公司供應商貨款結(jié)算流程

1、 PAGE 10銀河集團股份有限公司供應商貨款結(jié)算流程目錄 HYPERLINK l _TOC_250005 目的1 HYPERLINK l _TOC_250004 適用范圍2 HYPERLINK l _TOC_250003 管理事項2 HYPERLINK l _TOC_250002 管理部門及職責2財務本部結(jié)算中心2區(qū)域或配送中心財務部2 HYPERLINK l _TOC_250001 付款審批程序3供應商預付款3供應商付款單3 HYPERLINK l _TOC_250000 管理事項規(guī)則及流程描述4供應商預付款4供應商結(jié)算單5供應商服務系統(tǒng)說明6供應商發(fā)票接收6供應商收款賬戶維護7供應商貨款

2、停付7供應商貨款支付8付款賬務處理及專用發(fā)票認證抵扣9供應商賬扣費用10目的為指導、規(guī)范公司供應商貨款結(jié)算業(yè)務管理，明確崗位責任，強化資金支付安全，維護公司利益，結(jié)合公司實際，制定本流程。適用范圍本流程適用于公司零售門店及配送中心的供應商貨款結(jié)算工作。管理事項供應商預付款供應商結(jié)算單供應商服務系統(tǒng)說明供應商發(fā)票接收供應商收款賬戶維護供應商貨款停付供應商貨款支付付款賬務處理及專用發(fā)票認證抵扣供應商賬扣費用管理部門及職責財務本部結(jié)算中心負責總部結(jié)算供應商服務工作；審核接收總部結(jié)算供應商發(fā)票及結(jié)算單、生成付款單；受理公司范圍供應商貨款停付、解停；審核上收區(qū)域門店供應商付款單；維護總部結(jié)算供應商收款賬

3、戶信息；支付總部結(jié)算供應商貨款；監(jiān)督資金使用費收取情況；上收區(qū)域門店付款憑證賬務處理；整合發(fā)放總部結(jié)算供應商賬扣費用發(fā)票或收據(jù)；維護結(jié)算系統(tǒng)門店發(fā)票開具資料信息；維護財務人員登錄結(jié)算系統(tǒng)權(quán)限。區(qū)域或配送中心財務部負責區(qū)域結(jié)算供應商服務工作；審核供應商結(jié)算單；審核接收區(qū)域結(jié)算供應商發(fā)票及結(jié)算單、生成付款單；受理本區(qū)域范圍供應商貨款停付、解停；審核本區(qū)域門店供應商付款單；維護區(qū)域結(jié)算供應商收款賬戶；支付區(qū)域結(jié)算供應商貨款；檢查供應商預付款平賬情況；本區(qū)域門店付款憑證賬務處理；增值稅專用發(fā)票的認證及抵稅憑證賬務處理；整合發(fā)放區(qū)域結(jié)算供應商賬扣費用發(fā)票或收據(jù)。付款審批程序供應商預付款供應商預付款的審批

4、，實行紙質(zhì)單據(jù)和財務結(jié)算系統(tǒng)（以下簡稱結(jié)算系統(tǒng)） 單據(jù)雙重流轉(zhuǎn)。紙質(zhì)單據(jù)審批程序非直供供應商：商場經(jīng)理或商品課長門店財務負責人門店總經(jīng)理 區(qū)域采購部或招商部負責人區(qū)域財務負責人區(qū)域總經(jīng)理。直供供應商：配送業(yè)務負責人配送財務負責人配送總經(jīng)理。預付款合同（政策類商品及店間商品調(diào)撥合同除外）、非預付款合同辦理預付款另行呈報：采購本部或招商本部品類負責人采購本部或招商本部總監(jiān)財務本部總監(jiān)公司總經(jīng)理公司董事長審批。系統(tǒng)單據(jù)審批程序總部結(jié)算供應商：會計審核區(qū)域或配送財務負責人區(qū)域或配送總經(jīng)理采購本部或招商本部負責人財務本部負責人。區(qū)域結(jié)算供應商：會計審核區(qū)域財務負責人區(qū)域總經(jīng)理。發(fā)起系統(tǒng)預付款單據(jù)時，須附

