實(shí)物檔案的規(guī)范整理課件

1、實(shí)物檔案的規(guī)范整理司銀月實(shí)物檔案的規(guī)范整理一、實(shí)物檔案的概念二、實(shí)物檔案的收集三、實(shí)物檔案的整理一、實(shí)物檔案的概念 實(shí)物檔案，是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織以及個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。 二、實(shí)物檔案的收集（一）實(shí)物檔案收集的范圍（二）實(shí)物檔案收集時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題（一）實(shí)物檔案收集的范圍、本單位獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等。 、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士等的題詞及有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等。 、本單位對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品。、本單位組織或承辦各種重大活動(dòng)形成的具有保存利用價(jià)值的憑證性

2、實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、贈(zèng)送的禮品等。、本單位成立以來(lái)使用過(guò)的牌、匾。、按照管理權(quán)限收集的已撤消、更名并宣布作廢的組織機(jī)構(gòu)（含本單位內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)）的印章。、本地區(qū)、本企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎(jiǎng)的及重要的產(chǎn)品樣品。、其它有保存價(jià)值的實(shí)物。 （二）實(shí)物檔案收集時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題、收集時(shí)，因特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門(mén)暫時(shí)保留的，檔案管理部門(mén)應(yīng)先將歸檔實(shí)物收集，拍照登記后，再辦理借用手續(xù)。 、歸檔實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，收集時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)要求移交單位或個(gè)人對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。 三、實(shí)物檔案的整理 （一）歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理

3、 （二）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔 （三）歸檔實(shí)物的鑒定 （四）歸檔實(shí)物的排列 （五）歸檔實(shí)物的編號(hào) （六）歸檔實(shí)物的編目 三、實(shí)物檔案的整理 （一）歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件）。 （二）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。對(duì)歸檔的實(shí)物進(jìn)行拍照，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。三、實(shí)物檔案的整理 （三）歸檔實(shí)物的鑒定：根據(jù)實(shí)物檔案保管期限表，準(zhǔn)確劃分歸檔實(shí)物的保管期限。 實(shí)物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。 （四）歸檔實(shí)物的排列：歸檔實(shí)物按種類(lèi)結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列。 三、實(shí)物檔案的整理（五）歸檔實(shí)物的編號(hào)：即填寫(xiě)和粘貼歸檔標(biāo)簽工作。 、歸檔標(biāo)簽的填寫(xiě) 、歸

4、檔標(biāo)簽的粘貼位置 、歸檔標(biāo)簽的填寫(xiě) 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限：歸檔實(shí)物的保管期限的縮寫(xiě)（永、定）。件號(hào)：歸檔實(shí)物的排列順序號(hào)。歸檔實(shí)物應(yīng)區(qū)分保管期限，按排列順序混年度編制大流水件號(hào)。 全宗號(hào)B014保管期限永件號(hào)12、歸檔標(biāo)簽的粘貼位置 在不影響實(shí)物品像的合適位置粘貼。一般來(lái)說(shuō)，粘貼在歸檔實(shí)物的背面或底部。 三、實(shí)物檔案的整理（六）歸檔實(shí)物的編目歸檔實(shí)物應(yīng)區(qū)分保管期限，按件號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。、實(shí)物檔案目錄的填寫(xiě) 、實(shí)物檔案目錄的備案與保存 、實(shí)物檔案目錄的填寫(xiě) 件號(hào)題名來(lái)源形成日期類(lèi)別數(shù)量存放地點(diǎn)互見(jiàn)號(hào)備注件號(hào)：歸檔實(shí)物的排列順序號(hào)。題名：歸檔實(shí)物的主題內(nèi)容。來(lái)源：歸

5、檔實(shí)物的責(zé)任者、贈(zèng)予者或制作者。形成日期：歸檔實(shí)物的落款日期、獲贈(zèng)日期或生產(chǎn)日期。類(lèi)別：歸檔實(shí)物的種類(lèi)，如獎(jiǎng)杯、字畫(huà)、工藝品等。數(shù)量：歸檔實(shí)物的數(shù)量。一般一個(gè)件號(hào)的實(shí)物檔案只有件，但有成套的實(shí)物，則數(shù)量就不止件。存放地點(diǎn)：歸檔實(shí)物目前的存放地點(diǎn)?；ヒ?jiàn)號(hào)：與該實(shí)物的文字材料或拍攝照片的對(duì)應(yīng)號(hào)。備注：（有需要時(shí)填寫(xiě)）、實(shí)物檔案目錄的填寫(xiě)全宗號(hào): B014 保管期限:定期件號(hào)題 名來(lái) 源形成日期類(lèi)別數(shù)量存放地點(diǎn)互見(jiàn)號(hào)備注8現(xiàn)代文明機(jī)關(guān)中共?？谑形k19990917牌匾1海口市檔案局1號(hào)庫(kù)房2號(hào)柜文書(shū)檔案B014-1999-C-9/照片檔案B014-1999-D-GC6-10、實(shí)物檔案目錄的備案與保存 （）各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織應(yīng)在翌年6月30日前完成上一年度的實(shí)物檔案整理歸檔工作。并編制永久保管期限目錄一式三份，定期保管期限目錄一式兩份。（）月日前報(bào)送永久保管期限目錄