數(shù)據(jù)庫技術(shù)與應(yīng)用-基于Access第6章報表設(shè)計

1、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與應(yīng)用基于Access第6章 報表設(shè)計學(xué)習(xí)目標知識目標：了解宏的基本概念和作用；了解常用的宏操作；掌握宏和宏組的構(gòu)成和作用。技能目標：掌握各類宏操作的創(chuàng)建、運行和調(diào)試；能根據(jù)需要使用合法宏條件的表達式。能力目標：能夠根據(jù)系統(tǒng)需要創(chuàng)建符合條件的宏和宏組，分析解決實踐中的綜合問題。引例“羅斯文”數(shù)據(jù)庫中的“供應(yīng)商”宏組通過使用數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效控制，但是即使是一個很好的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，在使用的過程中都會花費許多時間重復(fù)執(zhí)行相同的數(shù)據(jù)庫任務(wù)。如何改進數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得它能夠幫助簡化你的工作？只需要了解宏、編制宏并運行宏。圖6-1是就是一個“羅斯文”數(shù)據(jù)庫中的“供應(yīng)商”宏組。這個宏組

2、可以附加到“供應(yīng)商”窗體替代窗體模塊中的代碼，實現(xiàn)“羅斯文“數(shù)據(jù)庫“供應(yīng)商”窗體模塊中子程序的所有功能。該宏組中含有“增加產(chǎn)品”、“回顧產(chǎn)品”、“顯示相關(guān)產(chǎn)品”、“關(guān)閉”及“驗證郵政編碼”5個宏。當把它們附加在“羅斯文”數(shù)據(jù)庫中的“供應(yīng)商”窗體的不同控件上后，在窗體運行時可以像觸發(fā)事件一樣運行這些宏完成相應(yīng)的任務(wù)。編制宏完成這些任務(wù)可以不必了解編程知識和VBA，為使用Access提供一種有效的手段。宏的概念宏是指一個或多個操作的集合，其中每個操作實現(xiàn)特定的功能。所謂操作是Access為用戶提供的諸如打開某個窗體或打印某個報表的各種命令。應(yīng)用宏可以使某些普通的任務(wù)自動完成。宏的作用使用宏可以在A

3、ccess的任何視圖中打開或關(guān)閉任何表、查詢、窗體或報表視圖；運行選擇查詢或操作查詢；模擬鍵盤的操作；設(shè)置任何窗體記錄控件的值及向系統(tǒng)對話框提供輸入，并可更新任何基于查詢的控件中的值；運行所有Access菜單上的任何命令；在Access的工作空間移動、改變大小、最大化、最小化或還原任意窗口；顯示信息性消息和發(fā)出警告性消息，并且發(fā)出聲音引起用戶的注意；對數(shù)據(jù)庫中的任意對象改名、制作副本，或?qū)⑵鋸?fù)制到另一個Access數(shù)據(jù)庫；刪除或保存數(shù)據(jù)庫中的對象。宏操作是宏最基本的單元，一個宏操作由一條宏命令完成。宏可以是包含操作序列的一個宏，也可以是某個宏組。宏組就是以一個宏名來存儲的相關(guān)宏的集合。在宏組中

4、如果只有一個宏稱其為簡單宏組。宏組中每個宏都有自己的名字，它們單獨運行，互不依賴。如果宏包含在一定條件下才執(zhí)行的宏操作，則稱其為條件操作宏。宏的組成宏由宏名、條件、操作和操作參數(shù)4部分組成。宏和宏組都是數(shù)據(jù)庫對象，它們的名字顯示在數(shù)據(jù)庫窗口宏列表中，而宏組中的每個宏的名字則顯示在相應(yīng)宏窗口中。AutoExec宏在Access中有一個特殊的宏AutoExec宏，在每次打開數(shù)據(jù)庫時，Access 將自動查找一個名為 AutoExec 的宏，如果找到，就自動運行它，執(zhí)行它所包含的一個或一系列的操作。 AutoExec宏可以這樣創(chuàng)建：創(chuàng)建一個宏，其中包含在打開數(shù)據(jù)庫時要運行的操作。 以 AutoExe

