GMP文件編制管理 課件

1、GMP文件編制管理1目 錄概述一、建立文件系統(tǒng)的目的、意義二、文件編制的原則要求三、文件的基本內(nèi)容和要求四、文件編制過(guò)程五、文件的分類六、文件編制中容易出現(xiàn)的問(wèn)題2概 述風(fēng)險(xiǎn)管理3質(zhì)量保證，GMP 和質(zhì)量控制是質(zhì)量管理的三個(gè)互有聯(lián)系的方面。GMP 是質(zhì)量保證的一部分； 質(zhì)量控制是GMP的一部分。良好的文件是質(zhì)量保證體系不可缺少的基本部分。4文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理的書(shū)面標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施中的記錄結(jié)果。文件是制藥企業(yè)質(zhì)量保證體系的基本要素，涉及到GMP管理的一切方面。本公司新版GMP文件分為五大類，即標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程文件(SMP)、標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)程文件(STP)、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程文件(SOP)、用戶需求文件(

2、URS)及質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估文件(RAP)。 5一、建立文件系統(tǒng)的目的、意義6目的和意義健全的文件體系能避免任何由口頭交流或臨時(shí)書(shū)面?zhèn)鬟f所可能引起的差錯(cuò)、錯(cuò)誤理解或解釋，并保證批生產(chǎn)和質(zhì)量控制全過(guò)程的記錄具有可追溯性。因此文件是制藥企業(yè)一切活動(dòng)的基礎(chǔ)、依據(jù)和準(zhǔn)繩。7 保證 GMP 的執(zhí)行 有 章 可 循 照 章 辦 事 有 案 可 查8文件體系建立、完善，實(shí)施的整個(gè)過(guò)程體現(xiàn)了制藥行業(yè)從口耳相傳的作坊式生產(chǎn)，轉(zhuǎn)向現(xiàn)代生產(chǎn)的變革，體現(xiàn)了從“ 人治”到“ 法制”的變革，依法制藥，依治管藥文件就是企業(yè)的“法”。是從管理者到每位員工的行為準(zhǔn)則,工作(操作)依據(jù)，監(jiān)督管理標(biāo)準(zhǔn)。9通過(guò)有效的文件管理，達(dá)到：一切行

3、為有標(biāo)準(zhǔn)；一切行為有記錄；一切行為有監(jiān)控；一切行為可追溯。質(zhì)量管理觀念的變革：檢驗(yàn)出來(lái)的生產(chǎn)出來(lái)的管理出來(lái)的習(xí)慣出來(lái)的?？课募?lái)管理,靠文件的培訓(xùn)、實(shí)施來(lái)養(yǎng)成良好的決策習(xí)慣、工作（操作）習(xí)慣、學(xué)習(xí)培訓(xùn)習(xí)慣和衛(wèi)生習(xí)慣。10真正使GMP成為每個(gè)員工“生產(chǎn)的生活方式”，而不僅只是條規(guī)、戒律。零缺陷：完善的文件系統(tǒng)管理將使可能發(fā)生的污染、差錯(cuò)、混淆降到最低限度，從而使藥品質(zhì)量達(dá)到預(yù)定用途和注冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)“零缺陷”的目標(biāo)。11充分認(rèn)識(shí)建立文件系統(tǒng)和使之嚴(yán)格實(shí)施的長(zhǎng)期性、艱定性硬件基本上是一次性投入，階段性的；而軟件的建立、完善、更新、提高是持續(xù)不斷的，長(zhǎng)期的。硬件投入相對(duì)而言是以資金投入為主（當(dāng)然也包含

