大型購(gòu)物廣場(chǎng)儲(chǔ)值卡管理修改版2016.08.13

1、PAGE 010405-鄭州xxx杉杉-儲(chǔ)值卡管理 8/10 xxxxxxx購(gòu)物廣場(chǎng)有限公司內(nèi)部控制系列文件010405 儲(chǔ)值卡管理xx20 xx 版批 準(zhǔn)： xx20 xx-04-01 發(fā)布 xx20 xxxxxxxxx購(gòu)物廣場(chǎng)有限公司1.0目的本程序規(guī)定了公司有關(guān)儲(chǔ)值卡管理方面的具體要求，旨在規(guī)范公司儲(chǔ)值卡的系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)安全管理、賬戶(hù)及權(quán)限管理以及儲(chǔ)值卡購(gòu)卡、建卡、售卡（激活）、退卡、換卡等各項(xiàng)具體工作，防范儲(chǔ)值卡管理過(guò)程中的各種潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.0制度要求2.1儲(chǔ)值卡管理程序制定2.1.1公司統(tǒng)括部根據(jù)公司儲(chǔ)值卡管理實(shí)際情況，制定本公司儲(chǔ)值卡系統(tǒng)管理制度。2.1.2統(tǒng)括部應(yīng)當(dāng)會(huì)同內(nèi)控人員等對(duì)儲(chǔ)值

2、卡相關(guān)人員進(jìn)行儲(chǔ)值卡管理知識(shí)的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)后予以考核。2.2儲(chǔ)值卡系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)安全儲(chǔ)值卡系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)安全規(guī)定參見(jiàn)010402-xxx杉杉-信息系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)管理2.2。2.3儲(chǔ)值卡系統(tǒng)賬號(hào)及訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理2.3.1儲(chǔ)值卡系統(tǒng)使用的是商友系統(tǒng)的儲(chǔ)值卡模塊，系統(tǒng)管理員即該系統(tǒng)唯一最高權(quán)限使用人是統(tǒng)括部IT人員。2.3.2儲(chǔ)值卡系統(tǒng)使用部門(mén)提出用戶(hù)賬號(hào)及訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限申請(qǐng)，填寫(xiě)商友系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限申請(qǐng)表經(jīng)IT人員確認(rèn)具體權(quán)限，再經(jīng)過(guò)部門(mén)部長(zhǎng)、銷(xiāo)售金、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批。其他相關(guān)規(guī)定參見(jiàn)010402-xxx杉杉-信息系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)管理2.3。2.4 儲(chǔ)值卡流程管理2.4.1儲(chǔ)值卡流程大致分為購(gòu)卡、建卡、售卡（激活）三個(gè)過(guò)程，有兩個(gè)庫(kù)存，

3、分別是建卡庫(kù)和售卡庫(kù)。2.4.2購(gòu)卡2.4.2.1統(tǒng)括部負(fù)責(zé)采購(gòu)空白儲(chǔ)值卡，統(tǒng)括部負(fù)責(zé)保管空卡。新購(gòu)置的儲(chǔ)值卡，必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部、銷(xiāo)售金、和統(tǒng)括部人員共同清點(diǎn)，內(nèi)控部負(fù)責(zé)監(jiān)盤(pán)，按編號(hào)順序，貼上封條后，才能入統(tǒng)括部保險(xiǎn)箱由統(tǒng)括部保管。2.4.2.2空白儲(chǔ)值卡的庫(kù)存管理，需由統(tǒng)括部專(zhuān)員、銷(xiāo)售金管理專(zhuān)員、財(cái)務(wù)專(zhuān)員三人一起定期對(duì)空卡進(jìn)行盤(pán)存并簽字，每月至少盤(pán)點(diǎn)一次，內(nèi)控部負(fù)責(zé)監(jiān)盤(pán)。2.4.3建卡2.4.3.1財(cái)務(wù)部提出儲(chǔ)值卡的需求數(shù)量，填寫(xiě)儲(chǔ)值卡建卡、領(lǐng)用申請(qǐng)單（參見(jiàn)表1），由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)簽字同意后交給銷(xiāo)售金管理處。銷(xiāo)售金領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后建卡。2.4.3.2銷(xiāo)售金管理專(zhuān)員根據(jù)儲(chǔ)值卡建卡、領(lǐng)用申請(qǐng)單，向統(tǒng)括部領(lǐng)

