淺談“現(xiàn)代化”檔案管理工作

1、淺談“現(xiàn)代化檔案管理工作論文關(guān)鍵詞：檔案管理；工作論文摘要：檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)開展的必然趨勢，是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)開展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢和歷史性任務(wù)。隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深化地影響著檔案管理現(xiàn)代化的開展進(jìn)程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種開展與變化，準(zhǔn)確地反握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。近年來，雖然檔案工作得到較快的開展，檔案管理現(xiàn)代化程度有一定的進(jìn)步，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)程度相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案

2、工作現(xiàn)代化的步伐。1檔案工作現(xiàn)代化的必要性實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會主義市場經(jīng)濟(jì)對檔案工作的要求。在建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)的過程中，要從總體上進(jìn)步現(xiàn)代化程度，必須摸清國際國內(nèi)的動態(tài)，理解過去和現(xiàn)狀，以及今后的開展趨勢，才能確定今后努力的目的和方向。而要做到這一點(diǎn)，就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法那么無法滿足這種需要，春有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時間內(nèi)，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應(yīng)我國實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進(jìn)程度的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)開展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷開展，檔案的種類和數(shù)量急

3、劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可防止地會影響檔案事業(yè)的開展。因此改革落后的檔案管理手段已成為非常緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的開展，特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基矗2檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、運(yùn)態(tài)的、開展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與理論，以檔案資源信息化為核

4、心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和開展。21檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比方：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)展檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，將會有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。22檔案工作組織與管理現(xiàn)代化檔案事業(yè)的建立和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作

5、的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化程度的詳細(xì)表達(dá)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的根底之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理理論，在理論中加以總結(jié)和開展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案

6、管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。23檔案干部知識化由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建立一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的根本理論和根本技能，可以進(jìn)展技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。24檔案資源信息化在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會開展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新理論，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與

7、有序、有效開開利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建立，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案根底平臺建立，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建立和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在將來20年，檔案資源信息建立作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的開展。25檔案保護(hù)現(xiàn)代化傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)

8、備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)程度的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深化研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的平安性、真實(shí)性與完好性。26檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要根底，檔案管理現(xiàn)代化是建

9、立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的根底上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)那么和根據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作可以有機(jī)地聯(lián)絡(luò)起來，并且在檔案的管理中得最正確的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。3檔案工作現(xiàn)代化的作用利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地進(jìn)步檔案的查找速度，有效進(jìn)步查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，進(jìn)步效勞質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，開展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷片的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之延年益壽，留傳給子孫后代。建立計(jì)算機(jī)檢索終端，提供快速復(fù)印和復(fù)制效勞。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需