有效會(huì)議管理-會(huì)議概述

1、有效會(huì)議管理會(huì)議概述全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議一份美國(guó)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級(jí)干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上；中上級(jí)的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對(duì)一的會(huì)議，三人以上的會(huì)議平均所占的時(shí)間最多。 課程說(shuō)明教學(xué)目的和內(nèi)容有效會(huì)議管理通過(guò)對(duì)會(huì)議管理全部流程會(huì)議概述、會(huì)議策劃、會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作、會(huì)議結(jié)束階段的會(huì)務(wù)操作等的學(xué)習(xí)，以會(huì)議組織策劃流程為教學(xué)安排線索，通過(guò)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)操作細(xì)節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)的知識(shí)和技巧。有效會(huì)議管理內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：一是會(huì)議策劃、組織、實(shí)施的原則和方法；二是會(huì)議管理流程各具體環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)安排；三是會(huì)議管理實(shí)際操作訓(xùn)練，以會(huì)議項(xiàng)目實(shí)際操

2、作來(lái)貫穿整個(gè)教學(xué)過(guò)程，達(dá)到理論與實(shí)際工作能力的融合。 課程說(shuō)明課程總學(xué)時(shí)：52課時(shí)上課時(shí)間：周一5-6節(jié)，周四5-6節(jié)上課地點(diǎn)：三教A棟502授課教師：許憲國(guó)聯(lián)系方式手機(jī)）；715067522（QQ）考核方式課堂出勤10%課堂表現(xiàn)15%個(gè)人作業(yè)15%期末考試60%1、總成績(jī)=平時(shí)成績(jī)40%+期末考試成績(jī)60%（閉卷）2、平時(shí)成績(jī)=課堂表現(xiàn)15%+個(gè)人作業(yè)15%+考勤10%關(guān)于考勤 考勤：曠課扣6分/節(jié) ，事假（由學(xué)院安排的突擊任務(wù)或院系安排的特殊教學(xué)任務(wù)除外）扣3分/節(jié)，病假扣2分/節(jié)，遲到、早退扣2分/次；缺課三次以上期末總評(píng)成績(jī)不超過(guò)70分.班級(jí)分組1、每組推選一

3、名組長(zhǎng)2、選取組名、標(biāo)志、口號(hào)3、確定座位4、時(shí)間約20分鐘完成。1、富士康的管理方式2、畫出富士康的組織結(jié)構(gòu)談?wù)?兩個(gè)同齡的年輕人同時(shí)受雇于一家店鋪,并且拿同樣的薪水. 可是一段時(shí)間后,叫阿諾德的那個(gè)小伙子青云直上,而那個(gè)叫布魯諾的小伙子卻仍在原地踏步.布魯諾很不滿意老板的不公正待遇.終于有一天他到老板那兒發(fā)牢騷了.老板一邊耐心地聽著他的抱怨,一邊在心里盤算著怎樣向他解釋清楚他和阿諾德之間的差別.差別布魯諾先生,老板開口說(shuō)話了,您現(xiàn)在到集市上去一下,看看今天早上有什么賣的.布魯諾從集市上回來(lái)向老板匯報(bào)說(shuō),今早集市上只有一個(gè)農(nóng)民拉了一車土豆在賣.有多少?老板問(wèn).布魯諾超快戴上帽子又跑到集上,然

4、后回來(lái)告訴老板一共40袋土豆.價(jià)格是多少?布魯諾又第三次跑到集上問(wèn)來(lái)了價(jià)格.好吧,老板對(duì)他說(shuō),現(xiàn)在請(qǐng)您坐到這把椅子上一句話也不要說(shuō),看看別人怎么說(shuō). 阿諾德很快就從集市上回來(lái)了,向老板匯報(bào)說(shuō)到現(xiàn)在為止只有一個(gè)農(nóng)民在賣土豆,一共40袋,價(jià)格是多少多;土豆質(zhì)量很不錯(cuò),他帶回來(lái)一個(gè)讓老板看看.這個(gè)農(nóng)民一個(gè)鐘頭以后還會(huì)弄來(lái)幾箱西紅柿,據(jù)他看價(jià)非常公道.昨天他們鋪?zhàn)拥奈骷t柿賣得很快,庫(kù)存已經(jīng)不多了.他想這么便宜的西紅柿老板肯定會(huì)進(jìn)一些的,所以他不僅帶回了一個(gè)西紅柿做樣品,而且把那個(gè)農(nóng)民也帶來(lái)了,他現(xiàn)在正在外面等回話呢.此時(shí)老板轉(zhuǎn)向了布魯諾,說(shuō):現(xiàn)在您肯定知道為什么阿諾德的薪水比您高了吧?討論這個(gè)故事對(duì)我

