辦公自動化軟件應用

1、第三章 辦公自動化軟件應用辦公自動化（OA，Office Automation）于20世紀70年代興起，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來，成為一種新型的辦公方式，它是當前新技術(shù)革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術(shù)應用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。1辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成應包括三個部分：辦公自動化設(shè)備、辦公自動化軟件和辦公人員。美國微軟公司開發(fā)的Microsoft Office XP是辦公人員最常用的通用軟件。23.1 文字處理軟件Word XP學習目標了解辦公自動化的原理；理解電子表格、文字處理和多媒體演示軟件的基本功能；掌握 Office XP辦公類軟件基本操作方法：啟動與退出、工作窗口

2、的基本組成與操作、文件的建立、打開與保存、文本編輯區(qū)通用編輯方法。了解Word XP的各種視圖的意義與應用；掌握Word XP文檔的編輯、查找和替換，文檔格式的設(shè)置（包括字符格式、段落格式）和頁面格式的設(shè)置（包括節(jié)的設(shè)置、分頁、分欄和插入頁眉和頁腳），樣式的使用；掌握Word XP表格的創(chuàng)建與編輯，插入圖片、文本框、藝術(shù)字和繪圖及圖文混排的方法。33.1.1 認識工作窗口 3.1.2 創(chuàng)建和編輯文檔3.1.3 設(shè)置文檔格式3.1.4 表格制作3.1.5 圖文混排43.1.1 認識工作窗口Word XP的啟動方法1：“開始”/“程序”/ “Microsoft Word”；方法2：雙擊桌面上Wor

3、d XP的快捷方式圖標；方法3：雙擊Word 文檔圖標（以Doc為擴展名的文件），打開Word XP，進入編輯該文檔的Microsoft Word界面。5退出Word XP的方法方法1：單擊標題欄上的“關(guān)閉”按鈕方法2：“文件”/“關(guān)閉”方法3：“文件”/“退出”方法4：單擊標題欄上控制按鈕 / “關(guān)閉”6任務(wù)窗格標題欄菜單欄格式工具欄常用工具欄狀態(tài)欄標尺繪圖工具欄視圖方式按鈕垂直滾動條水平滾動條7窗口的基本組成標題欄，標題欄上有：控制按鈕，文檔標題，最小化、還原、關(guān)閉按鈕；菜單欄，菜單欄上含有九個菜單項：文件（F）、編輯（E）、視圖（V）、插入（I）、格式（O）、工具（T）、表格（A）、窗口

4、（W）、幫助（H）.各菜單項后面的字母稱為快捷鍵，按Alt +字母，即可打開該字母所對應的菜單項的下拉菜單（例按Alt +F）。下拉菜單中的各命令后的字母稱為熱鍵，當打開下拉菜單后，單擊該字母，即可執(zhí)行該命令，下拉菜單中的各命令后的 Ctrl +字母稱為快捷鍵，在不打開下拉菜單時，直接按Ctrl +字母，即可執(zhí)行相應的命令，（例按 Ctrl +O）8常用工具欄， 一般有23個按鈕，用鼠標指向它，即可顯示它的功能。主要用于快速執(zhí)行命令。格式工具欄，主要用于快速改變文檔的外觀。如設(shè)置字體、字號等。滾動條，滾動條有水平滾動條和垂直滾動條。水平滾動條最左邊有四個按鈕，分別為普通視圖、Web版式視圖、頁

5、面視圖、大綱視圖；垂直滾動條下面有三個按鈕，分別為前一頁、選擇瀏覽對象、后一頁。9文檔編輯區(qū)，用于編輯文檔。分割框，位于垂直滾動條上端肩關(guān)之上，用于將文檔編輯區(qū)分割成兩部分。狀態(tài)欄，用于顯示有關(guān)命令、工具欄按鈕等正在進行的操作狀態(tài)信息和插入點位置的信息。10標尺，水平標尺用于指示文檔的行寬情況、對齊方式等。標尺上端，有一個倒三角形按鈕，叫首行縮進按鈕；下端的三角形叫懸掛縮進按鈕；下端的一個方形按鈕，叫左縮進按鈕；垂直標尺位于工作區(qū)的左側(cè)，用于調(diào)整頁面的上下頁邊距、表格行高等。常用工具欄、格式工具欄的打開與關(guān)閉：“視圖”/“工具欄”/ 按需要進行選擇。113.1.2 創(chuàng)建和編輯文檔創(chuàng)建、打開、保