5、審批完畢的紙質(zhì)預付經(jīng)銷商品訂貨款審批單。供應商付款單供應商付款單的審批，在結(jié)算系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)?？偛拷Y(jié)算供應商：會計審核區(qū)域或配送財務負責人區(qū)域或配送總經(jīng)理財務本部負責人。區(qū)域結(jié)算供應商：會計審核區(qū)域財務負責人區(qū)域總經(jīng)理。管理事項規(guī)則及流程描述供應商預付款經(jīng)營方式為經(jīng)銷的商品購進，可辦理預付款（新店開業(yè)支付給聯(lián)營供應商的啟動資金，屬于給供應商提供的借款，不包括在預付貨款管理范圍內(nèi)）。供應商預付款管理實行采購本部或招商本部負責制。訂貨部門結(jié)合庫存周轉(zhuǎn)情況制定訂貨計劃，采購本部或招商本部負責預付款的審核并核定預付款金額。所訂商品原則上應于支付之日起 10 日內(nèi)完成驗收入庫，相應的發(fā)票應隨貨同行；供應商逾

6、期到貨及到票的，采購本部或招商本部負責協(xié)調(diào)及追繳。預付款實行紙質(zhì)與系統(tǒng)雙重審批形式（煙草、食鹽及店間調(diào)撥預付款不需紙質(zhì)審批）。非預付款合同供應商申請預付款的，需計收資金使用費。預付款訂貨及審批訂貨部門申請預付款金額不得超過訂貨計劃金額，分批訂貨或供應商分批到貨的，一次性申請預付款金額不得超過最近 30 天的銷售額。預付款審批單須附訂貨部門負責人簽名的訂貨計劃、發(fā)票或發(fā)票未到說明書； 非預付款合同供應商申請預付款時，需提供加蓋供應商公章的申請及費用計算單。采購本部或招商本部負責審核紙質(zhì)預付款審批單。品類負責人綜合考量供應商信用、庫存余額及周轉(zhuǎn)情況、應付賬款余額等，同意預付款的核定預付金額，報本部

7、總監(jiān)審批后按規(guī)定程序逐級報權(quán)限審批人審批。區(qū)域或配送中心根據(jù)審批完畢的紙質(zhì)預付款審批單于結(jié)算系統(tǒng)內(nèi)進行流 轉(zhuǎn)。預付款支付及賬務處理財務本部結(jié)算中心或區(qū)域財務部據(jù)審批完畢的系統(tǒng)及紙質(zhì)預付款審 批單付款，區(qū)域或配送財務部進行賬務處理，系統(tǒng)及紙質(zhì)審批單作憑證附件。經(jīng)支付的預付款系統(tǒng)默認已收取發(fā)票，預付及發(fā)票金額自動進入供應商下期結(jié)算單，抵減實付及發(fā)票開具金額。商品驗收入庫后，沖抵預付款后的結(jié)算金額按付款單審核流程進行支付。預付款平賬檢查訂貨部門負責按照訂貨計劃、約定到貨日期收貨并收取增值稅專用發(fā)票。預付款時發(fā)票未提供的，應隨貨到達并在發(fā)票未到備查簿中予以核銷。區(qū)域或配送財務部負責檢查供應商預付款平賬

8、情況，平賬是指按照訂貨計劃及規(guī)定到貨日期收貨時對該筆預付款的沖抵賬務處理、發(fā)票隨商品入庫前的收取認證。供應商逾期 30 天未到貨或到票的，區(qū)域或配送財務負責人及時向區(qū)域或配送總經(jīng)理、財務本部總監(jiān)匯報。預付款跟蹤機制采購本部或招商本部建立預付款臺賬及跟蹤機制。預付供應商貨款后未按時到貨及到票且經(jīng)區(qū)域或配送總經(jīng)理協(xié)調(diào)后仍未解決的，采購本部或招商本部負責協(xié)調(diào)并采取措施追繳。預付款商品到貨前，不得再次對該供應商付款。預付款計收資金使用費非預付款合同供應商申請預付款的，計收資金使用費，費用專用代碼 W6， 以付款日至商品驗收入庫后按結(jié)算方式及賬期規(guī)定付款日為計息期，以期間天數(shù)按日息計算收取。供應商結(jié)算單

