房地產公司工程項目內業(yè)資料管理作業(yè)指引-模版

1、 工程項目部內業(yè)資料管理作業(yè)指引編 制：工程管理中心 日期：2020年1月審 核：姚可 郭海賓 日期：2020年1月批 準：陳昱含 日期：2020年1月版本修訂記錄序號修訂日期修訂內容修訂人版本備注目的規(guī)范工程項目部內業(yè)資料管理，統(tǒng)一內業(yè)資料分類和歸檔管理辦法和編號規(guī)則，實行臺帳管理，方便查閱；規(guī)范工程項目部工程管理標準化,明確工程管理人員在各個階段需要做的工作；明確工程各個管理崗位人員在工程管理過程中必須要填寫的資料，做到工程管理過程中能夠留下管理痕跡；以規(guī)范的內業(yè)資料體系指導項目部日常工作和檢驗工程管理人員的工作質量；知識管理。適用范圍適用于*置地所有在建項目（含工程部由*置地管理的合作項

2、目）。職責與權限項目工程部各級管理崗位人員按照本指引進行內業(yè)資料管理工作。工程項目部文件分類分冊及內容：A 冊：項目部組織管理A1：工程管理策劃（內容詳見策劃書模版，該策劃書是對整個項目的管理過程的一個全面的策劃，是項目部整個管理過程開展各項工作的依據，也是集團對下屬公司工作落實情況檢查的一個參考標準；單獨文件夾，編寫詳細目錄，不要求統(tǒng)一編號）工程管理策劃書（由項目經理組織編寫，格式按下發(fā)的模板）樣板區(qū)實施策劃書（格式按下發(fā)的模板）精裝修管理策劃書（格式按下發(fā)的模板）其它專項管理策劃書（把工程管理策劃書中一些重點內容細化，如工程各階段檢查驗收的部位和抽查比例的策劃等）A2：項目部制度及人員管理

3、（單獨文件夾，編寫詳細目錄，不要求統(tǒng)一編號）項目部職責（按組織手冊，項目部根據具體情況再進行細化）項目部工作相關流程（根據授權手冊，項目部根據具體情況再進行細化）項目部獎罰制度（由項目部制定內部員工管理和對供方管理的獎懲制度）國家相關法律、法規(guī)和規(guī)范文件清單（項目部根據工作需要購買）人員構架及崗位職責（按組織手冊，項目部根據具體情況明確化）員工報到表考勤登記表人員培訓記錄A3：報建資料（需單獨文件夾存放，文字版保存復印件，電子版保存掃描件，編寫詳細目錄，不要求統(tǒng)一編號；根據各地和各項目具體情況確定內容，項目部配合前期部辦理，項目部備案。下面內容供參考）土地證建設用地規(guī)劃許可證工程規(guī)劃許可證施工

4、證預售證臨水開通批文臨電開通批文建筑施工許可證占道許可證（10）綠化帶使用許可證（11）室外廣告許可證（12）其它報批報建資料B 冊：計劃管理（單獨文件夾，編寫詳細目錄，不要求統(tǒng)一編號）B1：甲方計劃（編寫分目錄，不要求統(tǒng)一編號）項目關鍵節(jié)點計劃及審批記錄項目主項計劃及評審記錄、主項計劃調整及審批記錄專項計劃及平審記錄、三級計劃調整及審批記錄計劃跟蹤、月報、滯后原因分析及趕工措施其它B2：施工過程控制計劃（編寫分目錄，不要求統(tǒng)一編號）施工總進度計劃報表及評審意見施工月進度計劃及評審意見施工周進度計劃及評審意見延長工期報審表或報告其它C 冊：合同管理C1：合同文本合同清單施工合同及交底記錄監(jiān)理合

5、同及交底記錄甲供材料合同及交底記錄C2：合同附件清單（比如：投標技術標）D 冊：監(jiān)理工作管理D1：監(jiān)理管理工作標準（單獨文件夾，編寫詳細目錄，不要求統(tǒng)一編號）監(jiān)理配合指引（監(jiān)理進場時對監(jiān)理的交底，內容主要包括明確辦事程序和合約交底，）總監(jiān)理工程師任命通知書監(jiān)理機構構架、監(jiān)理人員登記表、人員更換審批監(jiān)理規(guī)劃及審核意見監(jiān)理細則及審核意見其它D2：監(jiān)理單位工作檢查（單獨文件夾，編寫詳細目錄，要統(tǒng)一編號）監(jiān)理月報及審核意見（按監(jiān)理單位的流水號）監(jiān)理安全檢查及閉合記錄（按監(jiān)理單位的流水號）對監(jiān)理工作每月檢查及閉合記錄其它E 冊：承建商工作管理（包含總包、主要的甲指分包單位，按合同分冊）E1：承建商選擇階

