公司員工入職管理制度

1、公司員工入職管理制度第一節(jié)入職資料的與管理一、入職資料的流程1、員工面試或背景核查通過后，辦理入職時應(yīng)進行入職資料的收集與審核。2、材料收集完整后，需對材料的合規(guī)性和完整性進行審核，并簽字確認。3、人事崗每周三將上周入職員工的完整入職資料電子版、勞動合同資料電 子版上傳HR系統(tǒng)備存。二、入職資料的審核在入職材料的收集和審核中，需要注意以下幾個方面：1、入職材料的完整性。完整的入職材料如下：(1)應(yīng)聘登記原件；(2)面試評價及錄用審批原件；(3)有效期內(nèi)身份證復(fù)印件，如有必要，進行網(wǎng)絡(luò)核查；(4)學歷證書(畢業(yè)證書、學位證書)復(fù)印件，如有必要，進行網(wǎng)絡(luò)核查；(5)職稱證書復(fù)印件；(6)個人簡歷；

2、(7)原工作單位勞動合同終止證明復(fù)印件；(8)體檢報告或健康證復(fù)印件(二級以上醫(yī)院或公司指定醫(yī)療機構(gòu)出具);(9)經(jīng)濟擔保書原件(出納人員、司機及公司核定的其它特殊崗位需簽訂)。2、入職材料的合規(guī)性。(1)應(yīng)聘登記：用黑色水筆填寫，關(guān)鍵工程必填(如：聯(lián)系方式、住址、工 作經(jīng)歷、健康狀況，有無不良記錄等)；內(nèi)容完整，清晰可辨；需本人簽字；需 要貼上照片，應(yīng)聘登記照片與身份證照片及學歷、學位、職稱證書照片須與候選 人本人一致。此件需人事崗簽章。(2)面試評價及錄用審批：須面試官完全填寫。(3)身份證：查驗原件(必須是有效期內(nèi))，第二代身份證正反面復(fù)印。假設(shè) 身份證遺失補辦中人員，需提供臨時身份證(

3、有效期內(nèi)的)或提供戶口本復(fù)印件8、制度簽閱按照屬地原那么操作進行。集團人力資源部負責本部員工制度簽 閱及資料存檔，子公司辦公室負責本公司所有員工制度簽閱及資料存檔。(首頁及有本人信息的一頁)。此件需人事崗簽章。(4)學歷證：查驗原件。如原件遺失或背景核查無法查詢到學歷的人員， 需另提供學校開具的學歷證明。此件需人事崗簽章。(5)職稱證：查驗原件。如原件遺失或背景核查無法查詢到職稱的人員， 需另外由職稱評定單位提供職稱證明。此件需人事崗簽章。(6)個人簡歷：保存候選人投遞的簡歷原件或電子版打印件。此件需人事 崗簽章。(7)原工作單位勞動合同終止證明復(fù)印件：查驗原件，需與簡歷填寫一致。(8)體檢單

4、或健康證復(fù)印件：查驗原件，查核體檢人系候選人本人，體檢 工程符合公司要求，體檢單的時間必須是在入職時間的3個月內(nèi)，且由公司指定 醫(yī)療機構(gòu)出具。假設(shè)體檢工程相關(guān)指標超標或醫(yī)院建議復(fù)查的，必須復(fù)檢合格后才 能安排入職。體檢不合格者不能安排入職。此件需人事崗簽章。(9)經(jīng)濟擔保書原件：須被擔保人親筆簽名、并附擔保人、被擔保人身 份證復(fù)印件。3、所有入職資料的原件及復(fù)印件必須清晰可辨，需人事崗簽章的入職資料， 必須簽字確認后方可存檔。三、入職資料的保存1、子公司人力主管部門保存本公司除中層管理崗以外的員工入職材料原件, 集團人力資源部保存中層管理崗和總部員工入職資料原件。2、所有員工的入職資料，均需在