9、結(jié)算單是供應商結(jié)算貨款的依據(jù)，根據(jù)商品購銷合同定義條款于結(jié)算系統(tǒng)內(nèi)生成，體現(xiàn)經(jīng)營門店和供應商資料信息及各類結(jié)算數(shù)據(jù)。根據(jù)合同結(jié)算地點，分為總部結(jié)算及區(qū)域結(jié)算。濟南門店供應商、配送中心供應商、跨區(qū)域經(jīng)營供應商、上收區(qū)域供應商（結(jié)算業(yè)務上收至總部結(jié)算中心的區(qū)域，以下簡稱上收區(qū)域），合同結(jié)算地點約定為總部；僅經(jīng)營濟南外埠同一區(qū)域內(nèi)門店的供應商、經(jīng)營政策類商品供應商，合同結(jié)算地點約定為區(qū)域中心店。根據(jù)合同經(jīng)營方式，分為經(jīng)銷、成本代銷、聯(lián)營和租賃。根據(jù)合同結(jié)算方式，分為月結(jié)、半月結(jié)和貨到付款，并約定不同賬期。貨到付款適用于經(jīng)銷方式，不適用進貨頻繁且賬期較長的合同。結(jié)算單生成及審核日期合同月結(jié)結(jié)算方式為每

10、月 1 日生成上月結(jié)算單， 4 日前完成審核工作。半月結(jié)方式為每月 1 日、16 日生成半月結(jié)算單，貨到付款（日結(jié)）方式為貨到日期+賬期天數(shù)即時生成，非月結(jié)方式結(jié)算單生成后即時審核。結(jié)算單審核要求區(qū)域或配送中心財務部負責審核結(jié)算單。對結(jié)算系統(tǒng)生成的供應商結(jié)算單，同GS 賬務系統(tǒng)供應商應付賬款入賬金額相核對，確保無單邊扣費或入賬情況。審核人員應確保 GS 賬務系統(tǒng)供應商應付賬款余額與結(jié)算系統(tǒng)未付款結(jié)算單累計實結(jié)金額保持相符，不符的查明原因予以調(diào)整。對金額無誤且無?？钜蛩氐慕Y(jié)算單予以審核，一經(jīng)審核禁止隨意取消調(diào)整，確需調(diào)整的通知供應商重新打印。有?？钜蛩氐狞c擊至報批狀態(tài)， 錄入?？钊思霸?。預收供

11、應商發(fā)票的調(diào)整結(jié)算單相應發(fā)票金額直至開票金額為 0，余額下期繼續(xù)調(diào)減。供應商服務系統(tǒng)說明供應商可登陸供應商服務系統(tǒng)自助查詢結(jié)算單、跟進發(fā)票受理情況、付款進度及?？钋闆r。服務系統(tǒng)網(wǎng)址 ，憑密碼登錄。公司通過供應商服務系統(tǒng)不定期發(fā)布相關(guān)結(jié)算須知及通知事宜。供應商憑密碼登錄服務系統(tǒng)，查詢審核狀態(tài)的結(jié)算單，如有異議須于發(fā)票開具前向區(qū)域或配送財務部提出，待對賬完畢后供應商打印結(jié)算單， 加蓋公司公章或財務專用章。供應商可于服務系統(tǒng)內(nèi)自助跟進發(fā)票受理情況、付款進度及?？钋闆r， 未付款的結(jié)算單、付款單狀態(tài)及明細表單，服務系統(tǒng)與結(jié)算系統(tǒng)同步顯示。供應商發(fā)票接收每月 5-10 日為供應商發(fā)票及結(jié)算單集中接收期，貨

