計(jì)算機(jī)二級access輔導(dǎo)講義 Ch08

1、第8章 報表設(shè)計(jì) 8.1 報表概述8.2 使用向?qū)?chuàng)建報表8.3 使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建報表 8.3.1 報表的設(shè)計(jì)視圖8.3.2 設(shè)計(jì)報表8.3.3 報表的排序與分組8.3.4 報表的格式設(shè)置8.4 創(chuàng)建高級報表8.4.1 創(chuàng)建主子報表8.4.2 創(chuàng)建標(biāo)簽8.5 報表的預(yù)覽和打印8.1 報表概述報表與窗體 都屬于用戶界面，窗體最終顯示在屏幕上，而報表還可以打印在紙上。 窗體可以與用戶進(jìn)行信息交互，報表沒有交互功能。1報表的作用（1）打印格式化的數(shù)據(jù)，報表的格式能夠按照用戶的需要定制。（2）輸出數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)，以及經(jīng)過組合或匯總的數(shù)據(jù)，并能對輸出的結(jié)果進(jìn)行分組和排序。（3）將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)以清單、

2、標(biāo)簽或圖表等形式輸出。報表概述（續(xù)）2報表的類型（1）縱欄式報表：一行顯示一個字段，字段標(biāo)題顯示在字段的左側(cè)。（2）表格式報表：以行、列形式顯示記錄，一條記錄占一行，字段標(biāo)題顯示在每一列的上方。（3）圖表報表：以圖表形式輸出記錄。 （4）標(biāo)簽：是種特殊類型的報表，可以打印在標(biāo)簽上。3. 報表數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)庫中的表和查詢。 8.2 使用向?qū)?chuàng)建報表操作：（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“報表”對象，單擊“新建”按鈕。（2）在“新建報表”對話框中選擇“報表向?qū)А边x項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，啟動報表向?qū)А＃?）選擇數(shù)據(jù)源和輸出字段。（4）選擇分組字段。（5）選擇排序字段。（5）選擇布局方式。（6）選擇報表樣

3、式。（7）指定報表的標(biāo)題。范例使用向?qū)Ы蟊?，打印“學(xué)生”表中的信息，并要求按照系部分組。操作提示：新建報表報表向?qū)?shù)據(jù)源選定相關(guān)字段選擇分組字段（系部）按性別排序默認(rèn)后續(xù)步驟8.3.1 報表的設(shè)計(jì)視圖1. 報表的視圖 “設(shè)計(jì)”視圖：創(chuàng)建和編輯報表的結(jié)構(gòu)。 “打印預(yù)覽”視圖：查看報表的輸出結(jié)果。 “版面預(yù)覽”視圖：查看報表的版面設(shè)置。2. 設(shè)計(jì)視圖 在數(shù)據(jù)庫窗口中雙擊“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報表”選項(xiàng)，打開。 有報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳5個節(jié) 默認(rèn)為頁面頁眉、主體、頁面頁腳3個節(jié)。 使用“排序與分組”屬性可以設(shè)置“組頁眉組頁腳”節(jié)，以實(shí)現(xiàn)報表的分組輸出和分組統(tǒng)計(jì)。報表的設(shè)計(jì)視圖

4、（續(xù)1）報表的設(shè)計(jì)視圖（續(xù)2）3. 報表中各節(jié)的作用 報表頁眉：常用于顯示報表的標(biāo)題、日期、標(biāo)志圖案等信息。 只在第一頁的開頭打印一次。 頁面頁眉：顯示報表中各列數(shù)據(jù)的標(biāo)題。每頁開頭打印一次。 組頁眉：顯示分組信息。每組開頭打印一次。 主體：顯示表或查詢中的記錄，是報表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域。 每條記錄打印一次。 組頁腳：常用于顯示分組的小計(jì)信息。每組末尾打印一次。 頁面頁腳：常用于顯示頁碼等信息。每頁末尾打印一次。 報表頁腳：常用于顯示日期或整份報表的總計(jì)信息。 每份報表末尾打印一次。 8.3.2 設(shè)計(jì)報表1. 基本設(shè)計(jì)方法 指定報表的數(shù)據(jù)源。 在報表中添加控件，并指定控件的控件來源。 設(shè)置報表