4、設(shè)計(jì)、施工的付出），而軟件的投入則是心血和智慧的投入，是觀念、習(xí)慣的改變，絕非一朝一夕之事。12作用指導(dǎo)藥品生命周期全過(guò)程的依據(jù)；記錄是證明藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制活動(dòng)的依據(jù)；考核和培訓(xùn)員工的依據(jù)；評(píng)價(jià)管理效能的依據(jù)；進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的依據(jù)；13二、文件編制的原則要求14合法性系統(tǒng)性/唯一性動(dòng)態(tài)性適用性/可操作性嚴(yán)密性/規(guī)范性可追溯性真實(shí)性15合法性文件體系的建立應(yīng)符合（年版）的要求。文件的內(nèi)容應(yīng)與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊(cè)等相關(guān)要求一致。（第152條）企業(yè)應(yīng)建立文件管理的操作規(guī)程，系統(tǒng)地設(shè)計(jì)、制定、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放文件。 （第151條）16系統(tǒng)性/唯一性文件是質(zhì)量管理體系的體現(xiàn)，因此要從整體出發(fā)，涵蓋影響

5、藥品質(zhì)量的所有要素及活動(dòng)要求。形式要標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。如用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術(shù)或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應(yīng)有系統(tǒng)的操作規(guī)程，記錄的準(zhǔn)確性應(yīng)經(jīng)過(guò)核對(duì)；只有經(jīng)授權(quán)的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應(yīng)有記錄（第163條）廠房、設(shè)備、物料、文件和記錄應(yīng)當(dāng)有編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性。（第182條）17動(dòng)態(tài)性持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程，依據(jù)驗(yàn)證、日常監(jiān)控結(jié)果、上級(jí)部門(mén)的檢驗(yàn)、驗(yàn)收以及國(guó)家政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的變化而不斷修訂完善。變更的文件需寫(xiě)明變更歷史進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行必要的文件修訂文件應(yīng)定期審核、修訂；文件修訂后應(yīng)按照規(guī)定管理，防止舊版文件的誤用。（第158條）18適用性/可操作性應(yīng)根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況，

6、按有效管理的要求，制定出切實(shí)可行的文件，不能生搬硬套。文件應(yīng)分類存放、條理分明，便于查閱（第156條）記錄應(yīng)留有填寫(xiě)數(shù)據(jù)的足夠空格。（第159條）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄以及操作規(guī)程和記錄在規(guī)范中均有其各自的要求。（第164-183條)19嚴(yán)密性/規(guī)范性文字應(yīng)確切、清晰、易懂，不能模棱兩可 （第155條）標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)量化術(shù)語(yǔ)和法定計(jì)量單位準(zhǔn)確。用詞應(yīng)明確，不能才生歧義。避免口語(yǔ)化和使用不規(guī)范用詞原版文件復(fù)制時(shí)，不得產(chǎn)生任何差錯(cuò)；復(fù)制的文件應(yīng)當(dāng)清晰可辨。（第157條）分發(fā)、使用的文件應(yīng)當(dāng)為批準(zhǔn)的現(xiàn)行文本，已撤銷(xiāo)的或舊版文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)。（第158條）20可追溯性

7、與本規(guī)范有關(guān)的每項(xiàng)活動(dòng)均應(yīng)有記錄，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動(dòng)可以追溯。（第159條）每批藥品應(yīng)有批記錄，包括批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗(yàn)記錄和藥品放行審核記錄等與本批產(chǎn)品有關(guān)的記錄，至少保存至藥品有效期后一年。 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認(rèn)、驗(yàn)證、變更等其它重要文件應(yīng)長(zhǎng)期保存（第162條）21真實(shí)性記錄應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)，內(nèi)容真實(shí)，字跡清晰，易讀，不易擦除。（第159條）應(yīng)盡可能采用生產(chǎn)和檢驗(yàn)設(shè)備自動(dòng)打印的記錄、圖譜和曲線圖（第160條）記錄不得撕毀和任意涂改。記錄填寫(xiě)的任何更改都應(yīng)簽注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要時(shí)，應(yīng)當(dāng)說(shuō)明更改的理由。記錄如需重新撰寫(xiě)，

