商業(yè)公文函件管理規(guī)定

1、公文函件管理規(guī)定第 頁(yè) 共5頁(yè)1公文、函件管理公文按機(jī)密程度可分為以下幾類：a）絕密：極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書；b）秘密：次重要并且所涉及內(nèi)容不得向公司內(nèi)外無關(guān)人員泄露的文書；c）機(jī)密：指不得向公司以外人員透露內(nèi)容的文書；d）普通：非機(jī)密文件；e）傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。公文種類a）請(qǐng)示：下級(jí)向所屬上級(jí)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的呈請(qǐng)性上行文書，請(qǐng)示 必須堅(jiān)持一文一事的原則。b）報(bào)告：是向所屬上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議、答復(fù)上級(jí)的 詢問時(shí)使用的一種陳述性文書。c）通知：向所屬下級(jí)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則和方法；還用于傳達(dá) 上級(jí)的決定和指示、布置

2、需要執(zhí)行或辦理的工作事項(xiàng)等。d）函：是平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間互相商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向 有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等使用的文書。e）會(huì)議紀(jì)要：記載會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)部門和人員遵照?qǐng)?zhí)行。公文簽發(fā)制度下列公文必須經(jīng)總公司總經(jīng)理批閱后方可對(duì)外發(fā)送：a）總公司各部門所有對(duì)外正式函件、公文及其他正式文件等，b）以公司名義向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門等報(bào)送的報(bào)告、請(qǐng)示等文件；c）所有以總公司名義下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的帶有總公司文件文件：d）所有以項(xiàng)目公司名義對(duì)外發(fā)送的重要文件，項(xiàng)目公司總經(jīng)理須提前向總公司總經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)過批準(zhǔn)后方可對(duì)外發(fā)送。文件傳遞規(guī)定文件傳遞應(yīng)當(dāng)遵照簡(jiǎn)便、快捷的原則，盡量減少傳遞環(huán)節(jié)，

3、提高工作效率；提倡使用電子傳遞方式，不需要總公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件，一律使用電子 郵件傳遞，以節(jié)省傳真費(fèi)用和紙張。由各公司自行起草并且需要總公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門簽批的文件，文件頁(yè)數(shù)在5張以下的，可以將整個(gè)文件傳至行政部或相關(guān)部門；文件頁(yè)數(shù)在5張以上的，應(yīng)當(dāng)將需要簽批的文件頁(yè)傳真至行政部或相關(guān)部門，其他文件頁(yè)通過電子郵件傳遞，由 行政部或相關(guān)部門打印后呈審批人簽字。轉(zhuǎn)呈外部公司的信函、文件，可以使用傳真。無法使用電子郵件形式傳遞的文件，可以使用傳真。如總公司領(lǐng)導(dǎo)在外地出差，文件急需領(lǐng)導(dǎo)簽字的，各公司可以將簽批頁(yè)傳至 行政部，其他文件頁(yè)通過電子郵件發(fā)送，由行政部將簽批頁(yè)傳真至領(lǐng)導(dǎo)出差地辦公 室，并將其

4、他文件頁(yè)電子郵件傳至出差地辦公室，由該地辦公室打印后呈領(lǐng)導(dǎo)簽批。 領(lǐng)導(dǎo)簽批后，將簽批頁(yè)傳回行政部即可。文件發(fā)送確認(rèn)制度各公司應(yīng)當(dāng)將發(fā)送的文件分為緊急文件和一般文件。緊急文件應(yīng)當(dāng)在發(fā)送完畢后立即確認(rèn)，一般文件在發(fā)送完畢后由經(jīng)手人進(jìn)行 每日文件發(fā)放記錄，每日下班前一次性與總公司行政部確認(rèn)，以減少不必要的長(zhǎng)途 電話費(fèi)用。通過電子郵件形式發(fā)送文件，須立即確認(rèn)以避免文件遺漏。項(xiàng)目公司上報(bào)文件的程序要求各項(xiàng)目公司上報(bào)文件必須有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理本人簽字認(rèn)可后，可按 公司規(guī)定程序辦理。所上報(bào)文件必須嚴(yán)格按照總公司規(guī)定格式填寫，如發(fā)現(xiàn)漏填、錯(cuò)填，一律重 新上報(bào)。緊急程度：總公司行政部制作印章“急件”，對(duì)項(xiàng)

5、目公司上報(bào)的急須總公司盡 快批復(fù)的文件進(jìn)行蓋章，以規(guī)范管理。發(fā)放公文一律加蓋印章。a）附件一公文如有附件，應(yīng)在正文后注明附件的名稱和順序； b）發(fā)文時(shí)間一在正文結(jié)束之后，注明發(fā)文的日期及時(shí)間。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便。公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。文件處理期限規(guī)定資金審批單、公司重大決策急須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)的文件及機(jī)密文件等，應(yīng)隨到隨辦, 二十四小時(shí)內(nèi)給予對(duì)方答復(fù)。一般文件由部門主管根據(jù)文件具體情況指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處 理完畢為原則。來文指定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。如不能及時(shí)處 理或須做進(jìn)一步審核者，須與項(xiàng)目公司經(jīng)辦人及時(shí)聯(lián)絡(luò)，解釋原因。計(jì)劃、