5、和控件的有關(guān)屬性。 根據(jù)需要對報表進(jìn)行分組和排序。 對報表進(jìn)行格式設(shè)置。 預(yù)覽報表。 保存報表。 報表中每行記錄的高度取決于設(shè)計(jì)視圖中主體節(jié)的高度，一頁可打印的記錄數(shù)取決于每條記錄的高度和紙張高度。 范例創(chuàng)建報表，顯示90分以上（含90）的學(xué)生成績操作提示：設(shè)計(jì)視圖數(shù)據(jù)源為查詢“90分以上學(xué)生”頁面頁眉添加標(biāo)簽“90分以上學(xué)生成績”字體黑體，字號16，紅色字段列表選擇“姓名、課程名、成績”，標(biāo)簽部分移至頁面頁眉添加修飾性直線或曲線預(yù)覽范例創(chuàng)建報表，顯示學(xué)生的詳細(xì)情況操作提示：數(shù)據(jù)源：學(xué)生表頁眉添加標(biāo)簽“學(xué)生信息表”，設(shè)置格式選擇所有字段簡歷的“可以擴(kuò)大”屬性設(shè)置為“是”照片的“縮放模式”屬性設(shè)

6、置為“縮放”，“邊框樣式”設(shè)置為“透明”插入頁碼，位于頁面頁腳，選擇格式增加報表頁眉頁腳，在頁腳添加一條直線，一個顯示制表人的標(biāo)簽，一個顯示當(dāng)前日期的文本框，文本框格式設(shè)置為“長日期”8.3.3 報表的排序與分組1. 在報表中可以按指定的字段對記錄進(jìn)行排序和分組，并對各組數(shù)據(jù)進(jìn)行小計(jì)。2. 可以設(shè)置多個排序字段，也可以設(shè)置多級分組。并且可以同時使用排序和分組功能。3. 使用排序和分組功能 執(zhí)行“視圖|排序與分組”命令，打開“排序與分組”對話框。 在“字段/表達(dá)式”欄中選擇排序或分組字段。 在“組屬性”框中設(shè)置 組頁眉或組頁腳。 可以在組頁眉/組頁腳 中使用合計(jì)函數(shù)，對各 組信息進(jìn)行匯總計(jì)算。范

7、例為“選課”表建立報表，按照“課程號”排序，并對同一門課程按照“成績”降序排序操作提示：數(shù)據(jù)源：選課表自行設(shè)計(jì)報表的基本框架單擊工具欄的“排序與分組”按鈕，或者選擇菜單“視圖排序與分組”，在“字段/表達(dá)式”中選擇排序字段范例修改前一范例，按照“課程號”分組，并對同一課程號按照成績排序操作提示：打開前一范例報表單擊“排序與分組”工具按鈕，選中課程號，將“組頁眉”屬性設(shè)置為“是”，報表中出現(xiàn)“課程號頁眉”節(jié)課程號文本框從主體移動至“課程號頁眉”范例為學(xué)生表建立報表，按“性別”分組，對同一組按“系部”排序，并統(tǒng)計(jì)男女學(xué)生的總?cè)藬?shù)操作提示：數(shù)據(jù)源：學(xué)生表自行設(shè)計(jì)報表基本框架打開“排序與分組”，“性別”

8、組頁眉和組頁腳均為“是”，“系部”設(shè)置排序，不設(shè)置組屬性調(diào)整報表性別頁腳添加文本框，控件來源屬性為“=count(*)”報表頁腳添加文本框，控件來源屬性為“=count(*)”注意相關(guān)函數(shù)count()、avg()、sum()、min()、max()出現(xiàn)在組頁眉和組頁腳中時，是對該組中的記錄進(jìn)行計(jì)算出現(xiàn)在報表頁眉和報表頁腳中時，是對整份報表的記錄進(jìn)行計(jì)算但是在頁面頁眉和頁面頁腳中，這些函數(shù)不起作用范例修改上個范例，在報表頁腳處顯示男女學(xué)生人數(shù)，增加年齡項(xiàng)，并更改“貸款否”的顯示方式操作提示：刪除性別頁腳的文本框，在報表頁腳添加兩個文本框，標(biāo)簽分別為“男生人數(shù)”和“女生人數(shù)”，文本框內(nèi)為=DCo

9、unt(學(xué)號,學(xué)生,性別=男)=DCount(“學(xué)號”,“學(xué)生”,“性別=女)在主體中刪除復(fù)選框，添加一個文本框，控件來源為=IIf(貸款否,Y,)在主體中添加文本框，標(biāo)簽移到頁面頁眉，內(nèi)容為”年齡“，文本框控件來源為=year(date()-year出生日期)相關(guān)函數(shù)IIf()邏輯判斷函數(shù)，含義為：如果貸款否字段的值為真，就顯示“Y”，否則就不顯示相關(guān)函數(shù)域聚合函數(shù) 相關(guān)函數(shù)說明： 函數(shù)格式中的3個參數(shù)都是一個字符串表達(dá)式。其中，expr可以是表中的字段名、窗體上的控件名、常量或函數(shù)。domain可以是表的名稱或查詢的名稱。criteria為可選項(xiàng)，用于指定函數(shù)的作用范圍；缺少此項(xiàng)，就默認(rèn)是