5、HR系統(tǒng)中存電子版?zhèn)洳椤?、中層管理人員入職由人力資源部經(jīng)辦，但授權(quán)子公司辦公室協(xié)辦的，子 公司人事崗需在員工入職一周內(nèi)，將入職資料原件寄到人力資源部。4、入職資料需設(shè)專柜專夾管理，柜子應(yīng)有鎖并專人保管鑰匙；電子文件夾 應(yīng)設(shè)密碼。5、入職資料作為人事檔案的重要局部，設(shè)置查看權(quán)限，董事長擁有所有人 員資料、檔案的查看權(quán)限；人力主管部門擁有所有人員資料、檔案的收集、整理、 保管權(quán)限；其余職位人員僅擁有所管轄范圍內(nèi)人員資料、檔案的查看權(quán)限。 第二節(jié)錄用審批 一、普通崗入職流程人事崗在系統(tǒng)中發(fā)起入職流程，輸入候選人相關(guān)入職信息，經(jīng)人力主管部門、 用人部門、子公司（集團總部員工由集團公司）進行入職審批。

6、二、中層管理崗入職流程由人力資源部人事崗在系統(tǒng)中發(fā)起入職流程，經(jīng)用人部門、用人部門所在公 司、集團人力資源部、CEO進行入職審批。三、退回處理對于入職信息審批過程中被回退或不通過的，人事崗需及時修改信息并重新 提報。四、時效人事崗應(yīng)安排入職審批通過的候選人3個工作日內(nèi)辦理入職。五、延期入職和取消入職候選人在3個工作日內(nèi)無法入職，需要延期入職的，人事崗在系統(tǒng)上進行延 期入職的操作，并備注緣由；需要取消入職的，直接在系統(tǒng)上進行取消入職的操 作，并備注緣由。第三節(jié)入職手續(xù)一、候選人經(jīng)流程審批通過后，人事崗需做好入職安排工作。通知候選人在指定 日期入職。二、新員工入職當天，應(yīng)及時簽署勞動合同書（附件八

7、）、錄用條件確認書 及入職聲明書，并告知其培訓安排，要求其辦理工資卡。三、員工入職當天需錄入指紋，并開始記錄考勤，未簽勞動合同的人員，可暫緩 錄入指紋，待合同簽訂后再錄入。四、人事崗安排員工進行入職培訓，并在員工通過培訓的當天下班前，在系統(tǒng)上 進行確認入職操作。五、人事崗每周三下班前完成HR系統(tǒng)中上周入職人員的入職信息修改、資料備 存。六、人力資源部每周四下班前，根據(jù)當周的入職信息，更新人事信息，編制并下 發(fā)上周入職員工的工號到子公司辦公室，完成入職手續(xù)。七、任何未正式入職的人員嚴禁安排任何工作，也不得錄入指紋、發(fā)放考勤卡、 名片等可能作為“事實勞動關(guān)系依據(jù)”的物品。第四節(jié)勞動合同相關(guān)一、工作

8、事項1、集團公司人力資源部負責擬訂集團公司勞動合同書標準文本；制訂 與勞動合同相配套的各項規(guī)章制度；辦理集團公司本部員工和子公司中層管理人 員的勞動合同訂立（含續(xù)簽）、變更、解除和終止手續(xù)；檢查指導子公司勞動合同 管理，協(xié)助子公司處理勞動合同爭議；保管集團公司本部員工及子公司中層管理 人員的勞動合同文本及與簽訂（含續(xù)簽）、履行、變更、解除和終止合同有關(guān)的文 件。2、子公司辦公室負責辦理本公司普通員工勞動合同訂立（含續(xù)簽）、變更、 解除和終止手續(xù)；負責本公司勞動合同管理，處理勞動合同爭議；遇重大勞動爭 議，及時上報集團公司人力資源部并提出解決問題的建議；保管本公司普通員工 勞動合同文本及與簽訂（