5、c 為宏名保存該宏。 以后每次打開數(shù)據(jù)庫時，Access 將自動運行該宏。如果不想在打開數(shù)據(jù)庫時運行 AutoExec 宏，可在打開數(shù)據(jù)庫時按 SHIFT 鍵。6.1.2.宏窗口宏窗口分為上下兩部分，上部分包含了“宏名”、“條件”、“操作”、“備注”列，下部分是宏的操作參數(shù)框，用于定義宏操作的參數(shù)。圖6-2宏窗口6.2.1.創(chuàng)建宏創(chuàng)建宏的一般方法如下：在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”。單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。得到宏窗口。單擊“操作”列的一個單元格，然后再單擊該單元格的下三角按鈕，彈出操作列表。選擇要使用的操作。輸入操作的說明（備注）。說明不是必須的，但可以使宏更易于

6、理解和維護。如果要設(shè)置宏的條件，單擊工具欄中的“條件”按鈕，在出現(xiàn)的條件列中輸入相應(yīng)的條件表達式。在窗口的下半部設(shè)置相應(yīng)的操作參數(shù)。如果一個宏中有多個操作，重復(fù)3）6）步驟，添加其他的操作。關(guān)閉宏窗口并保存宏。 快速創(chuàng)建宏從數(shù)據(jù)庫窗口中將對象拖拽到宏窗口的操作行，就可以創(chuàng)建一個在指定數(shù)據(jù)庫對象上執(zhí)行操作的宏。如果拖拽的是某個宏或存儲過程，將添加執(zhí)行此宏或過程的操作，拖拽其他數(shù)據(jù)庫對象將添加打開相應(yīng)對象的操作。如果通過從“數(shù)據(jù)庫”窗口拖拽數(shù)據(jù)庫對象的方式來向宏中添加操作，Access 將自動為這個操作設(shè)置適當?shù)膮?shù)?！纠?-1】創(chuàng)建“測試“宏要求：在“羅斯文”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個“測試”宏，要求該宏

7、運行時能關(guān)閉“產(chǎn)品列表”，打開“產(chǎn)品”窗體。并加上適當?shù)膫渥?。分析：測試宏的功能非常簡單，只需要創(chuàng)建一個Close關(guān)閉窗體操作和一個OpenForm打開窗體操作。可以在宏設(shè)計窗口中設(shè)計完成并保存?！皽y試”宏創(chuàng)建的具體步驟如下：選擇宏對象，單擊“新建”按鈕。得到如圖6-3所示的宏窗口。單擊“操作”列的第一個單元格，然后再單擊該單元格的下三角按鈕，彈出操作列表，選擇Close操作。輸入圖6-4的第一行的備注。 在窗口的下半部按圖6-4設(shè)置相應(yīng)的操作參數(shù)。單擊“操作”列的第二個單元格，然后再單擊該單元格的下三角按鈕，彈出操作列表，選擇OpenForm操作。輸入圖6-5的第二行的備注。 在窗口的下半部

8、按圖6-5設(shè)置相應(yīng)的操作參數(shù)。關(guān)閉宏窗口并輸入宏名為“測試”后保存宏。 6.2.2.創(chuàng)建宏組創(chuàng)建宏組的一般方法如下：（1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”。（2）單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。得到宏窗口。（3）單擊工具欄中的“宏名”按鈕及“條件”按鈕，會出現(xiàn)宏組窗口。（4）在“宏名”欄內(nèi)輸入宏組中的第一個宏的名字、在條件欄內(nèi)輸入條件、在操作欄內(nèi)選擇操作、在操作參數(shù)的項目中輸入?yún)?shù)、在表達式中輸入表達式、輸入備注。（5）重復(fù)第（4）步，直至將所有宏的內(nèi)容添加到宏組中。（6）關(guān)閉宏組，在保存宏對話框中輸入宏名后完成宏組的創(chuàng)建。常用宏操作Beep、Close、CancelEve

