行政公文處理辦法

1、行政公文處理辦法第一節(jié) 總 則第一條 為做好經(jīng)營(yíng)層的行政公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家和上級(jí)部門有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。第二條 行政公文是公司在各項(xiàng)工作管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹公司董事會(huì)、經(jīng)營(yíng)層的決定，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條 公文處理是指圍繞公文的形成、辦理、管理等所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。辦公室主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司系統(tǒng)的公文處理工作。公司各部門和各所屬公司應(yīng)配備專職或指定兼職人員負(fù)責(zé)本單位的行政公文處理工作，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

2、、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔的原則。第四條 公文處理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的政治、文化和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)守紀(jì)律，恪盡職守，樹立為領(lǐng)導(dǎo)、為基層服務(wù)的意識(shí)。 第五條 公文處理的基本要求是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。 第六條 公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，力戒官僚主義、形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第二節(jié) 行文規(guī)則第七條 公司行文應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。 第八條 公司各部、各分公司不得以本單位名義對(duì)外行文，更不能對(duì)外報(bào)送請(qǐng)示性公文。因業(yè)務(wù)工作需要對(duì)外行文時(shí)，以公司名義行文。 第九條 行政公文要貫徹黨政分開的原則，不得以行政的名義向黨組織報(bào)送請(qǐng)示公文，不得在行政公文中對(duì)

3、黨組織下指示，同級(jí)黨政部門可以聯(lián)合行文。 第十條 公司各科室，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，可以公司名義向各分公司行文；可以答復(fù)各分公司的請(qǐng)示事項(xiàng)。第十一條 請(qǐng)示公文堅(jiān)持“一文一事”制度，避免“一文數(shù)事和在“報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十二條 向上級(jí)單位的行文，應(yīng)主報(bào)一個(gè)上級(jí)單位，如需報(bào)送其他的上級(jí)機(jī)關(guān)，一般應(yīng)用“抄送”的形式。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)單位行文，應(yīng)視公文內(nèi)容確定“主報(bào)”和“抄送”單位。第十三條 向下級(jí)單位行文，一般不抄送上級(jí)單位。重要行文，經(jīng)簽發(fā)人審定，可以抄送直接上級(jí)單位。 第十四條 行文要注重效用，堅(jiān)持少而精的原則。對(duì)普發(fā)性文件，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量。發(fā)文范圍為公司各領(lǐng)導(dǎo)和各部門、各分公司。一

4、、凡是通過口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，不再行；二、某項(xiàng)工作方針已經(jīng)明確，執(zhí)行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號(hào)召或重申已有的規(guī)定、要求，不再行文。三、發(fā)布法規(guī)性公文，必須注意與已發(fā)布的同類法規(guī)相銜接，內(nèi)容不得抵觸。若有新的規(guī)定，必須在行文時(shí)注明對(duì)原發(fā)布法規(guī)修改或廢止，已有的法規(guī)未廢止前，不爭(zhēng)復(fù)發(fā)布同類法規(guī)。 四、只有原則性意見，尚未有切實(shí)可行的執(zhí)行措施或辦法前，不倉(cāng)促行文。 第十五條 經(jīng)過批準(zhǔn)在報(bào)刊發(fā)表的國(guó)家行政公文，與內(nèi)部印發(fā)的正式公文具有同等效力，應(yīng)與正式公文一樣遵照?qǐng)?zhí)行。第三節(jié) 常用文種第十六條 公司常用文種有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等。決定 對(duì)重

5、要問題或重大行動(dòng)做出的決定及采取的措施，用“決定”。 決議 經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)，用“決議”。 意見 發(fā)布對(duì)重大問題的主張，要求有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，用“意見”。 通知 發(fā)布規(guī)章，任免干部，傳達(dá)上級(jí)的指示，向各部室、各公司布置工作，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，發(fā)布要求各部門、各分公司辦理、周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。通報(bào) 表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，交流經(jīng)驗(yàn)，傳達(dá)重要精神或情況，用“通報(bào)”。 請(qǐng)示 向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。 報(bào)告 向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問或要求用“報(bào)告”?！罢?qǐng)示”和“報(bào)告”必須嚴(yán)格分開，不得在“報(bào)告”中

6、夾帶請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)事項(xiàng)，公文標(biāo)題不得用“請(qǐng)示報(bào)告”。批復(fù) 上級(jí)單位向下級(jí)單位答復(fù)請(qǐng)示，用“批復(fù)”。第四節(jié) 公文起草 第十七條 起草公文是在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中一項(xiàng)重要的參謀工作。公文起草人員要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上認(rèn)真撰寫，反復(fù)修改。起草重要文件，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親自指導(dǎo)、主持進(jìn)行。第十八條 公文起草的基本要求：一、全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，符合上級(jí)單位的有關(guān)指示精神；二、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)工作意圖；三、重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字清晰，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，書寫工整，篇幅力求簡(jiǎn)短。四、正確使用文種，符合公文格式要求；五、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文等要準(zhǔn)確，