6、段資料管理（單獨文件夾，以工程名稱建立總目錄，各承建商建立詳細分目錄）E2：承建商使用階段管理工作標準（單獨文件夾，按合同分類建立總目錄，各單位建立分目錄）施工單位、人員資格報審表、主要人員更換審批表施工組織設計及報審記錄工程配合指引（交底）（施工單位進場時對施工單位的交底，內容主要包括明確辦事程序和合約交底）開工報告場地移交記錄（必須要有監(jiān)理介入，參與各方簽字）E3：對承建商工作檢查記錄（單獨文件夾，總目錄和分目錄）對承建商每月的檢查及閉合記錄（按單位建立流水號）承建商履約評估（按單位建立流水號）F 冊：工程技術管理F1：圖紙管理（單獨文件夾，建立詳細目錄，詳細的圖紙發(fā)放記錄）圖紙清單及圖紙

7、圖紙會審記錄關鍵工序或部位的技術交底記錄看圖記錄F2：設計變更管理（單獨文件夾，按合同分類建立總目錄，詳細的發(fā)放記錄）設計變更清單各專業(yè)設計變更及審批記錄（要求設計院要有自己連續(xù)的流水號；項目部按專業(yè)建立內部管理流水號）F3：技術洽商（核定）及審批記錄 （單獨文件夾，按合同建立流水號）G 冊：工程成本管理（按合同分）G1：進度款支付記錄（單獨成冊，按建立總目錄，按合同建立分目錄）G2：費用變更記錄補充預算獎勵、罰款通知單甲供材料扣款工程往來其它扣款單G3： 乙供材料認質認價G4： 現場簽證管理（按成本部的要求建立簽證一月一清臺帳）G5： 工程結算甲供材料、設備結算工程結算書H 冊： 甲供材料與

8、主要材料管理H1：甲供材料計劃管理承建商材料需求計劃材料月度使用計劃匯總表H2：材料管理甲供材料進場驗收記錄甲供材料進貨臺帳H3：與材料供應商來往文件材料供應商來文發(fā)文材料供應商H4：主要材料的管理（非甲供，如鋼筋、管材等抽查記錄）I 冊： 會議紀要管理監(jiān)理周例會紀要項目部內部例會紀要項目專題會議紀要其它會議紀要J 冊：項目部收文（按時間填寫總的收文記錄本）J1：政府文件（建立目錄，按時間編制內部管理流水號）J2：集團文件（包括通知、下發(fā)的制度、聯系單等，建立目錄，按時間編制內部管理總流水號和分流水號）J3：公司及各部門文件（包括通知、下發(fā)的制度、聯系單等，建立目錄，按時間編制內部管理總流水號

9、和分流水號）J4：監(jiān)理單位來函來文（按時間編制內部管理流水號）J5：承建商來函來文（雙號管理，按時間編制內部管理總流水號，按合同分類編寫分流水號）K 冊：項目部發(fā)文（按時間填寫總的發(fā)文記錄本）K1：發(fā)政府文件（建立目錄，按時間編制內部管理總流水號）K2：發(fā)集團文件（建立目錄，按時間編制內部管理總流水號，按部門編寫分流水號）K3：發(fā)公司各部門文件（建立目錄，按時間編制內部管理總流水號，按部門編寫分流水號）K4：發(fā)監(jiān)理單位文件（按時間編制內部管理流水號）K5：發(fā)承建商文件（雙號管理，按時間編制內部管理總流水號，按合同分類編寫分流水號）L 冊：工程質量過程管理（以下內容供參考，各單位根據工程的具體情

10、況指定檢查的部位和抽查的比例，在編制工程管理策劃書時考慮，確定后報集團工程管理部備案，工程管理部以此作為檢查的依據）L1：地基與基礎施工水準及坐標控制點移交記錄場地原始標高及移交記錄樁位及標高復查記錄（每天復查不少于一次）打樁統(tǒng)計記錄（按天統(tǒng)計）降水布置及臺班記錄基坑開挖記錄（挖機臺班、放坡、特殊情況等）地基驗槽記錄（組織各方驗收）樁基及基礎驗線記錄（全比例檢查）基礎防水工程檢查記錄（全比例檢查）（10）其它檢查記錄L2：0 以下結構施工（全比例檢查）原材料質量檢查記錄（鋼筋、止水板止水帶、預埋管線及預埋件、混凝土等）隱蔽驗收（檢查重點：軸線及標高、鋼筋間距及接頭、預埋管線及預埋件位置、施工縫

