分或以特快專有權(quán)簽字人簽：發(fā)文一部門對外文書審批流系統(tǒng)中（。形式送達，須在郵件詳情單）如不涉及財 務(wù)內(nèi)容，則可跳理審核一財務(wù)審.其他文“內(nèi)件品名一欄中注明函告如同屬多個項目或不屬任一項目，一總經(jīng)理審關(guān)鍵 內(nèi)，以確保證據(jù)效一法務(wù)審核一分管領(lǐng)導(dǎo)審可跳若未落實責(zé)任人的，每次0.分；原責(zé)任人因離職、換崗在合同簽訂 及履行過程中按要求

13、落實每份合同的各責(zé)任人并根據(jù)實際情況及時調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人分0.原因需調(diào)整新責(zé)任人而未及時 調(diào)整的，每次.遵循已批準(zhǔn)的合同管理制度中的其他規(guī)定。2分及以上不等。0.1違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣.第一篇合同計劃管理第一章合同簽訂計劃一、合同簽訂計劃的目的為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按 年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。二、合同簽訂計劃上報流程需求部門于每年的12月份上報下年度合同簽訂計劃；于每月的25日前上報下月合同簽訂計劃（年度合同簽訂計劃表和月度合同簽訂計劃表詳見附表1、2）；需求部門負責(zé)人審核；子公司負責(zé)人審核；法務(wù)部及

14、資產(chǎn)采購部備案。第二章合同履行計劃一、合同履行計劃的目的為了確保合同簽訂后各項義務(wù)的正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特要求各公司、各部門 按月上報合同履行計劃，要求完整、準(zhǔn)確，符合合同約定及項目實際進度需求，以便按月有計劃 地履行。二、合同履行計劃上報流程需求部門于每月的25日前上報下月合同履行計劃（詳見附表3）；需求部門負責(zé)人審核；子公司負責(zé)人審核；法務(wù)部、財務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則一、合同簽訂的前提公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過客戶論證和公開招標(biāo)（報價）或價格批準(zhǔn)（本制度有特殊規(guī)定的除 外），確保合同簽訂的對象具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級，同時，

15、在滿足質(zhì)量及技術(shù) 要求的前提下，獲得最佳的合同價款和付款方式。二、合同簽訂過程中四大主要責(zé)任部門及其基本分工需求部門（子公司）：負責(zé)客戶資料的收集和客戶綜合實力的論證；負責(zé)標(biāo)的物相關(guān)質(zhì)量、技 術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的論證及技術(shù)標(biāo)的評定；負責(zé)招標(biāo)文件（報價信息）及合同文本的起草（如需求部門/子 公司認為有需要，則在目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容完整明確和招投標(biāo)資料、評標(biāo)結(jié)果完整明確的前提下， 可委托法務(wù)部起草招標(biāo)文件/報價書或合同文本）；需求部門對合同簽訂的整個過程及其引起的后 果承擔(dān)主要責(zé)任。資產(chǎn)管理中心：負責(zé)發(fā)布招標(biāo)（報價）信息，公開、公平、公正地組織招標(biāo)（報價）的全程活動； 負責(zé)客戶及其資料的補充及再論證；負責(zé)如實反

16、映開標(biāo)、詢標(biāo)、評標(biāo)過程中的真實情況。法務(wù)部：負責(zé)招標(biāo)文件（報價信息）及合同的法律審核；在接受需求部門（子公司）委托后， 負責(zé)招標(biāo)文件（報價信息）及合同文本的起草、報批（在需求部門/子公司所提交的目標(biāo)執(zhí)行批 準(zhǔn)書、評標(biāo)結(jié)果、招投標(biāo)資料完整明確的前提下，不得拒絕需求部門/子公司的委托）。財務(wù)部：負責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評定。三、合同簽訂過程中的各類責(zé)任人主責(zé)任人：由部門（子公司）負責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。技術(shù)責(zé)任人：由合同所涉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。其中，設(shè)計合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研 發(fā)部所派設(shè)計負責(zé)人，房產(chǎn)材料、設(shè)備采購合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項技術(shù)人員或 工程部專項技術(shù)人員；工程承

17、包合同的技術(shù)責(zé)任人為房產(chǎn)工程部所派負責(zé)人；營銷策劃類合同的技術(shù)責(zé)任人為營銷策劃部指定的本部門專業(yè)人員。若某些合同不涉及專業(yè)技術(shù) 條款的，則該類合同無需設(shè)技術(shù)責(zé)任人。財務(wù)責(zé)任人：由各部門（子公司）的主辦會計擔(dān)任。資產(chǎn)責(zé)任人：由資產(chǎn)管理中心采購工程師擔(dān)任。四、確定中標(biāo)單位的基本原則在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，最低標(biāo)中標(biāo)。五、特別說明在所有招標(biāo)或報價之前，資產(chǎn)管理中心需知會各股東，股東有權(quán)在既定的投標(biāo)/報價截止日前， 推薦符合條件的單位參加投標(biāo)/報價，需求部門（子公司）不得拒絕；同時，股東有權(quán)在招標(biāo)或報 價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。但是，流程一旦啟動，任何人（包括股東）均不得干預(yù)流 程的正常執(zhí)