10、對整個域（記錄集）進(jìn)行計(jì)算。 任何包含在criteria中的字段必須同時也是domain中的字段，否則函數(shù)將返回Null值。 上述各函數(shù)可以在VBA代碼、宏、查詢表達(dá)式、窗體或報表的計(jì)算控件中使用。相關(guān)函數(shù)范例1。 求“選課”表中學(xué)號為“310201”的學(xué)生選修課程的總分。DSum(成績,選課,學(xué)號= 310201 )2。 求“選課”表中課程號為“101”的課程的平均成績。DAvg(成績,選課,課程號=101 )3。 統(tǒng)計(jì)“學(xué)生”表中的女生人數(shù)。DCount(學(xué)號,學(xué)生,性別=女 )相關(guān)函數(shù)范例4。 統(tǒng)計(jì)“選課”表中課程號為“101”的課程的最高分和最低分。DMax(成績,選課,課程號=101

11、 )DMin(成績,選課,課程號=101 )5。 查找“學(xué)生”表中學(xué)號為“310201”的學(xué)生的姓名。DLookup(姓名,學(xué)生,學(xué)號=310201 )8.3.4 報表的格式設(shè)置1自動套用格式（1）選擇要進(jìn)行格式設(shè)置的對象 單擊設(shè)計(jì)視圖左上角的報表選擇器選定整個報表 單擊節(jié)選擇器選定一個節(jié) 單擊控件選定相應(yīng)的控件。（2）執(zhí)行“格式|自動套用格式”命令 在“自動套用格式”對話框中選擇一種格式。2. 定義格式（1）選中需要設(shè)置格式的控件。（2）利用“屬性”窗口或“格式”工具欄，自定義對象的格式。 8.4.1 創(chuàng)建主子報表1. 子報表是插在其他報表中的報表。合并兩個報表時，其中一個必須為主報表。2.

12、 主報表可以包含子報表，也可以包含子窗體。3. 設(shè)計(jì)方法 先在兩個報表所基于的表之間建立正確的關(guān)系。 在已有的報表中創(chuàng)建子報表 先創(chuàng)建主報表，然后利用工具箱中的“控件向?qū)А奔啊白哟绑w/子報表”控件，在主報表中插入子報表。 創(chuàng)建子報表并插入到已有的報表中 分別創(chuàng)建主、子報表，然后利用工具箱中的“子窗體/子報表”控件，將子報表插入主報表中。 主子報表可以是綁定的也可以是非綁定的。范例創(chuàng)建學(xué)生報表，同時顯示“學(xué)生”表和“選課”表中的記錄操作提示：創(chuàng)建主報表“學(xué)生成績表”選擇控件“子窗體/子報表”，打開子報表向?qū)υ捒蜻x擇“使用現(xiàn)有的表和查詢”選擇子報表的數(shù)據(jù)源以及要使用的字段，本例選擇“選課”表的“

13、課程號”和“成績”字段定義主報表鏈接子報表的字段8.4.2 創(chuàng)建標(biāo)簽使用標(biāo)簽向?qū)Ы?biāo)簽。操作： 在“新建報表”對話框中選擇“標(biāo)簽向?qū)А边x項(xiàng)，選取數(shù)據(jù)源后，單擊“確定”按鈕，啟動標(biāo)簽向?qū)А?指定標(biāo)簽尺寸或自定義標(biāo)簽尺寸。 選擇標(biāo)簽中的文本的字體和顏色。 設(shè)計(jì)原型標(biāo)簽。 選擇排序字段。 指定報表的標(biāo)題。 利用向?qū)гO(shè)計(jì)完畢后，可以在設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行修改或調(diào)整，如添加線條、設(shè)置字體格式等。 范例使用標(biāo)簽向?qū)Ы?biāo)簽，打印“學(xué)生”信息操作提示：新建報表標(biāo)簽向?qū)В瑪?shù)據(jù)源“學(xué)生”表指定標(biāo)簽尺寸或自定義標(biāo)簽尺寸選擇文本的字體和顏色設(shè)計(jì)原型標(biāo)簽，需要的字段從“可用字段”列表中選取。輸入其他文字：操作提示（續(xù)）選擇排序字段：學(xué)號