淺議會計電算化的內(nèi)部控制

1、淺議會計電算化的內(nèi)部控制摘要:文章認為,企事業(yè)單位會計電算化施行后,帶來了會計業(yè)務處理的內(nèi)容和方式,會計信息載體等方面的變化,大大增加了會計內(nèi)部控制的難度和復雜性。應從組織機構(gòu)設置、會計電算化崗位責任制度、會計電算化系統(tǒng)操作制度、會計電算化系統(tǒng)軟硬件管理制度及會計資料管理制度等方面入手,建立和完善電算化會計內(nèi)部控制制度。關(guān)鍵詞:會計電算化;內(nèi)部控制;會計業(yè)務;會計信息;硬件;軟件企事業(yè)單位會計電算化的施行,就是建立會計電算化的整個過程,是一項復雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的施行過程中,包括會計電算化工作的規(guī)劃,會計信息的建立與管理,人員的分工與培訓,各種制度的建立與施行等諸多內(nèi)容,都必須采用系統(tǒng)工

2、程的方法與原理進展安排組織,這樣才能使會計電算化工作順利正確的進展。下面僅就會計電算化工作涉及的內(nèi)部控制進展討論?？刂剖侵赴凑找欢ǖ臈l件和預定的目的,對一個過程或一系列事件施加影響,使其到達預定目的的一種有組織的行為。內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部的管理控制系統(tǒng),即為保證經(jīng)濟活動正常進展所采取的一系列必要的管理措施,不僅包括企業(yè)高層用來受權(quán)與指揮經(jīng)濟活動的各種方式方法,還包括對企業(yè)經(jīng)濟活動進展綜合方案、控制和評價而制定的各項規(guī)章制度。控制的目的是保證企業(yè)財產(chǎn)、檢查有關(guān)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性、進步經(jīng)營效率、貫徹既定的管理方針。新?會計法?第27條明確規(guī)定,各單位必須建立本單位的內(nèi)部監(jiān)視制度。內(nèi)部控制關(guān)系到企

3、業(yè)財產(chǎn)物資的平安完好、關(guān)系到會計核算系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性。所以,企業(yè)為實現(xiàn)其既定的經(jīng)營管理目的,進步其經(jīng)濟效益,必需加強管理,建立一整套內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)穩(wěn)定、安康有序地開展。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。一、會計電算化帶來的一些變化1.會計業(yè)務處理的內(nèi)容和方式的變化企業(yè)使用會計電算化軟件處理財會數(shù)據(jù)后,企業(yè)的會計核算工作的環(huán)境和傳統(tǒng)的工作方式相比有許多不同,財會部門人員的構(gòu)成從原來的財會專業(yè)人員,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶敃I(yè)人員和會計電算化系統(tǒng)管理員、維護員等構(gòu)成。財會部門可以高效地完成傳統(tǒng)會計核算工作要求的核算內(nèi)容,還可以應用計算機

4、完成各種企業(yè)經(jīng)營管理方面的其他工作,如財務預測、本錢控制、銷售預測、企業(yè)資源規(guī)劃等。隨著電子信息通訊技術(shù)的開展,傳統(tǒng)會計工作中需要花費很長時間的會計信息的處理,可以在終端機上瞬間完成,由會計人員處理的有關(guān)財會業(yè)務,可由其他有關(guān)人員在終端機上完成;由幾個部門按原規(guī)定的步驟才能完成的業(yè)務事項,如今可以由一個部門甚至一個人完成。因此,需要建立一套新的控制范圍與控制程序符合新形勢的內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)財產(chǎn)物資的平安完好、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確和可靠、到達企業(yè)管理的目的。2.會計信息載體的變化企業(yè)應用會計電算化系統(tǒng)進展會計核算后,財會業(yè)務處理的方法和程序發(fā)生了很大的變化,各類會計憑證及