18、行，如在流程執(zhí)行過程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的，則必須有明確的書 面指示，并對該項變更或終止決定所引起的后果承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、各審核責(zé)任人必須按照批準(zhǔn)的流程、權(quán)限行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)，且驗收、審核環(huán)節(jié)缺一不可。 如若違反，則違反人員按照已簽訂的“重要崗位經(jīng)濟責(zé)任書”及公司的考評制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二章合同簽訂流程一、支出類合同的招標(biāo)/報價流程目標(biāo)執(zhí)行（考核價格）批準(zhǔn)（具體按質(zhì)量部、財務(wù)部要求的流程執(zhí)行）招標(biāo)文件（報價信息）批準(zhǔn)（1）需求部門行政助理或需求部門委托法務(wù)專員起草招標(biāo)文件（或報價信息）；（2）起草人將招標(biāo)文件（或報價信息）分別提交技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進行審核：技

19、術(shù)責(zé)任人審核確認招標(biāo)文件（或報價信息）所涉質(zhì)量技術(shù)要求（包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容）是否 完整、準(zhǔn)確；財務(wù)責(zé)任人審核確認所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合理；資產(chǎn)責(zé)任人審核確認招標(biāo)文件（或報價信息）內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求，評標(biāo)辦法是否公平、公 正、合理；（3）起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的招標(biāo)文件（或報價信息）文本； 部門負責(zé)人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，招標(biāo)文件（或報價信息）能否滿足項目 需求；（5）子公司負責(zé)人審核確認招標(biāo)文件（或報價信息）能否滿足項目需求；（6）法務(wù)主管審核確認招標(biāo)文件（或報價信息）整體表述是否準(zhǔn)確、合法；（7）執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)?？蛻襞鷾?zhǔn)流程（具

20、體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行）。注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文件（報價信息）批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進行。評標(biāo)辦法批準(zhǔn)流程（具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行）。中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程（具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行）。合同批準(zhǔn)流程（1）需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評標(biāo)結(jié)果起草合同文本；（2）起草人將合同文本分別提交技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進行審核：是否完整、）服務(wù)等內(nèi)容包括驗收、（技術(shù)責(zé)任人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求.準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報價結(jié)果一致；財務(wù)責(zé)任人審核確認合同價款、付款方式是否合理且與招標(biāo)/報價結(jié)果一致，財務(wù)數(shù)據(jù)相差表 述是否準(zhǔn)確無差錯，合同所涉稅務(wù)條款是否符合國家、省、市現(xiàn)行

21、法務(wù)法規(guī)；資產(chǎn)責(zé)任人審核確認合同文本是否符合招標(biāo)/報價結(jié)果。（3）起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的合同文本；（4）部門負責(zé)人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；（5）子公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；（6）法務(wù)主管審核確認合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法；（7）董事會審核批準(zhǔn)合同文本。合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見本篇第三章內(nèi)容。簽訂合同。合同文本批準(zhǔn)后，法務(wù)部、資產(chǎn)管理中心應(yīng)與需求部門（子公司）做好相關(guān)交接工作，并由需求部 門（子公司）安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本中所有應(yīng)填 寫的內(nèi)容均已準(zhǔn)確填寫完畢，包括合同簽訂時

22、間、地點、代表簽字（我方由需求部門 負 責(zé)人代表簽署合同）、聯(lián)系方式及其他簽署頁中所有要求填寫的內(nèi)容（若合同對方為個人，則必須 寫明其身份證號碼）。合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。由需求部門（子公司）行政助理負責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。二、支出類合同的非招標(biāo)/報價類流程（即價格批準(zhǔn)流程）目標(biāo)執(zhí)行（考核價格）批準(zhǔn)（具體按行政中心質(zhì)量部要求的流程執(zhí)行）執(zhí)行價格批準(zhǔn)（具體按財務(wù)部要求的流程執(zhí)行）合同批準(zhǔn)（1）需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評標(biāo)結(jié)果起草合同文本；（2）需求部門負責(zé)人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求（包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容）是否報價結(jié) 果一致；/完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo).（

23、3）子公司總經(jīng)理審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；（4）法務(wù)主管審核確認合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法；（5）董事會審核批準(zhǔn)合同文本。合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見本篇第三章內(nèi)容。三、特殊合同批準(zhǔn)流程所謂特殊合同是指需與政府職能部門推薦客戶或公司董事會指定客戶簽訂的合同，凡各部門、子 公司需簽訂該類合同的，均可適用本流程。流程簡述：部門/項目經(jīng)理提交特殊合同簽訂申請表（詳見附表4）及合同文本一董事長批準(zhǔn)特殊合同簽 訂申請表f法務(wù)主管審核合同文本f董事長批準(zhǔn)合同文本f證章管理員核對無誤后用章f檔案 室存檔一系統(tǒng)通知財務(wù)部經(jīng)理、資金部閱知并落實合同跟蹤內(nèi)容注：特殊合同的報批權(quán)