6、存與關(guān)閉文檔 創(chuàng)建新文檔 打開已經(jīng)建立的文檔選擇當前文檔保存文檔關(guān)閉文檔12文檔的建立、打開、保存與保護1.新建文檔方法1：“文件”/ “新建”方法2：單擊常用工具欄上的“新建”按鈕132.在Word窗口中打開文檔方法1：“文件” / “打開” / 在出現(xiàn)的“打開”的對話框中選定要打開的文檔,單擊“打開”。方法2：單擊常用工具欄上的“打開”按鈕 / 在出現(xiàn)的“打開”的對話框中選定“打開”。143.保存文檔在編輯一篇文檔時，為了防止突然斷電或意外死機造成編輯內(nèi)容的丟失，可以每間隔一段時間對文檔進行保存。整篇文檔編輯完成后，也要進行保存。方法1：“文件” / “保存”方法2：單擊常用工具欄上的“保

7、存”按鈕方法3：“文件” / “另存為”154. 自動保存為了防止意外造成文檔的丟失，Word提供了讓用戶選擇每隔一定時間間隔自動保存文檔的功能。方法：“工具” / “選項” / 在選項對話框中選“保存”標簽 / 單擊“自動保存時間間隔”復選框，并在文本框中輸入或選擇時間（缺省為10分鐘） / “確定”165.文檔保護方法：“工具” / “選項” / 在選項對話框中選“安全性”標簽 / 在“打開權(quán)限密碼”文本框中輸入打開密碼 / “確定”/ 再次輸入密碼 / “確定”176. 設(shè)置文檔為“只讀”屬性方法：“工具” / “選項” / 在選項對話框中選“安全性”標簽 / 在“建議以只讀方式打開文檔

8、”單選框 上打勾。183.1.2 創(chuàng)建和編輯文檔輸入文本漢字輸入 符號和特殊字符的輸入切換插入與改寫狀態(tài)刪除字符操作段落的拆分與合并19插入點：在工作區(qū)中有一閃動的豎線“”稱為插入點，輸入的文字，會在插入點處出現(xiàn)，隨著輸入的進行，插入點會自動向后移動。如果要把插入點移到某處，只要將鼠標光標移到該處單擊即可。20段落標記：在插入點的后面，有一個小箭號，稱為段落標記，用來表示一個段落的結(jié)束。段落標記的開啟 / 關(guān)閉 ： “視圖”/ “顯示段落標記”21“插入”與“改寫”狀態(tài)：“插入”狀態(tài) ：是Word默認狀態(tài)，這時狀態(tài)欄上的“改寫”字樣呈灰色，在插入狀態(tài)下，輸入的文字顯示在插入點處，且原插入點后的

9、文本順序右移。“改寫”狀態(tài) ：雙擊狀態(tài)欄上呈灰色的“改寫”字樣，使它以黑體顯示，即為“改寫”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，新輸入的文本覆蓋插入點位置的文本。22中文輸入狀態(tài)的選擇 中文Windows XP提供了多種中文輸入法：智能ABC、微軟拼音、全拼、鄭碼等。中文輸入法選定以后，屏幕上會出現(xiàn)一個中文輸入法狀態(tài)框。 輸入法設(shè)置如下： 中英文切換（Ctrl+空格） 中英文標點（Ctrl+.） 軟鍵盤按鈕 輸入法切換（Ctrl+Shift) 全/半角切換（Shift+空格）23輸入法的選擇 ：方法1：單擊任務(wù)欄上輸入法指示器，由彈出的菜單中進行選擇。方法2：CTRL + SHIFT24半角 / 全角的切換：

10、方法1：單擊輸入法狀態(tài)顯示欄中的半角 / 全角按鈕方法2：SHIFT + 空格25鍵盤上找不到的字符、標點符號、數(shù)學序號以及特殊符號的輸入法：右擊軟鍵盤，從中進行選擇。一些標點符號的輸入：頓號 “”省略號 “SHIFT+”破折號 “SHIFT+&” “”26簡單刪除：刪除插入點左邊的一個字符或漢字，按退格鍵“Back Space” 鍵刪除插入點右邊的一個字符或漢字，按“Delete ” 刪除插入點左邊的一個單詞 ，按“CTRL+ Back Space” 鍵刪除插入點右邊的一個單詞，按“CTRL+ Delete”鍵27恢復刪除的文字和圖形：在刪除之后要立即恢復刪除的文字和圖形，只要單擊“常用”工

11、具欄上的“撤消”按鈕28段落的拆分與合并：段落的拆分：如果要把一段分成兩段，把插入點移到要拆分處，按回車鍵。段落的合并：方法1：把插入點移到第二段的段首，然后按退格鍵。方法2：把插入點移到第一段的段末，然后按Delete。29編輯文本選擇文本 文檔區(qū)中使用鼠標 選擇欄中使用鼠標選擇矩形文本塊 刪除文本 移動與復制文本使用鼠標拖放 使用剪貼板技術(shù) 撤消與恢復 撤消操作 恢復操作查找與替換 30選定文本在編輯文本時。若要對某一區(qū)域的文本進行操作，必須先選定該文本，選定的文本以黑底白字顯示。使用鼠標選定文本有下列幾種方法：文檔區(qū)選定文本單詞：雙擊這一單詞句子：按CTRL+單擊該句子中的任何位置光標所