9、nt、Echo、ApplyFilter、FindRecord、FindNext、GoToControl、OpenForm、OpenQuery、OpenReport、Quit、RunSQL、Save、SetValue、RunMacro、StopMacro、MsgBox 6.3.宏的運行和調(diào)試對于一個已建立的宏或宏組，可以從其他宏或事件過程中直接執(zhí)行。也可以在窗體、報表或控件的事件屬性中設(shè)置這個宏或宏組，當運行窗體、報表或控件產(chǎn)生相應(yīng)的事件時自動執(zhí)行它。6.3.1.直接運行宏的直接運行方法如下：如果要在打開的宏窗口下執(zhí)行宏，則單擊工具欄上的“執(zhí)行”按鈕。如果要從數(shù)據(jù)庫窗口執(zhí)行宏，則單擊宏選項卡，然

10、后雙擊相應(yīng)的宏名，或選中宏名后單擊運行按鈕。如果要叢窗口設(shè)計視圖、報表設(shè)計視圖或 Access的其它地方執(zhí)行宏，則將鼠標指針指向“工具”菜單中的“宏”，單擊“執(zhí)行宏”，接著在執(zhí)行宏對話框中選擇相應(yīng)的宏并雙擊執(zhí)行。宏組的執(zhí)行與宏的執(zhí)行相似，唯一不同的是宏組在直接運行中，每次只執(zhí)行第一個宏，其它的宏不能直接執(zhí)行。6.3.2.在事件中運行在控件的事件屬性設(shè)置對話框中，設(shè)置屬性值為宏名稱。當事件發(fā)生時，就能運行相應(yīng)的宏或宏組中的宏。如圖6-6所示的是在“羅斯文”數(shù)據(jù)庫中，將“客戶標簽對話框”宏組中的“預(yù)覽”宏添加到“客戶標簽對話框”窗體中“預(yù)覽”按鈕的單擊事件中。當今后該窗體的“預(yù)覽”按鈕被單擊時，運

11、行“客戶標簽對話框”宏組中的“預(yù)覽”宏。6.3.3.單個宏的調(diào)試盡管創(chuàng)建宏不需要編程，但創(chuàng)建完成的宏還是需要經(jīng)過調(diào)試才能保證其實現(xiàn)預(yù)期的功能，一般以單步執(zhí)行來查找宏中的錯誤。使用單步執(zhí)行宏，可以觀察宏的流程和每一個操作的結(jié)果，并且可以排除導(dǎo)致錯誤或產(chǎn)生非預(yù)期結(jié)果的操作?！纠?-2】調(diào)試“測試”宏要求：在汽車銷售數(shù)據(jù)庫中，對“測試”宏進行測試。為了在調(diào)試過程中顯示宏正常和異常的運行結(jié)果，先在“測試”宏中添加一個錯誤的SetValue操作，該操作在不打開“供應(yīng)商”窗體的情況下，設(shè)置“供應(yīng)商ID”為“供應(yīng)商”窗體中的當前供應(yīng)商。錯誤的宏操作添加完畢之后對“測試”宏進行進行調(diào)試。分析：對單個宏進行調(diào)試

12、一般可采用單步調(diào)試的方法進行，采用這種方法，可以清楚地看到宏的各個操作的宏名、條件、操作名稱、操作參數(shù)及該步的操作結(jié)果。使調(diào)試者能夠了解宏的運行是否正常，如果不正常，在哪個操作中出了什么問題。本例中在“測試”宏中添加一個錯誤的SetValue操作，其目的是為了看到在調(diào)式過程中宏的運行不不正常時的調(diào)試情況。具體操作步驟如下：在設(shè)計視圖中打開“測試”宏，在第三行中添加一個SetValue操作，在備注欄內(nèi)輸入：設(shè)置“供應(yīng)商ID”為“供應(yīng)商”窗體中的當前供應(yīng)商。在操作參數(shù)的“項目”中輸入：Forms!產(chǎn)品!供應(yīng)商ID。在操作參數(shù)的“表達式”中輸入表達式：供應(yīng)商ID。保存“測試”宏。在工具欄上單擊“單步