24、限歸屬部門及子公司負責(zé)人，即“特殊合同批準(zhǔn)流程為需授權(quán)的流程， 僅部門及子公司負責(zé)人才能啟動該流程。四、銷售類合同的簽訂流程根據(jù)公司目前的業(yè)務(wù)類別，所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同（房產(chǎn)公司）、砂石銷售合同 （航運公司）和苗木銷售合同（三景園藝公司）。（一）房屋銷售合同相關(guān)流程任何項目在房屋銷售開始前，必須形成規(guī)范的格式合同文本（意向書）。格式合同（意向書）由 項目公司起草，或由項目公司提出合同內(nèi)容的基本要求，委托法務(wù)部負責(zé)起草（要求提出及文本 起草工作必須比開始銷售至少提前一至兩個月），以便各審核人有充足的審核時間。格式文本批 準(zhǔn)后必須報證章管理員處備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，

25、確認已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與 格式文本核對無誤后方可加蓋公章。合同（意向書）格式文本的審批流程銷售部指定人員或法務(wù)專員起草合同(意向書)格式文本;銷售經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(2)財務(wù)責(zé)任人審核價格及付款方式；項目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；董事長審批；證章管理員處備案。合同(意向書)的簽訂流程銷售人員根據(jù)已批準(zhǔn)的范本填寫合同文本(填寫規(guī)范詳見合同填寫規(guī)范)；銷售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準(zhǔn)的范本及其他各項批準(zhǔn)要求；財務(wù)審核價格及付款方式是否符合已批準(zhǔn)的價格及付款方式要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；如合同價 格低于公司已批準(zhǔn)的價格標(biāo)準(zhǔn)，則須提交銷售

26、價格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人審核；證章管理員核對文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對)無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如 與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核；存檔。砂石銷售合同簽訂流程砂石銷售合同必須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件24，砂石銷 售合同的格式文本由航運公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，確認已 經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。砂石銷售合同格式文本的審批流程如下：航運公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本；航運公司財務(wù)經(jīng)理審核；航運公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；執(zhí)行董

27、事審批；證章管理員處備案。砂石銷售合同的具體簽訂流程如下：銷售主責(zé)任人按格式文本制作合同文本，對于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)；銷售基價、航運公司財務(wù)經(jīng)理審核，(2)總經(jīng)理審核，合同文本、銷售基價、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的范本及標(biāo)準(zhǔn)；證章管理員核對文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對)無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如 與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核；存檔。苗木銷售合同簽訂流程苗木銷售合同原則上須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件25,苗 木銷售合同的格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與

28、需簽訂的文本核對， 確認已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。苗木銷售合同格式文本的審批流程如下：三景園藝公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本；三景園藝公司財務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述的準(zhǔn)確性及合理性；三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；執(zhí)行董事審批；證章管理員處備案。苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下：銷售主責(zé)任人按格式文本填寫合同文本，對于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；三景園藝公司財務(wù)經(jīng)理審核合同價格及付款方式能否保障公司利益，財務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益；執(zhí)行董事審批。證章管理員核對

29、文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對)無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核；存檔。五、土地出讓合同簽訂流程經(jīng)辦人提交合同文本；前期技術(shù)部經(jīng)理審核，確認土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文 件相符，是否同意合同整體內(nèi)容；財務(wù)部經(jīng)理審核，確認土地出讓金金額及付款方式是否準(zhǔn)確，且與招標(biāo)文件相符；項目總經(jīng)理審核，確認土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容；(如尚未確定項目經(jīng)理，則該步驟略)法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容是否與招標(biāo)文件相符，文字表述是否有誤；董事長審批。六、大型房屋租賃合同的簽訂流程

30、主辦部門/項目指定人員提交合同文本；技術(shù)部門負責(zé)人審核，確保合同中所涉技術(shù)條款與項目實際相符；財務(wù)部負責(zé)人審核，確保合同價格及付款方式合理、財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；項目總經(jīng)理審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求；法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確；董事長審批；蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致；存檔。七、基地房屋租賃合同的簽訂流程主辦部門指定人員起草合同文本；天地建設(shè)負責(zé)人審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求；財務(wù)部負責(zé)人審核，確保合同價格及付款方式合理、財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確；執(zhí)行董事審批；蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致；.存檔。 7.

