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文檔簡介

1、檔案的審計工作檔案的審計工作檔案審計是指為了查明有關(guān)檔案活動和檔案現(xiàn)象與所制定的檔案工作標準之間的一致程度,而客觀地搜集和評估證據(jù),并將結(jié)果反應(yīng)給檔案管理者,用以輔助和指導(dǎo)檔案工作開展的一項業(yè)務(wù)活動。以上對檔案審計工作的定義包含以下幾個方面的含義:檔案審計的對象是檔案活動和檔案現(xiàn)象;檔案審計工作的核心是搜集充分的、有力的審計證據(jù);檔案審計的準那么是要客觀公正、實事求是;檔案審計的根據(jù)是已經(jīng)制定成標準的檔案工作標準;檔案審計的作用是維護檔紀檔規(guī)、改善管理、進步工作成效。檔案審計工作包含兩個層次,從宏觀來說是對檔案館自身開展建立的審計;從微觀來說是對詳細檔案業(yè)務(wù)活動的審計。下文將分兩個局部進展闡述

2、。一、檔案館建立審計檔案館建立審計是指審計機構(gòu)和專業(yè)審計人員,采取定性和定量相結(jié)合的評價方法,對各級各類檔案館的建立工作進展測度和評價,并提出改良和進步的建議。1.檔案館建立審計的重要性。對檔案館建立審計的目的是進步檔案館整體程度與效勞質(zhì)量,更好地滿足利用者的需要。通過審計檔案館的辦館效益,檢驗各級管理者當(dāng)初的方案、決策、政策正確與否及管理措施的落實情況。審計的過程本質(zhì)上是一個實行全面質(zhì)量管理,進步效勞質(zhì)量的過程。檔案館建立審計不但是檢測決策目的的實現(xiàn)程度,同時也是對檔案館整個工作過程的全面監(jiān)控。1審計可以發(fā)現(xiàn)檔案館規(guī)章制度中的破綻和缺陷,催促檔案館有關(guān)規(guī)章制度的建立、健全和完善以及制度的有效

3、執(zhí)行等。2審計可以對檔案館運作過程中存在的問題進展診斷,及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。3審計可以結(jié)合各個部門的工作考核,對部門及崗位的權(quán)、責(zé)、利進展綜合衡量,來評價工作的有效性等。2.檔案館建立審計的內(nèi)容指標。我國檔案館種類繁多,有各級、各地區(qū)綜合性的公共檔案館,也有專業(yè)檔案館。此處我們主要討論針對普通公共檔案館的建立開展的審計,因為這類型檔案館分布區(qū)域廣、效勞對象多、影響范圍大,在我國檔案館體系中具有舉足輕重的作用。1各級地方政府的財政投入情況。公共檔案館作為政府財政全額撥款單位,檔案館的財政投入在政府收支科目的文化類下應(yīng)單獨設(shè)立一個子目。從我國目前的實際情況看,地方政府對公共檔案館建立的財政投入

4、參差不齊,欠興旺地本文由論文聯(lián)盟搜集整理區(qū)財政投入嚴重缺乏。但也要注意到公共檔案館的開展狀況是與本地區(qū)經(jīng)濟開展狀況嚴密相連的,因此在評估時應(yīng)考慮客觀環(huán)境因素,考慮不同地域經(jīng)濟開展狀況和效勞人口總量,因此設(shè)計的指標要合理,要能表達出本地區(qū)國民消費總值與館藏資源建立投入之間的關(guān)系,表達出本區(qū)域利用者總量與人口總量的關(guān)系,這樣才能從根本上看出公共檔案館資源投入總量是否能滿足該區(qū)域利用者的需求。審計時可考慮設(shè)立如下指標:人均實際投入資金量、人均占有的檔案數(shù)量、人均年增檔案數(shù)量等。2公共檔案館的硬件情況。如,公共檔案館的分布是否平衡、地理位置是否交通方便;硬件設(shè)施的設(shè)計是否遵循讓利用者使用方便的原那么;

5、針對弱勢群體,公共檔案館有無無障礙通道、殘疾人閱覽室和專用設(shè)施等。3公共檔案館的軟件情況。軟件設(shè)施設(shè)置是否到位包括館藏種類是否豐富、實用;利用者查檔、借檔是否方便、手續(xù)是否煩瑣,效勞種類是否多樣、齊全,效勞形式是否興趣、務(wù)實等。4館藏檔案資料的流通情況。眾所周知,檔案館的檔案是用來利用的,而不是用來藏的,只有利用的人越多,檔案流動的速度越快,檔案館作用的發(fā)揮才越能最大化。這就需要在審計時考察檔案館館藏資源的流通速度、人均利用量等??傊瑢矙n案館的審計要注重兩性。一是效率性,即在有限資源的條件下,公共檔案館是否將資金進展合理的調(diào)配和調(diào)整,最大限度地建立館舍、豐富館藏資源、滿足利用者需求。二是

