2022學(xué)院會(huì)議管理制度

1、第PAGE8頁(yè)共NUMPAGES8頁(yè)2022學(xué)院會(huì)議管理制度第一章總則第一條為及時(shí)研討處理學(xué)院管理中存在的問(wèn)題，明確工作方向和提高工作效率，協(xié)調(diào)部門(mén)之間的工作，保證決策貫徹到位，特制定本制度。第二條本制度適用于學(xué)院各種類(lèi)型會(huì)議。第三條會(huì)議的召開(kāi)本著“精簡(jiǎn)、高效、注重效果”的原則進(jìn)行，避免開(kāi)冗會(huì)。第四條會(huì)議的分類(lèi)及組織：學(xué)院實(shí)行三級(jí)會(huì)議管理制度。(一)一級(jí)會(huì)議：1、股東會(huì)：參會(huì)人員為全體股東或股東委派代表；會(huì)議召集人為董事長(zhǎng)。2、董事會(huì)：參會(huì)人員為全體董事；會(huì)議召集人為董事長(zhǎng)。(二)二級(jí)會(huì)議：1、黨政聯(lián)席會(huì)議：參會(huì)人員為黨委正副書(shū)記、行政正副院長(zhǎng)；會(huì)議召集人為黨委書(shū)記或院長(zhǎng)。2、院長(zhǎng)辦公會(huì)：參會(huì)

2、人員為院長(zhǎng)、副院長(zhǎng)、院長(zhǎng)助理；會(huì)議召集人為院長(zhǎng)。3、全體教職工大會(huì)：參會(huì)人員為全體教職工；會(huì)議召集人為院辦公室負(fù)責(zé)人。4、中層干部會(huì)議：參會(huì)人員為各系(部)、處(室)全體助理級(jí)以上干部；會(huì)議召集人為院長(zhǎng)。(三)三級(jí)會(huì)議：1、教學(xué)工作會(huì)議：參會(huì)人員為分管教學(xué)院長(zhǎng)、全體教學(xué)人員；會(huì)議召集人為教務(wù)處負(fù)責(zé)人。2、輔導(dǎo)員工作會(huì)議：參會(huì)人員為分管教學(xué)院長(zhǎng)、全體輔導(dǎo)員；會(huì)議召集人為學(xué)生處負(fù)責(zé)人。3、安全工作會(huì)議：參會(huì)人員為分管后勤院長(zhǎng)、保衛(wèi)處全體人員；會(huì)議召集人為保衛(wèi)處負(fù)責(zé)人。4、后勤工作會(huì)議：參會(huì)人員為分管后勤院長(zhǎng)、總務(wù)處全體人員；會(huì)議召集人為總務(wù)處負(fù)責(zé)人。5、處(室)、系(部)工作會(huì)議例會(huì)：參會(huì)人員為各

3、處(室)、系(部)全體員工；會(huì)議召集人為各處(室)、系(部)負(fù)責(zé)人。6、其他專(zhuān)題工作會(huì)、緊急工作會(huì)等。第二章會(huì)議通知第五條一、二級(jí)會(huì)議由院辦公室下發(fā)通知，三級(jí)會(huì)議由召集部門(mén)負(fù)責(zé)下發(fā)通知。第六條會(huì)議通知包括：會(huì)議的名稱(chēng)、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑。第七條會(huì)議召開(kāi)時(shí)間和地點(diǎn)如有變動(dòng)，負(fù)責(zé)通知部門(mén)應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員。第三章會(huì)前準(zhǔn)備第八條會(huì)議準(zhǔn)備包括議題議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料準(zhǔn)備等。第九條會(huì)議召集者就議題準(zhǔn)備充分的資料、信息，擬就議程及時(shí)間分配，確定好主持人及會(huì)議記錄人。第十條與會(huì)人員接到通知后就議題認(rèn)真準(zhǔn)備好言簡(jiǎn)意賅的發(fā)言稿。第十一條會(huì)議場(chǎng)所應(yīng)提

