建立電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的意義

1、建立電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的意義建立電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的意義電子檔案是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)開展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新開展方向之一。現(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，討論電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。1檔案管理的目的和功能檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并平安保存外，主要是為了開發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。2煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)2.1信息的廣泛性煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等?？萍紮n案包括礦建、采煤、掘進(jìn)、機(jī)電、運(yùn)輸、通風(fēng)、地質(zhì)等檔

2、案。信息量宏大是其特點(diǎn)之一。2.2使用的頻繁性煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時(shí)每刻都和一線消費(fèi)嚴(yán)密聯(lián)絡(luò)，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、平安技術(shù)措施、機(jī)電設(shè)備檔案等，其使用頻繁性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他行業(yè)。3電子檔案的最新開展和應(yīng)用電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)可以閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)AD應(yīng)用工程工作會(huì)議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究指導(dǎo)小組。1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1

3、997年研究制訂的?計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求?試行稿的根底上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)展試本文由論文聯(lián)盟搜集整理點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化探究方法和積累經(jīng)歷。1998年8月11日13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)?電子文件歸檔及電子檔案管理概論?和?辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法?、?AD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求?兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)展修改、補(bǔ)充及完善?？梢?，有關(guān)電子檔案及其管理問題的研究與應(yīng)用正在廣泛開展。4電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)4.1電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：

4、存在形式一般為磁盤硬盤及光盤等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲(chǔ)容量大，便以攜帶和傳輸，可和計(jì)算機(jī)直接連接，可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。其缺點(diǎn)是保存時(shí)間短與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年，保密性差，保存條件高需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等，閱讀不方便。4.2傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：保存時(shí)間長(zhǎng)，保密性好，占用空間大，閱讀方便。其缺點(diǎn)是占用空間大，存儲(chǔ)容量小，不便以攜帶和傳輸，復(fù)制困難，保存條件高需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等。5電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實(shí)意義從以上分析和比擬可以看出，

5、電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點(diǎn)。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，在檔案的應(yīng)用方面，電子檔案更具互補(bǔ)的優(yōu)點(diǎn)，便于攜帶，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。詳細(xì)在理論中有以下的意義：1煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的最新開展，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理不使其散失和平安保存的目的為主，電子檔案以完成開發(fā)與利用的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的平安保存，更有利于檔案的開發(fā)與利用。2電子檔案系統(tǒng)應(yīng)裝備專門的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)器硬盤、光盤、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等。還應(yīng)裝備專門電子檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。計(jì)算機(jī)用以對(duì)電

6、子檔案的管理，存儲(chǔ)器硬盤、光盤用于電子檔案的存儲(chǔ)，掃描儀、照相機(jī)用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。3可以把科技檔案包括規(guī)程、措施、圖紙等和文件等全部數(shù)字化存檔。通過計(jì)算機(jī)和專門的管理軟件分類管理。應(yīng)用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲(chǔ)格式以rd、AD等通用格式為主，便于查閱。4利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢。各消費(fèi)隊(duì)組的技術(shù)員可以隨時(shí)通過電腦終端查閱電子檔案室的受權(quán)文件。5為加強(qiáng)保密管理，可以設(shè)立權(quán)限，利用密鑰來管理。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)展訪問，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)展身份驗(yàn)證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合

7、法用戶一個(gè)通行字，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)展相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問。假如驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被回絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。6為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的效勞系統(tǒng)，需要加強(qiáng)人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)程度，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更為稀缺。大局部檔案人員現(xiàn)代技術(shù)程度偏低，甚至有現(xiàn)

8、代文盲現(xiàn)象，以致于現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。7可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程，可在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)展。這樣檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多以磁盤為載體的機(jī)讀形式。廣闊信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。8可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，進(jìn)步利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存。利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。9檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到指導(dǎo)及各個(gè)部門，可擴(kuò)大社