南大之星多媒體檔案管理系統(tǒng)

1、“南大之星多媒體檔案管理系統(tǒng)使用方法系統(tǒng)簡(jiǎn)介“南大之星多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)是由南京大學(xué)檔案館開(kāi)發(fā)的一個(gè)集檔案全文管理與全文檢索、圖像、錄像、錄音等多媒體檔案管理、檔案信息統(tǒng)計(jì)、檔案借閱利用等功能于一身的檔案管理系統(tǒng)軟件，它不僅可以管理文件級(jí)、案卷級(jí)、全宗級(jí)的檔案，還可以進(jìn)展收發(fā)文管理及多媒體檔案管理，從而使檔案管理任務(wù)向電子化的方向開(kāi)展。進(jìn)入南大之星檔案管理系統(tǒng)界面，并輸入用戶名和密碼一、修正密碼一進(jìn)入“南大之星后，點(diǎn)系統(tǒng)設(shè)置二進(jìn)入設(shè)置系統(tǒng)后，在修正密碼對(duì)話框中輸入舊密碼及他所要設(shè)置的新密碼并進(jìn)展確認(rèn)后，點(diǎn)修正密碼即可。二、添加案卷及文件一、修正密碼后，點(diǎn)檔案管理，即進(jìn)入到新建檔案表二點(diǎn)擊新

2、建檔案表，即可看到本部門檔案表三點(diǎn)擊本部門檔案表，進(jìn)入以下界面后，請(qǐng)點(diǎn)添加案卷四可按圖所示添加案卷其中一級(jí)目錄及全宗號(hào)請(qǐng)按圖填寫、案卷/盒號(hào)及館編件號(hào)按流水號(hào)走即可、密級(jí)如非特別注明請(qǐng)?zhí)顑?nèi)部、保管期限請(qǐng)見(jiàn)歸檔范圍表、其他請(qǐng)根據(jù)詳細(xì)情況填寫，請(qǐng)留意時(shí)間項(xiàng)請(qǐng)寫起止時(shí)間五點(diǎn)擊確定，案卷添加完成六確定后系統(tǒng)自動(dòng)前往，可添加第二個(gè)案卷?xiàng)l目。假設(shè)要添加第一份案卷內(nèi)的文件，請(qǐng)點(diǎn)擊封鎖。(七)點(diǎn)擊封鎖后，界面顯示曾經(jīng)添加的案卷，要添加文件，請(qǐng)點(diǎn)擊“添加文件 如圖，任一皆可。(八)點(diǎn)擊添加文件，那么彈出如下對(duì)話框，請(qǐng)按圖示填寫終了后，點(diǎn)添加即可。注：其中案卷/盒號(hào)及館編件號(hào)中第一個(gè)1代表該份文件所在的案卷號(hào)，而

3、0001那么代表該份文件在案卷中的位置。九點(diǎn)擊確定，文件即添加完成。十添加終了后，系統(tǒng)自動(dòng)回到添加文件界面，這時(shí)可添加案卷內(nèi)第二份文件，假設(shè)案卷內(nèi)文件添加終了，那么點(diǎn)擊封鎖即可。十一點(diǎn)擊封鎖后，系統(tǒng)界面即顯示已添加案卷和文件。需留意的是，假設(shè)文件有電子版，請(qǐng)上傳該份文件的電子版全文。詳細(xì)方法是：1、點(diǎn)擊所要上傳文件的編輯條目。2、在彈出該界面時(shí)，點(diǎn)擊全文3、點(diǎn)閱讀鍵或電子文件上傳(需闡明的是假設(shè)點(diǎn)電子文件上傳鍵需先下載該鍵左邊的電子文件上傳插件手工安裝程序;假設(shè)要上傳文件超越200k，請(qǐng)必需運(yùn)用電子文件上傳)4、選擇該份文件的電子版所在位置，然后翻開(kāi)。5、填寫文件題名，普通來(lái)說(shuō)該電子文件題名應(yīng)