4、前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。第四章會(huì)議議程第十二條主持人事先安排好與會(huì)人員座次。第十三條會(huì)議議程由主持人于會(huì)議開(kāi)始時(shí)向與會(huì)人員宣布，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。第十四條會(huì)議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議總時(shí)間不變。第十五條會(huì)議主持人要及時(shí)做出結(jié)論。及時(shí)制止干擾會(huì)議的任何情況，適時(shí)宣布散會(huì)。第十六條與會(huì)人員均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求簡(jiǎn)短、切題，舉止文明大方。第五章會(huì)議紀(jì)要第十七條會(huì)議記錄人要在會(huì)議進(jìn)行期間認(rèn)真記錄，對(duì)結(jié)論性發(fā)言做重點(diǎn)記錄。第十八條會(huì)議記錄員要在會(huì)議結(jié)束后_小時(shí)內(nèi)整理好原始記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)。第十九條會(huì)議紀(jì)要由記錄人送達(dá)

5、抄送人員。第六章會(huì)議考勤第二十條記錄員負(fù)責(zé)簽到。與會(huì)人員不得無(wú)故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時(shí)到會(huì)，應(yīng)提前以書(shū)面形式請(qǐng)假，緊急情況可以事先口頭請(qǐng)假，事后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。第二十一條與會(huì)人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意后方可離席。第七章會(huì)場(chǎng)秩序第二十二條與會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì)，不得喧嘩，不得來(lái)回走動(dòng)。第二十三條遲到、中途離席者應(yīng)輕聲出、入席，盡量不干擾會(huì)議進(jìn)行。第二十四條與會(huì)人員應(yīng)坐(站)姿端正，禁止交頭接耳。第二十五條會(huì)議期間與會(huì)人員將通訊工具調(diào)為振動(dòng)檔或關(guān)閉，不會(huì)客(特殊客人除外)，認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容并做好記錄。第二十六條與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)整潔，不準(zhǔn)隨地吐痰、扔紙屑，會(huì)議結(jié)束后將座椅整理

6、好。第二十七條與會(huì)人員不可無(wú)故打斷他人的發(fā)言，不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。第八章保密事項(xiàng)第二十八條保密事項(xiàng)參照保密管理制度執(zhí)行。第九章附則第二十九條本制度由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。2022學(xué)院會(huì)議管理制度（二）第一條學(xué)院秘密是指一切關(guān)系學(xué)院安全和利益，在一定時(shí)間內(nèi)限定范圍內(nèi)的人員和知悉的事項(xiàng)。學(xué)院秘密的范圍包括：(一)學(xué)院重大決策中的秘密事項(xiàng)。(二)學(xué)院尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、方向、規(guī)劃、項(xiàng)目、決策等。(三)學(xué)院內(nèi)部的合同、協(xié)議、意見(jiàn)書(shū)和可行性報(bào)告、重要會(huì)議記錄。(四)學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。(五)學(xué)院所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息。(六)學(xué)院高層領(lǐng)導(dǎo)未正式公開(kāi)的談話。(七)

7、學(xué)院?jiǎn)T工人事檔案、工資、勞務(wù)收入及資料。(八)其它經(jīng)學(xué)院確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第二條學(xué)院秘密分為三類(lèi)：絕密、機(jī)密、秘密。(一)絕密是指在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響學(xué)院權(quán)益和利益的重要決策文件資料。主要包括學(xué)院重大決策、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)決策等。(二)機(jī)密是指泄露會(huì)使學(xué)院安全和利益遭到嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)。主要包括學(xué)院的財(cái)務(wù)報(bào)表、工資收入、統(tǒng)計(jì)資料、協(xié)議、合同、可行性報(bào)告、重要會(huì)議記錄、經(jīng)營(yíng)情況等。(三)秘密是指泄露會(huì)使學(xué)院的安全和利益遭受損害的事項(xiàng)。主要包括學(xué)院人事檔案、高層領(lǐng)導(dǎo)未正式公開(kāi)的重要談話、未正式公開(kāi)的各類(lèi)信息等。屬于學(xué)院秘密的文件、資料應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。第三條密級(jí)內(nèi)