8、則原有記錄不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)作為重新撰寫(xiě)記錄的附件保存（第161條）22三、文件的基本內(nèi)容和要求23題 目編 碼版號(hào)：制 定 人制定日期審 核 人審核日期審 閱 人審閱日期批 準(zhǔn) 人批準(zhǔn)日期生效日期頒發(fā)部門(mén)質(zhì) 量 部分發(fā)部門(mén)24表頭或扉頁(yè)的內(nèi)容及要求題目：簡(jiǎn)潔明確，表明文件內(nèi)容、性質(zhì)編號(hào)：文件編碼應(yīng)有唯一性，便于歸類、查找；版本號(hào)：體現(xiàn)系統(tǒng)性、連續(xù)性；制定人、審核人、審閱人、批準(zhǔn)人要親筆簽名，并簽署日期；要明確頒發(fā)部門(mén)、分發(fā)部門(mén)，批準(zhǔn)日期、生效日期生效與批準(zhǔn)時(shí)間之間應(yīng)留出培訓(xùn)時(shí)間頁(yè)眉與頁(yè)腳的格式統(tǒng)一；25正文的內(nèi)容及要求1 目的：需簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明制定該文件的目的是什么。2 范圍：指該文件適用于哪些

9、范圍，必要時(shí)還應(yīng)說(shuō)明不適用于哪些范圍。3 職責(zé)：指哪些部門(mén)、崗位或人員對(duì)該文件的實(shí)施負(fù)責(zé)，如職責(zé)較多則分條編寫(xiě)。4 術(shù)語(yǔ)或定義：指該文件如有相關(guān)術(shù)語(yǔ)或定義則在此項(xiàng)下分條編寫(xiě)；如無(wú)則應(yīng)在術(shù)語(yǔ)或定義后注明“無(wú)”。 。5 內(nèi)容應(yīng)詳略得當(dāng)、文字簡(jiǎn)練、條理清楚、用詞確切，對(duì)操作有指導(dǎo)性，可操作性強(qiáng)。26文件六何法5W1Hwho何人why何因what何事where何地when何時(shí)how 何法276 附件：文件如有附件則應(yīng)附于該文件后，按其名稱與編號(hào)依次排列在附件項(xiàng)下，如無(wú)附件的，則應(yīng)在附件后注明“無(wú)”。7 相關(guān)文件：如有相關(guān)文件則按表格式填寫(xiě)(即見(jiàn)此文件的相關(guān)文件部分)，其表內(nèi)容為：序號(hào)、文件名稱、文件編

10、號(hào)；如無(wú)則應(yīng)在相關(guān)文件后注明“無(wú)”。288 變更歷史：有變更歷史的由相關(guān)文件修訂人按表填寫(xiě)（即見(jiàn)此文件的變更歷史部分），至少有一個(gè)表，其內(nèi)容為：變更日期、變更前版號(hào)、變更后版號(hào)、生效日期、變更原因、變更內(nèi)容。根據(jù)變更情況，可設(shè)定多個(gè)此表并將其連在一起，29四、文件編制過(guò)程30設(shè) 計(jì)起草/修訂審核/批準(zhǔn)發(fā) 放 培 訓(xùn)執(zhí) 行定期審核變更GMP 文件編制過(guò)程31設(shè) 計(jì)GMP強(qiáng)調(diào)的是GMP文件的適用性和科學(xué)性。文件總目錄的編制是綱，綱舉才能目張。其適用性是為質(zhì)量體系要素和GMP所要求，其科學(xué)性是按一定的規(guī)律，如GMP的章節(jié)來(lái)劃分的32起草文件起草人員依據(jù)國(guó)家和政府部門(mén)有關(guān)法律、法規(guī)和本公司生產(chǎn)質(zhì)量管理