31、第三章合同權(quán)限管理合同審批權(quán)限一覽表合同最終批準(zhǔn)權(quán)限歸屬合同類別設(shè)計類合同控股法務(wù)主管總價在控股執(zhí)行董事 總價在）含（）總價在50萬-200萬（含50 萬以內(nèi)控股 董事 長200前期類 合同策 劃類合 同工程 類合同 采購類 合同基 地房屋 租賃合 同大型 房屋租 賃合同 土地出 讓合同 顧問類 合同借 款合同 擔(dān)保合 同按揭 合作合 同大型 項目合 作合同總價在總價在總價在（50萬以內(nèi)（含）含）總價在50萬-200萬總價在總價在50萬含50萬以內(nèi)（）-200萬（含）均屬執(zhí)行董事20020均屬執(zhí)行董事均屬執(zhí)行董事均屬董事長均屬董事長均屬董事 長均屬董事長均屬董事長均屬董事長均屬董事長總價在20

32、0含萬以內(nèi)50總價在（）（-20050總價在其他合同萬萬含銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務(wù)類別可分為商品房銷售合同、砂石銷售 合同、苗木銷售合同三類，一般都采用已經(jīng)公司批準(zhǔn)的格式合同，格式合同的最終批準(zhǔn)權(quán)屬控股公司董事 長；實際簽訂銷售合同時，如采用已批準(zhǔn)的格式合同且銷售價格在公司已批準(zhǔn)的范圍內(nèi)的，則商品房銷售 合同由銷售主管和主辦會計審批；銷售類合同銷售合同和苗木銷售合同由子公司財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理（及執(zhí)行董事）審批；如實際簽訂銷售合同時，對已批 準(zhǔn)的格式合同有變更的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，司法務(wù)主管批準(zhǔn)；如實際簽訂銷售合同時，銷售價格低于 公司已批準(zhǔn)的銷售價格的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，合同須由銷售價

33、格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人批準(zhǔn)。萬以萬以萬以萬以砂須由控股公注：以上審批權(quán)限僅僅說明了合同的最終批準(zhǔn)人，在實際報批合同時，合同管理制度中規(guī)定的各專業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不 可，各部門、子公司須按OA系統(tǒng)中最新的固定流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程”的，則最終審批 權(quán)均歸屬控股公司董事長。.第四章合同編號管理一、合同編號原則合同編號共12位，編號中包含公司拼音縮寫（4位）、提交審批的年月數(shù)字（6位）、序號數(shù)字（2位）。二、合同編號方法天地房產(chǎn)為：“GYFC”*實業(yè)為：“JJSY”*材料為：“JCCL”*園藝為：“SJYY”天地建設(shè)為：“GYJS”* 為：“SSGD”*置業(yè)為：“HXZY合同編號的前

34、四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫，具體如下： 天地控股為：“GYKG” *科技為：“GGKJ” 天地航運為：“GYGY” *房產(chǎn)為：“ZYFC”合同編號的第五位至第十位編號為合同提交審批的年月。合同編號的末兩位是當(dāng)月以該公司（項目部）名義簽訂的合同的序號。例如:2002年11月，*有限公司共簽訂了 10份合同，則第三份合同的編號為：YHSY20021103。.若有新增公司，則編號方法同上45.合同簽訂前幾個環(huán)節(jié)文件（如目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書、招標(biāo) 文件、客戶批準(zhǔn)書、中標(biāo)單位批準(zhǔn)書、考核價格批準(zhǔn)書、執(zhí)行價格批準(zhǔn)書等）的編號方法與合同 編號方法相同，即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號均為同一編號。三、合

35、同編號管理合同編號由法務(wù)部統(tǒng)一管理（其中天地建設(shè)及夢想置業(yè)的編號分別由該兩個公司的行政助理統(tǒng)一 管理），各部門須使用編號的，均須至法務(wù)專員（或相應(yīng)的行政助理）處索取，法務(wù)專員（相應(yīng)的行 政助理）需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放，避免錯誤編號及重復(fù)編號。第五章格式合同管理一、格式合同定義本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定（即合同簽訂過程中所需另行填寫 的不固定內(nèi)容較少）的一種規(guī)范合同。二、格式合同審批流程格式合同由最常使用部門（子公司）起草，或由最常使用部門（子公司）上報需求，提出主要內(nèi)容及 要求，由法務(wù)專員負責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人（若不涉及技術(shù)專業(yè)性條款或具體商務(wù) 條款

36、的，則無需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財務(wù)責(zé)任人審核）、部門（子公司）負責(zé)人及法務(wù)主管審核通過后生 效，并在生效之日，將空白格式合同一份交證章管理員備案。三、現(xiàn)有格式合同公司現(xiàn)有已批準(zhǔn)使用的格式文本有：采購類合同：材料采購合同（附件10）、設(shè)備采購合同（附件11）、設(shè)備采購及安裝合同（附件 12）、鋼筋供貨合同（附件13）、水泥供貨合同（附件14）、預(yù)拌混凝土供貨合同（附件15）、鋼管 軋頭租賃合同（附件16）工程類合同：工程施工承包合同（適用于天地房產(chǎn)與天地建設(shè)內(nèi)部總包合同，附件17）、包 工包料工程承包合同（附件18）、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書（適用于天地建設(shè)與項目經(jīng)理簽訂的合 同，附件19）、清工班組工

