歸檔文件整理講義

1、PAGE PAGE 78 歸檔文件整理講義第一章 檔案與收集工作第一節(jié) 檔 案一、檔案的定義中華人民共和國檔案法第二條給檔案下的定義：“本法所稱的檔案，是過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。該定義詳細地說明了檔案的形成者、生產領域、特點和形式。二、檔案本質的屬性檔案的本質的屬性是原始記錄性，在現(xiàn)實生活中只有檔案同時具有原始性和記錄性，檔案將原始性和記錄性很好的結合了起來，是原始性和記錄性兩者兼而有之的統(tǒng)一體。檔案和文物一樣，都直接產生于當時的活動過程中，是為了直接使

2、用的。檔案的前身文件當時并不是為了事后供更多的人閱讀而產生，就如同文物也并不是為了日后供人們考古或觀賞而產生的。但檔案以具體內容記錄了當時開展工作、處理事務的活動情況，文件轉化為檔案是人們有意識活動的結果。檔案和圖書資料一樣，都記錄了知識和信息，都有很強的記錄性，并且都是人們有意識活動的結果。但是，檔案是當時當?shù)刂苯邮褂玫奈募D化而來的。制作文件的目的不是為了事后供更多的人閱讀，不是為了傳播知識，而是為了處理事務、開展工作。由于使用后有的仍有查考和利用價值，才保存下來轉化為檔案。圖書資料則是事后根據(jù)有關材料和思想編著或者加工形成的，其編著加工的目的是為了傳播知識、表達思想觀點?？梢?，圖書資料有

3、記錄性但沒有原始性。檔案的原始記錄性使用檔案區(qū)別于其他事物，是檔案的根本價值所在。這一本質屬性，決定了只有維護檔案的真實歷史面貌才能保證檔案的根本價值，這是檔案管理的一項基本要求。如果人們根據(jù)各自的觀點或現(xiàn)在的需要修改檔案，將破壞檔案的真實性，破壞檔案的根本價值，是違法行為。三、檔案的基本價值（一）檔案的憑證價值檔案的憑證價值是指檔案作為證據(jù)作用的價值。檔案的憑證價值來源于檔案的原始性，由于具有了該價值、就使檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料。檔案所以具有憑證價值，是由檔案形成規(guī)律和檔案自身的特點所決定的。從檔案形成過程及其結果上看，檔案是從當時當?shù)刂苯邮褂玫奈募D化而來的，并非在現(xiàn)今使用之際臨時編

4、造的，它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)。只有在事件本身成為歷史的陳述的時候，這些證據(jù)才會出現(xiàn)。所以作為歷史真跡的檔案，具有不可質疑的證據(jù)作用。從檔案本身的物質形態(tài)上看，文件上保留著真實的歷史標記。有的文件上有當事人的親筆簽署或者批示，有的文件上有機關或者個人的印信，而有的文件上則有原來形象的照片、錄像和原聲的錄音等，這些就成為了日后查考、研究、爭辯和處理問題的依據(jù)。這些原始標記進一步證明了檔案是確鑿的原始材料和歷史證據(jù)，是真實的歷史憑證。（二）檔案的參考價值檔案的參考價值是指檔案作為借鑒作用的價值，源于檔案的記錄性。檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經過，而且記錄了人們在各種活動

5、中的思想發(fā)展檔案來源的廣泛性決定了檔案記錄的知識信息內容是及其豐富的，大至一個國家政治、法律、經濟、軍事、科學文化等方面的情況，小至一個機關單位的具體工作和生產建設。檔案中有成功的經驗和失敗的教訓，有思想觀點和試驗觀察數(shù)據(jù)，有社會的變革和生產的發(fā)展，這些都可以為后來的人們提供借鑒，使我們的工作和學習少走彎路，盡快達到目的。與圖書資料相比較，檔案的參考價值具有更大的可靠性和參考性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學家稱檔案為“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。檔案是人類在活動中形成的，人類的活動是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的。同時在內容上也很豐富，它是各單位和個人廣泛利用的資料。每個

6、地區(qū)有檔案館，每個單位有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內容的檔案，人們遇到難題，都可以到檔案部門查考檔案，尋找答案。四、檔案的作用（一）機關工作的查考依據(jù)檔案是由機關、社會組織在過去活動中形成的文件轉化而來的，最初主要為機關工作服務。檔案記錄和反映了機關和社會組織過去各方面活動情況。要保證工作的正常開展和工作的延續(xù)性，就必須查考利用檔案，所以機關檔案工作又是機關行政管理的一個組成部分。在機關的各項領導工作和業(yè)務管理中，都必須查考利用檔案，借以熟悉情況、計劃決策、處理各種問題和完成各項工作任務。無案可查或有案不查，都會給機關工作帶來困難。（二）生產建設的參考依據(jù)檔案記載了各種生產活動情況、成果

7、和經驗教訓，也反映了自然資源、生產條件、生產管理和生產技術等方面的信息，可以作為經濟管理、各項生產的依據(jù)和參考資料。科技檔案，更是進行現(xiàn)代化生產管理和科學管理的重要條件，所以企事業(yè)單位的檔案工作又是生產管理、科技管理的一部分。不論是制定一個地區(qū)、一個部門的生產發(fā)展規(guī)劃，還是生產某個產品，進行某個方面的技術改造，都要利用過去的檔案。在生產建設中利用檔案能加強經濟管理，提高經濟效益，促進生產力的發(fā)展。（三）政治斗爭的必要手段檔案總是在一定的社會制度中產生，由一定的階級和政治集團形成，它記錄和反映了社會上各階級、政治團體等各個方面的情況，所以檔案歷來是階級統(tǒng)治和政治斗爭的必要手段。（四）科學研究的可

