哈佛經(jīng)理時(shí)間管理通則

1、哈佛經(jīng)理時(shí)間管理通則辦公促效法 促效法 1將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來(lái) 最近近的辦公公自動(dòng)化化設(shè)備，大多具具備便捷捷的功能能，復(fù)印印機(jī)自動(dòng)動(dòng)送稿(ADFF)，即即為功能能之 因此，不不必再費(fèi)費(fèi)事地一一張張換換稿，一一次次按按鍵。即即使不在在一旁看看著，也也無(wú)所謂謂，可以以大大 的節(jié)省人人力與時(shí)時(shí)間。 可是，這這種精心心設(shè)計(jì)出出來(lái)的功功能，卻卻出人意意料的并并未受到到廣泛的的應(yīng)用。其原因因之一在在于原稿稿的紙張張大小不不一。例例如，在在公司內(nèi)內(nèi)部報(bào)表表文件上上經(jīng)?？煽梢园l(fā)現(xiàn)現(xiàn)，文章章是用文文書(shū)處理理機(jī)打在在A4的紙紙上，而而圖表資資料紙是是B4大小小。即使使只有一一張大小小不一，自動(dòng)送

2、送稿功能能(ADDF)的的威力，也要大大大減小小了，因因此必須須首先統(tǒng)統(tǒng)一資料料等所有有文件的的紙張大大小，不不只是復(fù)復(fù)印上，在各方方面都將將大大提提高效率率。 2單面面使用活活頁(yè)紙 從學(xué)生時(shí)時(shí)代起，我們就就偏愛(ài)以以活頁(yè)紙紙來(lái)做筆筆記。當(dāng)當(dāng)然，有有時(shí)也會(huì)會(huì)使用一一般的筆筆記本。不過(guò)，從講究究效率的的觀點(diǎn)來(lái)來(lái)說(shuō)，活活頁(yè)紙是是最佳選選擇，而而且最好好只使用用活頁(yè)紙紙的單面面。 或許，這這樣會(huì)令令人覺(jué)得得太浪費(fèi)費(fèi)，但是是以單面面使用每每一張只只記一個(gè)個(gè)項(xiàng)目，即使隨隨著思路路起伏隨隨手記下下，事后后還是能能分門(mén)別別類(lèi)自由由地調(diào)整整頁(yè)碼，使筆記記更加清清楚易讀讀。也就就是說(shuō)，必要的的時(shí)候活活頁(yè)紙可可以插

3、換換。此外外復(fù)印時(shí)時(shí)只單面面使用，可以免免去一張張張翻頁(yè)頁(yè)的麻煩煩，得以以順利的的進(jìn)行作作業(yè)。 3把書(shū)書(shū)架上大大套書(shū)籍籍書(shū)背向向下排置置 百科全書(shū)書(shū)類(lèi)的大大套書(shū)籍籍，可以以稱(chēng)之為為知識(shí)的的寶庫(kù)，平常應(yīng)應(yīng)經(jīng)常翻翻閱利用用才是。事實(shí)上上，這類(lèi)類(lèi)書(shū)籍往往往被束束之高閣閣，無(wú)人人問(wèn)津。 把大套書(shū)書(shū)籍排上上書(shū)架時(shí)時(shí)，都要要書(shū)背向向下排置置。大套套書(shū)籍所所以被人人敬而遠(yuǎn)遠(yuǎn)之的原原因之一一，在于于難以放放在普通通的書(shū)架架上。只只要向下下排置，就可以以解決這這個(gè)困擾擾。把書(shū)書(shū)背向下下排置時(shí)時(shí)，令書(shū)書(shū)底朝外外并在上上面寫(xiě)上上書(shū)名，這么一一來(lái)就可可以隨手手抽取查查閱，不不會(huì)再有有笨重、不便的的感覺(jué)了了。 4利用用

4、百科全全書(shū)的硬硬紙盒來(lái)來(lái)收藏，可收一一舉兩得得之效 把百科全全書(shū)排上上書(shū)架時(shí)時(shí)，應(yīng)該該一定先先把硬紙紙盒取下下來(lái)，讓讓它“赤裸裸裸”地排在在書(shū)架上上，其理理由是，事先取取下硬紙紙盒，需需要時(shí)，即可迅迅速的抽抽取查閱閱所需資資料。而而且取下下的硬紙紙盒另有有妙用。 百科全書(shū)書(shū)或全集集之類(lèi)的的大套書(shū)書(shū)，一套套都有數(shù)數(shù)十冊(cè)之之多，利利用這些些硬紙盒盒做“整理盒盒”，分門(mén)門(mén)別類(lèi)地地收藏明明信片、書(shū)信等等信件資資料，實(shí)實(shí)在非常常方便，盒子的的容量又又多，大大小又適適合放置置書(shū)信、明信片片，所以以，按類(lèi)類(lèi)別或用用途分別別收藏是是最理想想不過(guò)了了。以后后檢索找找尋，自自是“手到擒擒來(lái)”。 5將經(jīng)經(jīng)常使用用的

5、工作作用語(yǔ)記記號(hào)化、簡(jiǎn)略化化 在處理的的事務(wù)過(guò)過(guò)程中，只要在在訪客的的名片上上，簡(jiǎn)單單地寫(xiě)上上“人、住住、印、檔”，然后后交給秘秘書(shū)，她她就知道道該登記記客戶(hù)的的姓名、住址、復(fù)印名名片、夾夾入名片片簿存檔檔。像這這樣將經(jīng)經(jīng)濟(jì)使用用的工作作用語(yǔ)記記號(hào)化、簡(jiǎn)略化化，在交交待工作作的時(shí)候候，可以以不必在在口頭上上一一指指示或?qū)憣?xiě)字條提提醒要點(diǎn)點(diǎn)，得以以省去不不少麻煩煩。 不只是一一般的事事務(wù)工作作，連書(shū)書(shū)信中經(jīng)經(jīng)常使用用的客套套話也可可加以簡(jiǎn)簡(jiǎn)略化。例如“悉”表示“來(lái)函敬敬悉”，“祺”表示“敬祝商商祺!”等等，如此即即可大大大的提高高擬稿的的速度，很快就就可以交交給秘書(shū)書(shū)去打字字。 6將重重要的剪剪

6、貼資料料印成BB5大小小 很多人都都有剪貼貼報(bào)紙、雜志的的習(xí)慣，不過(guò)，如果以以此來(lái)整整理應(yīng)用用資料，未必是是提高效效率的方方法。 例如，把把資料貼貼在剪貼貼簿上或或收集在在信封中中，在檢檢索的階階段上，這種辦辦法相當(dāng)當(dāng)不便。 在管理理者辦公公室中，剪下的的報(bào)紙、雜志文文章一律律要復(fù)印印，而且且利用復(fù)復(fù)印機(jī)放放大縮小小的功能能，全部部統(tǒng)一成成B5大小小，這么么一來(lái)，不但日日后容易易整理，而且檢檢索工作作也會(huì)更更為輕松松愉快。 7在活活頁(yè)紙的的兩側(cè)打打孔 我們習(xí)慣慣在活頁(yè)頁(yè)紙的兩兩側(cè)打上上二十六六個(gè)孔，因?yàn)橄胂胪瑫r(shí)對(duì)對(duì)照兩種種資料時(shí)時(shí)，可隨隨意夾左左夾右，資料自自然一覽覽無(wú)遺。單面使使用法的的優(yōu)點(diǎn)

7、是是，在這這種情況況下，將將性能發(fā)發(fā)揮到極極點(diǎn)。 如果有兩兩側(cè)打孔孔的活頁(yè)頁(yè)紙，在在裝訂歸歸檔之時(shí)時(shí)，就更更加方便便，何樂(lè)樂(lè)而不為為呢? 8參考考書(shū)籍在在復(fù)印出出所需資資料后，要立刻刻歸位 書(shū)架亂七七八糟，找一本本急需要要的書(shū)都都得花上上大半天天，當(dāng)然然會(huì)導(dǎo)致致工作效效率降低低。書(shū)架架要以自自己的方方式隨時(shí)時(shí)整理得得有條不不紊，如如此工作作才能順順利的進(jìn)進(jìn)行下去去。整理理的要訣訣在于盡快快將使用用過(guò)的書(shū)書(shū)籍歸位位。 通常，工工作前所所需的資資料，在在一本書(shū)書(shū)中頂多多占兩、三頁(yè)左左右，因因此，不不管搬出出多少本本書(shū)，應(yīng)應(yīng)都應(yīng)只只把必要要的章節(jié)節(jié)印下來(lái)來(lái)，隨即即把書(shū)籍籍放回書(shū)書(shū)架上，這么一一來(lái)，書(shū)