5、報表的生成方式、財會信息的儲存方式及載體也與傳統(tǒng)的方式不同。手工處理時期的反映財會業(yè)務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為根本會計資料的書面形式的資料有所減少。由于電子信息技術(shù)的廣泛應用,某些經(jīng)濟業(yè)務交易發(fā)生時,有關(guān)信息由經(jīng)辦人員通過計算機直接操作、計算機自動記錄,手工操作財會業(yè)務時期使用的每項經(jīng)濟業(yè)務必須具備的各種憑證、單據(jù)有些被局部取消,在核算過程中進展的各種必要的核對、審核等一些工作變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成。原來書面形式的各類會計憑證改為以磁、光介質(zhì)為媒體進展存儲,因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比,控制的重點應有所不同,控制的重點由對

6、人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機的控制為主,控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。3.控制舞弊、犯罪的難度加大隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進展的經(jīng)濟領(lǐng)域的犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡,數(shù)據(jù)庫技術(shù)的進步使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)受權(quán)的人員有可能通過計算機及網(wǎng)絡閱讀全部數(shù)據(jù)文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,且發(fā)現(xiàn)的難度與傳統(tǒng)的手工操作相比更大,所以,造成的危害和損失可能更大,因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、而且復雜,必需要有各種控制的計算機技術(shù)手段。由于上述原因,會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與傳統(tǒng)

7、的手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比擬,會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍更大、控制程序更復雜的綜合性控制,控制的重點為職能部門尤其是財會部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,它要求由人工控制和計算機自動控制相結(jié)合的多方面的控制。二、需加強和改良的幾個方面會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,包括組織機構(gòu)設置、會計電算化崗位責任制度、會計電算化系統(tǒng)操作管理制度、會計電算化系統(tǒng)計算機硬件和軟件管理制度及會計電算化系統(tǒng)會計資料管理制度等。1.組織機構(gòu)設置企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后,應對原有的組織機構(gòu)進展適當?shù)恼{(diào)整,相關(guān)的工作人員必須通過會計電算化培訓,以適應計算時機計系統(tǒng)的要求。組織機構(gòu)的設置必須合適企業(yè)的實際規(guī)模

8、,符合企業(yè)總體經(jīng)營目的,并且,應按精簡、合理的原那么對組織機構(gòu)的設置進展本錢效益分析。2.會計電算化崗位責任制度要明確會計電算化系統(tǒng)人員的崗位劃分和各崗位的工作任務,會計電算化的工作崗位一般分為:會計電算化主管、會計電算化操作員、審核記賬員、會計檔案管理員、電算審查員。同時要明確各崗位的責任制。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作才能外,還應該保證按照不相容業(yè)務相別離的原那么,如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責,催促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的紀錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。3.會計電算化系統(tǒng)操作管理制度

9、會計電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機操作規(guī)程、帳務處理程序,這些規(guī)定是為了保證會計電算化系統(tǒng)平安可靠的運行,保證所有進入會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實、有效,保證企業(yè)的經(jīng)營效果通過會計電算化系統(tǒng)可以正確反映出來。4.會計電算化系統(tǒng)會計資料管理制度實現(xiàn)會計電算化后,會計資料包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。該制度應包括以下內(nèi)容:會計資料的管理與保密、數(shù)據(jù)備份管理、會計檔案管理。以保證會計資料的平安保管。5.會計電算化系統(tǒng)計算機硬件及軟件的管理制度會計電算化系統(tǒng)正常、平安的運行,除以上制度的建立保證外,還應該建立計算機硬件管理制度、計算機軟硬件維護制度。為使會計電算化工作安康開展,在會計電算化軟件的使用上,必需遵循國家有關(guān)機關(guān)和部門制訂的標準和標準。其中包括符合標準和標準的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設計等等。目前我國已經(jīng)公布的有關(guān)國家標準和標準主要由財政部1994年公布執(zhí)行的?會計電算化管理方法?、?會計核算軟件根本功能標準?、?會計電算化工作標準?、?商品化會計核算