8、靠資料任何一種研究都必須廣泛地占有材料為基礎，以材料的真實可靠性為前提。在科學研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的試驗和觀察理論概括的基礎材料供間接參考，如果不利用檔案，將會在時間、人力、物質、資金等方面造成很大的損失和浪費，影響工作的開展。由歷史研究的對象和目的所決定的，檔案在歷史研究中的作用更加重要。只有利用檔案，才能科學地總結歷史發(fā)展規(guī)律，準確地闡明歷史事件維護歷史的真實面貌。（五）宣傳教育的生動教材檔案廣泛地記載了豐富多彩的歷史活動情況，記載了各個歷史時期反動勢力、敵對勢力的罪行和劣跡，也記載了各個歷史時期進步勢力、英雄人物的光輝事跡。和其他宣傳材料相比，

9、檔案以原始性、直觀性、具體性和生動性等特點見長。所以利用檔案著書立說、報告演講、進行文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽等都具有強烈的說服力和感染力。在革命歷史教育、社會主義建設成就教育、法制教育等宣傳教育中，檔案起著更為重要的作用。檔案館、檔案室應充分認識到檔案的宣傳教育作用，把自己辦成宣傳教育的重要基地。第二節(jié) 檔案收集工作檔案收集范圍行政、事業(yè)和企業(yè)單位檔案室接收檔案的范圍有三個方面：（一）本單位各種門類和載體的檔案在本單位各種活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，是檔案室收集的主要部分，主要包括文書檔案、案件檔案、其他專門檔案、會計檔案、科技檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、名人檔案、人

10、事檔案等。具體的接收范圍按照本機關制定的機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表和其他檔案管理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。在本機關的文件中，最容易被忽視的是那些內部使用的、沒有發(fā)出的文件，也就是我們常說的賬外文件。這些文件雖沒有對外發(fā)出，但其中諸如業(yè)務工作的調研報告、分析匯總材料等部分文件材料，對于記錄和反應本機關的職能活動和歷史真實面貌也必不可少，因此決不能忽視對這部分文件的收集。（二）與本單位業(yè)務工作有關的資料與本單位業(yè)務工作有關的資料，也是檔案室收集的重點。只有將這些資料收集齊全后，才會給將來的檔案和其他工作帶來方便。這些材料包括：公開出版物或內部發(fā)行的各種政策、法令性文件匯編等方面的圖書。具有本地

11、區(qū)特色的地方小報、刊物等方面的報刊。外單位寄發(fā)的各種簡報、年鑒、年表、組織沿革、全宗指南等工具書。不需要歸檔，作為資料保管，可作查考利用。（三）代管與本單位有關的撤銷或合并單位的檔案與本單位有關的撤銷或合并機關，在撤銷或合并時，如果沒有來得及將檔案整理、移交檔案館，那么可以將這些檔案移交到本單位代行管理。這種代管僅僅是一種代管，將來本單位有責任和義務將這些代管檔案代行整理和代行移交到檔案館。比如，過去全國各地開展企業(yè)破產、改制后，有很大一部分企業(yè)的檔案就移交到了檔案館或相應的主管部門，由企業(yè)主管部門代管。（如：市水利農機局就代管了所有下屬企業(yè)的檔案，一般我們不主張主管部門代管檔案，主管部門代管

12、檔案要帶來很多隱患。1、代管檔案最終要向檔案館移交；2、檔案整理不規(guī)范檔案館不予接收；3、代管檔案一般整理都不規(guī)范，需要進行規(guī)范整理，給代管單位增加了整理費用，也給檔案人員增加了工作量和工作難度。）二、重視平時積累雖然歸檔工作按年度進行，但不是一定要等到每年年終才開始著手。實踐證明，如果重視文件的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理工作變得十分輕松。要做好文件材料的平時積累工作，應注意以下幾點：（一）嚴格登記。收發(fā)文件的登記是文件來往的必經關口，因此，把好這一關，就能保證機關單位主要文件的齊全完整。通過登記，對來

13、往行文、機關內部文件、會議文件等均逐件登記建賬，可以做得“家底清楚”，有據(jù)可查，是保證機關單位文件齊全完整的一項重要措施。登記時，不僅要對通過正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對外出開會、檢查工作等有關人員帶回本單位的文件材料也要進行認真登記，以使“帳外文件”也能及時收回，免出漏洞。（二）及時收集。及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關鍵。收集工作不要等到年底要整理歸檔了才進行，而應區(qū)分不同情況，明確歸檔時限。因為有些文件材料在辦文部門中留存時間太長，遇上機構變化、人事變動、工作調整時，很容易散失，造成歸檔文件不齊全、不完整。對辦完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應做到辦完一件收集一件；也可以采取定期

14、清理的辦法，按月或按季度進行；此外還可以進行一些臨時性的收集工作，如與保密檢查、節(jié)日清點文件以及人員、機構變動等相結合；對于一些臨時性的大型活動，特別是跨部門舉辦的會議、展覽等，在活動結束時，應將歸檔文件及時收集起來。檔案人員在做好收集工作時，要加強對一下三種文件的收集： 1、零散文件的收集。零散文件的形成原因主要有二個方面：一個是歸檔制度未建立或者建立歸檔制度后為嚴格執(zhí)行，以至于檔案分散在內部組織結構、領導人、業(yè)務人員手中；另一個是發(fā)生火災、水災等某種特殊情形，使檔案遭到破壞，以至于支離破碎。針對零散文件，我們應該建立、健全歸檔制度，搞好檔案的安全保管。同時想方設法去補救受損檔案文件，將損失

15、減少到最小。2、“帳外”文件的收集?！皫ね狻蔽募侵肝唇浳臅块T登記，在收發(fā)文件登記簿上無“帳”可查的文件。“帳外”文件主要有一下四類：本單位召開各種會議材料，如會議記錄、發(fā)言稿等；本單位領導和有關工作人員外出開會帶回來的文件材料；外單位寄發(fā)給領導人“親啟”文件或直接寄給部門和有關人員的文件材料；本單位內部的各種制度、辦法和統(tǒng)計數(shù)據(jù)等等。3、專業(yè)文件的收集。專業(yè)文件包括專業(yè)性比較強的業(yè)務文件和載體比較特殊的文件材料。在重視文書檔案、會計檔案、科技檔案收集的同時，還要重視業(yè)務文件的收集；在重視紙張檔案收集的同時，還要重視照片、膠片、磁帶、磁盤、光盤檔案的收集。（三）嚴格檢查。對收集來的各種文件材