4、取空卡，做建卡操作。統(tǒng)括部負(fù)責(zé)登記空白儲(chǔ)值卡領(lǐng)用臺(tái)賬。2.4.3.3銷(xiāo)售金專(zhuān)員建卡完畢，需銷(xiāo)售金領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中審核建卡信息，審核完畢，卡片進(jìn)入系統(tǒng)建卡庫(kù)。銷(xiāo)售金管理專(zhuān)員必須當(dāng)天將卡交給儲(chǔ)值卡申請(qǐng)人驗(yàn)卡后簽收。財(cái)務(wù)部驗(yàn)卡后卡片進(jìn)入系統(tǒng)售卡庫(kù)。2.4.4售卡（激活）2.4.4.1財(cái)務(wù)部是售卡主要負(fù)責(zé)部門(mén)。顧客到顧客服務(wù)中心或財(cái)務(wù)部，并填寫(xiě)購(gòu)卡申請(qǐng)單（參見(jiàn)表2）。INF專(zhuān)員持購(gòu)卡申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部后，財(cái)務(wù)部出納主要負(fù)責(zé)收銀、售卡工作，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)確認(rèn)收款、開(kāi)票。售卡出納員核對(duì)卡內(nèi)信息及票據(jù)后發(fā)卡，顧客應(yīng)登記簽收。2.4.4.2每日售卡結(jié)束，售卡出納員編制儲(chǔ)值卡銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表（參見(jiàn)表3），并郵件給相關(guān)人員。次日上

5、午由財(cái)務(wù)主管人員將當(dāng)日售出的儲(chǔ)值卡進(jìn)行核對(duì)并做激活處理。財(cái)務(wù)部保管的已建的儲(chǔ)值卡視同現(xiàn)金管理。2.5 儲(chǔ)值卡流程異常處理辦法2.5.1新購(gòu)空白儲(chǔ)值卡，發(fā)現(xiàn)部分卡片質(zhì)量問(wèn)題，如果數(shù)量較少，直接剪角作廢處理，同時(shí)該卡號(hào)也做廢卡號(hào)。統(tǒng)括部填寫(xiě)作廢申請(qǐng)表，經(jīng)過(guò)銷(xiāo)售金、財(cái)務(wù)部聯(lián)合審批后方可剪角作廢處理。如果數(shù)量較多，不予驗(yàn)收入庫(kù)并向供應(yīng)商索賠。2.5.2 建卡過(guò)程中，卡片磁條質(zhì)量問(wèn)題，該卡直接剪角作廢處理，同時(shí)該卡號(hào)也做廢卡號(hào)，銷(xiāo)售金再去統(tǒng)括部補(bǔ)領(lǐng)一張。2.5.3 驗(yàn)卡過(guò)程中，卡片不能讀，找銷(xiāo)售金專(zhuān)員重制該卡片一次，如還不能讀，則做廢卡處理。2.5.4客戶(hù)購(gòu)卡后，在店鋪不能正常使用，首先判斷是否當(dāng)天購(gòu)卡

6、，該卡未激活，再次判斷該卡是否已消磁，需到銷(xiāo)售金補(bǔ)磁，最后判斷壞卡，通過(guò)財(cái)務(wù)儲(chǔ)值卡賬戶(hù)查詢(xún)?cè)摽ㄓ囝~，重制相同余額的新卡，舊卡作廢。2.5.5 換卡處理2.5.5.1儲(chǔ)值卡一般不做換卡處理，特殊情況除外，如以公司名義購(gòu)卡，數(shù)量大，且購(gòu)買(mǎi)的所有卡均未使用，可以給予換卡處理。2.5.5.2換卡具體操作（因卡質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的換卡除外）：購(gòu)卡人需出示身份證及原購(gòu)卡票據(jù)，到INF填寫(xiě)儲(chǔ)值卡換卡、退卡申請(qǐng)單（參見(jiàn)表4），INF憑申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)室辦理，財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和銷(xiāo)售金負(fù)責(zé)人同意并簽字后，給予換卡。若需要換成其他面額卡，財(cái)務(wù)部無(wú)此面額的庫(kù)存卡，則需填建卡申請(qǐng)到銷(xiāo)售金處臨時(shí)建卡。換卡結(jié)束后，售卡出納員在系統(tǒng)中做原儲(chǔ)值