8、書(shū)架才能能保持有有條不紊紊，過(guò)后后也不必必為了找找尋書(shū)籍籍，而浪浪費(fèi)許多多不必要要的時(shí)間間。在整整理與檢檢索上，都是非非常有效效率的，實(shí)在是是一舉兩兩得。 9編制制派得上上用場(chǎng)的的“專(zhuān)屬用用書(shū)”HT5”，5SSS每個(gè)個(gè)月都要要寫(xiě)相當(dāng)當(dāng)多的稿稿件。寫(xiě)寫(xiě)一、兩兩張稿件件，往往往就需要要查閱好好幾本參參考書(shū)，在這種種情況下下，一本本本翻閱閱查尋，就是有有再多的的時(shí)間也也不夠用用。一般般來(lái)說(shuō)，專(zhuān)門(mén)書(shū)書(shū)籍大都都是厚重重一大本本，要在在這么厚厚重的書(shū)書(shū)中找出出一小段段參考資資料，真真如大海海撈針，要浪費(fèi)費(fèi)不少心心力。 因此，從從必用的的參考文文獻(xiàn)中，事先印印下認(rèn)為為需要的的資料，編成一一本“專(zhuān)屬用用書(shū)”。

9、先將將資料整整理成一一冊(cè)，高高效率地地進(jìn)行工工作。 10采采用高爾爾夫球記記分法，隨時(shí)隨隨地記下下備忘錄錄 喜歡打高高爾夫球球的人大大概都知知道，高高爾夫球球的記分分卡上附附有鉛筆筆，大小小正好可可放在上上衣口袋袋，在球球賽進(jìn)行行中，無(wú)無(wú)論打到到哪，都都可立即即記下分分?jǐn)?shù)。 除了一般般的筆記記外，也也應(yīng)備有有可放在在上衣口口袋且附附鉛筆的的備忘錄錄，這么么一來(lái)，即使身身邊沒(méi)帶帶公事包包，也能能立即記記下備忘忘錄。很很多業(yè)務(wù)務(wù)員也都都應(yīng)這樣樣，隨身身攜帶筆筆記簿。如果采采用這種種方法，隨時(shí)隨隨地都可可迅速地地記下備備忘錄。 11善善用鉛筆筆型橡皮皮擦 我們?cè)趯?xiě)寫(xiě)稿的時(shí)時(shí)候，都都使用一一種改良良式

10、的橡橡皮擦。普通橡橡皮擦，都是長(zhǎng)長(zhǎng)方體，不過(guò)這這種橡皮皮擦卻是是圓筒狀狀，并包包在筆型型的塑膠膠管內(nèi)，可像鉛鉛筆一樣樣一點(diǎn)一一點(diǎn)的推推出來(lái)使使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同點(diǎn)點(diǎn)在于，它可以以不必再再用另外外一雙手手按住紙紙張，能能夠像鉛鉛筆一般般單手使使用。 一旦習(xí)慣慣了，就就可右手手寫(xiě)左手手擦雙管管齊下，大大的的提高工工作效率率。無(wú)論論插在口口袋中或或是和鉛鉛筆一起起隨身攜攜帶使用用，都是是十分方方便。 12在在抽屜中中放置空空名片盒盒，以收收藏小東東西 大部分的的辦公桌桌，都會(huì)會(huì)在抽屜屜中附上上整理小小東西用用的塑膠膠，不過(guò)過(guò)這種塑塑膠盤(pán)卻卻不實(shí)用用，尤其其是塑膠膠盤(pán)把抽抽屜分成成上

11、下兩兩部分，下面的的空間有有時(shí)都浪浪費(fèi)掉了了。 所以就利利用空名名片盒，來(lái)裝抽抽屜里的的小東西西，由于于名片盒盒的盒蓋蓋與盒體體大致是是同樣的的規(guī)格，縱橫排排列在一一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分門(mén)別類(lèi)類(lèi)用來(lái)放放置郵票票、大小小回紋針針、零錢(qián)錢(qián)等小東東西，移移動(dòng)很方方便。 13經(jīng)經(jīng)常備有有文具目目錄 經(jīng)常在辦辦公室中中備有文文具目錄錄，對(duì)自自己來(lái)說(shuō)說(shuō)，能夠夠提高工工作效率率的才是是真正便便于使用用的文具具，不過(guò)過(guò)由于文文具的種種類(lèi)實(shí)在在太多了了，即使使到大型型的文具具專(zhuān)賣(mài)店店，也不不見(jiàn)得能能夠找到到自己想想要的東東西，這這時(shí)候如如果手頭頭上有一一本目錄錄，就能能夠馬上上找到自自己想要

12、要的東西西，并且且知道正正確的商商品名稱(chēng)稱(chēng)。 想要目錄錄，只要要向廠商商索取，他們就就會(huì)寄來(lái)來(lái)，或是是向附近近的文具具店索取取一、兩兩年前的的舊目錄錄也可以以，包括括中小型型廠商，備有兩兩、三家家以上的的目錄，當(dāng)然能能有效迅迅速找到到適用的的文具制制品。 14事事先決定定文具的的“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)庫(kù)存量” 要提高工工作效率率，從筆筆記簿到到郵票，復(fù)印用用紙等的的文具用用品，永永遠(yuǎn)都不不能缺少少，必須須源源不不斷的供供給，所所以徹底底地實(shí)施施文具庫(kù)庫(kù)存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先決定定“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)庫(kù)存量”，再根根據(jù)這個(gè)個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加加以補(bǔ)充充。 15記記下常用用文具的的商品號(hào)號(hào)碼 前面講過(guò)過(guò)，利用用目錄

13、來(lái)來(lái)選購(gòu)文文具的方方便。此此外，管管理者還還將目錄錄上常用用文具的的商品號(hào)號(hào)碼預(yù)先先記錄下下來(lái)，這這樣就不不必一張張張的翻翻目錄，只要一一通電話話就可完完成訂貨貨工作。所謂的的商品號(hào)號(hào)碼，就就是商品品的正式式名稱(chēng)。只要告告訴廠商商這個(gè)號(hào)號(hào)碼，就就能夠正正確且迅迅速的讓讓對(duì)方了了解到所所需哪一一類(lèi)文具具。 例如，如如果指名名要“牌牌三一夾”，即指指一般的的輕便夾夾，可以以需要的的數(shù)量和和顏色來(lái)來(lái)訂購(gòu)，就不會(huì)會(huì)有送錯(cuò)錯(cuò)東西的的情形發(fā)發(fā)生。比比起在店店里對(duì)老老板費(fèi)勁勁的描述述了老半半天：“我要那那種方方方的，差差不多這這么大”這這些繁瑣瑣的話，卻不必必能說(shuō)清清情況。 16期期數(shù)完整整的雜志志須編制制

14、索引 通常將雜雜志上必必要部分分印下來(lái)來(lái)之后，加以舍舍棄即可可，然而而，有關(guān)關(guān)自己的的專(zhuān)業(yè)雜雜志卻是是例外，全部一一期不漏漏完完整整整的保保存下來(lái)來(lái)。 可是有些些雜志自自從創(chuàng)刊刊以來(lái)，已達(dá)幾幾百期，過(guò)期雜雜志已有有相當(dāng)數(shù)數(shù)量。這這就要求求將每一一百期發(fā)發(fā)行一次次的“索引”存檔，以備必必要時(shí)加加以檢索索。一般般說(shuō)來(lái)，即使收收藏完整整無(wú)缺的的雜志，大概也也很少有有人會(huì)特特地編制制一本“索引”。其實(shí)實(shí)把目錄錄印下稍稍加整理理就成了了一本“索引”，日后后檢索時(shí)時(shí)，能節(jié)節(jié)省不少少時(shí)間。 17在在書(shū)架上上為手頭頭正在進(jìn)進(jìn)行的工工作保留留一個(gè)“專(zhuān)用區(qū)區(qū)” 整理書(shū)架架時(shí)，大大概很多多人都是是根據(jù)書(shū)書(shū)籍的內(nèi)內(nèi)容

15、，而而分門(mén)別別類(lèi)的排排列，有有關(guān)法律律書(shū)籍，就應(yīng)根根據(jù)內(nèi)容容，例如如，“債權(quán)法法”、“民法”區(qū)分分成不同同的范圍圍。不過(guò)過(guò)，在書(shū)書(shū)架上為為手頭正正在進(jìn)行行的工作作保留一一個(gè)“專(zhuān)用區(qū)區(qū)”，為特特殊書(shū)籍籍提供隨隨時(shí)可用用的空間間。 剛剛開(kāi)始始著手一一項(xiàng)新工工作時(shí)，資料不不會(huì)太多多，但是是隨著工工作的進(jìn)進(jìn)行，有有時(shí)資料料會(huì)一直直增加，或是內(nèi)內(nèi)容發(fā)生生變化。預(yù)先為為此保留留應(yīng)用的的空間，縱然資資料一點(diǎn)點(diǎn)一點(diǎn)的的增加，也能加加以集中中整理。 18把把經(jīng)常使使用的文文字、數(shù)數(shù)字刻成成橡皮印印HT5”，5SSS在現(xiàn)現(xiàn)代的辦辦公室中中，OAA機(jī)器已已經(jīng)成了了不可或或缺的必必需品，不過(guò)除除了利用用這些機(jī)機(jī)器之外