37、程承包責(zé)任書（適用于項目部與清工班組承包人簽訂的承包責(zé)任書， 附件20）設(shè)計類合同：景觀設(shè)計合同（附件21）、內(nèi)裝修設(shè)計合同（附件22）、弱電設(shè)計及施工合同（附 件23）策劃類合同：廣告全案策劃服務(wù)合同（附件24）、展位設(shè)計制作合同（附件25）、禮品（宣傳冊 等）設(shè)計制作合同（附件26）、廣告發(fā)布承攬合同（附件27）銷售類合同：銷售代理合同（附件28）、購房意向書（附件29）、砂石銷售合同（附件30） 苗木銷售合同（附件31）租賃類合同：大型房屋租賃合同（附件32）、基地房屋租賃合同（附件33）第六章合同注意事項一、合同用章要求合同主辦部門在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必須保證合同文

38、本中所有須填寫的內(nèi) 容已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內(nèi)容，所有已具備的附件均與合同正文 一起交證章管理員蓋章（需雙方蓋章），對于經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修 改處加蓋雙方修正章或公章。證章管理員在加蓋公章之前必須核對須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合同文本是否一致，合同 文本中所有須填寫的內(nèi)容是否已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內(nèi)容，所有 附件是否均已提供，核對無誤后方可加蓋公章；對于合同文本頁數(shù)在兩頁以上的合同，除需在簽 署頁上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對于合同文本中有涂改之處的，經(jīng)相關(guān)流程批準(zhǔn)確認是 經(jīng)合同雙方認可所做的修改，則必須加蓋

39、雙方修正章（若無修正章，則可以公章代替），同時提醒 主責(zé)任人要求合同對方單位加蓋修正章（若無修正章，則可以公章代替）。二、系統(tǒng)命名規(guī)則為了規(guī)范OA系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下：命名必須完整簡要，且能體現(xiàn)整個流程的關(guān)鍵性內(nèi)容，杜絕出現(xiàn)“詞不達意”或“題不 對文”等現(xiàn)象。合同簽訂過程中相關(guān)環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確如下幾個要素：項目名稱標(biāo)的名稱發(fā)文目的以11號項目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下：招標(biāo)文件(報價書)批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題：11號項目電梯招標(biāo)文件審批;合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為：11號項目電梯供貨合同審批。第三篇合同跟蹤管理第一章合同跟蹤管理一、合同

40、跟蹤內(nèi)容審批流程為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制訂了合同跟蹤內(nèi)容審批流程。 本流程分兩個階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公 司、各項目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。1 .合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容合同簽訂后1個工作日內(nèi)，部門行政助理在部門負責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)合同跟蹤內(nèi)容表(附表 5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求 款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。部門負責(zé)人審核收付款對應(yīng)的成果驗收部門負責(zé)人在1個工作時內(nèi)

41、完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項收付款對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容 完整無遺漏。財務(wù)部經(jīng)理審核款項金額和對應(yīng)的收付款方式財務(wù)部經(jīng)理在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項款項名稱、金額、收付款方 式和收支部門準(zhǔn)確無誤。法務(wù)部主管復(fù)核法務(wù)部主管在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核，確保每項款項名稱、金額、收付款方 式及對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容與合同約定相符。合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段部門行政助理在1個工作時內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項目管理系統(tǒng)，將每項 成果驗收內(nèi)容作為一項事務(wù)錄入項目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對應(yīng)的各項成果驗收事務(wù)相關(guān) 聯(lián)，然后分別通知財務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合

42、同跟蹤內(nèi)容。財務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個工作時內(nèi)分別核對款項名稱、金額、收付款方式、收支 部門等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項收付款是否已與各項成果驗收對應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對無誤后分別點擊“審核”鍵。注：房屋銷售合同(意向書)的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實施。二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內(nèi)部查詢所用的 合同編號，若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的，仍須按本制度要求進行內(nèi)部的合同 編號并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同 的批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在今后的合同

43、跟蹤過程中查詢合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項目” 指合同所屬的項目及部門，若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門，則必須同時關(guān)聯(lián)該項目 及該部門，以便通過項目及部門均可查詢該合同。合同收付款項是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時必須遵循 以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項外，其余每筆收付款均需對應(yīng)一項或多項成果驗收 內(nèi)容（至少一項），可通過“添加成果”鍵添加對應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項收 付款內(nèi)容與成果驗收內(nèi)容對應(yīng)的目標(biāo)進行關(guān)聯(lián)，以便通過項目管理系統(tǒng)實時反映成果內(nèi)容完成情 況；收付款項的“預(yù)計日期”即預(yù)計收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護，務(wù)必使日期合理、

44、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項收付款項資金計劃的報批。如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項與合同收付款項對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容，但其對合同的履行 起到關(guān)鍵作用的，則該類義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項義務(wù)相對應(yīng)的事務(wù)；“我 方聯(lián)系人”即該項義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門（子公司）負責(zé)人指定；開始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予 以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“說明”欄中須填寫合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違 約責(zé)任。第二章合同履行跟蹤合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后，各項收付款及成果驗收的責(zé)任人及參與人員可通過項目 管理系統(tǒng)查詢自己負責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容，作為提示做好本項工作及查詢各項工作進展的輔