16、料，應逐件針對以下各方面的情況進行檢查；首先，同一事由的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已經完成公文處理的每一個程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齊全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括機關內部所有機構的文件種類、類型是否齊全完整，每一份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齊全完整。再次，這些文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。大家要引起注意，我們這兩年在指導工作中發(fā)現(xiàn)，有個別單位將市級分管領導或相關部門對本單位有關文件的領導批示、答復和提出的解決辦法意見的文件處理箋復印回單位后集中放在一起，與原文分離，由于沒有原文，檔案人員在歸檔時容易忽略丟失。所以，要求我們檔案人員在收集

17、這些帶有批示、意見的文件處理箋時一定要將原文找到，并附在一起便于歸檔管理。（四）隨辦隨歸。根據(jù)國家檔案局印發(fā)的“中華人民共和國檔案行業(yè)標準工作指南”第二節(jié)重視平時積累中對“隨辦隨歸”的解釋：這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指清理后歸入檔案盒。收集的文件材料經過檢查后，按照整理工作的具體要求，可以事先根據(jù)本機關制定的檔案分類方案，準備好不同的檔案盒，分別存放已按事由辦理完畢但未整理的文件。我們特別主張各立檔單位專門為機關工作中等待批復、批示、復函的請示、報告、函設置文件專盒，來一個批復應對一份請示、報告，這樣有利于檔案人員及時掌握文件辦理結果情況，對沒有獲得批復的文件還可以起到催促作用。不要到

18、了每年歸檔時，在文件堆堆里面去找批復，而且我們在每年的檢查或指導工作時發(fā)現(xiàn)有一部分單位干部任免、調動、增資等的請示，特別是要錢的報告沒有批復，但人已經就職、上崗，增領的工資早就領取了，申請的經費早都用了。因此，一定要把批復補齊，不然沒有依據(jù)要出問題。若干年后，因工作需要查證時，拿不出批復，將視其為違規(guī)操作，問題就大了。再就是按照國家檔案局印發(fā)的“中華人民共和國檔案行業(yè)標準工作指南”第二節(jié)重視平時積累中不主張對隨時辦理完畢的文件材料進行隨時歸檔要求。雖然在歸檔時，安裝在計算機上的檔案軟件操作系統(tǒng)，可以自動按你設定的內設機構或類別將文件排列在相應的機構或類別中，但“同一事由”的文件順序被分散打亂，

19、違背了歸檔文件整理原則中的“將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)”的“事由原則”。也為將來檔案移交給國家綜合檔案館的利用檢索留下了隱患。（五）妥善管理。管理的對象即包括辦理完畢后的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料在綜合部門或業(yè)務部門必須指定專職或兼職檔案人員來管理，應配備專用文件柜和文件夾（盒）。文件夾（盒）可以根據(jù)機構、職能或問題、事由等因素進行分類標示，以便于平時文件的歸類和提供利用。妥善管理應做到分門別類、有目可查、運轉有序、保管安全。三、檔案的集中統(tǒng)一管理國家檔案局8號令機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定第五條，“

20、凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”。本條規(guī)定了機關歸檔文件材料的流向、管理主體、機關檔案部門處理歸檔文件材料的職責。這是對檔案法第十條“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”的具體化。各級機關應歸檔的文件材料，實行集中統(tǒng)一管理可以分為兩個方面，一方面對本單位檔案實體實行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，提供利用；另一方面對本單位檔案實體實行分室保管，但須對本單位的全部檔案信息（目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度進行集中管理。這種方法適用于形

21、成有專門檔案單位，比如：醫(yī)保、社保、收養(yǎng)檔案、科技檔案等。檔案法實施辦法第二十七條規(guī)定，將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的，同級檔案行政管理部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。上述措施主要是確保機關文件材料歸檔齊全完整。我們各機關單位每年用這么多人力、物力和財力來從事文件材料的收集和立卷歸檔工作，目的就是為了充分發(fā)揮檔案的憑據(jù)作用，更好的為本單位各項工作服務，為歷史負責。文件收集的不齊，保管期限劃分的不準就會給利用工作帶來難度或者給單位造成不必要的損失。雖然有些文件丟失了，可以再生，有些文件是不能

22、再生的。比如說有些重要文件，有相關部門批復、批示的在短時期內可以到這些部門去采取措施補救，如果文件超過了相關部門的保管時限，已經通過鑒定銷毀了；有的是通過有關市委書記、政府市長直接在文件上批示的，如果產生法律糾紛，司法部門要求你提供原始文件等等，怎么辦，一句話“無法”。有些文件是單位自身形成的孤本如：黨委、行政會議記錄、年度工作計劃、總結、內部科室人員任免、職工辭職、辭退等文件材料是無法復制的。又如：減免某個企業(yè)的稅收、吊銷某個企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照等文件材料是無法復制的。如果某個企業(yè)已被責令停業(yè)整改，但還在違法經營，要去處罰它，你又無法提供吊銷經營依據(jù)，他給你來個賴帳，你還無法對它進行處罰。比如，社

23、保局在辦理企業(yè)下崗職工參?；蜣k理退休，領取退休金的過程中，要求參保人員提供相關證明材料，檔案工作做得好，歸檔文件材料收集齊全的企業(yè)，很順利的為下崗職工辦好了相關手續(xù)，但在我市大部分企業(yè)檔案管理工作差，收集不齊全，就連起碼的職工招工，轉正定級和職工花名冊都沒有，基本上能夠提供證明的材料，還主要是通過會計憑證中的工資表來證明的。所以，國家專門制定了檔案法和檔案法實施辦法來加強檔案工作的管理，如果有不按期歸檔或其它違反檔案法行為，將受到法律制裁。第二章 歸檔文件的價值鑒定第一節(jié) 鑒定的原則和標準 一、鑒定的原則 （一）歷史的觀點檔案是歷史上人類從事實踐活動的產物，檔案的內容、形式是與其形成的歷史條件

