小型會(huì)議策劃方案

1、小型會(huì)議策劃方案現(xiàn)以在酒店召開小型會(huì)議為例做一策劃。小型會(huì)議的策劃方案可分為：會(huì)前準(zhǔn)備工作、會(huì)中接待工作、會(huì)后工作。（一）會(huì)前準(zhǔn)備工作（1）確定會(huì)議議題。會(huì)議議題是會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象。（2）擬定會(huì)議議程、日程及程序。議程，是會(huì)議所要通過的文件、解決的問題的概略安排；日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。（3）準(zhǔn)備會(huì)議各類資料。會(huì)議資料包括：會(huì)議發(fā)言稿、報(bào)告、會(huì)議通告等。（4）提出與會(huì)人員名單。（5）選定酒店會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均23平方米為宜，酒店地點(diǎn)

2、合適，交通發(fā)達(dá)，酒店設(shè)施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。（6）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等。（7）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會(huì)通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會(huì)議宜發(fā)書面通知并請(qǐng)與會(huì)者回函確認(rèn)。（8）制定會(huì)議須知。內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、作息時(shí)間及其他注意事項(xiàng)等。會(huì)議須知是否制定可視會(huì)議情況而定。（9）布置會(huì)場(chǎng)。小型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置要求簡單使用。確定會(huì)場(chǎng)布置形式，日常工作會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等；座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等；培訓(xùn)班類型的會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置

3、多為設(shè)置講臺(tái)或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。（10）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件可分為會(huì)議正式證件和工作證件兩大類。會(huì)議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。（11）了解與會(huì)者的基本情況。與會(huì)者基本情況:單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時(shí)間、抵達(dá)方式、日程安排等。（12）落實(shí)檢查會(huì)場(chǎng)的情況及其他事項(xiàng)。會(huì)場(chǎng)情況：照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會(huì)場(chǎng)鮮花等，會(huì)議資料的分發(fā)及擺放。（二）會(huì)中接待工作接站及協(xié)助與會(huì)者入住并通知與會(huì)者活動(dòng)日程安排。安排好與會(huì)者開會(huì)期間的食宿。會(huì)議進(jìn)行時(shí)密切關(guān)注會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備(照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運(yùn)行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。及時(shí)征求與會(huì)者意見并滿足其合理要求。會(huì)后工作征求與會(huì)者對(duì)接待工作的意見，并做好記錄。將訂購的返程票交到與會(huì)者手中。協(xié)助與會(huì)者結(jié)算費(fèi)用。落實(shí)返程安排及送行車輛并送站。通知來賓單位接站。將會(huì)議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會(huì)議記錄的格式：會(huì)議組織情況要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次、主持人，會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議議程、議題、數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、