7、時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日，引用文件應(yīng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；六、公文中的數(shù)字，除部分序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數(shù)字以及其他必須使用漢字的外，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”，不得逆陽使用。存同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致；七、公文中的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)按國(guó)家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案執(zhí)行，計(jì)量單位采用國(guó)家法定計(jì)量單位；八、文字規(guī)范，用詞準(zhǔn)確。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，除已規(guī)范化的簡(jiǎn)稱外，一般先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。第十九條 擬送審核、簽發(fā)的文稿首頁必須使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。第五節(jié) 公文校核第二十條 公文在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)

8、前，均須辦公室負(fù)責(zé)認(rèn)真核 稿。第二十一條 公文核稿的重點(diǎn)：一、是否確需行文；二、內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策以及有關(guān)的法律、法令和規(guī)定，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)了發(fā)文單位的意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實(shí)可行，內(nèi)容涉及的單位是否經(jīng)過協(xié)調(diào)，意見是否一致：三、篇章結(jié)構(gòu)是否合理，層次是否清楚，文句是否簡(jiǎn)明通順、符合語法規(guī)范，書寫是否工整；四、公文格式如標(biāo)題、主送單位、發(fā)文單位、成文日期等的擬寫是否合乎要求，文種的選擇是否適當(dāng)?shù)龋晃?、是否符合?guī)定的審批、會(huì)簽手續(xù)，附件是否齊全。第二十二條 公文校核的程序：一、擬印發(fā)的公文，應(yīng)先送辦公室審核、擬辦

9、，一般不能直接送主管領(lǐng)導(dǎo)審批。二、起草完畢的公文在送辦公室核稿前，要由擬稿單位嚴(yán)格把關(guān)，并經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字，特別是對(duì)于文稿中涉及到其他部門的問題應(yīng)事先協(xié)商一致。同時(shí)要附上文稿中涉及的有關(guān)資料和簡(jiǎn)要說明材料。三、辦公室進(jìn)行核稿時(shí)，如認(rèn)為無需行文，提出意見后并文稿報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理；如需對(duì)文稿做較大的修改，要與原起草部門協(xié)商或請(qǐng)其修改；修改后的文稿經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人核后送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。四、文稿送簽后，辦公室要及時(shí)催辦，以防壓誤。主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)后的文稿成為定稿，作為印制公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。五、定稿由辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)、制作，打印清稿應(yīng)先送原擬稿部門或單位校對(duì)，并由校對(duì)人簽寧后正式制作完成。公文校

10、稿的重點(diǎn)：要對(duì)文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、版式、標(biāo)記、格式等方面核對(duì)檢查，檢查是否有與定稿不同或打印錯(cuò)誤之處。重要的公文要二校，由辦公室人員復(fù)校。同時(shí)校對(duì)中注意使用規(guī)范的校對(duì)符號(hào)。第六節(jié) 公文審批權(quán)限第二十三條 公文必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)方能印發(fā)生效。未經(jīng)辦公率負(fù)責(zé)人核稿的文稿，領(lǐng)導(dǎo)一般不予簽發(fā)。公文按照下列規(guī)定簽發(fā)：一、凡屬對(duì)外公文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)；特殊情況由經(jīng)授權(quán)的其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。二、凡屬內(nèi)部行文，按工作分工由主管副總經(jīng)理簽發(fā)；遇重大事項(xiàng)公文，由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。三、經(jīng)會(huì)議授權(quán)或經(jīng)簽發(fā)人授權(quán)的公文，可由被授權(quán)人簽發(fā)。第七節(jié) 公文格式第二十四條 公文格式包括版式和公文體式的有關(guān)部門。即：版頭、發(fā)文字

11、號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、單位印章、主題詞、抄送(報(bào))單位、秘密等級(jí)、緩急時(shí)限、印制版記等。一、版頭由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(或加括號(hào)標(biāo)注文種名稱)組成。版頭文字用紅色套印。二、發(fā)文字號(hào)由單位代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成(如“字2008號(hào)”)，位于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下方居中。公文的發(fā)文順序號(hào)一律以本單位發(fā)文順序統(tǒng)編大流水號(hào)。三、簽發(fā)人姓名標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)右側(cè)適當(dāng)位置。四、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、概括地反映公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文單位名稱、公文內(nèi)容和文種二部分組成，使用版頭的公文，標(biāo)題中可省略發(fā)文單位名稱。公文標(biāo)題位于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)和發(fā)文字號(hào)下方居中。五、主送單位是指收受

12、、辦理公文的單位，寫在標(biāo)題之下，正文之上，頂格一書寫。六、正文是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的內(nèi)容。七、公文如有附件，標(biāo)題置于正文之后、發(fā)文單位名稱之前；如附件較多，應(yīng)標(biāo)注順序號(hào)，逐件寫明附件的名稱。八、發(fā)文單位名稱應(yīng)使用全稱，寫在正文的下面偏右側(cè)，一般不得省略。九、成文日期以公文簽發(fā)或會(huì)議通過日期為準(zhǔn)，一般標(biāo)注在發(fā)文單位名稱下方居中。十、公文的秘密等級(jí)分“絕密”、“機(jī)密、“秘密，緊急公文分為“特急”、“急”。公文的密級(jí)范罔和緩急由擬稿人提出，核稿人和簽發(fā)人審定。密級(jí)和緊急程度標(biāo)注在公文左上角。十一、正式公文都應(yīng)加蓋單位印章(有特定版頭的普發(fā)性公文除外)。用印位置要求不壓正文，下要騎年蓋月，端

