檔案數(shù)字化管理問題分析

1、檔案數(shù)字化管理問題分析 【摘要】隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷開展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)浸透到人們生活的方方面面，因?yàn)榫邆浔銛y快捷等諸多優(yōu)秀的性能，各行各業(yè)都開場青睞于現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，從而使得工作效率大幅度進(jìn)步，節(jié)約了人員本錢。檔案管理工作的工作性質(zhì)極其復(fù)雜煩瑣，人工化的管理不僅沒有效率，而且造成檔案遺失等諸多復(fù)雜的不必要錯(cuò)誤。假如將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，會極大程度的進(jìn)步檔案管理的質(zhì)效，優(yōu)化人力資源的配置。然而現(xiàn)今的檔案數(shù)字化管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有到達(dá)預(yù)期的效果，當(dāng)務(wù)之急是解決檔案數(shù)字化管理開展所面臨的問題，使現(xiàn)代化信息技術(shù)更好的作用于檔案管理工作當(dāng)中?！娟P(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

2、；檔案管理；數(shù)字化管理我國的現(xiàn)代化建立效果日趨顯著，在現(xiàn)代化建立的大背景下，隨著多種新興技術(shù)的蓬勃開展，文字信息處理技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。原有傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代開展的潮流，因此建立開展檔案數(shù)字化管理成了檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)，能否成功建立完善檔案數(shù)字化管理體系，直接關(guān)系到我國檔案管理事業(yè)的開展進(jìn)程。本文就檔案數(shù)字化管理中需要注意的問題做出了簡要的分析，希望對我國檔案數(shù)字化管理的開展有所幫助。一、檔案管理數(shù)字化的含義及開展意義檔案的數(shù)字化管理，顧名思義就是通過數(shù)字化的手段實(shí)現(xiàn)對檔案的有效歸類整理。數(shù)字化就是以計(jì)算機(jī)軟件為媒介實(shí)現(xiàn)管理智能化、便攜化的手段。檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能極

3、大程度的進(jìn)步工作效率，降低不必要的人力資源損耗，以最為簡潔便利的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理最優(yōu)化的效果。因此檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用對于檔案管理事業(yè)的開展具有長遠(yuǎn)深化的影響。同時(shí)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)越性也是傳統(tǒng)人工檔案管理不可比較的。一智能化辦公，降低資源損耗在傳統(tǒng)的檔案管理形式下，人工整理排序檔案所需要消耗的精力過大，再加上如今事業(yè)性單位，大型企業(yè)的不斷擴(kuò)招開展，其檔案總量越來越大，整理分類的內(nèi)容也逐漸增多，人工的檔案整理方式不免會出現(xiàn)瑕疵，遺漏。然而開展檔案數(shù)字化管理技術(shù)，極大程度的防止了細(xì)節(jié)性問題的發(fā)生，不僅加快了辦公效率，實(shí)現(xiàn)了智能化辦公，而且降低了人力資源，物力資源，財(cái)力資源的損耗，節(jié)約了檔案管理的

4、本錢。二網(wǎng)路共享，大幅縮短查閱時(shí)間相對于傳統(tǒng)查閱方式而言，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化之后，極大程度地進(jìn)步了檔案查找的效率，節(jié)省了不必要浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了人員最優(yōu)配置。不僅如此，假如通過網(wǎng)絡(luò)，直接建立免費(fèi)的查閱庫，那么普通文本檔案的查閱將更為輕松便捷，甚至節(jié)省了檔案工作人員代替查閱的時(shí)間，個(gè)人在家中即可查閱相應(yīng)的檔案資料。當(dāng)然要注意的是，保密文本的處理要做好相應(yīng)的措施，例如設(shè)置查閱優(yōu)先級或是加密文本檔案等。這樣一來，既有效地保證了數(shù)字化查閱的可行性，又有效遏制了保密檔案的泄露，緩解了使用與保密之間的矛盾。三科技含量增加，提升工作競爭力檔案數(shù)字化管理的不斷開展，對各單位，企業(yè)的人員構(gòu)造也提出了更高的要求

5、。這樣一來，不但大幅減少了所需人員的數(shù)量，而且由于科技含量的增加，進(jìn)步了對工作人員的專業(yè)要求，進(jìn)而提升了員工的工作競爭力，及工作積極性。二、檔案數(shù)字化管理面臨的問題一檔案數(shù)字化管理人才稀缺檔案數(shù)字化管理作為比較新式的檔案管理方式，其對于人員專業(yè)技能的要求比較苛刻，因此大多數(shù)人都不愿意去學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理的專業(yè)化知識，致使檔案數(shù)字化管理人才稀缺。檔案數(shù)字化管理事業(yè)在將來開展中是否占據(jù)優(yōu)勢，關(guān)鍵還是在于高技術(shù)高素質(zhì)高指標(biāo)人才的培養(yǎng)，所以要針對當(dāng)下計(jì)算機(jī)人才素質(zhì)普遍低下的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，進(jìn)一步做到檔案管理員工的復(fù)合性技能培訓(xùn)達(dá)標(biāo)。除此之外，要制定三步人才引進(jìn)培養(yǎng)方案;，首先引進(jìn)單位稀缺