24、密切聯(lián)系的，什么歷史時期產生什么樣內容和形式的檔案。因此要分析檔案的價值，必須把它放在形成的歷史條件中去，具體分析檔案內容和形式，以及檔案和文件的相互關系、歷史條件、特定的作用，并結合當前和將來的利用需要來考慮其保存價值，不能單純以上級文件還是下級文件來徇其價值。歷史的觀點還應包括歷史研究價值，應充分認識到歸檔文件在反映機關史、地方史、經濟史、文化史、專業(yè)史、社會生產史等方面的價值。比如，市檔案局把內江三大糖廠的所有會計檔案都保存下來，以實現(xiàn)整個糖業(yè)檔案的完整性。按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，只有會計決算報表才能永久保存，其他賬簿、憑證只需保管15-25年，就可以進行鑒定銷毀。從歷史研究價值上考

25、慮，這樣作是因為內江是全國有名的甜城，是歷史條件下特定的產物，具有歷史研究價值。 （二）全面的觀點 一方面，要全面分析檔案各方面的特征，要從其來源、內容、形成時間、文本、載體形式等方面，綜合判定檔案的價值；另一方面，要全面地把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系，不能孤立一判斷單份文件的保存價值，而應將有關文件材料聯(lián)系起來，才能準確地做出判斷；再方面，要全面地預測社會對檔案利用的需要。社會對檔案的利用是多層次、多角度、多方面的，所以在鑒定歸檔文件的價值時，既要考慮本機關的需要，也要考慮社會其他方面的需要；既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要?？傊?，要全面地分析檔案的價值，切忌僅從本機關、本部門或僅從

26、某一點需要出發(fā)，輕易地確定檔案的價值和保管期限。 （三）發(fā)展的觀點 由于檔案的價值有時效性和擴展性的特點，現(xiàn)在有用的檔案隨著時間的推移，將來可能沒有用處；現(xiàn)在尚未用上的檔案，將來可能有用處。因此，判斷檔案的價值和作用，要有發(fā)展的眼光，既要看到當前的作用，也要看到將來的需要?？傊?，鑒定檔案要運用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法，預測檔案的長遠價值。 （四）效益的觀點所謂效益的觀點是指在分析檔案價值時，要考慮到收益與付出之比。只有當檔案發(fā)揮的作用超過因保存檔案所付出的代價時，才能判定其具有保存價值。在鑒定工作中，應摒棄不計成本、多多益善，以及怕?lián)熑?、盲目拔高的觀點，通過鑒定將那些在政治、經

27、濟、軍事、科學文化等方面具有較高利用價值的檔案保存下來，盡可能為社會帶來較大利益。反之，如果花費大量人力、物力，去保存那些價值較小的檔案，就會得不償失。二、鑒定的標準（一）職能標準職能標準是指按立檔單位所在政府系統(tǒng)的地位和重要程度來決定其檔案的價值。最高級別的機關、首腦機關、核心部門與一般機關、服務后勤部門形成的文件，其價值應有所不同。一般情況下，行政級別越高，其形成的檔案越重要。在確定檔案的保管期限時，對于不同行政級別的機關，永久檔案所占比例應有所不同。另一方面，機關檔案部門應盡可能保存對其職能起憑證、評價作用的文件材料，以及能夠證明單位的存在、發(fā)展和歷史作用的文件材料，也就是反映本機關主要

28、職能及基本歷史面貌的文件材料。（二）來源標準 來源標準是要體現(xiàn)檔案的形成者，即“以我為主”。文件的價值應體現(xiàn)在產生和發(fā)出文件的地方，因此要充分重視檔案形成者的重要地位，本機關形成的文件材料應當是保存的重點。在鑒定文件的價值時，重點要看它是本機關產生的，還是外機關產生的，而不能簡單地認為上級的就比本級的重要。（三）內容標準內容標準是指強調內容的重要性和獨一性。在分析文件的內容時，主要是看它的重要程度，是方針政策性的、重大事件的，還是一般行政事務的；是主要職能的，還是非主要職能的；是反映全面和全局工作的，還是反映局部工作的；是有針對性的，還是普發(fā)性的；是有效時間內的，還是失去時效的；是典型的，還是

29、一般的。同時還應注意基礎數(shù)據(jù)、典型材料、原始數(shù)據(jù)、專題材料的價值。 （四）形式特征標準形式特征標準是指文件的名稱、文本、外形特征等。1、文件的名稱不同，作用不同，價值也就不同。“法”、“令”、“決定”因其特定的作用就決定它的價值高于“規(guī)定”、“批復”和“函”。2、文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價值也就不同。草稿、修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，因此一般情況下都沒必要保存，只有個別情況下，有重要領導人直接修改和批示的，則應當保存。3、外形特征也可包括載體形式，一般是指非正式的文件。由于這些材料不具有文件的特征和效力，因此往往得不到應有的重視。其實它也是工作活動

30、中產生的，對文件起輔助說明的作用。特別是一些重要的照片、音像材料、領導人題詞以及獎旗、證書等實物，都生動地記錄了真實的歷史事件，是不可多得的檔案資料，應得到足夠重視。第二節(jié) 檔案保管期限單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中的文件列得愈具體、文種愈明確，其可操作性、實用性就強。如，上級機關制定的本行業(yè)，本系統(tǒng)中具有方針政策性、法規(guī)性業(yè)務文件；本機關制定的行政管理制度、工作規(guī)程、辦法、規(guī)定，中長期規(guī)劃、綱要，重大、典型的案件，重要專項職能活動形成工作總結、專題調研報告、總結等文件材料應劃分為永久。比如省地稅局制定或轉發(fā)的市地稅局需執(zhí)行的關于企業(yè)所得稅征收管理的規(guī)定；市地稅局查獲的典型的、涉