8、容知曉范圍(一)絕密級(jí)：董事會(huì)成員、院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及與絕密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。(二)機(jī)密級(jí)：處級(jí)(正職、副職、助理)以上級(jí)別干部及與機(jī)密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。(三)秘密級(jí)：高級(jí)文員以上崗位人員及與秘密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。第四條保密措施(一)學(xué)院?jiǎn)T工必須具有保密意識(shí)，必須做到不該問(wèn)的絕對(duì)不問(wèn)，不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)，不該看的絕對(duì)不看。(二)院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)保密全面工作，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)的保密工作負(fù)責(zé)，各部門(mén)及下屬單位必須設(shè)立兼職保密員。(三)對(duì)外交往與合作中需要提供學(xué)院秘密的事項(xiàng)，應(yīng)由院長(zhǎng)批準(zhǔn)，絕密級(jí)內(nèi)容須經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。(四)嚴(yán)禁在公共場(chǎng)合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項(xiàng)，不準(zhǔn)在私人交往中泄

9、露學(xué)院秘密。(五)員工發(fā)現(xiàn)學(xué)院秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告院辦公室，院辦公室立即做出相應(yīng)處理。(六)有計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的部門(mén)要依據(jù)本制度制定本部門(mén)保密細(xì)則，并加以嚴(yán)格執(zhí)行。(七)文檔人員、保密員工變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，交由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。(八)小車(chē)司機(jī)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在車(chē)內(nèi)的談話嚴(yán)格保密。第五條保密環(huán)節(jié)(一)文件打印1、由文件原稿提供單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽字領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)任，不得出現(xiàn)對(duì)學(xué)院不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時(shí)確定文件編號(hào)、保密級(jí)別、發(fā)放范圍、打印分?jǐn)?shù)。2、打印部門(mén)要做好登記，打印校對(duì)人員姓名應(yīng)在發(fā)文單中反映，保密文件應(yīng)由行政辦公室負(fù)責(zé)打印。3、打印完畢，所有文件廢稿

10、應(yīng)立即用碎紙機(jī)全部銷(xiāo)毀，電腦存盤(pán)應(yīng)消除或加密保存。(二)文件發(fā)放1、文件打印完畢，由文印室專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交發(fā)文部門(mén)，并作登記，不得轉(zhuǎn)交無(wú)關(guān)人員。2、發(fā)文部門(mén)下發(fā)文件應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)文記錄。3、保密文件應(yīng)交由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人或其他指定人員簽收，不得交給其他人員。4、對(duì)于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失。5、發(fā)送保密文件應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁讓未正式聘用員工發(fā)送保密文件。(三)文件復(fù)印1、原則上保密文件不得復(fù)印，特殊情況由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、文件復(fù)印應(yīng)做好登記，嚴(yán)格按復(fù)印份數(shù)復(fù)印。3、復(fù)印件只能交給部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定人員，不得交給其他人員。4、復(fù)印廢件應(yīng)即時(shí)用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀。(四)文件借閱借閱保密文件必須經(jīng)借閱方、提

11、供方領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，提供方加以專(zhuān)項(xiàng)登記，借閱人員不得摘抄、復(fù)印，不得向無(wú)關(guān)人員透露，確需摘抄、復(fù)印時(shí)，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(五)傳真件1、保密文件傳遞，不得通過(guò)公用傳真機(jī)。2、收發(fā)傳真要做好登記。3、保密傳真件收件人只能為部門(mén)主管負(fù)責(zé)人或其他指定人員，不得為其他人。(六)檔案1、嚴(yán)格履行借閱不同密級(jí)檔案的批準(zhǔn)手續(xù)，秘密、機(jī)密檔案由院長(zhǎng)批準(zhǔn)，絕密檔案由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。2、檔案銷(xiāo)毀應(yīng)經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，兩人以上參加，做好登記。(七)會(huì)議1、所有重要會(huì)議由院辦公室協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好保密工作。2、參加會(huì)議人員應(yīng)嚴(yán)格控制，無(wú)關(guān)人員不應(yīng)參加。3、會(huì)務(wù)組應(yīng)認(rèn)真做好到會(huì)人員的簽到和材料發(fā)放登記工作。4、會(huì)議錄音、攝像人員由院辦公室指定。5、會(huì)議紀(jì)要整理由院辦公室指定人員在指定地點(diǎn)整理。6、會(huì)議參加人員不得私自透露會(huì)議內(nèi)容。第六條違紀(jì)處理(