4、和文件條目中的文件題名一致。然后在上傳方式中選擇上傳整個(gè)文件，并在提取全文中選擇不提取全文或?qū)⒏郊?nèi)容追加到全文都可視情況而定，點(diǎn)擊上傳。6、上傳后，我們就可以看到這份電子文件的題名、上傳者、長(zhǎng)度等項(xiàng)內(nèi)容了，但該文件依然是它原來(lái)的方式：word文檔格式，這就要求我們?nèi)藶榈匕阉D(zhuǎn)化成PDF格式，只需點(diǎn)擊轉(zhuǎn)換欄中的PDF轉(zhuǎn)換即可。7、點(diǎn)擊轉(zhuǎn)換后，可以看到轉(zhuǎn)換欄中的圖標(biāo)變成了轉(zhuǎn)換中，由于此時(shí)系統(tǒng)正在進(jìn)展著轉(zhuǎn)換任務(wù)，這需求我們等幾十秒中時(shí)間，然后點(diǎn)擊界面下方的刷新按鈕。8、刷新后，轉(zhuǎn)換欄就曾經(jīng)顯示電子文檔已轉(zhuǎn)換，這時(shí)再看格式欄，電子文件就曾經(jīng)轉(zhuǎn)換成PDF格式了。假設(shè)需求查看，只需點(diǎn)閱讀就可以看到。電子

5、文件上傳并轉(zhuǎn)換完成后，即可點(diǎn)擊退出，回到檔案表主界面。9、這時(shí)在測(cè)試用文件的條目中我們就可以看到全文欄中顯示數(shù)字“1，代表曾經(jīng)上傳了一份電子文件。以上就是“南大之星多媒體檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用中添加案卷、文件及如何上傳電子文件的方法。三、打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和備考表一打印案卷目錄1、打印歸檔案卷目錄需進(jìn)入本部門檔案表界面，點(diǎn)擊打印一切2、系統(tǒng)會(huì)彈出如下界面，選擇案卷目錄A4橫向后，點(diǎn)打印預(yù)覽3、系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)曾經(jīng)填寫好的案卷目錄，假設(shè)檢查無(wú)誤后，即可打印二打印卷內(nèi)文件目錄1、打印卷內(nèi)文件目錄需進(jìn)入本部門檔案表界面，點(diǎn)擊打印當(dāng)前2、系統(tǒng)彈出目錄打印界面后，請(qǐng)選擇卷內(nèi)文件目錄修正A4縱向，在打印設(shè)

6、置選項(xiàng)的案卷列表中選擇他所需求打印文件所屬案卷號(hào)后，點(diǎn)擊打印預(yù)覽。3、系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成所選案卷內(nèi)的文件目錄，核對(duì)無(wú)誤后即可點(diǎn)擊打印，打出卷內(nèi)文件目錄三打印備考表1、備考表是每份案卷后所附的對(duì)該案卷進(jìn)展簡(jiǎn)要闡明資料，打印方法跟打印卷內(nèi)文件目錄根本一樣。點(diǎn)擊打印當(dāng)前，在目錄打印中選擇備考表，然后在打印設(shè)置選項(xiàng)中選擇他所要打印備考的案卷，點(diǎn)擊打印預(yù)覽后核對(duì)無(wú)誤即可打印。需求闡明的是：由于各個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)目不一，文件稱號(hào)長(zhǎng)短不齊，在打印卷內(nèi)文件目錄過(guò)程中，能夠會(huì)出現(xiàn)頁(yè)面設(shè)置的問(wèn)題，他可以經(jīng)過(guò)兩種途徑進(jìn)展處理：一是在目錄打印的打印頁(yè)面設(shè)置中自行調(diào)整上邊距、下邊距行高及欄高；二是可以經(jīng)過(guò)導(dǎo)出到EXCEL，把目錄導(dǎo)入EXCEL后進(jìn)展頁(yè)面修正。四、假設(shè)只想打印卷內(nèi)文件目錄中的特定文件，可對(duì)這些文件進(jìn)展選擇后點(diǎn)擊隊(duì)列打印，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框說(shuō)這些文件曾經(jīng)進(jìn)入打印隊(duì)列，這時(shí)點(diǎn)擊打印當(dāng)前。在彈出的目錄打印界面的自定義打印目錄中選擇卷內(nèi)文件目錄修正A4縱向，并在自定義打印選項(xiàng)中選擇僅打印打印隊(duì)列中的