6、的檔案數(shù)字化管理人才，其次集訓(xùn)在崗人員的專業(yè)化技能，進(jìn)步員工對檔案數(shù)字化管理工作的純熟度，最后要注意后備力量;的培養(yǎng)力度，增多培養(yǎng)方式，讓所有員工都能積極參與到檔案數(shù)字化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)中。只有實(shí)現(xiàn)三步戰(zhàn)略，我國檔案數(shù)字化管理事業(yè)才能真正有效解決管理人才稀缺的問題。二統(tǒng)一檔案數(shù)字化管理軟件檔案數(shù)字化管理軟件種類繁多，每種軟件的管理側(cè)重點(diǎn)也有所不同，為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理技術(shù)的高效應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一檔案數(shù)字化管理軟件，同時(shí)也要制定人員進(jìn)展檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的工作形式。如此一來，就形成了完好的統(tǒng)一化檔案管理體系，不僅提升工作效率，節(jié)約了人，物力資源，實(shí)現(xiàn)了檔案資源高效率共享形式，而且集中統(tǒng)一的管

7、理更便于軟件系統(tǒng)的晉級更新，節(jié)省了在更新系統(tǒng)方面所花費(fèi)的時(shí)間。因此統(tǒng)一檔案數(shù)字化管理軟件是檔案管理事業(yè)開展中必不可少的環(huán)節(jié)?，F(xiàn)今數(shù)字化管理軟件根本分為兩大類型，其一為人工型檔案管理軟件，該類軟件是以傳統(tǒng)手工管理形式為根底，參加計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)展輔助的檔案管理軟件，局限性較強(qiáng)，只能進(jìn)展文件級檔案的管理，人工錄入消耗資源過大，在有效管理檔案方面也有較大的破綻。在事業(yè)型單位及大型企業(yè)中，因?yàn)闄n案的煩瑣復(fù)雜，對檔案管理的要求較高等主觀因素，這種管理軟件并不能很好的適用。其二便是以多媒體為根底的檔案管理軟件，這種軟件充分利用掃描儀等計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了對檔案的活化管理，通過該軟件的智能化控制，創(chuàng)造了更為靈

8、敏的查閱檢索方式，降低了管理者工作的重復(fù)率，縮短了查閱時(shí)間。在保證查閱準(zhǔn)確率的同時(shí)，有效實(shí)現(xiàn)了對原始檔案的保護(hù)，延長了檔案壽命。三工作人員硬件根底不夠扎實(shí)檔案數(shù)字化管理主要依托于電腦硬件的使用，然而現(xiàn)今檔案管理工作人員對計(jì)算機(jī)硬件的操作不夠純熟，工作人員硬件根底普遍不夠扎實(shí)，因此在擴(kuò)大計(jì)算機(jī)硬件資金投入的根底上，更要加強(qiáng)工作人員硬件根底培訓(xùn)。使得員工都能純熟使用計(jì)算機(jī)中各硬件局部，繼而進(jìn)步員工對檔案數(shù)字化管理的運(yùn)用。四平安保障措施不夠完善檔案數(shù)字化管理的運(yùn)用，極大程度地進(jìn)步了檔案管理工作的效率，但是同樣也面臨平安的問題，平安保障措施的不夠完善，是檔案數(shù)字化管理進(jìn)程的一大阻礙。平安問題在檔案數(shù)字

9、化管理工作中主要表如今兩個(gè)方面：其一是開放化文件和保密文件之間的矛盾以及檔案歸屬問題的糾紛，檔案的數(shù)字化管理，使得檔案對外開放的程度加大，而有些保密文件的保存途徑不當(dāng)，有可能造成嚴(yán)重的泄密后果，因此，要在開放公眾檔案的同時(shí)，通過增加查閱級別或者文件加密等功能，處理好保密文件的問題。其二是檔案資料的泄露問題，隨著電子信息技術(shù)的不斷開展，電子設(shè)備等硬件也是層出不窮，為了防止設(shè)備傳輸故障等影響檔案平安的問題，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻的有效性，防止病毒，線上拷貝等問題影響到檔案資料的平安。同時(shí)要定期進(jìn)展檔案資料的備份工作，防止不確定因素導(dǎo)致檔案缺失的問題。五建立初期無質(zhì)量要求在初期檔案數(shù)字化管理工作過程中，受

10、到傳統(tǒng)檔案管理形式的限制，再加上管理者對檔案數(shù)字化管理概念的模糊不清，工作人員往往無視數(shù)字化管理體系建立的質(zhì)量，過度依賴傳統(tǒng)人工檔案管理，只做外表工作，不重視其建立質(zhì)量，造成雖然在施行檔案數(shù)字化管理，但是沒有成效的現(xiàn)象。因此，在檔案數(shù)字化建立的初期，要重視其建立質(zhì)量，從各級檔案管理工作人員出發(fā)，深度理解檔案數(shù)字化管理的意義，提升員工在建立檔案數(shù)字化管理時(shí)的積極性，主動(dòng)性，從建立根基開場，做好檔案數(shù)字化管理體系開展進(jìn)程的每一步，只有這樣，才能真正使得檔案數(shù)字化管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。三、結(jié)語隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷開展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理工作開展的必然趨勢，數(shù)字化管理的運(yùn)用能極大程度的節(jié)省各項(xiàng)資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)智能化辦公體系，降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，優(yōu)化單位人員配置，加快檔案查檢速率。因此作為檔案管理人員，要緊跟時(shí)代開展的步伐，利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化，標(biāo)準(zhǔn)化，優(yōu)質(zhì)化，進(jìn)