16、外，只要要稍稍動(dòng)動(dòng)點(diǎn)腦筋筋，還是是有很多多提高工工作效率率的方法法，比如如說(shuō)，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁決印、住址姓姓名印等等等各種種不同的的印章，一應(yīng)俱俱全)。 在需要反反復(fù)書(shū)寫(xiě)寫(xiě)同樣的的文字與與數(shù)字的的情況下下，如果果一一手手寫(xiě)，那那會(huì)耗費(fèi)費(fèi)許多時(shí)時(shí)間，所所以若能能將其刻刻成橡皮皮印，在在處理事事務(wù)上，便能夠夠省下相相當(dāng)多的的時(shí)間。即使要要多花點(diǎn)點(diǎn)錢(qián)，但但是由于于節(jié)省手手寫(xiě)作業(yè)業(yè)的時(shí)間間而，提提高了工工作效率率，所以以成本反反而降低低。 19夜夜晚在枕枕邊放一一支附燈燈光的園園珠筆，靈感一一來(lái)可馬馬上記下下 躺在床上上時(shí)，突突然靈感感一閃，大概很很多人都都有過(guò)這這種經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)。的確確，

17、有許許多絕妙妙的靈感感都是產(chǎn)產(chǎn)生于枕枕邊，不不過(guò)，要要是不立立刻記下下來(lái)，到到了第二二天早上上就會(huì)忘忘得一干干二凈，這種情情況經(jīng)常?？梢?jiàn)。 在枕邊備備有附有有燈光的的園珠筆筆與備忘忘錄，靈靈感突現(xiàn)現(xiàn)時(shí)，就就可立刻刻隨手記記下。這這種園珠珠筆在柄柄部裝有有小燈泡泡，能夠夠照亮筆筆尖范圍圍，所以以不必特特地打開(kāi)開(kāi)電燈，就可以以記錄。 20深深度太高高的書(shū)架架，只會(huì)會(huì)造成空空間與時(shí)時(shí)間的浪浪費(fèi)HT5”，5SSS以排排列A44大小的的書(shū)籍來(lái)來(lái)說(shuō)，書(shū)書(shū)架的深深度只要要二十一一英寸，就綽綽綽有余了了，可是是市面上上所出售售的書(shū)架架，深度度大都高高達(dá)三十十英寸，就這是是導(dǎo)致工工作效率率降低的的原因之之一。

18、在這種書(shū)書(shū)架上，B5大小小的書(shū)籍籍只占一一半的位位置，AA5大小小的書(shū)籍籍兩列直直排也還還占不滿(mǎn)滿(mǎn)。把書(shū)書(shū)排得太太深入，不但拿拿出不方方便，而而且也浪浪費(fèi)空間間，所以以為了講講求效率率，應(yīng)測(cè)測(cè)量書(shū)架架的旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)空間，盡可能能的選購(gòu)購(gòu)尺寸合合適的制制品。 21將將剪貼資資料的印印本直接接存檔 前面談過(guò)過(guò)，利用用印機(jī)放放大縮小小的功能能，把剪剪貼資料料一律印印成B55大小，這樣不不僅能夠夠統(tǒng)一紙紙張的大大小，而而且可以以直接夾夾在二十十六孔活活頁(yè)夾上上，方便便存檔。 如此，不不但省去去粘貼的的麻煩，也不會(huì)會(huì)有日久久剝落的的現(xiàn)象發(fā)發(fā)生，尤尤其是資資料夾成成一冊(cè)，整齊而而不占空空間，好好像一本本書(shū)一樣樣

19、。 22將將處理完完畢的筆筆記頁(yè)要要即刻抽抽出HT5”，5SSS經(jīng)常常使用便便于插換換的活頁(yè)頁(yè)筆記，隨意把把第二天天的預(yù)定定工作和和一定要要處理的的事項(xiàng)記記在筆記記本之后后，將已已處理完完畢的事事項(xiàng)用紅紅筆劃掉掉，而且且，在全全部事項(xiàng)項(xiàng)完成之之后，即即將這一一頁(yè)從筆筆記本中中抽出移移至保存存檔案。 由于每天天反復(fù)這這個(gè)流程程，有時(shí)時(shí)候在管管理者的的筆記本本上，還還留有一一、兩年年前的筆筆記頁(yè)，當(dāng)然上上面記載載的全是是些懸而而未決的的問(wèn)題。這么一一來(lái)，即即使是成成年累月月未解決決的事項(xiàng)項(xiàng)，也可可在筆記記本上一一目了然然，想到到的時(shí)候候，就可可對(duì)其深深思一番番，以謀謀求解決決之道。 23日日后還會(huì)

20、會(huì)使用的的資料要要收到“暫時(shí)檔檔案”里 從筆記本本抽出已已處理完完畢的活活頁(yè)紙，或許不不會(huì)馬上上用，不不過(guò)偶而而也會(huì)有有再度派派上用場(chǎng)場(chǎng)的可能能，像這這樣的資資料，要要都交給給秘書(shū)，像平日日一樣加加以復(fù)印印，自行行判斷分分類(lèi)歸檔檔。但是是，并不不是馬上上收到最最后分類(lèi)類(lèi)的活頁(yè)頁(yè)夾檔案案中，而而是收到到“暫時(shí)檔檔案”里。 然后，每每隔一定定時(shí)間，就翻閱閱檢查一一下秘書(shū)書(shū)的分類(lèi)類(lèi)有無(wú)錯(cuò)錯(cuò)誤，同同時(shí)也考考證一下下當(dāng)初未未判斷定定奪的資資料內(nèi)容容，再將將認(rèn)定有有保存必必要的資資料轉(zhuǎn)移移到最后后分類(lèi)的的檔案中中。 24以以不同顏顏色的活活頁(yè)夾來(lái)來(lái)區(qū)別不不同內(nèi)容容的檔案案 保存資料料的活頁(yè)頁(yè)夾有紅紅、藍(lán)、

21、綠、咖咖啡等等等不同的的顏色。多年以以來(lái)我們們就使用用這種活活頁(yè)夾，到它有有各種不不同的顏顏色，因因此應(yīng)想想出一套套使用方方法充分分利用。 比如塑膠膠面的活活頁(yè)夾，專(zhuān)門(mén)保保存內(nèi)部部業(yè)務(wù)手手冊(cè)與呈呈送法院院表格文文件等等等，并按按顏色加加以區(qū)別別；而布布面的活活頁(yè)夾，則專(zhuān)門(mén)門(mén)保存各各種信息息資料，同樣的的也是以以顏色加加以區(qū)分分。這么么一來(lái)，不管活活頁(yè)夾放放在哪里里，一眼眼就可看看出檔案案的內(nèi)容容種類(lèi)。 25經(jīng)經(jīng)常備有有新的活活頁(yè)紙HT5”，5SSS為新新書(shū)寫(xiě)稿稿的時(shí)候候，要以以活頁(yè)紙紙做備忘忘錄，一一有新點(diǎn)點(diǎn)子，馬馬上提筆筆寫(xiě)下，然后將將其保存存在專(zhuān)用用的活頁(yè)頁(yè)夾中。 存檔時(shí)，如果發(fā)發(fā)覺(jué)新點(diǎn)點(diǎn)

22、子比舊舊點(diǎn)子更更好，就就將新的的存檔，舊的作作廢。久久而久之之，活頁(yè)頁(yè)夾中的的資料就就會(huì)越來(lái)來(lái)越豐富富。當(dāng)然然，一個(gè)個(gè)活頁(yè)夾夾只能為為一本書(shū)書(shū)一個(gè)主主題所專(zhuān)專(zhuān)用，為為了能夠夠隨時(shí)使使用新的的活頁(yè)夾夾，常備備有大量量的活頁(yè)頁(yè)紙。 26使使用白色色活頁(yè)紙紙，日后后的整理理工作將將更方便便 有的人認(rèn)認(rèn)為，根根據(jù)大項(xiàng)項(xiàng)目或主主題不同同，使用用不同顏顏色的活活頁(yè)紙，分類(lèi)時(shí)時(shí)將更為為簡(jiǎn)便。 但是，最好一一律使用用白色活活頁(yè)紙，因?yàn)楸颈緛?lái)可以以隨心所所欲大肆肆使用的的活頁(yè)紙紙，一旦旦區(qū)別顏顏色，不不但日后后分類(lèi)非非常麻煩煩，而且且一一區(qū)區(qū)分顏色色也很累累人。另另外，在在復(fù)印時(shí)時(shí)，除了了彩色復(fù)復(fù)印以外外，資料

23、料會(huì)有不不清楚等等麻煩。 基于上述述的理由由，應(yīng)一一律使用用白色活活頁(yè)紙。 27使使用二十十六孔的的活頁(yè)紙紙 應(yīng)一直使使用活頁(yè)頁(yè)式筆記記本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活頁(yè)頁(yè)紙?？卓讛?shù)太少少，紙張張撕破的的危險(xiǎn)性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的紙張，基于上上述的考考慮，應(yīng)應(yīng)選擇二二十六孔孔的活頁(yè)頁(yè)紙。此此外，二二十六孔孔的活頁(yè)頁(yè)紙歸檔檔時(shí)也非非常簡(jiǎn)便便。 當(dāng)然不只只是筆記記，連收收集雜志志、報(bào)紙紙等資料料復(fù)印本本時(shí)，也也要打上上二十六六個(gè)孔，然后再再夾到活活頁(yè)夾上上。在活頁(yè)頁(yè)紙的左左右兩側(cè)側(cè)打孔，嚴(yán)格說(shuō)說(shuō)來(lái)，應(yīng)應(yīng)該是五五十二孔孔才對(duì)。 28使使用電動(dòng)動(dòng)打孔機(jī)機(jī)比較方方便 除了活頁(yè)頁(yè)