13、”按鈕，然后單擊工具欄上的“執(zhí)行”按鈕，“單步執(zhí)行宏”對話框即被打開,依據(jù)提示進行測試直至完成.6.3.4.宏組的調(diào)試宏組的調(diào)試與宏稍有不同，以調(diào)試“羅斯文”數(shù)據(jù)庫客戶標簽對話框”宏組為例介紹如下：在設(shè)計視圖中打開宏組，在工具欄上單擊“單步”按鈕，然后單擊工具欄上的“執(zhí)行”按鈕，此時“單步執(zhí)行宏”對話框不會立即被打開，需要運行“客戶標簽對話框”窗體，然后在窗體上單擊附加了宏的控件，“單步執(zhí)行宏”對話框才會被打開，之后的調(diào)試與調(diào)試單個宏相同。6.4.分析評價在Access中，通過宏可以完成許多工作，盡管使用宏的好處非常多，但是由于宏本身的缺陷，宏并不是萬能的。對于即可以使用宏，也可以使用VBA編

14、程的工作，一般在處理一些簡單的操作時，通常可以考慮使用宏。凡是宏無法實現(xiàn)的或者用宏實現(xiàn)起來比較困難繁瑣的功能，用戶一般就應(yīng)該通過VBA編程來完成。在開發(fā)一些比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)時，越來越多的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員逐步從使用宏向使用VBA轉(zhuǎn)變?？傮w上看，雖然Access中宏的功能非常強大，使用非常方便，但還存在著一些不足。對于普通用戶，宏是一個在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)過程中的一個非常有用的工具。特別是在處理一些比較簡單，但需要人工經(jīng)常干預(yù)的工作（如打印許多不同種類的報表）或每天必須重復(fù)處理的工作時，運用宏可以起到非常好的作用。對于高級用戶來說，使用宏來實現(xiàn)一些簡單功能，可以大大減少開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)所化的時間

15、。 職業(yè)工作站任務(wù)：運用宏，為汽車銷售公司創(chuàng)建完整的客戶標簽報表。要求設(shè)置一個如圖6-12客戶標簽對話框窗體并在其上附加若干宏。在運行這個窗體時可對打印城市進行選擇：當選擇所有城市選項時，組合列表框變灰；當選擇指定城市選項時，組合列表框變亮可進行打印城市選擇；當選擇指定城市選項而不選打印城市，則彈出消息框提醒用戶進行選擇。單擊預(yù)覽或打印命令按鈕，則根據(jù)選擇的城市,篩選出滿足條件的記錄并自動啟用客戶標簽報表來預(yù)覽或打印所需報表。單擊預(yù)覽或打印命令按鈕，則根據(jù)選擇的城市,篩選出滿足條件的記錄并自動啟用客戶標簽報表來預(yù)覽或打印所需報表。圖6-12客戶標簽對話框窗體任務(wù)分析汽車銷售公司完整的客戶標簽報

16、表由三個部組成：“客戶標簽對話框”窗體：該窗體由一個“打印標簽”選項組、一個“選擇城市”組合框和“預(yù)覽”、“打印”和“取消”三個命令按鈕組成。“客戶標簽對話框”宏：客戶標簽對話框宏是一個宏組，由“使選擇城市有效”、“預(yù)覽”、“打印”、“取消”4個宏組成。各個宏分別在附加在窗體中的相應(yīng)控件上，當單擊窗體上的對應(yīng)選項組或命令按鈕時被啟動。“客戶標簽”報表?？蛻魳撕瀳蟊磉\行報表時，首先啟動客戶標簽對話框窗體，通過“客戶標簽對話框”宏組附加在各個控件上使得單擊相應(yīng)的控件可以在窗體中做以下選擇。單擊“打印標簽”選項組的“所有城市”后，“使選擇城市有效”宏使“選擇城市” 組合框失效。單擊“打印標簽”選項組