11、位置及防水措施、后澆帶處理及防水措施、外墻對拉螺桿和埋件的防水措施、模板體系與質量等）澆灌令（大體積混凝土澆灌方案、人員、機具等準備情況）其它檢查記錄L3：0 以上結構施工（一層和屋面必須檢查，標準層建議抽查 30%左右）一層檢查記錄（按檢驗批的表格內容進行檢查）標準層抽查記錄（按檢驗批的表格內容檢查）屋面結構檢查（除按檢驗批內容檢查外，還要重點檢查出屋面的煙道、管根、構造等部位的結構防水是否合理有效）其它檢查記錄L4：砌筑（樣板先行，樣板全部檢查，其他部位建議抽查 30%左右）樣板檢查記錄（重點檢查：技術交底記錄、彈線與驗線、墻體材料、拉結筋、底部砌筑難透水材料、砌筑高度與頂砌、砂漿管理、灰

12、縫、洞口過梁、垂直度等）抽查記錄（重點檢查：技術交底記錄、彈線與驗線、墻體材料、拉結筋、底部砌筑難透水材料、砌筑高度與頂砌、砂漿管理、灰縫、洞口過梁、垂直度等）其它檢查記錄L5：抹灰（樣板先行、樣板全面檢查，其他建議抽查 30%左右）樣板檢查記錄（重點檢查：技術交底記錄、灰餅、護角、墻體切割開槽、不同材料之間和水電管線處鋼絲網、管道和螺桿等管洞的封堵、甩槳質量、墻體發(fā)水、二遍抹灰、養(yǎng)護、平整度垂直度等）抽查記錄（重點檢查：灰餅、護角、墻體切割開槽、不同材料之間和水電管線處鋼絲網、管道和螺桿等管洞的封堵、甩槳質量、墻體發(fā)水、二遍抹灰、養(yǎng)護、平整度垂直度等）其它檢查記錄L6：門窗（樣板先行，其余按

13、樣板標準 100%檢查）：1 米控制線移交記錄門窗洞口移交記錄門窗框料、防水膠、密封膠、門窗扇以及五金件等材料檢查記錄三線定位、塞縫、淋水試驗；其它記錄L7：防水檢查記錄屋面防水記錄：（防水原材料檢查記錄、屋面結構試水記錄、屋面防水施工旁站記錄、完工蓄水記錄等）衛(wèi)生間防水：（防水原材料檢查記錄、結構蓄水記錄、防水施工抽檢記錄、完工蓄水記錄等）管根防水記錄：二次吊模抽檢記錄、防水施工抽檢記錄、完工試水記錄）幕墻淋水實驗記錄其它檢查記錄L8：安裝及裝飾工程（電梯、通風、消防、強電、弱電等）內裝 1 米線移交記錄各種專業(yè)工作面移交記錄（土建標高、空間尺寸、預留洞、預埋件、井道、機房等）電梯工程檢查驗

14、收記錄（按檢驗批表格的內容驗收，抽查比例根據項目確定）通風工程檢查驗收記錄（按檢驗批表格的內容驗收，抽查比例根據項目確定）消防工程檢查驗收記錄（按檢驗批表格的內容驗收，抽查比例根據項目確定）強電工程檢查驗收記錄（按檢驗批表格的內容驗收，抽查比例根據項目確定）弱電工程檢查驗收記錄（按檢驗批表格的內容驗收，抽查比例根據項目確定）裝飾工程檢查驗收記錄（按檢驗批表格的內容驗收，抽查比例根據項目確定）其它檢查驗收檢查記錄L9：室外總體工程（管線、景觀）場地移交記錄（標高和坐標控制點、場地標高等）各種管線平衡成果及交底記錄各工序檢查驗收記錄（按檢驗批表格的內容驗收，抽查比例根據項目確定）其他記錄M 冊：材

15、料樣品及樣板確認管理樣品封樣記錄（臺帳、樣品加簽字標簽）樣板確認記錄（實體或照片加說明）其它記錄N 冊：其他日常管理記錄N1：工程月報（單獨成冊，同每月報集團的月報）N2：專項檢查/驗收或質量問題記錄現場專項巡視記錄及封閉情況公司檢查記錄及封閉情況分部工程驗收記錄（如地基與基礎、主體結構、建筑裝修、建筑屋面、建筑給排水和采暖、智能化、空調與通風、電梯等）中間交工、單位工程建筑建筑質量驗收記錄（根據當地質檢部門要求要中間驗收的）工程質量問題調查、處理記錄其它記錄N3：監(jiān)理通知單和工程聯系單（單獨成冊）監(jiān)理通知單監(jiān)理工程聯系單N4：日常記錄電話記錄形象進度照片（按工程管理中心工程部下發(fā)的要求，電子