24、式筆記記本之外外，報(bào)紙紙、雜志志的剪貼貼資料也也一律復(fù)復(fù)印成BB5大小小，然后后打上二二十六個(gè)個(gè)孔，再再夾到活活頁(yè)夾上上。 以前使用用手動(dòng)式式打孔機(jī)機(jī)，但是是在數(shù)量量增多的的情況下下，打孔孔實(shí)在是是件既麻麻煩又費(fèi)費(fèi)時(shí)的工工作。由由于經(jīng)常常需要在在相當(dāng)多多的資料料上打孔孔，手動(dòng)動(dòng)式打孔孔機(jī)已經(jīng)經(jīng)不合用用了，一一改用電電動(dòng)式打打孔機(jī)之之后，即即可節(jié)省省很多時(shí)時(shí)間。如如果必須須經(jīng)常使使用打孔孔機(jī)，還還是電動(dòng)動(dòng)式的比比較方便便省時(shí)。 299. 在在活頁(yè)紙紙上寫(xiě)上上大標(biāo)題題 活頁(yè)式筆筆記本都都劃有標(biāo)標(biāo)線，其其使用方方法是，在最上上面寫(xiě)上上大標(biāo)題題，比如如“效率法法”之類(lèi)的的大標(biāo)題題，其下下寫(xiě)上“收集資資

25、料”之類(lèi)的的中標(biāo)題題，接著著按照標(biāo)標(biāo)題分別別列出小小標(biāo)或?qū)崒?shí)行中的的點(diǎn)子。 如果記載載事項(xiàng)無(wú)無(wú)法全部部寫(xiě)在一一張紙上上，則在在另一張張活頁(yè)紙紙上同樣樣的寫(xiě)上上大標(biāo)題題、中標(biāo)標(biāo)題并且且按順序序編上號(hào)號(hào)碼，這這么一來(lái)來(lái)，即使使筆記散散亂無(wú)序序，只要要看到標(biāo)標(biāo)題就可可以了解解其內(nèi)容容。 300. 在在加上新新活頁(yè)紙紙的同時(shí)時(shí)，順便便做整理理淘汰的的工作 使用活頁(yè)頁(yè)式筆記記，其最最大優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于能能夠自由由地插換換頁(yè)數(shù)，必要時(shí)時(shí)可以重重新插入入，不要要的可以以丟棄。這樣活活頁(yè)夾中中的資料料，其正正確性與與精密度度都會(huì)增增加，并并且越來(lái)來(lái)越充實(shí)實(shí)、豐富富，這種種自由伸伸縮的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)，正正是活頁(yè)頁(yè)紙的魅魅力所

26、在在。 所以，在在活頁(yè)夾夾上加上上新的活活頁(yè)紙同同時(shí)，除除了插換換的頁(yè)數(shù)數(shù)之外，也順便便瀏覽一一下前后后的內(nèi)容容，一發(fā)發(fā)覺(jué)有不不要的東東西即撕撕下丟棄棄，借此此筆記得得以保持持精簡(jiǎn)、易讀，而且也也可以大大幅度地地縮短檢檢索時(shí)間間。 31呈呈送出去去的書(shū)類(lèi)類(lèi)文件也也要做標(biāo)標(biāo)題和目目錄 除了時(shí)間間太過(guò)倉(cāng)倉(cāng)促的情情況外，在對(duì)訂訂約的公公司客戶(hù)戶(hù)提出報(bào)報(bào)告時(shí)，一定要要在上面面附標(biāo)題題和目錄錄，同時(shí)時(shí)也要求求部屬，在呈送送任何書(shū)書(shū)類(lèi)文件件時(shí)，都都必須規(guī)規(guī)規(guī)矩矩矩地標(biāo)上上標(biāo)題與與目錄。 因?yàn)闃?biāo)題題和目錄錄能夠使使人在閱閱讀內(nèi)容容之前，對(duì)文件件的整體體觀點(diǎn)與與主題方方向，有有一個(gè)概概括性的的了解。 乍聽(tīng)之下

27、下，似乎乎令人覺(jué)覺(jué)得很麻麻煩，不不過(guò)只要要想到這這項(xiàng)工作作不但能能縮短他他人的工工作時(shí)間間，也能能夠縮短短自己的的工作時(shí)時(shí)間，其其效果絕絕對(duì)是很很好的。 32寫(xiě)寫(xiě)報(bào)告時(shí)時(shí)，先將將問(wèn)題列列在紙上上，事后后再一并并查閱 在寫(xiě)報(bào)告告時(shí)，即即使中途途有疑問(wèn)問(wèn)或不了了解之處處，只要要它不是是個(gè)影響響巨大的的問(wèn)題，可都不不致馬上上去翻查查資料或或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蚧蛟S因此此解決了了問(wèn)題，可是卻卻因思考考中斷浪浪費(fèi)時(shí)間間，反而而耽誤了了工作進(jìn)進(jìn)度。 所以一旦旦有必須須查閱的的事項(xiàng)，可先將將其列在在紙上，最后再再一并去去查資料料。此外外，列在在紙上的的問(wèn)題也也可以交交待他人人去查，自己也也不必停停下手上上的工作作。

28、 33寫(xiě)寫(xiě)報(bào)告或或書(shū)信時(shí)時(shí)，根據(jù)據(jù)思路先先打草稿稿，然后后再加以以修改 在工作之之中，為為雜志寫(xiě)寫(xiě)稿、寫(xiě)寫(xiě)書(shū)信占占了相當(dāng)當(dāng)大的份份量，不不過(guò)畢竟竟是本行行以外的的副業(yè)，如果不不講求工工作效率率的話，一定會(huì)會(huì)影響到到業(yè)務(wù)的的進(jìn)度。 要提高寫(xiě)寫(xiě)稿的工工作效率率，必須須放松心心情，不不要戰(zhàn)戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地地“寫(xiě)千古古文章”。如果果一開(kāi)始始就想寫(xiě)寫(xiě)出完美美無(wú)缺的的作品，終究只只會(huì)寫(xiě)一一字涂一一字，寫(xiě)寫(xiě)一張撕撕一張，所以不不如隨著著思路先先打個(gè)草草稿，然然后再加加以修改改。 34利利用業(yè)余余時(shí)間構(gòu)構(gòu)思文稿稿 在寫(xiě)稿工工作上，構(gòu)思要要費(fèi)很大大的功夫夫，毫無(wú)無(wú)準(zhǔn)備就就提筆，往往文文思閉塞塞難以成成行，所所以在寫(xiě)寫(xiě)

29、稿之前前，最好好在不同同的場(chǎng)合合，進(jìn)行行構(gòu)思與與草稿的的寫(xiě)作。 下了班在在公車(chē)上上，完全全不受電電話干擾擾地專(zhuān)心心思索，是最適適合構(gòu)思思的時(shí)段段。而且且，剛從從繁重的的工作中中解放出出來(lái)，心心情為之之一松，往往會(huì)會(huì)產(chǎn)生許許多絕妙妙的靈感感。想好好了整個(gè)個(gè)結(jié)構(gòu)大大綱之后后，再用用口述錄錄音機(jī)和和文書(shū)處處理機(jī)，就可以以迅速地地完成草草稿工作作。 35利利用文書(shū)書(shū)處理機(jī)機(jī)來(lái)輸入入文稿HT5”，5SSS商業(yè)業(yè)文件也也和法律律文件一一樣，有有很多都都是相同同的格式式。文書(shū)書(shū)處理機(jī)機(jī)不但能能保存已已打好的的文章，而且還還能自由由地加以以刪除、修改。最初雖雖然不得得不多花花一點(diǎn)時(shí)時(shí)間來(lái)輸輸入，不不過(guò)為了了日

30、后的的方便，還是用用文書(shū)處處理機(jī)來(lái)來(lái)輸入文文稿比較較理想。 36. 文書(shū)處處理機(jī)的的磁碟片片以一張張一個(gè)為為原則 使用文書(shū)書(shū)處理機(jī)機(jī)時(shí)，必必須特別別注意磁磁碟片的的整理方方法。舉舉例來(lái)說(shuō)說(shuō)，原則則上一張張磁碟片片中，只只儲(chǔ)存一一個(gè)資料料。 磁碟片的的容量，因機(jī)種種而有所所不同，不過(guò)一一張大約約可儲(chǔ)存存多達(dá)一一本書(shū)的的資料，因而容容易在一一張磁碟碟片中，同時(shí)存存入各種種不同的的資料，但是檢檢索時(shí)，就非常常的麻煩煩，不太太合乎效效率原則則。 按種類(lèi)準(zhǔn)準(zhǔn)備不同同的磁碟碟片，不不會(huì)花太太多的錢(qián)錢(qián)，就能能以易于于檢索的的方式，將存入入磁碟片片的資料料分門(mén)別別類(lèi)。 37. 以不同同顏色的的標(biāo)簽來(lái)來(lái)區(qū)分不不