17、的“指定城市”后，“使選擇城市有效”宏使“選擇城市” 組合框有效，供選擇城市。單擊“預(yù)覽”命令按鈕，“預(yù)覽”宏根據(jù)“打印標簽”選項組的選擇篩選數(shù)據(jù)后預(yù)覽顯示客戶標簽報表。如果在“打印標簽”選項組中單擊“指定城市”選項按鈕但并未選擇一個城市，它會顯示出消息，將焦點返回“選擇城市”組合框，并且中止此宏。單擊“打印” 命令按鈕，“打印”宏根據(jù)“打印標簽”選項組的選擇篩選數(shù)據(jù)后打印顯示客戶標簽報表。如果在“打印標簽”選項組中單擊“指定城市”選項按鈕但并未選擇一個城市，它會顯示出消息，將焦點返回到“選擇城市”組合框，并且中止此宏。單擊“取消” 命令按鈕，“取消”宏關(guān)閉客戶標簽對話框窗體。任務(wù)實現(xiàn)創(chuàng)建客戶

18、標簽對話框宏組（1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”。（2）單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。（3）單擊“宏名”按鈕及“條件”按鈕，會出現(xiàn)宏組窗口如圖6-2所示。（4）輸入宏組中的宏的名字、條件、選擇操作、操作參數(shù)、表達式、備注。（5）關(guān)閉宏組，在保存宏對話框中輸入宏名“客戶標簽對話框”后完成宏組的創(chuàng)建。創(chuàng)建圖8-1-11所示的客戶標簽報表操作過程參考【例5-2】。創(chuàng)建圖6-12所示的客戶標簽對話框窗體（1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“窗體”。（2）新建一個設(shè)計視圖窗口。調(diào)整窗體邊界使其大小合適。（3）對屬性表中的如下屬性進行設(shè)置：（4）添加“打印標簽”選項組。（5

19、）添加“選擇城市” 組合框（6）添加“預(yù)覽”命令按鈕（7）添加“打印”命令按鈕（8）添加“退出”命令按鈕將宏組附加于窗體的相應(yīng)對象將宏組中“預(yù)覽”宏附加到“預(yù)覽”命令按鈕。設(shè)置“預(yù)覽”命令按鈕事件的“單擊”屬性，在圖6-16“單擊”屬性下拉列表框中，選擇“客戶標簽對話框.預(yù)覽”宏，就將此宏附加到了“預(yù)覽”命令按鈕。用同樣的方法將宏組中“打印”宏附加到“打印”命令按鈕、“取消”宏附加到“取消”命令按鈕、“使選擇城市有效”宏附加到“選擇城市”選項組 至此，完整的“客戶標簽對話框”報表創(chuàng)建完畢。 本章小結(jié)宏是指一個或多個操作的集合，其中每個操作實現(xiàn)特定的功能。宏可以是包含操作序列的一個宏，也可以是某

20、個宏組。宏組就是以一個宏名來存儲的相關(guān)宏的集合。宏組中每個宏都有自己的名字，它們單獨運行，互不依賴。宏和宏組都是數(shù)據(jù)庫對象，它們的名字顯示在數(shù)據(jù)庫窗口宏列表中，而宏組中的每個宏的名字則顯示在相應(yīng)宏窗口中。如果僅當特定條件為真時才在宏中執(zhí)行一個或多個操作，則可以使用條件來控制宏的流程。宏將根據(jù)條件結(jié)果的真或假而沿著不同的路徑執(zhí)行。大多數(shù)宏操作都有各自的參數(shù)，包括操作的對象和使用的數(shù)據(jù)，這些參數(shù)向Access提供如何執(zhí)行操作的附加信息。對于一個已建立的宏或宏組，可以從其他宏或事件過程中直接執(zhí)行。也可以在窗體、報表或控件的事件屬性中設(shè)置這個宏或宏組，當運行窗體、報表或控件產(chǎn)生相應(yīng)的事件時自動執(zhí)行它。