7、卡作廢登記，作剪角處理并向客戶(hù)收取作廢卡的工本費(fèi)。2.5.5.3顧客儲(chǔ)值卡磁條損壞，原卡無(wú)法使用，需要做儲(chǔ)值卡換卡處理的情況。具體操作同上。2.5.6退卡處理2.5.6.1xxxxxxx儲(chǔ)值卡原則上不做退卡處理。顧客以公司名義購(gòu)卡，整批卡未使用前要求退卡，購(gòu)買(mǎi)日起一個(gè)星期內(nèi)可以退卡。（對(duì)于整批購(gòu)買(mǎi)，有部分儲(chǔ)值卡已有消費(fèi)的情況，不作退卡處理。）2.5.6.2退卡具體操作：退卡人需出示身份證及原儲(chǔ)值卡購(gòu)買(mǎi)發(fā)票（如用借記卡或貸記卡方式購(gòu)買(mǎi)的，還需出示簽購(gòu)單。）顧客到INF填寫(xiě)儲(chǔ)值卡換卡、退卡申請(qǐng)單，寫(xiě)明合理的退卡理由，INF憑顧客填寫(xiě)的申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)室，由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和銷(xiāo)售金負(fù)責(zé)人簽字同意。售卡出納員做退

8、卡處理，在系統(tǒng)中作廢原卡，保留顧客身份證復(fù)印件。之后作剪角處理并向客戶(hù)收取作廢卡的工本費(fèi)。同時(shí)，優(yōu)惠返利卡也必須收回。2.5.6.3對(duì)客戶(hù)申請(qǐng)的退卡業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部需查看儲(chǔ)值卡類(lèi)別，區(qū)分儲(chǔ)值卡與優(yōu)惠卡，若是正常銷(xiāo)售的儲(chǔ)值卡，按規(guī)定給予退款處理，若是優(yōu)惠卡則不作退款處理。2.5.6.4退卡操作結(jié)束，INF專(zhuān)員必須當(dāng)即剪掉原卡（售卡人員監(jiān)督），并登記臺(tái)賬，記錄退卡信息。2.5.7優(yōu)惠返利卡管理2.5.7.1客戶(hù)在一次性購(gòu)卡一定金額以上的，按售卡金額的一定比例獎(jiǎng)勵(lì)客戶(hù)優(yōu)惠返利卡。2.5.7.2優(yōu)惠返利卡建卡申請(qǐng)必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和銷(xiāo)售金負(fù)責(zé)人聯(lián)合簽字確認(rèn)。2.6儲(chǔ)值卡退貨管理2.6.1適用范圍2.6.1.

9、1儲(chǔ)值卡退貨流程只針對(duì)可以使用儲(chǔ)值卡的資金托管的所有商戶(hù)。2.6.1.2如遇顧客通過(guò)以?xún)?chǔ)值卡購(gòu)貨發(fā)生退貨時(shí)，店鋪可用現(xiàn)金至INF購(gòu)買(mǎi)儲(chǔ)值卡作退貨處理。2.6.1.3鄭杉儲(chǔ)值卡原則上不做退貨處理，允許換貨處理。顧客可在同一品牌店鋪換取同款或其他款同價(jià)商品；或在同一品牌店鋪換取高于需換貨商品價(jià)格，并補(bǔ)差價(jià)若有顧客執(zhí)意要退貨的情況：在INF處理。2.6.2具體退貨流程2.6.2.1店鋪人員帶顧客前往顧客服務(wù)中心（INF），INF人員審核店鋪提供的各類(lèi)資料（儲(chǔ)值卡簽約單或發(fā)票、原始收銀小票等），填寫(xiě)儲(chǔ)值卡建卡、領(lǐng)用申請(qǐng)單，由財(cái)務(wù)主管或財(cái)務(wù)部長(zhǎng)簽字同意后交給銷(xiāo)售金管理處，銷(xiāo)售金領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后建卡。2.6