31、同內(nèi)容容的磁碟碟片HT5”，5SSS雖然然將不同同的資料料分別存存在不同同的磁碟碟之中，不過(guò)如如果不一一一顯示示屏幕，還是無(wú)無(wú)法了解解其內(nèi)容容，這樣樣就失去去了分類(lèi)類(lèi)的意義義。為了了解決這這個(gè)缺點(diǎn)點(diǎn)，一般般應(yīng)該采采用的方方法是在磁磁碟片上上貼彩色色標(biāo)簽。 舉例來(lái)來(lái)說(shuō)，會(huì)會(huì)計(jì)事務(wù)務(wù)所中所所采用的的分類(lèi)法法是，綠綠色標(biāo)簽簽表示“個(gè)別專(zhuān)專(zhuān)題”，藍(lán)色色標(biāo)簽表表示“一般專(zhuān)專(zhuān)題”，黃色色標(biāo)簽表表示“各種表表格”。按顏顏色區(qū)分分之后，如果項(xiàng)項(xiàng)目太多多，為了了使檢索索資料的的使用更更加迅速速，即可可將儲(chǔ)存存的項(xiàng)目目?jī)?nèi)容做做成表單單。 38. 保存舊舊磁碟片片中的資資料，不不斷使用用新磁碟碟片 和錄像帶帶一樣，

32、文書(shū)處處理機(jī)的的磁碟片片可反復(fù)復(fù)使用，因此一一張磁碟碟片往往往被使用用好幾次次。且大大家都認(rèn)認(rèn)為，再再買(mǎi)新的的磁碟片片是一種種無(wú)謂的的浪費(fèi)。 輸入資料料要花費(fèi)費(fèi)相當(dāng)?shù)牡墓し?，如果將將其時(shí)間間成本列列入考慮慮，則長(zhǎng)長(zhǎng)久不用用的資料料有朝一一日也會(huì)會(huì)派上用用場(chǎng)，如如將其消消除反而而是一種種浪費(fèi)，所以要要在一張張磁碟片片中存入入相關(guān)的的資料，至于新新的資料料，就毫毫不吝惜惜地輸入入新的磁磁碟片中中。 39.活頁(yè)式式手冊(cè)既既能插換換頁(yè)數(shù)，又能縮縮短找尋尋資料的的時(shí)間 不論到哪哪里，隨隨身攜帶帶一本活活頁(yè)式手手冊(cè)。在在下班回回家的公公車(chē)上、就寢之之前，突突然想到到第二天天應(yīng)該繼繼續(xù)進(jìn)行行哪些工工作，就就

33、馬上記記在手冊(cè)冊(cè)上。而而且，活活頁(yè)式手手冊(cè)可隨隨時(shí)增加加頁(yè)數(shù)，不要的的頁(yè)數(shù)也也可任意意抽出作作廢。 40.備忘錄錄上要標(biāo)標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處” 在看書(shū)或或看電視視時(shí)，一一旦看到到想記下下的文句句，可立立刻提筆筆在B55的活頁(yè)頁(yè)紙上，記下備備忘錄。備忘錄錄是分項(xiàng)項(xiàng)寫(xiě)下來(lái)來(lái)的，以以一頁(yè)一一個(gè)項(xiàng)目目為原則則，至少少標(biāo)明“主題”“日期”、“出處”。如果果備忘錄錄上標(biāo)明明主題與與日期，事后重重讀時(shí)，即使記記得不太太完整，但只要要回想一一下當(dāng)時(shí)時(shí)的狀況況，就可可以清楚楚地了解解其內(nèi)容容，而出出處則需需要詳細(xì)細(xì)調(diào)查?？晒﹨⒖贾糜茫瑐渫浬先缛绻麡?biāo)明明這三項(xiàng)項(xiàng)，則資資料就會(huì)會(huì)越來(lái)越越有份量量。

34、 41.在“單純作作業(yè)”時(shí)間，利用耳耳機(jī)充實(shí)實(shí)自己 在剛進(jìn)入入機(jī)關(guān)工工作時(shí)，在“單純作作業(yè)”時(shí)間里里，最適適合利用用耳機(jī)來(lái)來(lái)充實(shí)自自己。工工作中有有復(fù)印之之類(lèi)的單單純作業(yè)業(yè)，在復(fù)復(fù)印時(shí)間間內(nèi)，可可趁機(jī)學(xué)學(xué)習(xí)語(yǔ)言言或準(zhǔn)備備某項(xiàng)考考試，因因此可隨隨身攜帶帶小型錄錄音機(jī)。經(jīng)由耳耳朵的刺刺激，更更可提高高學(xué)習(xí)的的成效，當(dāng)然復(fù)復(fù)印的工工作也可可以不受受妨礙地地順利進(jìn)進(jìn)行。在辦公公時(shí)間就就比較不不適合了了，但在在離開(kāi)座座位去做做某種單單純作業(yè)業(yè)時(shí)，推推廣這個(gè)個(gè)一舉兩兩得的點(diǎn)點(diǎn)子是科科學(xué)的統(tǒng)統(tǒng)籌方法法。 42.增強(qiáng)工工作意念念的妙法法 將平常該該做的事事情列成成一張表表，做好好之后就就用紅筆筆劃掉，因?yàn)檫@這

35、么一來(lái)來(lái)，每劃劃掉一項(xiàng)項(xiàng)就可確確認(rèn)“這項(xiàng)工工作已經(jīng)經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)時(shí)心中的的成就感感與滿(mǎn)足足感，即即成為下下回工作作意念的的來(lái)源。 如此看來(lái)來(lái)似乎沒(méi)沒(méi)什么意意義，不不過(guò)在工工作無(wú)甚甚進(jìn)展的的情況下下，多半半原因都都在于工工作流于于單調(diào)、冗長(zhǎng)。大部分分的工作作都是由由小作業(yè)業(yè)累積而而成的，由于這這樣很容容易造成成繁瑣，所以可可以列表表方式來(lái)來(lái)處理。此外，采用這這個(gè)方式式還可免免于遺漏漏某項(xiàng)工工作。 43.防止厭厭倦單調(diào)調(diào)工作的的“成功畫(huà)畫(huà)面思考考法” 撰寫(xiě)一本本書(shū)著實(shí)實(shí)需要有有強(qiáng)烈的的意志力力，但多多達(dá)數(shù)百百頁(yè)的稿稿紙，雖雖說(shuō)用口口述錄音音機(jī)或文文書(shū)處理理機(jī)之類(lèi)類(lèi)的文明明工具，可達(dá)到到很高的的工作

36、效效率，不不過(guò)，有有時(shí)候也也是一件件非常痛痛苦的事事。 在這種情情況下，只要想想到這是是完成一一本書(shū)的的必經(jīng)過(guò)過(guò)程，就就會(huì)再次次提起干干勁。重重要的是是，如果果一心只只想到眼眼前單調(diào)調(diào)的工作作，不但但會(huì)心生生厭煩，而且工工作效率率也會(huì)一一落千丈丈。試用用成功畫(huà)畫(huà)面思考考法，想想像計(jì)劃劃成功或或完成工工作時(shí)的的成就感感，是防防止這些些弊端的的方法之之一。 44.“悅音音”卡帶以以回轉(zhuǎn)式式為佳 很多人在在做單調(diào)調(diào)工作時(shí)時(shí)，都習(xí)習(xí)慣聽(tīng)輕輕音樂(lè)(BGMM)，以以集中精精神。單單調(diào)的工工作盡可可能的交交給機(jī)器器或?qū)傧孪氯プ觯?dāng)四周周吵得令令人無(wú)法法專(zhuān)心做做事時(shí)，就可放放點(diǎn)輕音音樂(lè)，聽(tīng)聽(tīng)聽(tīng)小河河的流水水聲

37、和小小鳥(niǎo)的歌歌聲。也也就是說(shuō)說(shuō)，以“悅音”來(lái)對(duì)抗抗噪音，同時(shí)，這種卡卡帶最好好采用回回轉(zhuǎn)式的的，這樣樣就可以以不必為為換卡帶帶而中斷斷手頭上上的工作作。 45.以上的的方法處處理問(wèn)題題 經(jīng)常有人人發(fā)牢騷騷說(shuō)，就就是因?yàn)闉楣ぷ魈珶o(wú)聊，所以才才無(wú)法提提高工作作效率。一成不不變的奉奉行上司司的指示示，工作作的確不不怎么愉愉快。 同樣地，不妨不不要理睬睬別人怎怎么說(shuō)，以自己己的方式式來(lái)處理理例行公公事。 在動(dòng)腦筋筋想如何何以自己己的方式式工作的的當(dāng)兒，會(huì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)前所未未有的樂(lè)樂(lè)趣，這這樣才能能提高效效率。 46.辦公桌桌最理想想的狀態(tài)態(tài) 對(duì)某些人人而言，只是外外觀的整整齊，不不見(jiàn)得是是最方便便、順手手