45、助 手段。一、質(zhì)量控制合同履行過程中，部門（子公司）負責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對方所提供的各項階段性成 果或合同履行過程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，并按各類成果驗收單的驗收內(nèi)容、流程 及權(quán)限進行驗收，確保對方所提交的最終成果滿足我方要求。同時，所有在合同履行過程中發(fā)生 的關(guān)鍵性事務(wù)（相關(guān)事項的請示、內(nèi)外文書的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗收及存檔等）均應(yīng)通 過管理系統(tǒng)在成果驗收或合同義務(wù)相對應(yīng)的事務(wù)項下進行反應(yīng)，以確保通過管理系統(tǒng)向總公司全 面反映合同的具體履行情況。合同履行過程中，若合同對方到期未履行其應(yīng)履行的義務(wù)（成果）的，則部門（子公司）負責(zé)人必 須在該項義務(wù)（成果）屆期之日啟動催

46、告程序，即向?qū)Ψ剿瓦_要求限期履行該項義務(wù)并（或）承擔(dān)相 應(yīng)違約責(zé)任的函告。合同履行過程中，我方向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒①Y料或函件必須經(jīng)對方書面確認或簽收（具體 要求見本篇第三章內(nèi)容），以確保證據(jù)效力。二、收款控制部門（子公司）負責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆收款是否到達應(yīng)收時間， 是否具備收款條件；對于已經(jīng)達到應(yīng)收時間、但由于我方義務(wù)未履行造成無法收款的，部門（子公司）負責(zé)人應(yīng)督 促該項義務(wù)的責(zé)任人及時履行相應(yīng)義務(wù)，并與對方單位做好溝通工作，情況嚴(yán)重的應(yīng)協(xié)同相關(guān)部 門共同商議處理方案；對于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的，應(yīng)及時向?qū)Ψ絾挝皇湛睢τ谙鄳?yīng)負責(zé)人應(yīng) 督促該項義務(wù)）子

47、公司（的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書面依據(jù)加以證明的，則部門.具體履行責(zé)任人在付款期限到達之前取得該項書面依據(jù)，并提交財務(wù)責(zé)任人處；財務(wù)責(zé)任人必須 于收款期限到達之前向?qū)Ψ剿瓦_付款通知單，并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求 對方在付款期限內(nèi)付款。具體要求詳見收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法。某項收款已完成或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取的，則由該項合同主辦部門的行政助理負責(zé)在一個工作日 內(nèi)點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映收款狀態(tài)。三、付款控制合同主責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆付款是否到達應(yīng)付時 間，付款條件是否具備；對于已經(jīng)達到付款時間，但對方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的

48、，參照本章第一條第2款執(zhí)行。對于不設(shè)條件的付款（即到期即須付款的，如定金、預(yù)付款等），按公司內(nèi)部付款流程審批同 意后可付款；對于設(shè)條件的付款，則必須經(jīng)成果驗收程序，確保與該項付款相應(yīng)的條件已成就后 方可付款，保證做到無成果驗收合格證明及付款批準(zhǔn)書不予付款。具體要求詳見項目預(yù)算、資金計劃與資金使用管理辦法。某項付款已完成或經(jīng)確認無須再支付的，則由該項合同主辦部門的行政助理負責(zé)在一個工作 日內(nèi)點擊該款項的“完成”或“中止鍵，以確保準(zhǔn)確反映付款狀態(tài)。四、合同履行結(jié)果評估每份合同履行完畢，公司均由兩個職能部門（質(zhì)量部、財務(wù)部）對該份合同的履行結(jié)果聯(lián)合作 出評估，其中質(zhì)量部負責(zé)評估合同約定的每項成果是否

49、均已驗收合格且達到質(zhì)量目標(biāo)要求，財務(wù) 部負責(zé)評估合同的履行結(jié)果有無給公司造成經(jīng)濟損失，由法務(wù)部統(tǒng)一負責(zé)向兩個部門征詢評估結(jié) 果，并根據(jù)該評估表內(nèi)容對主責(zé)任部門的月度及年度法務(wù)目標(biāo)作出考評。評估表格式見附表6。第三章對外文書管理本辦法所稱對外文書主要指法務(wù)類對外文書，即由公司相應(yīng)職能部門擬寫或制作的發(fā)往業(yè)務(wù)單位 （個人）或政府部門的對某項合同的履行或?qū)具\行產(chǎn)生某種法律后果或影響的文書。為了規(guī)范 該類文書的對外發(fā)放行為，防范公司法律風(fēng)險，特制定本辦法。一、法務(wù)類對外文書類型類催告型 文書確 認型文 書承諾 型文書型文書及格式要 求履行某項義務(wù) 的1. 一般采用工 作聯(lián)系函告，函格 式（附件知采