11、需求按文件管理的有關(guān)規(guī)定起草文件，文件的標(biāo)題應(yīng)能清楚地說(shuō)明文件的性質(zhì)，使用的語(yǔ)言確切、易懂、可操作，不能模凌兩可，產(chǎn)生不同的理解。公司各部門(mén)任何人均有權(quán)提出制定文件的建議，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確定文件的題目。起草前須認(rèn)真準(zhǔn)備、精心設(shè)計(jì)，應(yīng)能保證文件的內(nèi)容全面、準(zhǔn)確且可操作性強(qiáng)。33由文件的使用部門(mén)負(fù)責(zé)起草?？绮块T(mén)的文件，由文件主要使用部門(mén)負(fù)責(zé)起草，難以確定主要部門(mén)的，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)指定起草部門(mén)。文件起草部門(mén)應(yīng)指定熟悉該文件內(nèi)容的人員負(fù)責(zé)具體起草工作。附件（記錄或憑證）在設(shè)計(jì)時(shí)，標(biāo)題明確，可以設(shè)計(jì)成表格式的，也可以設(shè)計(jì)成非表格式的。對(duì)需填寫(xiě)數(shù)字的地方，留有足夠的空格供填寫(xiě)用34文件起草后，由部門(mén)負(fù)責(zé)

12、人初審，如涉及不同的使用部門(mén)，應(yīng)由質(zhì)量部組織相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，并填寫(xiě)文件會(huì)審單，文件起草人員根據(jù)會(huì)審的意見(jiàn)進(jìn)行修改，修改后的文件由文件起草者校對(duì)后由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人和會(huì)審部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。35審核審核人一般是起草部門(mén)的負(fù)責(zé)人，審核人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、制定的程序和可操作性進(jìn)行審核；產(chǎn)品的工藝規(guī)程及操作規(guī)程等文件可由生產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人及質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人共同審核或批準(zhǔn)。 36審核后的文件統(tǒng)一交由質(zhì)量保證室主任進(jìn)行審閱，審閱的內(nèi)容為：1 與現(xiàn)行GMP、藥事管理法規(guī)、國(guó)家及地方藥監(jiān)局文件是否相符。2 是否符合本公司的規(guī)章制度。3 是否有和其他文件內(nèi)容交叉重復(fù)或文件內(nèi)容遺漏的。 4 文件的內(nèi)容在現(xiàn)有的條件下是否具有

13、可操作性。375 使用的文字、語(yǔ)言是否簡(jiǎn)練、確切、易懂，且不會(huì)有二種以上的解釋。6 與公司已經(jīng)生效的其他文件沒(méi)有相悖的含義。經(jīng)質(zhì)量保證室審閱的文件如需改正，交回原編寫(xiě)人員所屬部門(mén)進(jìn)行改進(jìn)，直至符合要求 38批準(zhǔn)公司的GMP文件由公司一級(jí)的管理人員進(jìn)行批準(zhǔn)簽發(fā)，具體如下：1文件管理、質(zhì)量管理、物料管理、衛(wèi)生管理、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)證與確認(rèn)管理（含驗(yàn)證與確認(rèn)方案、報(bào)告）、風(fēng)險(xiǎn)管理文件由分管質(zhì)量副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。2 生產(chǎn)管理、生產(chǎn)工藝規(guī)程文件由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。3 廠房與設(shè)施、設(shè)備管理、計(jì)量管理文件由分管設(shè)備工程副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。394人事行政管理文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。文件的批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)

14、文件的內(nèi)容、編號(hào)、格式、制定程序、與其他文件的統(tǒng)一性、文件內(nèi)容的合理性、先進(jìn)性進(jìn)行把關(guān)，并在表頭規(guī)定的空格內(nèi)簽上自己的姓名和批準(zhǔn)日期。40五、文件系統(tǒng)分類41文件系統(tǒng)分類質(zhì)量手冊(cè)（以“質(zhì)量”為對(duì)象）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（以“ 物”為對(duì)象）管理標(biāo)準(zhǔn)（以“ 事”為對(duì)象）操作標(biāo)準(zhǔn)（以“ 人”為對(duì)象）用戶需求（以“設(shè)備”為對(duì)象）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（以“風(fēng)險(xiǎn)”為對(duì)象）附件：記錄、憑證、檔案等42質(zhì)量手冊(cè)是企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)概況、目標(biāo)、組織、管理要素和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)方法的原則性論述。不是一般性的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，也不是具有可操作性的執(zhí)行文件。包括企業(yè)概況、企業(yè)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系43標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)程（Standard