12、在的段落：三擊插入點開始到指定位置：單擊插入點，按住SHIF，單擊要選定的的文檔的結(jié)束點。31選擇欄中選定文本 工作區(qū)最左側(cè)的一個狹長區(qū)域為選擇欄。在其內(nèi)鼠標指針變成反向傾斜箭頭。光標所指向的行的選定方法：單擊光標所指向的段落的選定方法：雙擊整個文檔的選定方法：三擊或CTRL+單擊32選擇矩形文本塊（列方式選擇）方法1：ALT+鼠標從矩形塊的左上角拖曳到右下角釋放。方法2：CTRL+SHIFT+F8，（1）然后鼠標從矩形塊的左上角拖曳到右下角釋放。（2）或使用箭頭鍵。33使用鍵盤選定文本：右側(cè)一個字符： SHIST+左側(cè)一個字符 ： SHIFT+單詞結(jié)尾 ： CTRL+SHIFT+單詞開頭 ：

13、 CTRL+SHIFT+插入點到行尾： SHIFT+END插入點到行首 ： SHIFT+HOME34插入點到下一行： SHIFT+插入點到上一行： SHIFT+插入點到段尾： TRL+SHIFT+插入點到段首： CTRL+SHIFT+插入點到文檔開始處 CTRL+SHIFT+HOME整篇文檔： CTRL+A35取消選定：方法1：使用鼠標，在文檔窗口中單擊選定內(nèi)容的外面；方法2：使用鍵盤，按任一箭頭鍵如果使用F8鍵或CTRL+SHIFT+F8選擇選定方式，請按ESC鍵。36對選定文本字體、字號的設(shè)置方法1：選中要改變字體或字號的文本，單擊常用工具欄上的“字體”下拉列表框和“字號”列表框從中進行選

14、擇。方法2：格式字體從中進行設(shè)置37刪除、移動、復制選定的文本刪除：方法1、按退格鍵盤BACKSPACE方法2、選中DELETE方法3、選中剪切（CTRL+X）38復制：方法1：選中CTRL+拖曳到目標處方法2：選中復制插入點放到目標處粘貼方法3：選中CTRL+C插入點放到目標處CTRL+V39移動：方法1：選中拖曳到目標處方法2：選中剪切插入點放到目標處粘貼方法3：選中CTRL+X插入點放到目標處CTRL+V40替換查找文本：步驟1）“編輯”“查找”。2）在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)鍵入要搜索的文本。3）單擊“查找下一個”按鈕。注釋：按“ESC”鍵可取消在進行的搜索。41設(shè)置查找選項：步驟1）“編

15、輯”“查找”。2）如果要根據(jù)某些條件進行查找，單擊“高級”。3）在擴展的對話框中設(shè)置所需的選項。（例如，選中“區(qū)分大小寫”復選框，就會只查找那些大小寫與“查找內(nèi)容”框內(nèi)所鍵入的內(nèi)容相符的字符）42查找特定格式：步驟）“編輯”“查找”。）如果沒有顯示出“格式”按鈕，單擊“高級”。）要搜索指定格式的文本，在“查找內(nèi)容“文本框內(nèi)輸入文本（如果只搜索指定的格式，請刪除“查找內(nèi)容“文本框內(nèi)的文本）。）單擊“格式”按鈕，然后選擇所需的選項。（例如，“格式”選擇“宋體”、“黑體”、“五號”“確定”“查找下一處”）43查找段落標記、省略號等特殊字符：步驟1）“編輯”“查找”。2）如果沒有顯示出“特殊字符”按鈕

16、，單擊“高級”。3）單擊“特殊字符”按鈕，然后選擇所需的選項。（例如：“格式”選取“段落標記”“查找下一處”）44替換文本：步驟1）“編輯”“替換”。2）在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)鍵入要搜索的文本。3）在“替換為”文本框內(nèi)鍵入要替換的文本。（如果替換的文本不同，則單擊“替換”）4）單擊“替換”或“全部替換”。（在“替換為”文本框內(nèi)鍵入要替換的文本。）45設(shè)置替換選項：步驟1）“編輯”“替換”。2）在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)鍵入要搜索的文本。3）在“替換為”文本框內(nèi)鍵入要替換的文本4）如果要根據(jù)某些條件進行替換，單擊“高級”。5）在擴展的對話框中設(shè)置所需的選項。（例如，選中“區(qū)分大小寫”復選框，就會只替

