行政機(jī)關(guān)公文培訓(xùn)課件

1、行政機(jī)關(guān)公文培訓(xùn)PPT課件主要內(nèi)容行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)常見(jiàn)公文錯(cuò)情公文辦理的基本原則政府系統(tǒng)文秘管理工作有關(guān)制度區(qū)政府常務(wù)會(huì)議有關(guān)工作要求中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，是全國(guó)各級(jí)各單位公文處理工作的基本依據(jù)。另外，人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、軍隊(duì)系統(tǒng)也有各自的公文處理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。 前言:對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)而言：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國(guó)發(fā)200023號(hào)）文件，是我們公文寫(xiě)作、收發(fā)和管理的一個(gè)最基本的、也是最權(quán)威的文件，也是我們辦理公文的尚方寶劍。 行政機(jī)關(guān)公文的定義:行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公

2、務(wù)活動(dòng)的重要工具。由國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999），對(duì)公文的格式做出了明確的規(guī)定。國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)（國(guó)辦函20011號(hào)）文件，就意見(jiàn)文種的使用、函的效力等11個(gè)問(wèn)題做了補(bǔ)充說(shuō)明。以上3個(gè)文件，是行政機(jī)關(guān)文秘人員必須熟練掌握的基本知識(shí)。第一章 公文格式標(biāo)準(zhǔn)一、公文的種類(lèi)共13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案 、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要 其中：下行文8個(gè)：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要；上行文2個(gè)：報(bào)告、請(qǐng)示；平行文2個(gè)：函、議案；上行、下行、平行文均可使用的1個(gè)：意

3、見(jiàn)。 二、公文的字體采用方正GBK字庫(kù)中的方正仿宋、方正小標(biāo)宋、方正黑體、方正楷體等字體。從05年6月以XX府辦2005213號(hào)發(fā)文明確，具體規(guī)定：（一）標(biāo)題用方正小標(biāo)宋二號(hào)字體。（二）文中標(biāo)題1.第一層次一、二、三用方正黑體三號(hào)字體；2.第二層次為加括號(hào)的（一）（二）（三），用方正楷體三號(hào)字體。（注意：不加粗。）3.第三層次為1. 2. 3.，用方正仿宋三號(hào)字體。（三）正文用方正仿宋三號(hào)字體。（四）主題詞1.“主題詞”這三個(gè)字用方正黑體三號(hào)字體；2.各詞目之間空1字距離用方正小標(biāo)宋三號(hào)字體。三、公文用紙幅面及版面尺寸（一）幅面尺寸：公文用紙采用A4型紙，其尺寸為：210mm297mm。 （二

4、）公文頁(yè)邊與版心尺寸1.公文版心尺寸為：156mm225mm。2.公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為： 37mm1mm； 下白邊為：35mm1mm；3.公文用紙訂口（左白邊）為： 28mm1mm； 右白邊為：26mm1mm。四、排版規(guī)格和裝訂要求（一）排版規(guī)格：一般每頁(yè)排22行（行間距28.95磅），每行排28個(gè)字（跨度15.8磅）。注：此為一般情況而言，特殊情況（出現(xiàn)空白頁(yè)時(shí)）可以調(diào)整。（二）裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各l4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm一5mm。 五、公文格式分類(lèi)依照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的不同，公文格式主要分為“命令式”、

5、“文件式”、“信函式”、“電報(bào)式”、“會(huì)議紀(jì)要式”五種。以我區(qū)為例：（一）“命令式”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為：“XX人民政府令”。（二）“文件式”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為：“XX人民政府文件”、“XX人民政府辦公室文件”。發(fā)文機(jī)關(guān)代字有“XX府發(fā)”、“XX府文”等。（三）“信函式”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為：“XX人民政府”、XX人民政府辦公室”。發(fā)文機(jī)關(guān)代字有“XX府”、“XX府函”、“XX府辦”等。（四）“會(huì)議紀(jì)要式”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)分為“區(qū)政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”“區(qū)長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要”“區(qū)長(zhǎng)工作例會(huì)紀(jì)要”“區(qū)政府專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要” 1.還有“工作通報(bào)”等一些結(jié) 合實(shí)際制定的格式分類(lèi)。2.“電報(bào)式”由于目前XX事實(shí)上沒(méi)有使用，在關(guān)于印發(fā)