38、的工作作環(huán)境。主要是是，最合合乎自己己方便的的狀態(tài)，就是“整齊有有序的狀狀態(tài)?！?47.自己整整理辦公公桌 自己的辦辦公桌一一定要自自己動(dòng)手手整理，以保持持自己最最方便使使用的狀狀態(tài)。如如果任由由他人多多事“收東收收西”，等到到自己開(kāi)開(kāi)始工作作時(shí)，很很容易找找不到自自己所要要的東西西。 為了保持持隨手取取來(lái)，工工作順暢暢迅速的的狀況，辦公桌桌上的一一切，最最好能親親自處理理。從這這個(gè)意義義上來(lái)說(shuō)說(shuō)，就是是保持在在合乎自自己使用用習(xí)慣的的狀況下下。 如果任由由他人隨隨便動(dòng)自自己辦公公桌上的的東西，工作效效率就會(huì)會(huì)顯著下下降。 48.過(guò)暗或或過(guò)亮的的工作場(chǎng)場(chǎng)所都會(huì)會(huì)導(dǎo)致效效率低落落 當(dāng)因出差差必須

39、投投宿旅館館時(shí)，可可隨身攜攜帶折疊疊式的臺(tái)臺(tái)燈，因因?yàn)橐话惆懵灭^的的照明大大部分都都過(guò)暗。光線不不足，眼眼睛容易易疲勞，根本沒(méi)沒(méi)有辦法法看書(shū)；但光線線太強(qiáng)，也會(huì)造造成同樣樣的效果果。 過(guò)暗或或過(guò)亮的的光線都都會(huì)降低低工作與與學(xué)習(xí)的的效率。 雖然大家家都知道道光線所所造成的的影響，但是真真正注意意關(guān)心的的人，實(shí)實(shí)在是太太少了。經(jīng)常把把工作帶帶回家做做的人，最好注注意一下下家里的的照明設(shè)設(shè)備，在在過(guò)暗的的工作場(chǎng)場(chǎng)所中工工作，往往往會(huì)事事倍功半半。 49.臺(tái)燈要要放在左左側(cè) 前面提過(guò)過(guò)，辦公公桌上的的擺設(shè)，以最合合乎自己己方便使使用的狀狀況為最最佳。不不過(guò)桌上上的照明明設(shè)備卻卻是例外外，對(duì)慣慣用右手

40、手的人來(lái)來(lái)說(shuō)，臺(tái)臺(tái)燈如果果不放在在左側(cè)，是非常常不方便便的，因因?yàn)槿绻_(tái)燈放放在右側(cè)側(cè)，寫(xiě)字字時(shí)就會(huì)會(huì)受到手手影的干干擾，無(wú)無(wú)形中降降低了工工作效率率。 而且，這這樣對(duì)眼眼睛也不不好。這這雖然是是最普通通的常識(shí)識(shí)，不過(guò)過(guò)如果桌桌子左側(cè)側(cè)靠墻，往往就就把臺(tái)燈燈移置右右側(cè)，請(qǐng)請(qǐng)務(wù)必遵遵守“臺(tái)燈左左放”原則。 50.將內(nèi)容容固定的的文章格格式化 能夠統(tǒng)一一某種格格式的內(nèi)內(nèi)容，盡盡可能準(zhǔn)準(zhǔn)備專(zhuān)用用的表格格，這樣樣一來(lái)，即可減減少處理理的時(shí)間間與精力力。這也可可以應(yīng)用用于一般般商業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)工作作，比如如對(duì)象不不同內(nèi)容容卻大同同小異的的文書(shū)，可分別別準(zhǔn)備不不同的基基本表格格，然后后再視情情況的需需要稍加加

41、修改，即可應(yīng)應(yīng)用，如如此可大大幅度地地縮短工工作時(shí)間間。 51.抽屜整整理盡可可能細(xì)分分化 當(dāng)然，如如果不注注意整理理的話，抽屜越越多麻煩煩也會(huì)越越多。 抽屜如果果不整理理得有條條不紊的的話，實(shí)實(shí)在很難難搞清楚楚那個(gè)抽抽屜中裝裝的是什什么東西西，所以以抽屜的的整理盡盡可能細(xì)細(xì)分化?；丶y針針、鉛筆筆等等文文具用品品，自是是當(dāng)然的的事，連連文件書(shū)書(shū)類(lèi)也得得分門(mén)別別類(lèi)地收收在不同同位置，這樣開(kāi)開(kāi)抽屜找找東西時(shí)時(shí)，就可可一下子子找到。 52.圓珠筆筆之類(lèi)的的文具，要經(jīng)常常保持在在三支以以上 一般而言言，隨身身所攜帶帶的圓珠珠筆最好好經(jīng)常保保持在三三支以上上。 這固然是是為油墨墨用完、遺失等等臨時(shí)狀狀況

42、而準(zhǔn)準(zhǔn)備的，不過(guò)另另有其他他用意，比如寫(xiě)寫(xiě)字寫(xiě)到到一半，就外出出辦事，把筆忘忘在桌上上，即使使如此，也不會(huì)會(huì)有所不不便。而而回來(lái)之之后，在在中斷的的狀態(tài)下下，只要要有紙有有筆，就就能馬上上集中精精神繼續(xù)續(xù)工作。就連這這么一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小事事，也會(huì)會(huì)影響到到工作效效率。 53.文具用用品要放放在伸手手可及的的范圍內(nèi)內(nèi)HT55”，5SSS依各各人個(gè)性性的不同同，辦公公桌上也也呈現(xiàn)不不同的風(fēng)風(fēng)貌，有有的人不不加整理理雜亂無(wú)無(wú)章，也也有人一一絲不茍茍整理得得有條有有理，究究竟哪一一種好，不可一一概而論論。不過(guò)過(guò)，平常常使用的的文具用用筆雖不不一定要要放在桌桌上，但但最好盡盡可能放放在手邊邊上。 比如處理理文

43、件時(shí)時(shí)，要伸伸手拿支支筆就得得特地移移動(dòng)身子子或站起起來(lái)，這這樣會(huì)影影響工作作的專(zhuān)注注。基于于此，文文具用筆筆最好放放在伸手手可及的的范圍之之內(nèi)，避避免些無(wú)無(wú)謂的時(shí)時(shí)間浪費(fèi)費(fèi)。 54.文具用用筆備有有三套，分成“家里用用”、“辦公室室用”、“隨身用用” 備有“家家里用”、“辦公室室用”、“隨身用用”三套不不同的用用筆，以以便在不不同的場(chǎng)場(chǎng)所使用用。如此此一來(lái)，隨時(shí)隨隨地都不不會(huì)缺少少必要的的文具用用筆。 在家里或或上下班班的車(chē)上上看書(shū)時(shí)時(shí)，想要要在書(shū)中中重要字字句下劃劃線，或或想要記記下突來(lái)來(lái)的靈感感，如果果手上隨隨時(shí)有筆筆的話，效率會(huì)會(huì)非常的的高。從從效率投投資的觀觀點(diǎn)來(lái)看看，三套套用筆的的

44、花費(fèi)并并不算貴貴。 55.有玻璃璃窗的書(shū)書(shū)架效率率不佳 如果書(shū)籍籍不能迅迅速拿出出放入，那么書(shū)書(shū)架的價(jià)價(jià)值就會(huì)會(huì)減半，假如能能縮短書(shū)書(shū)籍的出出入時(shí)間間，就可可能加速速工作的的進(jìn)行。從這個(gè)個(gè)觀點(diǎn)來(lái)來(lái)看，經(jīng)經(jīng)常可見(jiàn)見(jiàn)的附玻玻璃窗的的書(shū)架，就稍有有問(wèn)題了了。 書(shū)架若若附有玻玻璃窗，在拿放放書(shū)籍之之際，就就非得開(kāi)開(kāi)來(lái)關(guān)去去不可。這么短短短的空空檔，累累積起來(lái)來(lái)也相當(dāng)當(dāng)浪費(fèi)，尤其是是經(jīng)常閱閱讀使用用的書(shū)籍籍，拿出出放入的的次數(shù)也也多，開(kāi)開(kāi)開(kāi)關(guān)關(guān)關(guān)的時(shí)間間更是不不容忽視視。對(duì)提提高效率率而言，玻璃窗窗可以說(shuō)說(shuō)是無(wú)用用的廢物物。 56.即使價(jià)價(jià)錢(qián)貴一一點(diǎn)，也也要選用用高及天天花板的的書(shū)架 一般來(lái)說(shuō)說(shuō)，在規(guī)規(guī)

45、劃房間間的空間間上，盡盡可能完完全利用用地板到到天花板板之間的的空間，可收到到很好的的空間效效率。在在選購(gòu)書(shū)書(shū)架之際際，即使使多花一一點(diǎn)錢(qián)，還是可可選用高高及天花花板的尺尺寸。 在購(gòu)進(jìn)新新書(shū)架之之前，要要精確地地測(cè)量放放置書(shū)架架的空間間大小，以隨時(shí)時(shí)備用的的卷尺，量出上上、下、左、右右、深的的尺寸，然后選選購(gòu)大小小適合的的書(shū)架。這么一一來(lái)，空空間有限限的辦公公室就得得以徹底底利用，達(dá)到最最高的使使用效率率。 57.書(shū)架上上的書(shū)籍籍按內(nèi)容容主題來(lái)來(lái)排列整整理 藏書(shū)不多多的人，根據(jù)法法律、經(jīng)經(jīng)濟(jì)、語(yǔ)語(yǔ)言等等等一般的的書(shū)別來(lái)來(lái)整理，大概沒(méi)沒(méi)有什么么問(wèn)題。可是，一旦各各類(lèi)藏書(shū)書(shū)多達(dá)數(shù)數(shù)百冊(cè)，如果不不以