12、到付款（日結(jié)）方式為隨時接收，半月結(jié)方式為每月 6 日、21 日前接收。供應商未按時遞交的， 延遲至下期受理。為明確責任及結(jié)算事宜的準確傳達，供應商須持本人結(jié)算證辦理結(jié)算業(yè)務， 每個父供應商編碼僅可辦理一張結(jié)算證。供應商按照結(jié)算單備注欄顯示的發(fā)票金額開具增值稅專用發(fā)票，在規(guī)定的發(fā)票接收日期，供應商持發(fā)票與結(jié)算單向所屬結(jié)算地點財務部門交納，總部結(jié)算的交至財務本部結(jié)算中心，區(qū)域結(jié)算的交至區(qū)域財務部。財務人員對供應商開具發(fā)票的類型、內(nèi)容與金額等，與結(jié)算單相核對， 審核無誤后接收供應商發(fā)票與結(jié)算單并登記發(fā)票號碼。結(jié)算系統(tǒng)內(nèi)的發(fā)票單根據(jù)審核狀態(tài)的結(jié)算單生成，財務人員接收供應商發(fā)票及結(jié)算單后，審核系統(tǒng)發(fā)票

13、單，生成供應商付款單。供應商收款賬戶維護供應商收款賬戶須經(jīng)供應商加蓋公章確認，采購本部或招商本部品類負責人或相關(guān)權(quán)限負責人審批后在結(jié)算系統(tǒng)內(nèi)建檔，并區(qū)分新建管理和變更管理。收款賬戶名稱應與合同簽訂名稱、發(fā)票開具單位名稱一致。每家供應商在結(jié)算系統(tǒng)內(nèi)有且只能有一個收款賬戶。供應商信息建檔表或變更表須明確供應商編碼、名稱、匯入省市（縣）、開戶行名稱及賬號，一份由財務本部合同管理部維護供應商合同檔案、一份按照合同結(jié)算地點由財務本部結(jié)算中心或區(qū)域財務部維護供應商付款信息。新引進供應商應于商品進銷業(yè)務發(fā)生前，將信息建檔表傳遞至結(jié)算中心或區(qū)域財務部。即有供應商變更結(jié)算賬戶的，結(jié)算中心或區(qū)域財務部接收變更表后

14、，自下個付款賬期按新賬戶支付貨款。供應商結(jié)算賬戶信息未建檔、信息不全或不準確、父子供應商信息不一致、未及時規(guī)范傳遞等情況造成供應商收款賬戶無法維護的，貨款不予支付。延伸產(chǎn)業(yè)鏈金融服務協(xié)議供應商，協(xié)議金融服務結(jié)束前，不得變更金融方指定的供應商收款賬戶。供應商貨款停付對于在公司經(jīng)營中存在清退、商品質(zhì)量問題、合作問題、糾紛、欠資費、未完成保底等各類問題的供應商，由相關(guān)總部部室、門店商場或商品課提出紙質(zhì)?？钌暾?，經(jīng)審批后傳遞財務部門進行貨款停付。在收到法院協(xié)助執(zhí)行等法律文書時，按照法律文書的要求或可能引發(fā)的損失或賠償數(shù)額暫停支付或配合扣劃。?？罴堎|(zhì)審批方式紙質(zhì)?？钌暾埿枇忻鞴绦畔?、停款事由、?？畈?/p>

15、門等內(nèi)容，公司范圍停款的由本部負責人審批，財務本部結(jié)算中心受理，區(qū)域或配送范圍?？畹挠蓞^(qū)域或配送總經(jīng)理審批，區(qū)域或配送財務部受理。停款部門應及時跟進供應商存在問題的處理情況，對已得到解決的，由原?？畈块T提出解停申請。停款系統(tǒng)控制方式超市業(yè)態(tài)供應商?？顚嵭邢到y(tǒng)控制付款單會計審核方式，由財務人員在供應商停付定義模塊中，準確錄入?？罟绦畔?，對應新單狀態(tài)的付款單控制點擊會計操作；錄入解除?？钚畔⒑螅到y(tǒng)恢復會計審核權(quán)限。非緊急?？罨蚪獬？钋闆r，原則上自下個賬期進行貨款停付或支付。百貨業(yè)態(tài)供應商?？顣簩嵭腥斯た刂聘犊顔螘媽徍朔绞?。供應商貨款支付供應商付款單根據(jù)審核狀態(tài)的發(fā)票單生成，結(jié)算系統(tǒng)生成付