9、含續(xù)簽）、履行、變更、解除和終止合同有關(guān)的文件。 二、勞動合同文本1、勞動合同資料包括主件及附件二局部。主件為雙方簽訂的勞動合同書； 附件包括但不限于公司公布的依法制訂的各項規(guī)章制度的簽閱、入職聲明書 錄用條件確認書，因培訓學習而簽訂的培訓服務(wù)期協(xié)議，競業(yè)限制協(xié)議 及其它基于崗位不同而簽訂的各類協(xié)議或承諾書、責任書、勞動合同簽收回執(zhí) 等。2、與員工簽訂勞動合同必須統(tǒng)一使用集團公司正式公布的勞動合同書 標準文本。任何人不得擅自擬訂或使用已廢止的勞動合同文本。如需使用新的勞 動合同文本或?qū)贤谋具M行修改，須報請集團公司人力資源部批準后方可執(zhí)行。 三、勞動合同作業(yè)規(guī)范1、合同訂立前，人力主管部門和

10、員工應(yīng)就勞動合同期限、試用期長短、工 作內(nèi)容和工作地點、工作條件、工作時間和休息休假、勞動報酬、社會保險、勞 動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護、法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)當納入勞動合同的其他事 項進行充分協(xié)商。2、人力主管部門應(yīng)向擬簽約員工告知公司的規(guī)章制度等和與其工作有關(guān)的 情況。特別是錄用條件、入職程序、錄用條件確認書等內(nèi)容。3、合同訂立前人力主管部門應(yīng)對員工的身份、有效身份證件（身份證、戶 口等）、年齡、住址、健康狀況、學歷證書、專業(yè)知識和工作技能相關(guān)資格證書、 與原單位解約證明等與應(yīng)聘工作有關(guān)的情況及相關(guān)資料進行初步審查。對提供資 料不真實者不予簽訂勞動合同。4、根據(jù)公司實際和崗位要求，協(xié)商約定服

11、務(wù)期和保守商業(yè)秘密和競業(yè)限制 等其他條款，并約定，違約所應(yīng)當承當?shù)倪`約責任。（服務(wù)期是指公司對享受本公司提供特殊待遇的員工，如出資招聘、出資 培訓或提供出國考察、住房補貼等特殊待遇的，約定三至五年的服務(wù)期。員工應(yīng) 遵循老實信用的原那么，嚴格遵守服務(wù)期限約定，否那么將承當違約責任。保守秘 密或競業(yè)限制是指公司對必須保密的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，約定保密責任。）5、人事崗對員工提出的各類人事相關(guān)問題應(yīng)進行解答。四、勞動合同簽署流程規(guī)范1、人事崗應(yīng)仔細確認勞動合同關(guān)鍵信息，尤其要注意對勞動合同的關(guān)鍵條 款進行核查與填寫（如勞動合同期限，試用期，工作內(nèi)容，工作地點，工時制度， 勞動報酬，發(fā)薪周期等），保證

12、合同準確無誤。2、合同中空白之處內(nèi)容的填寫應(yīng)符合雙方協(xié)商一致的原那么，達成一致后再 填入相關(guān)內(nèi)容。所填內(nèi)容不得涂改，不得隱瞞或欺騙。3、勞動合同書相關(guān)內(nèi)容的填寫必須字跡清晰，用詞準確，對不用之處或 空格應(yīng)寫無或用粗實線劃去。4、勞動合同必須員工本人親自簽署，任何情況下嚴禁代簽。5、從員工簽訂勞動合同當日起，五個工作日內(nèi)，人事崗即應(yīng)將勞動合同交 與公司法定代人簽字，并加蓋公司公章，完成合同的簽署。公司法定代人不親自 簽字的，可委托公司負責人代簽。未經(jīng)書面授權(quán)，私自以公司名義與員工簽訂的 勞動合同一律無效；因代簽無效勞動合同給公司造成的經(jīng)濟損失由代簽人負責賠 償。6、人事崗應(yīng)填制并核實勞動合同簽收