21、 主要概念和觀念 主要概念 主要觀念 簡答題1）什么是宏？宏有幾部分組成？2）敘述Access中宏的作用。3）宏組中的宏可以被引用，宏組本身是否可以被引用？為什么？4）每個宏有不同的操作參數(shù)，創(chuàng)建宏時通過什么方法了解各參數(shù)的使用方法？5）在圖6-14中操作命令下某些行有省略號“”，它的含義是什么？ 技術(shù)應(yīng)用1）用向?qū)?chuàng)建命令按鈕的過程中，可以命令向?qū)е羞x擇運行宏，然后在下一步中選擇宏，完成將宏附加在按鈕上的操作。本章介紹了將宏附加在命令按鈕上的操作方法。兩種方法的運行結(jié)果相同，它們的設(shè)置結(jié)果有何不同。？2）在圖6-14中操作命令下某些行有省略號“”，它的含義是什么？3）如果創(chuàng)建了一個AutoE

22、xec宏，打開數(shù)據(jù)庫時會出現(xiàn)什么現(xiàn)象？4）如何運行宏？5) 填寫以下表格操作功能 操作名 操作參數(shù)查找符合條件的記錄顯示一個消息對話框打開一個窗體關(guān)閉一個窗體退出Access 單項操作訓(xùn)練1）為汽車銷售系統(tǒng)創(chuàng)建一個“查詢”宏組，宏組中的每個宏分別運行第3章例題和習(xí)題中所創(chuàng)建的查詢。2）在汽車銷售系統(tǒng)中創(chuàng)建一個“類別表”宏，運行該宏可以打開類別表。3）在汽車銷售系統(tǒng)中創(chuàng)建一個“產(chǎn)品窗體”宏，運行該宏可以打開產(chǎn)品窗體。4）在汽車銷售系統(tǒng)中創(chuàng)建一個“各類車輛報表”宏，運行該宏可以打開各類車輛報表。 綜合操作訓(xùn)練1）創(chuàng)建“客戶標簽對話框”宏組和完整的客戶標簽報表。2）在汽車銷售數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建2個無數(shù)據(jù)源

23、的窗體A和B如圖6-17所示，在A窗體中添加A1、A2、A3三個文本框及一個命令按鈕，在B窗體中添加B1、B2、B3三個文本框及一個命令按鈕。之后創(chuàng)建一個能在打開數(shù)據(jù)庫時自動打開這兩個窗體的宏。圖6-17 無數(shù)據(jù)源的A 和 B窗體3）在汽車銷售數(shù)據(jù)庫中設(shè)計一個“傳送數(shù)據(jù)”宏組，該宏組含有“A-B”及“B-A”兩個宏?！癆-B” 宏附加在A窗體的命令按紐上，其功能是將A窗體中3個文本框的值送到B窗體對應(yīng)的文本框中?！癇-A” 宏附加在B窗體的命令按紐上，其功能是將B窗體中3個文本框的值送到A窗體對應(yīng)的文本框中。案例1 汽車營銷與在庫管理系統(tǒng)汽車營銷與在庫管理系統(tǒng)以二手車交易市場中開展的業(yè)務(wù)為背景，用Access中的宏操作來實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的自動化。整個系統(tǒng)中沒有一個用VBA編寫的事件，完成了系統(tǒng)的開發(fā)。該系統(tǒng)在二手車交易市場中開展的業(yè)務(wù)主要分為6個模塊，分別是錄入業(yè)務(wù)、查詢業(yè)務(wù)、維護業(yè)務(wù)、印刷業(yè)務(wù)、月度更新業(yè)務(wù)、售后服務(wù)及促銷業(yè)務(wù)。具有訂單