31、及面廣、影響大的偷稅漏稅案件；市科委形成的關于內江市2010年科學技術市場發(fā)展規(guī)劃；市婦聯(lián)形成的關于維護婦女、兒童合法權益綱要；我們檔案局形成的內江市破產改制企業(yè)情況調查報告等，這些都是應當劃歸為永久保存的文件材料。所以這項工作非常重要，保管期限劃高了要產生不必要的脹庫，浪費財力、物力，而且也加大了檔案保管期滿后需要銷毀時的鑒定工作量。保管期限劃分低了，期滿銷毀后又無法提供依據(jù)，給工作造成損失。各單位在2007-2008年結合單位實際，將本單位職能、職責工作活動中形成的按規(guī)定應當歸檔的各種門類和載體的文件材料（如：文書、基建、聲像、電子、會計、專門檔案等）均應納入歸檔范圍，制定出了符合自身工作

32、職能特色和要求的、細致化的、可操作性的檔案保管期限表，要注意：1、有單位內設機構或職能發(fā)生了變化的，要及時對本單位制定的機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行修改、補充和完善；2、從長、從寬保存有特色的檔案，如：特殊事件、著名人物、傳統(tǒng)項目、特殊成果等（例：“非典”、“3.02沱江河水污染”、“龍舟賽”、“著名的專家（教授）”、“蜜餞”、“釀酒”等）。對本機關形成的其他門類和載體的文件材料如：人事、基建、會計、聲像、電子及其他專門檔案按國家有關規(guī)定編制保管期限表，無規(guī)定的對照相應的文書檔案保管期限規(guī)定來劃分保管期限。3、這里還要注意一個問題：我市除少數(shù)單位是按“科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理

33、”的基建檔案是單獨保管外，絕大多數(shù)機關的基建檔案是放在文書檔案中一并歸檔的，單位在進行文書檔案分類歸檔時，應將基建檔案歸入文書檔案中的機關資產、財務管理工作的相關事項中，在基本建設工程項目中形成的文件材料”其保管期限劃為永久保存。各單位在歸檔文件分類整理時，要結合本單位工作實際，突出本單位職能特色，要充分體現(xiàn)本單位形成文件的主要內容和范圍，應將本單位在職能活動中形成的，按規(guī)定應當歸檔的各種門類和載體的文件材料納入歸檔范圍，正確劃定保管期限。一、文書檔案保管期限的劃分（一）永久保管的文書檔案屬于永久保管的文書檔案包括哪些內容，怎樣把握文件材料的重要性？凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌，對本

34、機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：本單位制定的法規(guī)政策性文件材料和上級機關制定的本系統(tǒng)、本行業(yè)的法規(guī)政策性文件材料；單位關召開重要會議、舉辦重大活動（包括：重大慶典、重大外事活動等）和上級機關視察及檢查本單位形成的重要文件及音像材料等形成的主要文件材料；反映本單位主要職能活動的年度和年度以上的工作總結、報告、計劃、規(guī)劃、控制數(shù)字、綜合統(tǒng)計報表和重要的專項工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；本單位構演變、編制、干部干部任免、干部職工的錄用、安置、轉正、調資、定級、離退休、職務聘任、職稱、復轉、撫恤、死亡等文件材料；職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根；

35、職工、黨員名冊等文件材料；本單位獲得縣級以上（含縣級）勞動模范、先進工作者等的文件材料和對違紀人員重大問題處分材料；市級以上領導人重要批示和有處理結果的典型的和涉及面廣、影響大的人民來信來訪的文件材料；本機關有關區(qū)域變化、土地邊界、房產基建，土地征用的文件材料及有歷史意義和長遠利用價值的合同、協(xié)定、協(xié)議書、資產登記等憑證性文件材料；單位關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料和重要問題的請示與上級機關的批復、批示；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。例1：國家檔案局第8號令機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限

36、規(guī)定這份文件屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，國家檔案局不僅要納入歸檔范圍，而且在保管期限的劃分上要列為永久保管；例2：國家檔案局第8號令和四川省檔案局關于貫徹實施8號令的實施意見，屬市檔案局重要的文件材料，應永久保管；市檔案局將8號令和實施意見轉發(fā)到各縣區(qū)檔案局，他們也應永久保存。我市各機關根據(jù)國家檔案局8號令的要求，編寫的本單位機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，屬于本機關重要的文件材料，應永久保存。例3：內江市檔案局每年要召開的全市檔案工作會議的主要文件材料，包括請示、主管領導批示、通知、名單、日程、會議主要報告等文件材料要永久保管（其他文件材料30年保管）；例4：學校大型校慶活動的請示、

37、批復、通知、參會人員登記表、議程、開幕詞、閉幕詞、國際友人、國內知名人士、上級領導人的講話、題詞、賀辭、賀信和介紹學校發(fā)展變化、人才培養(yǎng)情況、歷屆班級、畢業(yè)生等情況的材料永久保管（接待安排、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道30年保管）；例5： 檔案局針對有關部門檔案業(yè)務建設、規(guī)范管理、各門類、各種載體檔案的管理辦法、制度、規(guī)定、保管期限和復函、批復,規(guī)范化規(guī)范管理和業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查職能活動中形成的總結、匯報、專題調研材料等應永久保管；例6：內江市檔案局關于檔案移交工作給市政府的報告和市政府的批復，這類報告、批示、批復屬市檔案局重要的文件材料，應永久保管；總之，把握機關文件材料重要性的

38、和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動的規(guī)模大小、規(guī)格層次、影響力產生的文件材料是否具備法規(guī)政策性等諸多因素來考慮。（二）30年保管的文書檔案屬于30年保管的文書檔案包括哪些內容，怎樣把握文件材料的一般性？凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內對機關工作有查考利用價值的文件材料列為30年保管。主要包括：本單位制發(fā)的一般業(yè)務問題的文件材料；各種普查工作形成的原始記錄；一般專題的工作總結、報告；區(qū)科級以下（含區(qū)科級）的勞動模范、先進工作者等的文件材料；黨、團、工會的工作報告、總結、會議文件等；財產、物資、檔案的交接憑證；本單位的房屋維修、裝修；與國內外有關單位簽定的有較長時效性的（10年以上的