50、用付 款通知單格式適用格式及流程系統(tǒng)中付款通知適用OA該類文書主 要指在在合同約定的條件成就或某項義務(wù)即將屆”“付款通 知批準(zhǔn)流程;；付款通6）期或已經(jīng)屆期對外系統(tǒng)中“其他適 用OA為了達到以下目的而發(fā)送的文”文書審批流程明 確某項義務(wù)的具體履行書：注備（逾期）7）（附件要求限期 整改的函告2.采 用工作聯(lián)系函格 式提醒對方按約定履行某要求；告知對方已違約并要項義 務(wù)；對外文書系統(tǒng)中“，適用OA求限期整改；”審批流 程并按約終止合同；告知對方已違約等等。3.終止合同的函 告用工作聯(lián)系函 格式須有經(jīng)對方簽收的對外文書“適用OA系統(tǒng)中，采的回執(zhí)。達審批流程”該類文書指在我方向?qū)Ψ浇桓秾ν馕臅m用O

51、A系統(tǒng)中“某項成果（資產(chǎn)、資料等）成果交付確認書. 1 .其他內(nèi)容 的確認書2”審批流程求對方確認某項事項的情況下，要求對方書面 確認以示完成、對外文書系統(tǒng)中OA“適用達或認可的文 書?！睂徟鞒探?jīng)雙方或多方該類文書指我方在要求業(yè)務(wù) 單該類文書必須蓋章 確認承諾書1.位行使某項職責(zé)的情況下，對外文書OA適用系統(tǒng)中“務(wù)單 位要求，審批流程”作出承諾的文書。送達回執(zhí)為必要條 件。就對 應(yīng)的 某些 事項 該類 文書 不以該類文書在一般情況下為要約但是若其中就商品房開發(fā)邀請，規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的 說明和允諾，廣告發(fā)布OA適用系統(tǒng)中“商品房買賣合同的訂立以及房廣告型文書.廣告圖文1屋價

52、格 的確定有重大影響的，內(nèi)容審批流程”該說明和允諾即使未要約視為。載入商品房買賣合同，為合同內(nèi) 容，若有違反，擔(dān)違約責(zé)任。.的情況下送達用以證明或應(yīng)并亦應(yīng)當(dāng)應(yīng)當(dāng)承二、非法務(wù)類對外文書類型非法務(wù)類對外文書類型主要包括行政類文書（因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、 報告、承諾等、技術(shù)類文書翎、技術(shù)類文書（工程、設(shè)計等方面的純技術(shù)內(nèi)容的文書）及其他普通 文書等。三、對外文書審批流程的原則（一）因非法務(wù)類對外文書與法務(wù)類對外文書因在實際區(qū)分過程中存在一定困難，所以在實際用 章審批過程中大部分非法務(wù)類文書也歸屬法務(wù)部管轄（即須經(jīng)過法務(wù)部審核），為了便于區(qū)分，現(xiàn) 就對外文書按發(fā)文對象進行區(qū)分，可

53、分為發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書兩類，現(xiàn)就該兩類文書的審批流程原則確定如下:1 .發(fā)往政府職能部門的文書發(fā)往政府職能部門的法務(wù)類文書（指因合同關(guān)系而發(fā)生的對合同的履行結(jié)果會產(chǎn)生影響的文 書）和行政類文書（因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、報告、承諾等）須按OA流程 中的“對外文書審批流程”執(zhí)行，即必須通過法務(wù)部審核。發(fā)往政府職能部門技術(shù)文書、證照年檢申請、財務(wù)報表、人事報表（評定）或其他按政府部門固定 格式填寫的表單等非法務(wù)、行政類文書無須通過法務(wù)部審核，適用資產(chǎn)類的“用章審批流程”。2.發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書任何發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書，無論屬法務(wù)類文書還是技術(shù)類文書，均需按“

54、對外文書審批流程”或 其他兩個固定流程（廣告發(fā)布、催款通知）執(zhí)行，必須通過法務(wù)部審核。（二）適用“對外文書審批流程”須遵循的原則該流程目前已定義了以下各步：即發(fā)文f部門負責(zé)人審核f財務(wù)審核f總經(jīng)理審核f法務(wù)審核f 分管領(lǐng)導(dǎo)審核f蓋章f存檔，其中部門負責(zé)人審核、法務(wù)審核、蓋章及存檔為固定保留的環(huán)節(jié)， 財務(wù)審核、總經(jīng)理審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核環(huán)節(jié)視文書內(nèi)容可選擇是否“跳過”，凡是文書所涉內(nèi)容 涉及財務(wù)數(shù)據(jù)、收付款或稅收等方面與財務(wù)有關(guān)內(nèi)容的，則“財務(wù)審核”環(huán)節(jié)不可跳過；文書屬于某一特定項目的，則“總經(jīng)理審核”也不可跳過；如文書內(nèi)容涉及經(jīng)濟 內(nèi)容或與公司經(jīng)營相關(guān)的重大內(nèi)容的，則“分管領(lǐng)導(dǎo)審核”環(huán)節(jié)不可跳過

55、。（三）有特定固定流程文書的審批流程1 .付（催）款通知單審批流程（1）主辦會計按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據(jù)、付款金額（如有利息，須計算準(zhǔn)確 的利息）以及付款時間，要求依據(jù)、時間明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；（2）財務(wù)部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確；（3）部門（子公司）負責(zé)人審核付款依據(jù)、付款時間是否完整、明確，付款金額（利息）是否 準(zhǔn)確；（4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確；（5）法務(wù)主管審核付款通知單中的文字表述是否準(zhǔn)確、合法；（6）董事長批準(zhǔn)。2.廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程（1）策劃部負責(zé)制作或委托廣告策劃公司制作廣告圖文，并提交