6、效果性,即是否實現(xiàn)了公共檔案館建立的預(yù)期目的,主要包括檔案館的根底設(shè)施建立、檔案館資源是否滿足了利用者的信息獲取和利用需求,是否促進了當(dāng)?shù)氐奈幕_展等。綜上所述,檔案館的建立審計是以改善檔案館的管理素質(zhì)和進步綜合管理程度為目的的,審查檔案館在方案、組織、指導(dǎo)控制、決策和執(zhí)行等管理職能上的表現(xiàn),促進檔案館各個部門進步管理程度,促使有利要素的優(yōu)化整合,以加強檔案館整體凝聚力和進步檔案館效勞層次。對檔案館的審計有利于整合檔案館的管理資源,在檔案館提檔晉級建立中發(fā)揮較明顯的作用。二、檔案業(yè)務(wù)活動審計檔案業(yè)務(wù)活動審計是對基層檔案館的根底業(yè)務(wù)工作進展檢查評價,促進根本業(yè)務(wù)才能的進步。1.審計與檔案搜集。對

7、檔案搜集工作的審計主要是對文件材料歸檔范圍和搜集質(zhì)量的監(jiān)控。通常我們不能為搜集而搜集,而是要有歸檔范圍和檔案工作標準。哪些文件材料應(yīng)當(dāng)被作為檔案保存,哪些文件材料沒有成為檔案保存的必要,這樣的問題在對檔案搜集情況進展審計的過程中必須時??紤],才能更好地區(qū)分檔案與非檔案文件,從而有針對性地做好檔案搜集工作。2.審計與檔案整理。對檔案整理工作的審計主要是檢查在整理檔案時是否按照鑒定標準區(qū)分不同價值的文件/區(qū)分不同的保管期限,在此根底上分門別類地對檔案材料進展系統(tǒng)性組合和排序。尤其是對保管期限的審計應(yīng)注意一些檔案,如今看起來沒有價值,將來說不定很有價值;一些檔案,今天用起來很頻繁,但過了一定時間,可

8、能就是廢紙一堆。因此,區(qū)分檔案的價值,一定要有長遠目光、戰(zhàn)略思維,不能憑感覺圖一時之快。3.審計與檔案鑒定。檔案的保管期滿之后是續(xù)存還是剔除銷毀需要通過鑒定來完成,對鑒定工作的審計關(guān)系檔案的命運。檔案是不可多得的原始記錄,也是不可再生資源。檔案一經(jīng)銷毀,覆水難收,損失無法挽回。檔案作用的發(fā)揮具有隱蔽性、滯后性、隨機性、雙重性、突發(fā)性等特征,其作用有時容易被人們所忽略。所謂失去保存價值,也是相對而言的。隨著時間的推移,檔案鑒定標準可能會變,擬銷毀檔案的隱形價值可能重顯、增值。有些檔案在失去所謂的保存價值后,可能還有展覽價值、教學(xué)價值等。但是老一套鑒而不毀的做法也是不可取的,與其這樣,還不如不鑒定

9、。鑒定勢在必行,只是鑒定后的處置方法可以更靈敏多樣,比方用于教學(xué)、用于展覽等,審計可以進一步確定檔案的保管流向。4.審計與檔案利用。根據(jù)檔案法與檔案工作規(guī)章制度的相關(guān)要求,在開展檔案利用工作時檔案的利用范圍是要受到限制的。是開放利用還是控制利用?是定密還是解密?檔案開放利用不僅僅是業(yè)務(wù)問題,也關(guān)系到政府的陽光程度、開通程度。審計就是要對檔案的利用開放范圍進展調(diào)控,把握哪些是主動公開的,如涉及經(jīng)濟、文化、科技、藝術(shù)等檔案;依申請可以公開的,如內(nèi)容雖未涉密,但較為敏感的。通過審計既檢查開放工作的準確度,實現(xiàn)檔案開放年限與政府信息公開的接軌。5.審計與檔案編研。編研屬于檔案開發(fā)利用的高級形式,編研工作開展的第一步是選題與選材,在選題上往往需要緊扣當(dāng)前的社會熱點,而在選材上就需要對所選取的檔案材料進展真實性、原始性、完好性鑒別,決定取舍,所以審計也應(yīng)當(dāng)浸透入檔案編研工作之中。6.審計與檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化既有利于檔案的存,也有利于檔案的用。存是通過提供數(shù)字化副本利用,對檔案原件封存保管,到達間接保證檔案實體原件平安的目的。用是檔案信息的數(shù)字化可以使人們通過計算機等現(xiàn)代設(shè)施設(shè)備對館藏檔案的電子信息施行自由查詢、復(fù)制、備份、遠程效勞等,滿足不同種類的個性化需求,促進檔案信息資源共享。因

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