39、）合同、協(xié)議書、協(xié)定等文件材料；外事活動中形成的一般文件材料；有上級機關或本單位領導人重要批示和處理結果的人民來信來訪的文件材料；上下級機關送來的重要文件，如上級機關召開的重要會議的領導講話材料，直屬上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要執(zhí)行的一般文件材料，下級機關報送的年度和年度以上的總結、重大問題的專題報告等。把握文件材料的“一般性”，要看文件材料涉及的問題是否是常規(guī)性、技術性等方面的問題，也就是我們常說的本單位開展日常業(yè)務職能工作中形成的文件材料。比如：內江市檔案局請示四川省檔案局，按件整理的檔案裝盒后，是否要編制盒號；內江市地稅局辦理或減免有關稅收的通知、批復，這類問題是技術或常規(guī)性問題

40、，相關的文件材料就屬于“一般性”,須作為30年保存。又如：本單位年度以下的統(tǒng)計報表、工作總結，屬于“一般性”材料，但本單位已經將年度性的作為永久保存了，這類文件只需保管10年。再如：學習貫徹各種政治性會議精神或領導人講話的情況報告、匯報等，也屬于“一般性”材料，但這類文件具有普遍性，只需保管10年。（三）10年保管的文書檔案屬于10年保管的文書檔案包括哪些內容，怎樣把握文件材料的普遍性？凡是在較短時間內對本單位有參考利用價值的文件材料列為10年保管。主要包括：本機關一般黨群、行政事務性的文件材料；重要會議文件中的小組會議記錄、參考文件，會議服務機構的計劃、總結；一般專業(yè)會議的典型材料、代表發(fā)言

41、材料、簡報、信息；季度、月份的計劃、規(guī)劃；與國內外有關單位簽訂的只具有短期時效性的（10年以下的）合同、協(xié)定、協(xié)議書；機關之間協(xié)商工作的來往文書；沒有處理結果的人民來信來信材料；上級機關、同級機關和非隸屬機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的文件材料；下級機關報送的年度工作總結、統(tǒng)計報表、一般專題報告和備案的材料；本機關在工作活動中形成的沒有批復的請示、報告。總之，把握機關文件材料的普遍性或一般性，是否保管10年，要看文件材料涉及的問題是否具有普遍性等方面的問題，也就是我們常說的，所有單位都要開展的共同性的，而非本單位主要業(yè)務職能范圍工作中形成的文件材料。比如：內江市人事局印發(fā)的關于內江市

42、機關干部競爭上崗管理辦法人事局要作為永久保存，而其他機關只需保存10年。二、文書檔案保管期限劃分應注意的問題（一）注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立地劃分其價值。整理歸檔文件前，集中的文件雖然都是單份的，但它們不是孤立的。由于工作需要形成的文件，彼此之間是有聯(lián)系的。如只有請示沒有批復，請示就沒有什么價值；一個案件，只有檢舉揭發(fā)材料，沒有調查核實和結論材料，這個案件的價值就不高。（二）考察文件的實際內容，防止從形式看其價值。文件的保管期限主要取決于文件的內容。從內容上看，如果與本機關主要職能活動有密切聯(lián)系的，期限就長，反之就短些；起憑證作用、效益長的，價值就高，反之就低。不論是上級、下級還本機關形成的

43、文件，主要看文件內容的重要程度、作用大小，而不能機械地規(guī)定上級文件永久、本級文件30年、下級文件10年，這種判定是錯誤的。（三）研究文件的各種作用，防止片面地看其價值。根據(jù)國務院辦廳發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法的規(guī)定，國家行政機關的公文有10類15種，每種文件在其工作活動中起著不同的作用。因此，在劃定文件的保管期限時就要認真地考慮文件的作用，以便正確地判定其保管價值。例如，召開一次會議，形成很多作用不同的文件，在劃定保管期限時，有的劃為永久保存，有的劃為30年保存，還有的可劃為10年保存。一般情況下文件的內容與作用是一致的，但是同一內容的文件，正本與副本、草稿與定稿的作用是不相同的，在劃定保

44、管期限時不可等同。公文的稿本問題，文稿指公文的文稿起草過程中形成的歷次稿子。它包括草稿和定稿。1、草稿是公文的原始文稿，因未經審批通過，不是正式公文，不產生法定執(zhí)行效用。除重要法規(guī)性公文及其他重大事項的公文的歷次草稿均應歸檔外，草稿一般不需保存，定稿產生后即可銷毀。2、定稿是經有關負責人審核簽發(fā)或經會議討論通過（或批準）的最后完成稿。是印制公文正式文本的依據(jù)和標準文稿，是日后對文本內容查考的最直接原始的憑證，是具有法律效力的初始標準文稿，能產生正式法定效用，而且，上面留有有關負責人的審核圈改、簽發(fā)標記或會議通過（或批準）的標記。因而，定稿可以說具有比文本更大的權威性和保存價值，它一般都必須與正

45、文一并歸檔保存。（四）考慮文件的長遠需要，防止靜止地看問題。有些文件現(xiàn)時作用不大，但從長遠考慮是有使用價值的，保管期限劃得就要長一些。例如，機關事務管理方面的文件，往往不被人們重視，有的就一律劃為10年。機關事務管理方面的房屋修建，大型設備購置等有關文件材料、圖紙、說明等，應列入永久保存。如果現(xiàn)在不將這些圖紙、說明等長期保存下來，多年以后就難以進行維修。所以，在判定文件材料的保管價值時，一定要發(fā)展地看問題。三、文書檔案保管期限有關問題解答1、同一會議形成的文件材料為何區(qū)分不同的保管期限？對同一會議形成的文件材料在歸檔時區(qū)分不同的保管期限，這主要是根據(jù)各種文件材料的價值大小確定的。每一項職能活動