13、回執(zhí)的關(guān)鍵信息，如合同起始時間。 人事崗需在新員工入職一個月內(nèi)完成勞動合同的交付，交付勞動合同時，需員工 本人在勞動合同簽收回執(zhí)上簽字確認。五、合同期限及試用期1、合同期限的長短，由人力主管部門征求用人部門要求制定，一般普通員 工首簽一年，試用期一個月；中層管理人員首簽三年，試用期三至六個月。2、試用期將嚴格按照勞動法規(guī)定執(zhí)行，勞動合同期限三個月以上不滿一年 的，試用期1個月；勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期一2個月；三年 以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期3-6個月。以完成一定工作任務(wù) 為期限的勞動合同或者勞動合同期限不滿三個月的，無試用期。六、處理時效及方法1、針對新入職員工

14、，應(yīng)在入職當天及時做好合同簽署工作。員工拒絕簽訂 勞動合同的，可暫緩入職。2、己入職但未簽訂勞動合同的，人事崗應(yīng)在入職三個工作日內(nèi)，向員工下 發(fā)簽訂勞動合同通知書，并做好簽收備案；未按簽訂勞動合同通知書要 求簽署勞動合同，仍拖延或拒絕的，人事崗應(yīng)向員工下發(fā)終止勞動關(guān)系通知書, 員工在接到通知書當日即與公司終止勞動關(guān)系，并辦理離職結(jié)算。3、對于員工拒簽、找種種理由延遲簽訂勞動合同的，人事崗需在第一時間 反應(yīng)本公司辦公室或集團人力資源部，保證新員工在入職七個工作日以內(nèi)簽訂勞 動合同。4、任何新入職員工，入職七個工作日內(nèi)必須簽訂勞動合同，否那么立即終止 勞動關(guān)系。新員工入職一個月內(nèi)，必須辦理完成勞動

15、合同的交付、存檔工作。 七、勞動合同的保管1、人力主管部門應(yīng)做好勞動合同管理的基礎(chǔ)工作，按集團公司要求，管理 好勞動合同書及其相關(guān)文件。2、勞動合同書及其附件以書面形式訂立，一份由人力主管部門存檔，一份 交付員工保管。任何情況下不得扣壓或代為保管應(yīng)由員工自行保管的勞動合同及 附件資料。3、人事崗應(yīng)在勞動合同完成交付后的五個工作日內(nèi)，將勞動合同資料分類 保管：主件及附件原件，設(shè)專人專柜專夾保管，非權(quán)限內(nèi)不得查看（查看權(quán)限同 入職資料）；主件及附件電子版，上傳HR系統(tǒng)保存?zhèn)洳椤?、勞動合同簽收回執(zhí)作為重要人事資料之一，應(yīng)與勞動合同分開，單獨建夾存檔。第五節(jié)入職培訓一、培訓時間及內(nèi)容1、人力主管部門

16、應(yīng)安排新員工上崗的前三個工作日為見習培訓期。2、培訓時間及內(nèi)容如下：培訓時 間培訓部門課程內(nèi)容第一天行政人事部 門公司開展歷史及現(xiàn)狀，企業(yè)文化、公司組織結(jié)構(gòu)和負 責人、員工手冊學習、行政人事管理制度、考勤、福 利、考核相關(guān)內(nèi)容。第二天直屬業(yè)務(wù)部 門部門內(nèi)部人員、職責介紹、部門規(guī)章制度，崗位工作 內(nèi)容及職責，業(yè)務(wù)相關(guān)知識的學習，必備能力的培養(yǎng)。第三天直屬業(yè)務(wù)部 門業(yè)務(wù)幫帶與熟悉行政人事部 門培訓考試二、培訓考前須知1、員工在前三天培訓過程中如自動離職、被辭退、培訓不合格，公司將不 承當工資。2、培訓考試不及格，但卻有錄用必要的，人事崗應(yīng)在系統(tǒng)上做延期培訓處 理，延期時間不得超過兩個工作日。延期培