46、一個(gè)個(gè)主題，比如“繼承法法”之類(lèi)，來(lái)排列列整理的的話，那那么檢索索就要浪浪費(fèi)很多多時(shí)間，效率實(shí)實(shí)在太低低。 58.有計(jì)算算功能的的手表，隨時(shí)隨隨地都可可驗(yàn)算數(shù)數(shù)字 在公車(chē)上上突然想想要計(jì)算算數(shù)字，計(jì)算機(jī)機(jī)手表十十分方便便，不必必專(zhuān)門(mén)從從公文包包中，拿拿出計(jì)算算機(jī)，且且對(duì)口算算心算沒(méi)沒(méi)有把握握時(shí)，這這種“計(jì)算機(jī)機(jī)手表”更能發(fā)發(fā)揮特有有的功能能。雖然然，按鍵鍵太小不不容易操操作，但但是在這這些功能能之下，這個(gè)缺缺點(diǎn)不足足掛齒。 59.即使貴貴一點(diǎn)，對(duì)電腦腦處理的的投資也也要在所所不惜 最近市面面上電腦腦的價(jià)格格急速降降低，有有不少人人除了文文書(shū)處理理機(jī)外，還在家家里自備備傳真機(jī)機(jī)、電腦腦等家庭庭辦

47、公設(shè)設(shè)備，以以期提高高工作與與學(xué)習(xí)的的效率。 只要能夠夠運(yùn)用自自如，對(duì)對(duì)電腦設(shè)設(shè)備的投投資，絕絕對(duì)是值值得的。 溝通促效效法 1.站站著開(kāi)會(huì)會(huì)也能提提高開(kāi)會(huì)會(huì)效率 一般說(shuō)來(lái)來(lái)，大家家似乎都都認(rèn)定開(kāi)開(kāi)會(huì)一定定要坐著著開(kāi)，其其實(shí)，偶偶而站著著開(kāi)會(huì)也也是個(gè)很很好的方方法。站站著說(shuō)話話，會(huì)產(chǎn)產(chǎn)生要盡盡快把話話說(shuō)完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以獲得得結(jié)論，問(wèn)題一一下子就就決定了了。所以以相對(duì)而而言，那那種又臭臭又長(zhǎng)的的會(huì)議，只是浪浪費(fèi)時(shí)間間而已。目前也也有相當(dāng)當(dāng)多的企企業(yè)采用用這種方方法。 2.除除了通訊訊錄之外外，也要要編制“人才錄錄” 任何人都都有通訊訊錄，不不過(guò)除了了通訊錄錄之外，

48、最好還還編制一一本“人才錄錄”，專(zhuān)門(mén)門(mén)記載詳詳細(xì)的個(gè)個(gè)人資料料。 在人才錄錄上，包包括姓名名欄全部部有十二二個(gè)項(xiàng)目目，詳細(xì)細(xì)記錄個(gè)個(gè)人的專(zhuān)專(zhuān)長(zhǎng)、特特征、學(xué)學(xué)歷背景景等等，所以在在求才的的時(shí)候，非常方方便。 “人才錄錄”可用硬硬紙板做做成，并并用釘針針外皮裝裝訂成冊(cè)冊(cè)。 3.與與人會(huì)面面選在書(shū)書(shū)店最適適合 與人會(huì)面面時(shí)，如如果對(duì)方方?jīng)]有不不便之處處，你可可以利用用書(shū)店做做為會(huì)面面的地點(diǎn)點(diǎn)，并且且特別指指定大書(shū)書(shū)店中你你所喜歡歡的專(zhuān)柜柜為會(huì)面面處。在在等人的的時(shí)間中中，也可可以用來(lái)來(lái)收集信信息，一一點(diǎn)也不不浪費(fèi)時(shí)時(shí)間。 如果比約約定的時(shí)時(shí)間早到到，就可可以看看看雜志或或自己喜喜歡的書(shū)書(shū)，以吸吸取信

49、息息，即使使對(duì)方遲遲到，也也可有意意義地打打發(fā)時(shí)間間。只要要稍加用用心，等等人時(shí)間間就可以以變成充充實(shí)、有有意義的的時(shí)間，而且大大書(shū)店目目標(biāo)很容容易找，可以說(shuō)說(shuō)是最適適當(dāng)?shù)臅?huì)會(huì)面場(chǎng)所所。 4.名名片的整整理 在整理通通訊錄時(shí)時(shí)，可采采用一般般的方法法，按照照姓氏來(lái)來(lái)排列。不過(guò)名名片方面面，就不不用要這這個(gè)方法法，而是是要分成成工作、公司等等幾個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目來(lái)整整理。 如此，即即使一下下子想不不起對(duì)方方的姓名名，只要要知道對(duì)對(duì)方是“A公司的的職員”，仔細(xì)細(xì)找找AA公司那那一份就就可以，此起按按姓氏排排列，這這個(gè)方法法更容易易檢索。 此外，整整理名片片時(shí)，不不要把名名片放在在名片盒盒里，要要放在名名片簿

50、中中，這樣樣較容易易翻閱找找尋。 5.在在“工作手手冊(cè)”上詳細(xì)細(xì)記錄零零散信息息 出門(mén)辦點(diǎn)點(diǎn)小事，卻不巧巧趕上擁?yè)頂D時(shí)間間，結(jié)果果白白等等了半個(gè)個(gè)多鐘頭頭，這種種情況經(jīng)經(jīng)常會(huì)發(fā)發(fā)生，只只是平常常不太會(huì)會(huì)感覺(jué)到到，其實(shí)實(shí)這些浪浪費(fèi)掉的的時(shí)間，一累積積起來(lái)，也是相相當(dāng)可觀觀的。 所以，為為了防止止這種無(wú)無(wú)謂的浪浪費(fèi)，連連乍看之之下很可可笑的瑣瑣碎信息息，最好好也記在在“工作手手冊(cè)”上，比比如郵局局在哪一一天哪個(gè)個(gè)時(shí)間人人最少，或是哪哪個(gè)窗口口辦事速速度最快快，將將這些具具體的信信息記在在手冊(cè)上上，辦起起事來(lái)將將更為方方便、迅迅速。 6開(kāi)會(huì)會(huì)時(shí)間要要加上尾尾數(shù)，以以防止遲遲到 召集會(huì)議議時(shí)，如如果把

51、時(shí)時(shí)間訂在在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定定會(huì)有人人遲到。這種幾幾點(diǎn)“整”的時(shí)刻刻，大都都會(huì)令人人感覺(jué)這這只是個(gè)個(gè)概括性性的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，很容容易漫不不經(jīng)心的的珊珊來(lái)來(lái)遲。 所以以，你盡盡可能在在開(kāi)會(huì)時(shí)時(shí)間加上上尾數(shù)，如“一點(diǎn)十十五分”，這樣樣一來(lái)，會(huì)令人人心生疑疑惑：“這個(gè)時(shí)時(shí)間是不不是具有有什么特特別意義義?”因而產(chǎn)產(chǎn)生極高高的興致致，如此此會(huì)議就就能準(zhǔn)時(shí)時(shí)開(kāi)始。 7立刻刻在收到到的名片片上寫(xiě)“當(dāng)事人人”的資料料 對(duì)商界人人士而言言，交換換名片似似乎是不不可缺少少的“儀式”。從初初次見(jiàn)到到的人手手中所收收到的名名片，不不要隨便便亂放，應(yīng)整理理得有條條不紊，日后將將成為寶寶貴的個(gè)個(gè)人資料料來(lái)源。 當(dāng)與人

52、交交換名片片后，你你可以馬馬上在對(duì)對(duì)方的名名片上書(shū)書(shū)寫(xiě)他的的專(zhuān)長(zhǎng)、興趣、資歷等等等，這這么一來(lái)來(lái)，要找找人才就就輕松多多了。主主要的是是，為方方便日后后利用，先在名名片上多多加幾個(gè)個(gè)字，這這一點(diǎn)是是非常重重要的。 8與沒(méi)沒(méi)有時(shí)間間觀念的的人約會(huì)會(huì)時(shí)，可可接著安安排另一一個(gè)約會(huì)會(huì) 約會(huì)老是是遲到，沒(méi)有時(shí)時(shí)間觀念念的人，大多在在事情已已告一段段落之后后，仍喋喋喋不休休地說(shuō)個(gè)個(gè)沒(méi)完，即使是是事情已已談完，他們也也無(wú)意離離開(kāi)，仍仍興致勃勃勃地準(zhǔn)準(zhǔn)備暢談?wù)勔环?。在與這這種沒(méi)有有時(shí)間觀觀念的人人約會(huì)時(shí)時(shí)，你可可接著又又安排另另一個(gè)約約會(huì)，并并且事前前聲明：“我兩點(diǎn)點(diǎn)十五分分有約會(huì)會(huì)，我早早一點(diǎn)在在一點(diǎn)四四