6、XX人民政府公文格式標(biāo)準(zhǔn)的通知XX府辦200948號(hào)就沒(méi)有將其納入，今后如確有需要可另行發(fā)文。六、公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。即公文的頭、身、腳。其中置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記。 眉首:1.公文份數(shù)序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第l行。眉首:2.秘密等級(jí)和保密期限：分“絕X”、“機(jī)X”和“秘X”3類(lèi)。 如：絕 X 秘X 3個(gè)月3.緊急程度：分特急、急件2類(lèi)。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度：秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心

7、右上角第2行。 眉首:4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：（1）包括“XX人民政府文件”、“XX人民政府辦公室文件”兩種。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文（請(qǐng)示、報(bào)告），發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣為80mm。眉首:（2）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)原則上使用小標(biāo)宋體字，一般用紅色套印。字號(hào)以醒目美觀為原則確定，但應(yīng)小于22mm15mm（高寬）。（3）行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)排列在前；行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。 注意：公文首頁(yè)必須顯示正文。 眉首:5.發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體

8、字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“ ”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。眉首:6.簽發(fā)人：上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)方正仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)方正楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。（見(jiàn)上一張圖例）主體：1.公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號(hào)方正小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排

9、布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。主體：2.主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)。置于標(biāo)題之下空1行。標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用主送機(jī)關(guān)的全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)。主體：3.公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。主體：4.附件：（1）在正文之下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后用全角冒名和名稱(chēng)，或在正文相關(guān)處用括注標(biāo)明“見(jiàn)附件”等字樣。 （2）附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主體：5.成文日期：用漢字將年、月、日標(biāo)全；成文日期以領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。注：如二九年中的“

10、”，不是0、O、零。主體：6.公文生效標(biāo)識(shí)：公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名（也可用簽署人簽名章）。（1）單一發(fā)文印章。（2）聯(lián)合行文印章。主體：7.附注：（1）一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如“此件可見(jiàn)報(bào)”等;（2）“請(qǐng)示”、作為上行文的“意見(jiàn)”、“函”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，用圓括號(hào)括入。（3）用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。版記：1.主題詞 按類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞、文種的順序排列，除類(lèi)別詞外，詞目數(shù)量不超過(guò)5個(gè)?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。主

11、題詞的索引規(guī)則根據(jù)需要，可將不同類(lèi)的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如國(guó)務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定，可標(biāo)“科技、體制、改革、決定”。 當(dāng)找不到準(zhǔn)確的類(lèi)屬詞時(shí)，可以在類(lèi)別中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類(lèi)屬詞后面，并在該詞后面加符合以示區(qū)別。 版記：2.抄送機(jī)關(guān) 左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。注意：是“抄送”，對(duì)上不再用抄報(bào)，對(duì)下不再用抄發(fā)。 版記：3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期一般為公文送往印刷廠付印的日期，用阿拉伯?dāng)?shù)碼

12、標(biāo)識(shí)。版記：4.版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。5.版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一面（封四）公文的篇幅如果在一個(gè)折頁(yè)（即有四面）以上，這時(shí)公文的頁(yè)數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)，兩頁(yè)以?xún)?nèi)的放在第2頁(yè)。版記：公文有附件時(shí)：如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁(yè)又正是4的倍數(shù)，此時(shí)版記應(yīng)置于該空白處，以免造成不必要的浪費(fèi)。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，則刪除該版記，只標(biāo)識(shí)轉(zhuǎn)發(fā)文件自己的版記。頁(yè)碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。頁(yè)碼只標(biāo)識(shí)到公文主體部分結(jié)束的那頁(yè)，空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