56、審核；（2）策劃部負責(zé)人審核文案內(nèi)容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說明和 允諾，并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重大影響，若有該方面的內(nèi)容，須確認 是否與房屋開發(fā)的事實相符；（3）項目總經(jīng)理審核確認文案內(nèi)容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說明 和允諾，并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重大影響，若有該方面的內(nèi)容，須確 認是否與房屋開發(fā)的事實相符；（4）法務(wù)主管審核確認文案內(nèi)容是否存在引起不良法律后果的可能；（5）分管副總經(jīng)理審核；（6）董事長審批。四、對外文書發(fā)送過程中的相關(guān)注意事項.法務(wù)類對外文書在今后可能發(fā)生的訴訟中將產(chǎn)生重要的證據(jù)效

57、力，所以必須給予高1.度重視。對外文書的原件必須及時存檔（復(fù)印件在訴訟中將失去證據(jù)效力），發(fā)往對方的文書必須 有對方有權(quán)簽字人簽收的回執(zhí)（工作聯(lián)系函及催款通知單的回執(zhí)詳見附件7、8,其他文書類型的 回執(zhí)詳見附件9,或直接在需存檔的一份文書原件下簽收），若對方拒絕簽收，則可以EMS形式 送達，但須重點提出的是，必須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中寫明文書的關(guān)鍵內(nèi)容提要（文 書中涉及要求對方履行具體義務(wù)、支付相應(yīng)款的，必須在“內(nèi)件品名”中注明義務(wù)內(nèi)容、具體 金額及相應(yīng)的期限），回執(zhí)和郵件詳情單必須與文書的原件一起交檔案室存檔（無有效回執(zhí)的原件 亦會在訴訟或仲裁中失去證據(jù)效力）。2.特別說明：除上述

58、對外文書外，合同履行過程中合同各方召開的有實質(zhì)性內(nèi)容的會議對于合 同的履行起著非常重要的作用，均應(yīng)形成會議紀(jì)要，會議紀(jì)要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。會 議召開后，合同各方與會人員均須在會議記錄或經(jīng)整理后的會議紀(jì)要上簽字確認，否則該會議 記錄或紀(jì)要將失去應(yīng)有效力。.第四篇合同考評管理第一章部門合同考評部門/子公司負責(zé)人合同考評表考評對象：部門、子公司負責(zé)人考評環(huán)節(jié)按時上報年度及考評標(biāo)準(zhǔn)逾期上報計劃的，每逾期一天扣上報計劃不考評辦法0.1分；0.1分；0.1分；合同計劃合月度合同簽訂及完整或錯誤的，每一項扣并確保上報的合計劃的簽訂時間分。0.51天扣0.1評分辦法（報價分；同履行考評履行計劃，同簽

59、訂不合理的，每次扣履行狀態(tài)不真實的，每次扣逾期完信息）仍存在不符合招標(biāo)1分。2萬分;0.5內(nèi)容合同簽及履行計劃內(nèi)容成整理、錄入的，每逾期主要成果、收付款內(nèi)容及與之相元扣（報價信息0.1分；0.1分。0.1而經(jīng)訂其完整、時間合理、對應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣）的錄入與批準(zhǔn)，并通分；專業(yè)技術(shù)方面的條款出現(xiàn)差錯下步他合同簽訂狀態(tài)真實1.按過管理系統(tǒng)向總所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每除外（審核合同履行合同管理制度條扣未通過項目管理系統(tǒng)反映合同真實履行情況的，每次人指他其合要求，在項目管理扣資料必須按流程審考評標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)審核后招標(biāo)文件（報正0.1同簽訂合同 履行1 2 3 4 5 6 78 9合同

60、對 方：1簽訂時 間：蹤跟合 同編號：合同 名稱：合同對 方：2簽訂時 間：跟蹤合 同主要內(nèi) 容合同編 號：合同名 稱：合同對 方：簽訂日 期：蹤人： 跟質(zhì)量部 意見財務(wù)部意見系統(tǒng)中完成每份 （包括合同收付 款、成果內(nèi)容和與 成果驗收、合同跟 蹤內(nèi)容收付款相 對應(yīng)的事務(wù)公司 真實反映合同的 具體履行情況。合 同履行過程中的 往來函件及回執(zhí) 的原件必須及時 存檔。2.發(fā)往對 方的重要函件或 交付對方的成果、 1 .確保經(jīng)審核后 的招標(biāo)文件求，合 同內(nèi)容符合招標(biāo) 2.確保按合同管 理制度要求使用價信息）符合招標(biāo)/報價要或合同內(nèi)容不符合評標(biāo)結(jié)果而被下 步審核人指正的，每處扣報價的評標(biāo)結(jié)果。/因此造成