53、十分見(jiàn)見(jiàn)面吧”! 這么一來(lái)來(lái)，幾乎乎所有的的人都會(huì)會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴赴約，由由于時(shí)間間有限，會(huì)面得得以快速速地進(jìn)行行。從第第二個(gè)意意義上來(lái)來(lái)說(shuō)，又又可防止止時(shí)間的的浪費(fèi)。 9與公公司主管管會(huì)面時(shí)時(shí)，在對(duì)對(duì)方名片片上書(shū)寫(xiě)寫(xiě)秘書(shū)小小姐的芳芳名 當(dāng)你與公公司董事事高級(jí)主主管交換換名片時(shí)時(shí)，你可可以請(qǐng)教教對(duì)方專(zhuān)專(zhuān)任秘書(shū)書(shū)的芳名名，趁著著記憶猶猶新，馬馬上寫(xiě)在在收到的的名片上上。 因?yàn)樵谂c與這種高高階層人人物聯(lián)絡(luò)絡(luò)時(shí)，他他們不可可能會(huì)親親自接電電話，通通常都經(jīng)經(jīng)過(guò)秘書(shū)書(shū)轉(zhuǎn)接，如果事事先曉得得秘書(shū)的的芳名，聯(lián)絡(luò)起起來(lái)自然然會(huì)順利利多了，而且，借此博博得秘書(shū)書(shū)小姐的的好印象象，對(duì)日日后的工工作自是是大有益益處。 10

54、名名片上除除“個(gè)人資資料外”，另記記錄其他他資料以以加深印印象 除了“個(gè)個(gè)人資料料”之外，你還可可在收到到的名片片上，書(shū)書(shū)寫(xiě)種種種資料，比如一一般的“見(jiàn)面日日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)場(chǎng)所”、“介紹人人”、“會(huì)談要要事”等等，此外出出身地和和外表特特征，也也都盡可可能地寫(xiě)寫(xiě)下來(lái)。當(dāng)然，這些都都是人才才錄上的的珍貴資資料，同同時(shí)借此此加深對(duì)對(duì)他人的的印象，即使是是很久不不見(jiàn)的人人，只要要看看名名片，腦腦海中就就能夠浮浮現(xiàn)鮮明明的印象象。 最好在交交換名片片的當(dāng)天天，就把把這些資資料全寫(xiě)寫(xiě)上去，以免日日久忘懷懷。 11牢牢記女職職員的生生日 整體體工作能能不能順順利進(jìn)行行，關(guān)鍵鍵多半在在于女性性職員，似乎每每

55、家公司司都是如如此。即即使復(fù)印印一張文文件，小小姐們肯肯不肯盡盡心幫忙忙，都會(huì)會(huì)影響到到工作效效率與工工作成果果，因此此很多人人對(duì)女性性職員都都特別用用心?；诖它c(diǎn)點(diǎn)最好的的方法是是記住小小姐們的的生日，在當(dāng)天天送她們們一張生生日卡。以小小小一張卡卡片，向向她們表表示感謝謝，就算算她們平平日對(duì)你你有什么么不滿(mǎn)，也會(huì)一一筆勾銷(xiāo)銷(xiāo)。 122. 通通訊錄要要采用活活頁(yè)卡片片，以便便插換追追加 通訊錄最最好是采采用活頁(yè)頁(yè)式卡片片，這種種活頁(yè)式式通訊錄錄，一張張卡片上上只登記記一個(gè)人人，所以以不管對(duì)對(duì)方搬了了幾次家家，改來(lái)來(lái)改去都都不怕沒(méi)沒(méi)地方可可寫(xiě)，換換新卡片片也是很很簡(jiǎn)單。 此外，還還可根據(jù)據(jù)情況

56、的的需要，隨意插插換追加加。舉例例來(lái)說(shuō)，如果“陳大”的后面面是“林二”，有一一天又認(rèn)認(rèn)識(shí)一個(gè)個(gè)姓“陳三”的人，舊式通通訊錄一一定追加加在最后后一頁(yè)，但是這這種活頁(yè)頁(yè)式的通通訊錄，就可干干凈利落落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 13.賀年卡卡上的“最新動(dòng)動(dòng)態(tài)”，要馬馬上轉(zhuǎn)記記到人才才錄上 最近賀年年卡上的的賀辭大大部分都都是印刷刷的，頂頂多在最最后一、兩行自自己再添添上幾句句話，有有時(shí)候，也會(huì)順順便寫(xiě)上上個(gè)人的的最新動(dòng)動(dòng)態(tài)，比比如換工工作、買(mǎi)買(mǎi)房子搬搬家、通通知結(jié)婚婚、添丁丁報(bào)喜等等等。 對(duì)這些賀賀年卡上上的新信信息，你你必須仔仔細(xì)篩選選，將必必要的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)記到“人才錄錄”中當(dāng)事事人的卡卡

57、片上。這些都都是人才才信息的的基礎(chǔ)資資料，如如果遺漏漏對(duì)方搬搬家的通通知，以以致于失失去聯(lián)絡(luò)絡(luò)，于公公于私，都無(wú)法法再發(fā)展展下去。 14.個(gè)人動(dòng)動(dòng)態(tài)的原原始資料料，要保保存一定定期間 只要一收收到告知知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等等有關(guān)關(guān)生活變變化的書(shū)書(shū)信或明明信片，你可將將其轉(zhuǎn)記記到“人才錄錄”的卡片片上。 至于那些些信件，則收到到盒子里里保存一一定期間間，因?yàn)闉槿绻R馬上將原原始資料料丟棄，就無(wú)法法對(duì)比“人才錄錄”上的記記錄有無(wú)無(wú)錯(cuò)誤，以致于于經(jīng)常發(fā)發(fā)生陰錯(cuò)錯(cuò)陽(yáng)差的的現(xiàn)象。為了防防止誤認(rèn)認(rèn)或筆誤誤，最好好將原始始資料保保存一定定的期間間。 15.借著人人才錄的的幫助，即使多多年不見(jiàn)見(jiàn)的人，也

58、能談?wù)劦煤苋谌谇?“人才錄錄”是人際際關(guān)系網(wǎng)網(wǎng)中個(gè)人人資料的的檔案，其中設(shè)設(shè)有種種種項(xiàng)目，比如“姓名欄欄”、“姓氏索索引”、“性別欄欄”、“出生年年月日欄欄”、“會(huì)面欄欄”、“學(xué)歷欄欄”、“職業(yè)欄欄”、“籍貫欄欄”、“服務(wù)地地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通通訊處欄欄”、“家庭欄欄”、“備考欄欄”等等 因此，即即使與多多年不見(jiàn)見(jiàn)的人會(huì)會(huì)面，只只要事先先查看一一下人才才錄上的的資料，就可知知道對(duì)方方現(xiàn)在在在哪家公公司哪個(gè)個(gè)單位擔(dān)擔(dān)任什么么職務(wù)、家里有有幾個(gè)人人、結(jié)婚婚紀(jì)念日日是哪一一天，借此此彼此不不會(huì)感到到陌生，能很快快地熟識(shí)識(shí)起來(lái)，相談甚甚歡。 16采采用名片片大小的的卡片做做通訊錄錄，十分分方便 采用名片

59、片大小的的卡片做做活頁(yè)式式的通訊訊錄的方方法是，將卡片片從上到到下分成成四行，第一行行寫(xiě)家庭庭的郵遞遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)號(hào)碼，第第二行寫(xiě)寫(xiě)公司的的郵遞區(qū)區(qū)號(hào)、地地址、電電話號(hào)碼碼、傳真真機(jī)號(hào)碼碼，第三三行寫(xiě)公公司名稱(chēng)稱(chēng)、單位位名稱(chēng)、職銜，第四行行寫(xiě)人名名或是團(tuán)團(tuán)體名。 這些資料料一目了了然，可可以說(shuō)是是效率很很高的通通訊錄。市售的的通訊錄錄大部分分都太小小，不像像這種自自制的通通訊錄具具有充分分的填寫(xiě)寫(xiě)空位。 17.人才錄錄要以拼拼音字母母加以細(xì)細(xì)致分類(lèi)類(lèi)字母區(qū)區(qū)分 活頁(yè)卡片片人才錄錄上的索索引欄，并不是是按現(xiàn)成成格式大大略地以以姓氏分分類(lèi)，而而是取其其人姓名名的前三三個(gè)字音音，填入入索引欄欄

60、。以“林達(dá)新新”來(lái)說(shuō)，你可在在卡片的的右上角角，寫(xiě)上上“L、D、X”三個(gè)字字，如此此一來(lái)，在L區(qū)之中中，還可可按1、2、3、4的順序序，加以以細(xì)分化化。(或者，亦可在在L之后以以男、女女行業(yè)、地域區(qū)區(qū)分)因而得得以縮短短找尋的的時(shí)間，很快找找到自己己所要的的資料。 雖然找找一個(gè)人人省不了了多少時(shí)時(shí)間，但但是在找找很多人人的情況況下，效效率可就就大有不不同。 18.“記號(hào)號(hào)式”通訊錄錄，可提提高工作作效率 為了在交交待秘書(shū)書(shū)寄賀年年卡、問(wèn)問(wèn)候卡之之時(shí)省去去一一勾勾名單的的麻煩，你可以以先在通通訊錄上上加“”、“”、“”、“”等等記記號(hào)。“”表表示每年年寄卡片片的人，“”表示已已寄了好好幾年卻卻一