13、第二章常見(jiàn)公文錯(cuò)情優(yōu)秀公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：（一）內(nèi)容符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)及規(guī)章；（二）行文關(guān)系、規(guī)則、程序符合規(guī)范要求；（三）格式規(guī)范、準(zhǔn)確；（四）正文結(jié)構(gòu)合理，主旨明確，層次清楚，論證有理有據(jù)，重點(diǎn)突出，能完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。一、關(guān)于政策方面（一）引用政策要確保正確。引用文件的，除寫(xiě)明文件標(biāo)題外，還應(yīng)標(biāo)出發(fā)文字號(hào)。（二）不能違背政策例：1.某文件要求“各有關(guān)鎮(zhèn)要切實(shí)落實(shí)穩(wěn)控措施，切實(shí)禁止群眾上訪”。2.某會(huì)議紀(jì)要：“區(qū)公安局于*月*日起停止對(duì)4家采石場(chǎng)供應(yīng)炸藥和雷管”。 （三）不可能實(shí)現(xiàn)的任務(wù)不能提。如：某部門(mén)發(fā)了一個(gè)文件，要求：“對(duì)來(lái)合客商吃住需實(shí)行一包到底 ”。（

14、四）有悖于常理的不能提如網(wǎng)上正在流傳湖南溆浦政府文件鬧大笑話：“為了加大我縣水土流失防治力度，決定由縣公安局代表水利局征收水土流失防洪費(fèi)?！焙箱悠挚h某縣長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)要，中國(guó)青年報(bào)6月14日?qǐng)?bào)道。二、關(guān)于行文規(guī)則方面（一）弄清職權(quán)范圍存在問(wèn)題：1.部分單位的辦公室不管公文。2.不在職權(quán)范圍內(nèi)行文。3.本應(yīng)由部門(mén)印發(fā)的公文，上升了發(fā)文層面。（二）弄清隸屬關(guān)系存在問(wèn)題：1.主送單位錯(cuò)誤。2.文種錯(cuò)誤。3.存在政府向政府系統(tǒng)以外的黨委部門(mén)、法院、檢察院、人武部等下任務(wù)、提要求的現(xiàn)象。（三）不得多頭報(bào)送（四）嚴(yán)禁體制外循環(huán)三、關(guān)于寫(xiě)作規(guī)范方面公文起草是一項(xiàng)思想性、政策性、技能性很強(qiáng)的工作，要求很高，必須嚴(yán)

15、肅對(duì)待，在不斷摸索中提高寫(xiě)作水平。 （一）公文標(biāo)題公文通常采用完全式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)（關(guān)于）事由文種。1.標(biāo)題要素缺失事由通常應(yīng)由動(dòng)詞領(lǐng)起，組成一個(gè)動(dòng)賓結(jié)構(gòu)。 2.文種錯(cuò)誤（1）主要是“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆。 （2）意見(jiàn)也是一種文種，可以單獨(dú)使用（3）亂用批復(fù)。 3.文不達(dá)意；4.誤用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；5.轉(zhuǎn)發(fā)通知的標(biāo)題，經(jīng)常會(huì)遇到幾個(gè)“通知”重復(fù)的問(wèn)題；6.漏掉文種。 （二）公文正文要求：情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。文字以社會(huì)化書(shū)面語(yǔ)體為主，準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、平實(shí)、得體。主要問(wèn)題：1.公文主旨不清晰，套話多，口號(hào)式的話多。2.結(jié)構(gòu)不合理，層次不清晰，重點(diǎn)不突出。3.內(nèi)容缺乏概括提煉，累贅、重復(fù)、交叉、遺漏、出錯(cuò)，篇幅冗長(zhǎng)。4.詞語(yǔ)搭配不當(dāng)。 5.數(shù)據(jù)和數(shù)量單位出錯(cuò)。7.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)用不當(dāng)。（特別是開(kāi)頭部分）例：“為了提高合川市對(duì)外開(kāi)放水平，大力發(fā)展外向型經(jīng)濟(jì)，促使轄區(qū)內(nèi)自營(yíng)出口企業(yè)努力增強(qiáng)產(chǎn)品的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力，確保我市投資、消費(fèi)、出口“三駕馬車(chē)”協(xié)調(diào)并行?，F(xiàn)