2022年學校會計檔案管理制度

1、第PAGE6頁共NUMPAGES6頁2022年學校會計檔案管理制度第一條會計檔案的范圍會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數(shù)據(jù)、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個部分。1、會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節(jié)表等。2、會計數(shù)據(jù)主要指電算化中的會計數(shù)據(jù)，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)；會計軟件系統(tǒng)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。3、會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。4、會計報表指按要求由財務部門

2、上報的各種會計報表、統(tǒng)計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。5、其他會計核算資料其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。第二條主要會計檔案的生成1、記賬憑證根據(jù)原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。2、會計賬簿現(xiàn)金、銀行存款日記賬由出納員根據(jù)已經(jīng)辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出?？傎~由計算機按月打印出科目余額表替代。3、會計報表會計報表由

3、計算機按報表填報的要求打印輸出。第三條會計檔案的裝訂會計憑證的裝訂會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數(shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺；記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。裝訂時的要求：用“三針中引線”法裝訂；憑證外面要加封面；裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。裝訂后的注意事項：每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入

4、柜，并在顯露處標明憑證種類編號。2、會計帳簿及報表的裝訂各種會計賬簿由計算機打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。第四條會計檔案的保管1、存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)要每日進行機內(nèi)數(shù)據(jù)庫備份，每半月進行光盤刻錄。2、賬表打印和日常核算同步進行，記賬憑證、刻有數(shù)據(jù)的光盤、打印出的各種賬表(經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理員簽章后)按會計檔案管理辦法的規(guī)定進行保管。3、會計檔案保管人員依據(jù)會計崗位工作職責的規(guī)定，對所保管的檔案內(nèi)容及范圍負相應的責任。4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。2022年學校會計檔案管理制度（二

5、）一、財務機房管理為了確保機房安全高效持久運行，特制定本制度1、只有財會室內(nèi)部工作人員才有資格擔任機房的系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員。2、所有機房操作人員必須持證上崗，無證及非機房工作人員不得隨意動用機房設備和上機操作；專職工作人員不得隨意在計算機上干私活或未經(jīng)領導批準的業(yè)務。3、運行會計軟件的計算機必須放置在財會室。4、機房工作人員負責機房各種計算機設備的保管和定期維護，機房應設置禁火、禁煙、禁水等標志，以保證機器有良好的工作環(huán)境，防止意外事故的發(fā)生。5、為保證會計數(shù)據(jù)的安全保密，無關人員不得進人機房。6、嚴格執(zhí)行會計數(shù)據(jù)的管理規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)的完整性，預防計算機病毒，及時將有關存檔的數(shù)據(jù)進行打

6、印或者備份，對磁性介質存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，并交檔案室歸檔。二、計算機管理(一)、操作權限控制操作權限是指系統(tǒng)的種類操作人員所能進行操作的權限。操作權限控制包括以下內(nèi)容：1、系統(tǒng)管理員一般具有最高的權限。2、操作人員應嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)差錯，應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員；已輸入計算機的會計數(shù)據(jù)，在記賬前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證數(shù)據(jù)進行修正；如在記賬之后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另做憑證，采用補充登記法或紅字沖銷法，錄入計算機。3、審核員只具有審核權。4、系統(tǒng)維護人員必須按有關的維護規(guī)定進行操作，除了系統(tǒng)維護員外，其他人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作，不允

7、許隨意增刪、修改數(shù)據(jù)、源程序和數(shù)據(jù)庫文件的結構。5、出納人員、會計軟件開發(fā)人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。(二)、操作規(guī)程控制。操作規(guī)程控制主要指操作中應注意的事項，是保證計算機會計系統(tǒng)正確、安全運行，防止各種差錯的有力措施。主要包括以下內(nèi)容：1、操作人員在上機操作前后，應進行上機操作登記，填寫姓名、上機時間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員核實；2、操作人員的操作口令應注意保密，不能隨意泄露；操作人員必須嚴格按操作權限操作，不得越權和擅自上機操作或從事與工作無關的操作；3、每次上機完畢，應及時做好所需的各項備份工作，以防發(fā)生意外事故；4、嚴禁使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防計算機病毒的侵入；

8、5、操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。三、軟、硬件管理計算機系統(tǒng)都是建立在相應的軟、硬件基礎之上，加強軟、硬件的管理是保障整個計算機系統(tǒng)安全、有效、正常運行的重要基礎工作之一。(一)、軟件管理計算機會計系統(tǒng)的軟件主要是指會計軟件，會計軟件是由發(fā)人員根據(jù)具體會計工作，利用一種或多種計算機語言編制的軟件。它用于配合計算機完成記賬、算賬、報賬以及部分會計管理和會計輔助決策等工作。廣義上的軟件還包括計算機所使用的操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等應用程序。1、必須購買和使用取得許可或授權的正版軟件；其中所使用的會計軟件必須符合商品化會計核算軟件評審規(guī)則的規(guī)定，必須達到會計核算軟件基本功能規(guī)范的要

9、求。2、計算機軟件應作為會計檔案進行管理。檔案管理員應建立相應的軟件使用記錄，并保證軟件安全性和完整性，對于磁性介質存儲的軟件要定期進行檢查，出現(xiàn)問題及時上報處理，以備在必要時能及時提供。3、正確使用各種軟件，軟件的使用必須報財務主管，經(jīng)同意后登記使用，使用者必須是財會室系統(tǒng)管理員或者具有一定計算機水平的操作人員，一般不得外借使用。4、指定專業(yè)人員對軟件進行正確性、適應性和完善性維護。在條件不能滿足的情況下，與所有軟件商建立聯(lián)系，及時獲取軟件商對軟件修改、升級的情況，對擁有軟件進行相應的修改和升級，出現(xiàn)問題及時向供應商反映，征求解決辦法。(二)、硬件管理硬件包括計算機系統(tǒng)使用的所有機器設備，對硬件的管理和維護是系統(tǒng)整個生命周期中最重要、最費時的工作，貫穿于系統(tǒng)的整個生命周期，不斷重復出現(xiàn)，直到系統(tǒng)過時和報廢為止。主要由具有一定計算機水平的系統(tǒng)管理員執(zhí)行。1、妥善保管所有機器設備，實行責任制管理，使用者負責所操作設備的保管和清潔等基本工作。2、系統(tǒng)管理員定期進行硬件的檢查工作，并