16、款單后，經(jīng)財務人員審核、權(quán)限審批人審批后付款。已支付的付款單，轉(zhuǎn)入 GS 賬務系統(tǒng)進行付款憑證的賬務處理。為確保資金安全，財務本部結(jié)算中心及區(qū)域財務部應嚴格遵照供應商合同約定結(jié)算地點接收發(fā)票及支付貨款。付款單審核財務人員負責審核供應商付款單，其中未上收區(qū)域、配送中心供應商付款單由區(qū)域或配送財務部負責審核，上收區(qū)域付款單由財務本部結(jié)算中心負責審核。財務人員于每月 1 日、13 日開始進行付款單審核工作。綜合供應商應付賬款余額、停款、結(jié)算月份至審核期間的進銷及扣費情況、未交負數(shù)結(jié)算單等因素，符合付款條件的點擊會計操作，不予審核付款的錄入?？钊思霸?，便于供應商自服務系統(tǒng)查詢，并向供應商做好解釋工作

17、。清退供應商付款單的審核，參照供應商清退流程。付款單簽批供應商付款單經(jīng)財務人員審核完畢后，于每月 4 日、18 日前報區(qū)域或配送財務負責人及總經(jīng)理審批。百貨戰(zhàn)略品牌供應商按照公司領(lǐng)導審批確定的名單，先行審核簽批。付款單支付財務人員據(jù)審批完畢的審核狀態(tài)付款單支付貨款，已支付的付款單按管轄結(jié)算地點，由財務本部結(jié)算中心、區(qū)域財務付款專員點擊至付款審核狀態(tài)，點擊付款操作時應確保財務公司系統(tǒng)付款金額與結(jié)算系統(tǒng)付款單金額相符。合同月結(jié)結(jié)算方式：超市業(yè)態(tài)供應商貨款根據(jù)合同結(jié)算方式及賬期，以發(fā)票遞交截止日為賬期開始計算日，到達賬期后安排付款。百貨業(yè)態(tài)供應商自遞交發(fā)票當月下旬開始安排付款。合同非月結(jié)結(jié)算方式：為

18、減少付款工作環(huán)節(jié)，本著高效原則，在不影響門店經(jīng)營的情況下，非月結(jié)形式的付款單采取集中支付形式，跟隨超市月結(jié)供應商付款單審批付款流程，每月安排兩次付款。未達賬期供應商貨款申請?zhí)崆爸Ц叮毘蕡蠊静少彵静炕蛘猩瘫静靠偙O(jiān)財務本部總監(jiān)審批，同時計收資金使用費。付款單據(jù)與發(fā)票交接傳遞完成供應商付款指令的制單及稽核工作后，財務本部結(jié)算中心將總部結(jié)算的供應商付款單匯總表、附屬結(jié)算單及發(fā)票，傳遞區(qū)域或配送財務部。根據(jù)付款日期，每月分兩次傳遞，分別為月中及 25 日前，采取郵寄形式傳遞的，結(jié)算中心及區(qū)域財務人員跟蹤單據(jù)到達情況，并對郵件內(nèi)容進行檢查。區(qū)域或配送派人前往結(jié)算中心領(lǐng)取的，辦理交接手續(xù)。付款賬務處理及專用發(fā)票認證抵扣付款完畢的付款審核狀態(tài)的供應商付款單、已付款狀態(tài)的預付款單，轉(zhuǎn)入GS 賬務系統(tǒng)進行付款憑證賬務處理，區(qū)域或配送財務人員于財務公司系統(tǒng)內(nèi)打印付款回單同付款憑證相核對。區(qū)域（門店）或配送財務人員負責增值稅專用發(fā)票認證工作，區(qū)域財務人員負責抵稅憑證的賬務處理工作。供應商同一合同內(nèi)存在跨大類經(jīng)營的付款單，根據(jù)各品類付款金額分拆入賬。因收款方名稱、開戶銀行及賬號