15、Technology Procedure ，簡(jiǎn)稱STP）是指藥品生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中，由國(guó)家、地方、行政及企業(yè)頒發(fā)和制定的技術(shù)性規(guī)范、準(zhǔn)則、規(guī)定、辦法、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和程序等等書(shū)面要求。包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品工藝規(guī)程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的形式應(yīng)參考中國(guó)藥典，不能是匯總表格的簡(jiǎn)單參數(shù)44標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程（Standard Management Procedure，簡(jiǎn)稱SMP），用于指導(dǎo)工作的管理類文件。應(yīng)用范圍涉及GMP的第二到第十三章，按規(guī)范中的章節(jié)對(duì)文件進(jìn)行分類。45標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（Standard Operating Procedure，簡(jiǎn)稱SOP），用于指導(dǎo)如何完成一項(xiàng)工作的文件。具體表述為：經(jīng)批準(zhǔn)用來(lái)指導(dǎo)設(shè)備操作

16、、維護(hù)與清潔、驗(yàn)證、環(huán)境控制、取樣和檢驗(yàn)等藥品生產(chǎn)活動(dòng)的通用性文件，也叫標(biāo)準(zhǔn)操作程序。如制粒標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程工作標(biāo)準(zhǔn)/操作標(biāo)準(zhǔn)46用戶需求文件（User Requirement Specifications ，簡(jiǎn)稱URS），即用戶需求說(shuō)明，用戶為達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，對(duì)該系統(tǒng)、設(shè)備具體要求的文件。如粉碎機(jī)URS風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估文件（Risk Assessment Programme / Report ，簡(jiǎn)稱RAP/R)，即風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方案或報(bào)告，是指在風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生之前（后），對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)事件給產(chǎn)品質(zhì)量等各個(gè)方面造成的影響和損失進(jìn)行量化評(píng)估的工作。如產(chǎn)品共線生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方案 47文件系統(tǒng)分類記錄、憑證、檔案與上述的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

17、、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)應(yīng)，是上述要求執(zhí)行過(guò)程的體現(xiàn)，是證明文件。從中體現(xiàn)可追溯性。上述文件的關(guān)鍵參數(shù)是記錄、憑證、檔案的關(guān)鍵點(diǎn)、是核心/主要記錄內(nèi)容。異常、偏差等偏離/背離文件規(guī)定的情況、現(xiàn)象是另一類記錄的關(guān)鍵點(diǎn)48六、文件編制中易發(fā)生的問(wèn)題49生搬硬套不結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，對(duì)樣本文件，缺少消化吸收，甚至鬧出笑話。部分確認(rèn)、驗(yàn)證使用統(tǒng)一的樣本文件，刪改的不徹底，文件中包含原有與本次無(wú)關(guān)的內(nèi)容。按參考資料制定一些標(biāo)準(zhǔn)限度，不結(jié)合本企業(yè)的具體情況50相互矛盾同一問(wèn)題在各相關(guān)文件中說(shuō)法不一，標(biāo)準(zhǔn)不一，頻次不一，周期不一。產(chǎn)生原因多為各部門(mén)分別起草，即便同一人寫(xiě)，也會(huì)發(fā)生，必須系統(tǒng)協(xié)調(diào)、審核。（甚至同一文件中前后提法都不一致）51內(nèi)容不規(guī)范不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：藥典對(duì)洗劑規(guī)定最低裝量標(biāo)準(zhǔn)，灌裝過(guò)程控制仍低于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。用詞不規(guī)范如：純化水純水 ；微生物限度衛(wèi)