5、們有什么啟示？案例一案例分析 波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會(huì)議召開的時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映的時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。 9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如

6、焚討論：小組討論 1、假如你是劉小姐，對(duì)節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ 2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程？ 3、向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？ 4、召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？ 參考答案 參考答案我認(rèn)為，出現(xiàn)此類問(wèn)題主要是考察秘書的突發(fā)事件的處理能力。如果我是劉小姐，首先要做的是馬上和租聘公司取得聯(lián)系，詢問(wèn)到送貨司機(jī)的電話，然后確定他的位置，以及大概需要多長(zhǎng)時(shí)間才能到達(dá)公司。第三，想好兩種以上的解決方案，向上級(jí)及時(shí)報(bào)告。第四，協(xié)助上司做好應(yīng)急工作。假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還沒(méi)有送到，應(yīng)該馬上向總經(jīng)理

7、報(bào)告。作為秘書，不能越權(quán)，擅自做出決定。向總經(jīng)理報(bào)告后，還是應(yīng)該繼續(xù)打電話催送貨司機(jī)。其次提出兩種以上的解決方案，例如方案一：更改會(huì)議議程；方案二：將產(chǎn)品操作演示的錄像放映改為由生產(chǎn)部門的工作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)操作演示；方案三：將錄像改成紙質(zhì)圖片形式發(fā)放。召開大型會(huì)議前的各種準(zhǔn)備工作，例如印象、電子類裝置，我認(rèn)為應(yīng)該提前一個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好。相關(guān)知識(shí)會(huì)議要素會(huì)議基本要素（5W1H）： Why：為什么開？ What：開什么會(huì)？ Who：誰(shuí)去開？ When：什么時(shí)間開？ Where：在哪開？ How：怎么開？相關(guān)知識(shí)會(huì)議要素會(huì)議基本要素： 1、會(huì)議名稱 2、會(huì)議時(shí)間：到會(huì)時(shí)間、會(huì)期 3、會(huì)議地點(diǎn) 4、會(huì)議組織

8、者 5、與會(huì)人員：出席人員、主持人員、秘書人員、服務(wù)人員 6、會(huì)議議題和內(nèi)容 7、會(huì)議成果：決議或決定、與會(huì)者達(dá)成的共識(shí)、會(huì)議的選舉結(jié)果，等點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并尋找解決方法衡量問(wèn)題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)相關(guān)知識(shí)會(huì)議目的和作用會(huì)議目的： 1、開展有效溝通； 2、傳達(dá)咨詢； 3、監(jiān)督員工，實(shí)施管理； 4、協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成協(xié)議；相關(guān)知識(shí)會(huì)議目的和作用會(huì)議目的： 5、集思廣益，開發(fā)創(chuàng)意； 6、激勵(lì)士氣，團(tuán)結(jié)一致； 7、聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象；會(huì)議想法1想法2想法3好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙相關(guān)知識(shí)會(huì)議目的和作用會(huì)議作用： 1、會(huì)議是集思廣益的渠道之一； 組織或者部門會(huì)議互為前提 2、會(huì)議能顯示

9、一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在價(jià)值；相關(guān)知識(shí)會(huì)議目的和作用3、會(huì)議是一種群體溝通的方式； 雖然隨著科技費(fèi)發(fā)展，溝通方式越來(lái)越多，但是群體溝通（會(huì)議）方式，仍然是其他溝通方式無(wú)法代替的。相關(guān)知識(shí)會(huì)議目的和作用建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。相關(guān)知識(shí)會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議建議頻率：至少每?jī)稍乱淮巫⒁馐马?xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會(huì)議相關(guān)知識(shí)會(huì)議的頻率建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會(huì)議相關(guān)知識(shí)會(huì)議的頻率建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)1小時(shí)。一對(duì)一會(huì)議相關(guān)知識(shí)會(huì)議的頻率相關(guān)知識(shí)會(huì)議的分類會(huì)議分類： 1、按會(huì)議規(guī)模劃分： 小型會(huì)議：100人以下； 中型會(huì)議：1001000人； 大型會(huì)議：1000人10000人； 特大型會(huì)議：10000人以上2、按會(huì)議的內(nèi)容和性質(zhì)劃分： 決策性會(huì)議 紀(jì)念性會(huì)議 動(dòng)員性會(huì)議 研討性會(huì)議相關(guān)知識(shí)會(huì)議的分類 3