10、.2.2根據(jù)上述審批完成建卡后，INF專(zhuān)員根據(jù)顧客提供的信息填寫(xiě)完整購(gòu)卡申請(qǐng)單，INFO專(zhuān)員進(jìn)入商友系統(tǒng)儲(chǔ)值卡模塊的售卡環(huán)節(jié)，完成儲(chǔ)值卡的售卡錄入工作，由INFO主管審核確認(rèn)。完成上述審核審批后，由INFO專(zhuān)員將儲(chǔ)值卡交給顧客本人，并要求顧客在購(gòu)卡申請(qǐng)單上簽收，對(duì)于單筆金額1000元以上的需要提供顧客本人的身份證復(fù)印件。同時(shí)，INF專(zhuān)員需在收銀系統(tǒng)中做現(xiàn)金退貨處理（店鋪員工需在場(chǎng)；系統(tǒng)中視同現(xiàn)金退貨處理）。2.6.2.3退貨當(dāng)日INFO按實(shí)際退貨金額在商友系統(tǒng)內(nèi)入賬。2.6.3注意事項(xiàng)2.6.3.1原則上，xxxxxxx廣場(chǎng)不墊付退貨。2.6.3.2當(dāng)發(fā)生顧客儲(chǔ)值卡退貨金額小于INF所有的儲(chǔ)值

11、卡面值金額時(shí)，差額部分，需要顧客自行支付多余部分。若顧客不愿意支付多余部分，可以留下顧客聯(lián)系方式及本人的身份證復(fù)印件，另行通知領(lǐng)取。3.0流程圖（另附）4.0政策4.1禁止未經(jīng)培訓(xùn)的相關(guān)人員不得作為操作人員申請(qǐng)賬戶(hù)及權(quán)限。4.2對(duì)于發(fā)生崗位變化或離崗的用戶(hù)，公司必須立即調(diào)整其在系統(tǒng)中的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。4.3禁止未經(jīng)授權(quán)人員擅自調(diào)整、刪除或修改系統(tǒng)中設(shè)置的各項(xiàng)權(quán)限參數(shù)。4.4禁止信息系統(tǒng)用戶(hù)私自安裝非法軟件和卸載企業(yè)要求安裝的防病毒軟件。4.5公司信息系統(tǒng)操作人員必須在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作，嚴(yán)禁利用他人的口令和密碼進(jìn)入軟件系統(tǒng)。4.6禁止任何信息系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)管理經(jīng)辦人員和授權(quán)管理人員在執(zhí)行信息系統(tǒng)賬號(hào)及權(quán)限

12、管理過(guò)程中不按程序處理業(yè)務(wù)，并對(duì)違反規(guī)定的責(zé)任人員按照有關(guān)獎(jiǎng)懲管理程序予以相應(yīng)的處分。4.7原則上本制度每年修訂一次，遇特殊情況時(shí)經(jīng)授權(quán)審批后可隨時(shí)進(jìn)行修改。本制度最終解釋權(quán)歸屬于公司總經(jīng)理辦公會(huì)。5.0相關(guān)制度及表單表1xxx杉杉-010405-01 儲(chǔ)值卡建卡、領(lǐng)用申請(qǐng)單表2xxx杉杉-010405-02 購(gòu)卡申請(qǐng)單表3xxx杉杉-010405-03 儲(chǔ)值卡銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表表4xxx杉杉-010405-04 儲(chǔ)值卡換卡、退卡申請(qǐng)表1：儲(chǔ)值卡建卡、領(lǐng)用申請(qǐng)單儲(chǔ)值卡建卡、領(lǐng)用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)：財(cái)務(wù)部 日期： 年 月 日卡類(lèi)別卡號(hào)面額數(shù)量合計(jì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字銷(xiāo)售金負(fù)責(zé)人簽字合計(jì)金額備注 建卡人： 復(fù)核人： 申請(qǐng)人： 簽收人：表2：購(gòu)卡申請(qǐng)單購(gòu)卡申請(qǐng)單 日期： 年 月 日購(gòu)卡人姓名證件身份證單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照聯(lián)系方式結(jié)算方式卡類(lèi)別卡號(hào)面值數(shù)量合計(jì)支付信息賬戶(hù)： 賬號(hào)：開(kāi)戶(hù)行：優(yōu)惠卡合計(jì)金額表3：儲(chǔ)值卡銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表儲(chǔ)值卡銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表編號(hào)種 類(lèi)卡