6、規(guī)章修訂、招投標(biāo)資料審核、預(yù)算審核等特殊文件，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)斟 酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。2保密制度各所屬公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，所有涉及公司商業(yè)、技術(shù)機(jī)密的文件、文稿、收發(fā)文 登記本、電報(bào)、信函、磁盤、光盤、錄音（像）帶等，均應(yīng)納入保密范圍。根據(jù)泄密可能給公司造成損害的嚴(yán)重程度，保密級(jí)別劃分為三級(jí)，即：絕密、 機(jī)密、秘密。保密范圍、保密級(jí)別，以及涉密人員范圍，集團(tuán)公司保密級(jí)別劃分規(guī)則中 已做出基本規(guī)定，各級(jí)公司應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行。在此基礎(chǔ)上，各所屬公司應(yīng)根據(jù)本公司經(jīng) 營(yíng)業(yè)務(wù)、所處地域、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)及競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)等具體情況，進(jìn)一步細(xì)分和完善保密范圍 和級(jí)別的劃分，并在工作記錄一覽表和歸檔范圍明細(xì)中做出具體規(guī)定。密級(jí)

7、確立、變更及解除各級(jí)公司（部門）在日常工作過程中，應(yīng)根據(jù)集團(tuán)保密級(jí)別劃分規(guī)則確 定經(jīng)辦文件和記錄是否涉密文件、保密級(jí)別、保密期限。臨時(shí)產(chǎn)生的文件資料，由產(chǎn)生部門提出定級(jí)意見，行政部經(jīng)理審核、公司領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)時(shí)確定密級(jí)，并在正式文件右上角注明。在執(zhí)行各級(jí)公司管理制度文件產(chǎn)生的記錄、報(bào)告，涉密部分應(yīng)根據(jù)工作記 錄一覽表、檔案歸檔范圍具體確定密級(jí)。在具體確定保密級(jí)別時(shí)，如該文件包含不同保密級(jí)別的內(nèi)容，或在兩個(gè)保密 級(jí)別之間難以決定時(shí)，應(yīng)確定為較高一級(jí)的保密級(jí)別。特殊情況下，各公司秘密事項(xiàng)但不能標(biāo)明密級(jí)的，通過口頭通知、傳達(dá)接觸 范圍內(nèi)的人員。確定的保密級(jí)別和保密期限必須嚴(yán)格遵守，需要變更密級(jí)或提前解密

8、的，必 須經(jīng)過授權(quán)人員批準(zhǔn)。因工作或環(huán)境變化，需要變更密級(jí)，由原產(chǎn)生密件部門或行政部經(jīng)理提出中 請(qǐng)，交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)變更，或由公司領(lǐng)導(dǎo)直接變更；對(duì)尚在保密期的文件事項(xiàng)，因工作或環(huán)境變化，需公開但不損害公司利益的， 由原產(chǎn)生密件部門或行政部主任提出申請(qǐng)，交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)解密，或由公司領(lǐng)導(dǎo)直 接解密。保密期屆滿，除要求繼續(xù)保密事項(xiàng)外，自行解密。保密措施各級(jí)公司應(yīng)實(shí)行全員保密教育和保密知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)，確保各級(jí)員工嚴(yán)格遵循 集團(tuán)員工保密守則的規(guī)定，切實(shí)理解和執(zhí)行集團(tuán)保密管理制度。各直屬管理公司應(yīng)組織各下屬公司，針對(duì)本公司實(shí)際情況，確定重點(diǎn)保密部 位和保密人員，并針對(duì)重點(diǎn)保密部位和保密人員制訂相應(yīng)的控制措施，

9、并予以實(shí)施。各級(jí)公司形成的重點(diǎn)保密部位（設(shè)備）和人員清單，以及相應(yīng)的保密措施 文件應(yīng)提交一份至總公司（行政部）備案。各級(jí)公司確定的重點(diǎn)保密人員，在正式聘用時(shí)必須簽訂保密協(xié)議書。重點(diǎn)保密人員應(yīng)至少覆蓋集團(tuán)保密級(jí)別劃分規(guī)則列明的保密范圍，包括（不限于）：a）公司領(lǐng)導(dǎo)；b）部門經(jīng)理（副經(jīng)理）；c）財(cái)務(wù)人員；d）檔案管理人員；e）人事主管；f）行政秘書、文印人員;g）項(xiàng)目發(fā)展策劃、規(guī)劃設(shè)計(jì)、成本管理、營(yíng)銷策劃及銷售主管人員等。各級(jí)公司制訂的保密措施應(yīng)以集團(tuán)保密措施基本要求為基礎(chǔ)，增加范圍 和進(jìn)一步細(xì)化，不得制訂比集團(tuán)要求更寬松的規(guī)定。應(yīng)制訂的重點(diǎn)保密部位（設(shè)備） 的控制措施包括（不限于）：a）檔案室（或兼做辦公室的區(qū)域）；b）財(cái)務(wù)室；c）文印室；d）電腦、互聯(lián)網(wǎng)、傳真機(jī)、打印機(jī)、電話等。保密工作監(jiān)督檢查各公司行政部負(fù)責(zé)本公司保密工作的監(jiān)督檢查，定期監(jiān)督檢查應(yīng)每季度進(jìn)行 一次，并