17、訓考試仍不能通過者，應(yīng)立即辭退。3、人力主管部門負責入職培訓的計劃、組織、安排，應(yīng)提前至少一個工作 日，確認培訓場地、課程安排、主講講師，用人部門應(yīng)積極配合參與。4、任何培訓課，其主講講師都應(yīng)填寫培訓簽到培訓課程記錄培訓 反應(yīng)，并在培訓結(jié)束當天交人事崗存檔。5、在培訓結(jié)束當天，人事崗在系統(tǒng)的入職確認任務(wù)中錄入考試成績，并確 認入職。6、考試試卷、培訓簽到、課程記錄、反應(yīng)將作為員工人事檔案之一，人事 崗需建專夾妥善存檔。7、直屬業(yè)務(wù)部門應(yīng)為新入職員工安排一名業(yè)務(wù)幫帶老師，幫助新員工在試 用期內(nèi)的工作適應(yīng)和業(yè)務(wù)熟悉，主動、負責的幫助新員工成為公司合格的一員。8、業(yè)務(wù)幫帶老師可為自我推薦或經(jīng)理推薦，

18、如無合適人員，那么由新員工的 直屬領(lǐng)導擔任。9、用人部門應(yīng)對新入職員工進行進一步的崗位適應(yīng)性培訓，培訓時間為整個試用期，內(nèi)容為工作內(nèi)容、性質(zhì)、職責、權(quán)限、利益、規(guī)范。10、集團本部員工的入職培訓，由集團本部安排，其中中層管理人員培訓I, 可不受培訓課程限制，直接進入崗位角色學習；其余員工由子公司按要求進行培 訓。第六節(jié)制度簽閱一、制度簽閱的工作事項集團、公司、部門制定的新老規(guī)章制度（有效期內(nèi)的）、文件、重要會議精 神，需及時做好相關(guān)員工的制度宣導，保證制度所涉相關(guān)人員對制度的知悉與了 解，必要時需組織制度閱讀簽收。二、制度簽閱的內(nèi)容1、新入職員工入職當天，應(yīng)及時簽收閱讀的內(nèi)容包括但不限于：（1

19、）入職聲明書（聲明悉并遵守公司的入職規(guī)定，承諾提供入職資料 的真實。）（2）勞動合同及簽收回執(zhí)（確認已簽收勞動合同。）（3）錄用條件確認書（聲明悉并遵守勞動合同條款，承諾在試用期內(nèi) 的特殊考勤及規(guī)定。）2、新員工培訓期間，應(yīng)及時簽收閱讀的內(nèi)容包括但不限于：集團員工手冊 及公司員工手冊；公司行政、人事規(guī)章制度；違規(guī)處分條例；考勤及請假相關(guān)規(guī) 定；工資及績效考核、崗位職責說明；平安手冊等內(nèi)容。（以上制度只為比方， 需要制度正式發(fā)文后再做完善）3、凡新下發(fā)的重要規(guī)章制度、文件及會議精神，人力資源部在發(fā)文的三個 工作日內(nèi)通知制度簽閱，確認簽閱時間、要求及范圍。集團及公司人事崗需及時 對相關(guān)員工做好宣導，并組織制度簽閱。三、制度簽閱的時效1、新規(guī)章制度下發(fā)后一周內(nèi)應(yīng)完成相關(guān)崗位人員的宣導、簽閱。2、新員工入職三個工作日內(nèi)完成應(yīng)知曉的規(guī)章制度學習、簽閱。3、異動、升職、降職到新崗位的員工必須在異動生效后的三個工作日內(nèi)完 成相關(guān)制度及管理方法的學習、簽閱。四、制度簽閱的流程1、及時獲取新下發(fā)的規(guī)章制度、通知文本、會議精神。2、認真學習新的制度、通知，明確新的規(guī)