13、正清楚。十二、行政公文要逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)注主題詞，以利于現(xiàn)代化工具檢索。主題詞反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，標(biāo)注在公文末尾左下部，抄送范圍上方。十三、公文抄送范圍標(biāo)注在發(fā)文單位下方位置。除主送單位外，對(duì)其他需要了解公文的主管單位或部門、同級(jí)單位和不相隸屬單位用“抄送。對(duì)抄送單位的數(shù)量應(yīng)嚴(yán)格控制，既不要濫抄濫送，又要防止遺漏。十四、印制版記包括打字人、校對(duì)人和印刷份數(shù)。公文末頁下端，并加上、下隔線。十五、當(dāng)發(fā)文單位署名頁無正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文單位名上方標(biāo)明“(此頁無正文)”。第二十五條 公文使用的漢字從左至右橫排，采用3號(hào)仿宋體打印。公文用紙幅面規(guī)格一般A4紙型，左側(cè)裝訂，頁數(shù)多的公文在

14、左冊(cè)兩處用釘，毛天齊地，毛左齊右。第二十六條 公文制作要先急后緩，保證時(shí)限要求，做到準(zhǔn)確及時(shí)、文面清晰、字體適當(dāng)、用紙規(guī)范、美觀大方、裝訂整齊。第八節(jié) 公文辦理第二十七條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理主要包括公文的簽收、啟封、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、批辦、承辦和對(duì)內(nèi)催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。一、簽收公文要逐件清點(diǎn)，重要公文要逐頁查點(diǎn)；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注明簽收的具體時(shí)問。各部門、各分公司要指定人員按時(shí)負(fù)責(zé)公文的取送簽收。二、啟封應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)范圍進(jìn)行。一般公文由辦公室人員啟封；寫明領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”

15、的封件，應(yīng)交本人啟封。三、登記須將公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文單位、成文時(shí)間、主送單位、份數(shù)、收發(fā)時(shí)間及處理情況等逐項(xiàng)填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。四、擬辦主要指辦公事負(fù)責(zé)人對(duì)收文提出初步處理意見，注請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批示或注送有關(guān)職能部門辦理，并提供背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。五、分發(fā)是指辦公室根據(jù)擬辦意見或領(lǐng)導(dǎo)批示、有關(guān)規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位。時(shí)限性強(qiáng)的公文要及時(shí)分送，以免壓誤。六、傳閱是指辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)注明送傳時(shí)間，隨時(shí)掌握公文去向，避免漏專、誤傳和延誤。七、批辦是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文作出批示性意見，是公文處理的決策程序。有領(lǐng)導(dǎo)重要批

16、示的公文、批示件必須妥善保存、歸檔；批示意見需其他領(lǐng)導(dǎo)閱知或需有關(guān)人員辦理時(shí)，由辦公室人員統(tǒng)一分送，不得橫傳，防止丟失或壓誤。送領(lǐng)導(dǎo)批示的公文除急文隨到隨辦外，領(lǐng)導(dǎo)一般在三日內(nèi)做出批示。八、承辦是指有關(guān)部門、分公司和人員對(duì)公文的具體辦理。凡屬承辦單位職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦單位應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文單位，同時(shí)在批辦單上注明辦理結(jié)果并簽署日期，送辦公室銷結(jié)；凡涉及其他單位的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，承辦單位要主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批的事項(xiàng)，承辦單位應(yīng)當(dāng)提出處理意見，送請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。承辦公文一般要在三日內(nèi)做出處理。九、催辦足指辦公室對(duì)需要辦理的公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，是實(shí)現(xiàn)公文效用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

17、。它貫穿于公文辦理的各主要環(huán)節(jié)中。緊急或重要的需要辦理的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)、重點(diǎn)催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，防止公文漏辦或延誤，做到件件有結(jié)果，并隨時(shí)或定期向領(lǐng)導(dǎo)返銷。十、核發(fā)是指辦公室在公文正式印發(fā)前，對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、確定分送單位和印制份數(shù)。第二十八條 起草、修改、校核、簽批、辦理公文，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔要求的書寫材料，禁用鉛筆、圓珠筆，并書寫在裝打線以內(nèi)。第九節(jié) 公文管理第二十九條 行政公文的傳閱、復(fù)印、銷毀由辦公室統(tǒng)一管理，復(fù)制的公文應(yīng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。第三十條 日常公文管理由公司辦公室和各部門、分公司兼職檔案員負(fù)責(zé)。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，不得將個(gè)人保管或借用的公文帶走，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定移交、退還。第十節(jié) 公文立卷