46、都有其主要、核心內容，形成的文件材料有的是反映職能活動主要內容、主要過程的，有的是反映事務性活動的，價值程度不同，所以，在保管期限劃分上不能同等對待。有的機關在對待會議文件材料歸檔時，不僅將召開會議形成的所有文件材料劃入歸檔范圍，而且在保管期限劃分上采用了同一保管期限，理由是遵循會議文件材料的成套性原則，便于查找利用。其實這種觀點是不對的，首先，用這種劃分方法判斷檔案價值是不科學的，會議文件全部歸檔、而且全部定為相同保管期限，這是一種機械的、簡單化的做法，是不符合檔案價值鑒定原則的。同一會議文件材料應有重要與一般、主要與次要之分，在劃分保管期限時應有所區(qū)別。其次，隨著信息技術、計算機技術的快速

47、發(fā)展，查找利用檔案變得越來越便捷，對同一會議文件材料歸檔，并界定為不同的保管期限，不僅不會對查找利用帶來負面影響，而且會對科學的保管檔案起到積極的促進作用。比如，內江市檔案局召開全市檔案工作會議，對檔案局這是一個重要工作會議，會議中形成的請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、紀要、照片、錄音錄像材料應作為永久保存，而會議中形成的典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報只需作30年保管就可以了。各參會單位只需將會議中的領導講話等相關材料作10年保管就可以了，如果參會時，有本單位的發(fā)言材料，這份材料須作30年保存。2、機關對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果歸檔時，應如何確定保管期限？機關

48、對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果歸檔時，其檔案保管期限定為永久保管。各級人民代表大會、政治協(xié)商會議召開年會時，都會形成一定數(shù)量的人大議案、政協(xié)提案。這些議案、提案都是經一定條件、一定程序才能成為議案、提案的、所提意見都很重要。這些議案、提案按照所涉及的內容、分門別類地由有關機關轉給相關職能主管機關負責辦理。根據(jù)議案、提案涉及的內容，有的是由一個職能主管機關單獨辦理，有的是兩個機關以上聯(lián)合辦理，辦理的結果要送達有關人大代表，政協(xié)委員，同時要送本級人大、政協(xié)機關。由于辦理人大議案、政協(xié)提案過程中，承辦機關有辦理過程形成的文件材料，人大、政協(xié)機關有辦理結果的文件材料，這里出現(xiàn)一個由誰歸檔、保存多

49、長時間的問題。根據(jù)國家檔案局8號令中文書檔案保管期限表第1條第2款的要求，主要承辦機關對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果歸檔時，其檔案保管期限定為永久保管。其他協(xié)辦機關歸檔時可以定為30年保管。人大、政協(xié)機關對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果進行歸檔時，也應定為永久保管。這里注意：本機關在對人大代表、政協(xié)委員的建議、意見的答復及辦理結果進行歸檔時，其保管期限劃定為30年。3、以各級黨委辦公廳（室）、政府辦公廳（室）名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，如何確定主辦機關和協(xié)辦機關？以各級黨委辦公廳（室）、政府辦公廳（室）名義 （簡稱“兩辦”）聯(lián)合發(fā)文或召開會議形成的文件材料的歸檔工作，應按8號令規(guī)定第十一

50、條，即主辦機關歸檔原件，協(xié)辦機關歸檔相應的復制件或其他形式的副本。機關聯(lián)合召開會議，一般是以“會議通知”用了誰的“發(fā)文字號”來區(qū)分誰是主辦機關，誰是協(xié)辦機關。但在機關日常工作中，有比較特殊的情況，以“兩辦”名義發(fā)文或聯(lián)合召開會議，通常用的是各級黨委辦公廳（室）的發(fā)字號，這是以“兩辦”名義發(fā)文的慣例。以“兩辦”名義召開會議，實際主辦者有可能是黨委辦公廳（室），也有可能是政府辦公廳（室），這要從會議內容看是屬黨委還是政府歸口管理的職責范圍。如果是黨委歸口管理的職責范圍，黨委辦公廳（室）就是主辦機關，政府辦公廳（時）就是協(xié)辦機關；如果是政府歸口管理的職責范圍、政府辦公廳（室）就是主辦機關，黨委是協(xié)辦

51、機關。例如；我市以“兩辦”的名義召開全市宣傳工作會議，由于宣傳工作歸口黨委職責范圍，那么，主辦機關就是黨委辦公室，協(xié)辦機關就是政府辦公室。又如，我市以“兩辦”名義聯(lián)合發(fā)出加強農業(yè)工作的文件，由于農業(yè)歸口政府管理，那么，主辦機關是政府辦公室，協(xié)辦機關是黨委辦公室。4、機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文形成的文件材料，主辦機關與協(xié)辦機關在歸檔時保管期限為何不同？ “機關召開聯(lián)合會議、聯(lián)和行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關應將相應的復制件或其他形式的副本歸檔”。原件與副本、復制件在法律地位上是有區(qū)別的。檔案法第二十一條規(guī)定，檔案的復制件載有收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記，才具有與檔案原件

52、同等效力。機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)和行文程度文件材料歸檔時，主辦機關和協(xié)辦機關雖然都對反映內容相同的文件材料進行歸檔，但主辦機關對檔案保管期限的劃分明顯高于協(xié)辦機關，主要是為了避免將來檔案重復進館，同時也便于協(xié)辦機關工作查考利用。5、如何理解“上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的重要或一般文件材料”？上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件材料分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件材料，其“重要的”、“一般的”判斷標準通常以上級機關領導的行政級別和檢查、視察

53、事由的重要程度來劃分。黨和國家領導人，以及省部級以上領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作形成的文件材料，屬“重要的”；省部級以下領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作形成的文件材料，通常要具體情況具體分析，例如，市委書記到市檔案局（館）檢查工作，現(xiàn)場辦公解決了市檔案館的新建問題，這一問題對本地區(qū)講是重要的，形成的相關文件材料機關在歸檔時就要永久保管；如果是一般性檢查、視察工作，作了一番講話、指示，相關文件材料應屬一般文件材料，機關歸檔時其檔案保管期限可定為30年。上級機關一般工作人員到下級機關檢查、指導工作形成的文件材料，要根據(jù)檢查、指導事由的重要程度，確定是否歸檔，重要的文件材料機關要歸檔，檔案保管期