16、版就可以）值班記錄施工日記（每個現場工程師都要填寫）O 冊：后勤管理固定資產登記表水電費臺帳房屋管理費臺帳其它文件夾及目錄編寫原則（供參考，各公司可以在此基礎上優(yōu)化）：文件夾標準：原則上統(tǒng)一按國家的檔案合標準：GB/T11822-89；文件裝合原則：原則上按“冊”裝合，有分冊的按“分冊”裝合；目錄編寫原則：每個文件夾須有文件冊目總索引、文件冊索引表、 文件目錄表此三級索引表，以便對歸檔文件進行檢索；文件冊目總索引表列明歸檔文件各卷目編號及名稱，貼于文件夾外，以便于檢索；文件冊索引表列明本卷歸檔文件的分類及名目；文件目錄表作為質量記錄、文件的最終目錄，在文件歸檔時進行登錄，須列明文件的編號、主題

17、及歸檔時間；文件須以文件夾分類存放，文件夾側面以標簽進行標識。標簽上須標明項目名稱、卷目名稱及卷目編號；各文件夾按卷目編號進行排放；各工程項目部需建立統(tǒng)一的文件夾分類管理目錄，該文件夾分類管理目錄由工程資料員負責建立并保管。文件編號原則（供參考，各公司可以在此基礎上優(yōu)化）：對涉及到經濟、合同和法律責任等文件需要統(tǒng)一編號，如下文件（但不限于）需要統(tǒng)一編號，編號可以參考以下方式：簽證、工程聯系單、工程通知單：HHZQ-MYW-QZ（或 SF、LXD、TZD）-00Z-08（工）013-00PHHZQ環(huán)滬戰(zhàn)區(qū)MYW漫悅灣QZ簽證00Z全部簽證流水號（5）08（工）013合同編號（08 年工程專業(yè)第

18、13 號合同）（6）00P該份合同產生的簽證編號工程款項支付審批表：HHZQ-MYW-08（工）023 -00Z（1）08（工）023 *建筑 08 年度工程類第 023 號合同（2）00Z該合同辦理付款編號甲供材料進場驗收單：HHZQ-MYW-CLYS-00Z-08（工）29-00P（補 00W）HHZQ環(huán)滬戰(zhàn)區(qū)MYW漫悅灣CLYS材料驗收00Z漫悅灣全部甲供材進場驗收單流水號（5）08（工）029合同編號00P該份合同產生的驗收單編號補 00W按合同約定量供貨完后補貨次數編號（或合同外增加不再補簽合同協(xié)議）乙供材料認質認價表：*建筑 08（工）023 -00Z*建筑08（工）023 *建筑

19、08 年工程專業(yè)第 23 號合同00Z該份合同產生的材料認質認價表流水編號甲供材料計劃表：*建筑 08（工）023 -00Z*建筑 08（工）023 *建筑 08 年工程專業(yè)第 23 號合同00Z該份合同產生的材料認質認價表流水編號設計更改通知單：CQXH-SBJ-1 期-JZ00ZHHZQ環(huán)滬戰(zhàn)區(qū)MYW漫悅灣JZ00Z建筑流水號（JG-結構，ZS-裝飾等）技術洽商單（技術核定單）：CQXH-SBJ-1 期洽商-JZ00ZHHZQ環(huán)滬戰(zhàn)區(qū)MYW漫悅灣JZ00Z建筑流水號（JG 結構、JS 景觀施工、TF 通風、S 給排水、D 電氣安裝等）對工程質量檢查或抽查的記錄文件可按檢查部位（檢查部位按策

20、劃書要求）進行編號例： SBJ-標-5#樓- 砌筑-001（該編號編在子目錄表上編寫）（1）MYW1Q漫悅灣一期（2）標1 標段5#樓根據圖紙樓號砌筑砌筑分項（地基、基礎、主體、抹灰、門窗、防水、裝飾、電梯、通風、消防、強電、弱電等）001第一次檢查/抽查記錄（第一次抽查部位要和策劃書要求第一次檢查/抽查的部位相同，每個部位檢查的內容比較多，檢查的內容按檢驗批表格檢查記錄， 該部位的檢查建立子目錄）；其它文件為了方便管理查閱需要編號的可以參考下列編號方式：c.文件類別c.標段或合同編號b.項目名稱及分期a.XX戰(zhàn)區(qū) e.流水號？ZQ HHZQ環(huán)滬戰(zhàn)區(qū)項目名稱及分期：用漢語拼音的第一個字母縮寫。后 2 位為所在項目的開發(fā)期號。漫悅灣一期：MYW1Q；漫悅灣二期：MYW2Q文件類別代碼參見下述內容：ZD：制度類、規(guī)定類文件及管理辦法BG：請示及報告類文件JB：各類工程月報、簡報JH：各種計劃、關于工程計劃的文件