高校人事檔案管理現(xiàn)代化之我見

1、 高校人事檔案管理現(xiàn)代化之我見摘要：高校人事檔案工作是高校教育事業(yè)重要的組成部分，是高校發(fā)展、社會發(fā)展的需要，在信息量不斷增長的現(xiàn)在，怎樣通過先進的管理方式才能高效、超前、迅速的為高校教學、管理和各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這必然給高校檔案工作提出了更高的要求。關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 管理 0 引言 高校人事檔案是高校管理的信息支撐之一，是學校內(nèi)部管理體制改革、教學、科研、人力資源開發(fā)利用等方面的重要依據(jù)，是重要的信息庫。同時高校人事檔案的管理水平直接關(guān)系到高校的發(fā)展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應(yīng)該提高認識，立足于為人事工作服務(wù)、為人事決策服務(wù)、為建設(shè)高素質(zhì)的干部隊伍服務(wù)。筆者結(jié)合人事檔案管理

2、的具體實踐，談?wù)務(wù)J識檔案管理存在的問題及加強人事檔案管理的幾點見解。 1 傳統(tǒng)的人事檔案管理存在的問題 觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習慣勢力的影響，檔案材料中的個人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價值不大。 管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同

3、時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。locAlHoST在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關(guān)，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。 2 加強高校人事檔案管理現(xiàn)代化的必要性 隨著世界經(jīng)濟技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，信息化已成為一個國家經(jīng)濟和社會發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，成為衡量國家現(xiàn)代化和綜合國力的重要標志。高校人事檔案管理的現(xiàn)代化就是適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)對高校檔案事業(yè)的要求，采用

4、計算機等當代現(xiàn)代的科學技術(shù)及成熟的人事管理軟件，運用到人事檔案管理工作中。只有逐步實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，才能使人事檔案更好地為學校的各項工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 高校人事檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然趨勢。隨著干部隊伍的不斷壯大，人才流動的增加，信息復雜性逐步提高。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計方式已經(jīng)滿足不了時代發(fā)展的要求，如反映干部個人行政能力的業(yè)績、教師從事教學及科研的成果，業(yè)務(wù)能力進展、專業(yè)特長等收集不全、不及時，使檔案材料不能體現(xiàn)本人個性化發(fā)展和實際水平的真實記錄，成為陳舊的、靜態(tài)的歷史材料；然而電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度輸入、存儲和輸出數(shù)據(jù)，提高信息處理能力，實現(xiàn)人事檔

5、案的統(tǒng)計、編目、檢索等方面的現(xiàn)代化，使檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來。 實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化是實際工作的需要?？茖W技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學技術(shù)成為各項事業(yè)的進步與發(fā)展提供了動力，人事檔案工作的發(fā)展也有賴于科學技術(shù)。人事檔案工作現(xiàn)代化不是孤立存在的，是黨和國家社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)緊密聯(lián)系在一起的，隨著科學技術(shù)的進步，人事檔案工作面臨著從手工管理向著以計算機為中心的半自動化、自動化方向轉(zhuǎn)變。 實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。人類已進入信息時代，管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化是人事檔案管理的必由之路。為此要將人事檔案的管理重心從實體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來。利用計算機建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)

6、計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準確和動態(tài)、立體的管理體系。從而極大地提高組織人事部門的工作效率。 3 實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的對策 雖然近幾年來高校人事部門的辦公自動化建設(shè)有較快的發(fā)展，大都配備了計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但基本停留在打字及簡單的數(shù)據(jù)資料處理上，造成了設(shè)備的嚴重浪費。目前存在著手工處理方式多，電子方式少；原始信息多，加工整理少；孤立分散的多，可共享的少；部門自我服務(wù)的多，可向社會提供的少等弊端。使用人事檔案管理信息系統(tǒng)就可逐步改變這種狀況，節(jié)省大量的人力、物力和財力，實現(xiàn)信息資源的共享。因此，必須重視和加強人事檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作，并逐步把

7、此項工作向更深一層的網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。 培養(yǎng)教職工的檔案意識。檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀事實的主觀反映。也是對檔案的性質(zhì)、構(gòu)成和價值的認識。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結(jié)晶和聘用的依據(jù)。依一般的道理，在具備高深學問、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識理應(yīng)十分濃厚，然而實事并非如此，許多人認為人事檔案不過是人事部門記錄自己永遠看不到的材料而已，個人往往持“歸不歸檔無所謂”的態(tài)度，歸檔意識淡薄。因此，檔案管理部門要利用一切可利用的方法加強干部檔案宣傳，使各級領(lǐng)導、干部群眾正確認識人事檔案的特點、地位和作用”關(guān)心與參與檔案工作”自覺地收集材料，及時歸檔，促成檔案工作

8、的良性發(fā)展。 加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系。針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際, 有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強檔案管理的技術(shù)裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設(shè)，首先，信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是

9、建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。 開放性管理，實現(xiàn)資源共享，接受群眾監(jiān)督。過去，人事檔案神秘莫測，只有少數(shù)人看，供組織查證使用，老百姓是不能涉足的。其實，掀開它的神秘面紗，可以發(fā)現(xiàn)其大部分內(nèi)容是可以公開的，可以作為一種資源供社會共享，沒有保密的必要。人事檔案內(nèi)容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、考核、專業(yè)、證明、黨團、錯誤、獎勵、工資和其他類，其實可以粗略分為兩大類分別管理，把專業(yè)部分抽出另裝袋，叫業(yè)務(wù)檔案，其余叫人事檔案。業(yè)

10、務(wù)檔案中的內(nèi)容是可以公開的，經(jīng)整理加工后，就可以作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團、獎勵等也可以公開。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監(jiān)督了。 強化業(yè)務(wù)，提高能力。面對二十一世紀的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學習技術(shù)，學習相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓方面要繼續(xù)開展崗位培訓工作：按照先培訓后上崗，先培訓后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓工作納入科學化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進行補充、增新

11、、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”；選配工作責任心、事業(yè)心強的人員來充實學校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案工作人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面學習現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。 總之，實現(xiàn)高校人事檔案信息的計算機現(xiàn)代化管理，為檔案工作注入了新的內(nèi)容，為更好地服務(wù)于黨的組織人事工作開辟了新的途