54、限可定為30年，其他文件材料就不必歸檔。比如內江市林改辦組織相關部門到各縣區(qū)林改部門督促、檢查林改工作開展情況形成的領導講話、林改工作情況匯報，屬重要的文件材料機關要歸檔，檔案保管期限應確定為30年。在執(zhí)行這一條款時，既要考慮上級領導級別，又要考慮上級領導檢查、視察事由的重要程度，具體情況具體分析，再具體確定歸檔文件材料的保管期限。6、如何區(qū)分重要業(yè)務問題與一般業(yè)務問題？機關在行使職能活動過程中，會產生一定的業(yè)務文件材料，有的業(yè)務文件材料涉及法規(guī)政策性和重大業(yè)務建設內容，屬于比較重要的問題；有的涉及基礎性、技術性內容，屬一般業(yè)務問題。重要業(yè)務問題與一般業(yè)務問題的區(qū)分關鍵在于對業(yè)務問題的把握。舉

55、例1：內江市檔案局向省檔案局請示關于能否開放館藏檔案的問題，這類問題屬于檔案開放鑒定業(yè)務，既比較敏感，也比較復雜，在檔案工作環(huán)節(jié)中處于比較重要的地位，稍有不慎容易出問題。因此內江市檔案局關于開放檔案問題的請示與省檔案局的批復就屬于重要業(yè)務問題，機關在歸檔時應劃為永久保管。舉例2：經四川省政府同意由四川省政府辦公廳轉發(fā)省檔案局四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法是全省都要貫徹執(zhí)行的一部重要的機關檔案工作的法規(guī)性文件，屬于重要業(yè)務問題，省檔案局要永久保管，各市（州）、縣（區(qū)）檔案局也應永久保管。 舉例3：某機關向市檔案局發(fā)出了關于檔案庫房能否建在地下室的函，類似請示、咨詢性質，這類問題是檔案保護業(yè)務的基本

56、問題，屬一般技術性問題，因此，某機關來函與市檔案局的復函均屬一般業(yè)務問題，機關在歸檔時，其保管期限定為30年； 舉例4：我們檔案局檔案年終檢查、復查、培訓、規(guī)范化檔案室等級認定等工作上需要上級機關認可的請示、上級機關的批復、批示等，其保管期限定為30年；舉 例5：企業(yè)繳納企業(yè)所得稅申請減免的批復、批示等其保管期限定為30年。 總之，在一個機關什么是重要業(yè)務問題、什么是一般業(yè)務問題，只能是具體問題具體分析，不能一概而論。7、如何理解“本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿”？（1）本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿一般是指經本機關領

57、導同意后報上級機關的最后稿本。這些文件的保管期限定為30年。（2）在機關行使職能活動過程中要代上級機關起草有關屬于本機關、本行業(yè)、本系統(tǒng)業(yè)務的法規(guī)政策性文件，以上級機關名義制發(fā)或轉發(fā)。例如：機關檔案工作條例是一部重要的有關機關檔案工作的法規(guī)性文件，起草機關是國家檔案局，最后以中央辦公廳、國務院辦公廳名義聯(lián)合印發(fā)。國家檔案局上報給中央辦公廳、國務院辦公廳的最后稿本就由國家檔案局歸檔，保管期限定為30年；“兩辦”對國家檔案局上報的機關檔案工作條例稿本可能有某些改動，也可能沒有改動，最后以兩辦名義聯(lián)合下發(fā)。歸檔時，聯(lián)合發(fā)文的雙方，中央辦公廳作為主辦單位，將該文件定為永久保管；國務院辦公廳作為協(xié)辦單位

58、，將該文件定為30年保管。國家檔案局收到該文件的正式文本時，按照“上級機關制發(fā)的屬于本機關主要業(yè)務的重要文件”將其定為永久保管。8、機關對有效證件辦理、審批過程中形成的檔案，其保管期限如何劃分？劃分有效證件辦理、審批過程中形成檔案的保管期限，主要依據(jù)了有效證件的有效時限。 “20年（含）以上的有效或未注明有效時期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，機關在歸檔時要永久保管；20年以下的有效許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，機關在歸檔時定為30年保管”有效期為 20年以下的證件辦理、審批過程中形成的文件材料，定為30年保管期限，但按照8號令規(guī)定的精神，對“定期”

59、這一時限可以結合檔案的具體內容和工作實際作出適當調整。一般有效證件的有效期種類較多，1年、2年、3年、5年、10年乃至更長，而且在辦理、審批有效證件過程中形成的文件材料相當一部分是原件的復印件，并且數(shù)量較多，機關對10年以下（不含10年）的有效證件辦理、審批過程中形成的文件材料，在歸檔時可以界定為10年保管。比如：出入境檔案中有公安機關辦理、審批公民往返港澳的通行證過程中形成的文件材料絕大多數(shù)是有關公民個人情況的復印件，其有效期限一般在5年以下不等，期滿后，得重新更換通行證，又會產生一些文件材料，如果將這類檔案的保管期限定為30年，期限過寬，在管理上不免帶來人力、物力和財力上的浪費。因此，劃分

60、機關在辦理以下證件過程中形成的檔案保管期限時，即要以證件的有效期作為主要參考，同時要結合機關工作實際，合理確定檔案保管期限。9、如何區(qū)分行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻摹爸匾摹焙汀耙话愕摹蔽募牧希浚?）根據(jù)中華人民共和國行政處罰法，行政處罰的種類分為警告，罰款，沒收非法所得、沒收非法財物，責令停產停業(yè)，暫扣或者吊銷執(zhí)照，行政拘留和法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他行政處罰七種。對行政處罰中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”應結合行政處罰的種類來加以區(qū)分。原則上對“警告”類應視為“一般的”文件材料，其保管期限定為30年；對受到沒收非法所得、沒收非法財物，責令停產停業(yè)，暫扣或者吊銷執(zhí)照，