17、換那些大小寫與“查找內(nèi)容”框內(nèi)所鍵入的內(nèi)容相符的字符）。6）單擊“替換”或“全部替換” 46替換指定的格式：1)“編輯”“替換”。2）在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)鍵入要搜索的文本。3）在“替換為”文本框內(nèi)鍵入要替換的文本。4）如果沒有顯示出“格式”按鈕，單擊“高級”。5）單擊“格式”按鈕，然后選擇所需的選項。6）單擊“替換”或“全部替換”。47光標的移動行首 HOME行尾 END文檔首 CTRL+HOME文檔尾 CTRL+END返回到上一次編輯位置 SHIFT+F548定位到特定位置：步驟1）“編輯”“定位”。2）在“定位目標”框中選定要移動到的項目類型。（例如：指定的頁、批注、腳注、書簽等）3）在

18、輸入框中輸入項目名稱或號碼。4）單擊“下一個”或“定位”493.1.3 設(shè)置文檔格式字符格式設(shè)置 使用“格式”菜單 使用格式工具欄 使用“格式刷”50利用格式刷能把文本中設(shè)置好的字符格式，重復用于其它文本處。操作方法：選定已設(shè)置好字符格式的文本；單擊常用工具欄上的“格式刷”按鈕，使鼠標指針成為格式刷形狀；將鼠標移到其它文本處，按下鼠標左鍵拖到末尾；松開鼠標左鍵，該文本就被格式化，鼠標也被還原。若要重復使用“格式刷”，可雙擊“格式刷”按鈕。51段落格式設(shè)置 段落標志 使用“格式”菜單 使用格式工具欄 使用樣式 使用標尺 為原有段落添加項目符號和編號 52格式菜單的使用單擊“格式”“段落”，彈出“

19、段落”對話框進行設(shè)置。單擊“格式”“邊框和底紋”，在彈出的對話框中進行設(shè)置；在該對話框中可為段落或整篇文章添加自定義的邊框，以增加顯示效果。單擊“格式”“分欄”，可以為選定的文本進行分欄，可設(shè)定欄數(shù)，寬度和間距。53單擊“格式”“樣式和格式”，只需選取定一種樣式，就可以設(shè)定一系列的格式。例如：使用“標題1”樣式，就可將所在段落設(shè)置為2號字體、加粗、多倍行距等效果。54為一段文字創(chuàng)建目錄的方法：選中一段文字點“格式”“樣式和格式”做標題，此時可見該段文字前多了一個黑點，表示做標題成攻，這時把光標移在標題上（不要選中標題），點“插入”“索引和目錄”，點目錄標簽，點“確定”。55添加項目符號和編號選

20、定要添加項目符號和編號的段落，點“格式”“項目符號和編號”，之后可以選取需要的項目符號、編號等。5657頁面格式設(shè)置節(jié)的設(shè)置 分頁頁面設(shè)置插入頁眉和頁腳 分欄58節(jié)的設(shè)置:把光標移到要分節(jié)的位置上，點“插入”“分隔符”，可選擇分頁或分節(jié)符。在分節(jié)符內(nèi)有四種功能，分別為：下一頁：將新的一節(jié)放到下一頁的頂端；連續(xù)：在插入點處開始新的一節(jié)；偶數(shù)頁：使新的一節(jié)總是從下一個偶數(shù)頁開始；奇數(shù)頁；使新的一節(jié)總是從下一個奇數(shù)頁開始。59頁面設(shè)置:點“文件”“頁面設(shè)置”，可設(shè)置紙張大小、頁邊距、版式、文檔網(wǎng)格、橫排豎排、頁眉頁腳等。在版式中可選擇奇偶頁不同或首頁不同，還可以添加行號和設(shè)置邊框和底紋。在文檔網(wǎng)格中

21、可指定每頁多少行每行多少個字等。60創(chuàng)建頁眉和頁腳：“視圖” “頁眉和頁腳”要創(chuàng)建“奇偶頁不同”或“首頁不同”的“頁眉和頁腳”單擊頁眉和頁腳工具欄上“頁面設(shè)置”按鈕選“版式”標簽進行設(shè)置。不同節(jié)要創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳，單擊頁眉和頁腳工具欄上“同前”或“鏈接到”按鈕。61 要調(diào)整頁眉或頁腳的垂直位置，單擊頁眉和頁腳工具欄上“頁面設(shè)置”按鈕選中“頁邊距”標簽在“距邊界”的“頁眉”文本框中鍵入所需的頁面頂邊到頁眉頂部的距離，“頁腳”文本框中鍵入所需的頁面底邊到頁腳底部的距離。 (可以在頁眉和頁腳中創(chuàng)建水印)62設(shè)置行號：“文件” “頁面設(shè)置” ”版式” | “行號” “添加行號”設(shè)置首字下沉：“格式

22、”“首字下沉”文本的橫排和豎排：“格式” “文字方向”633.1.4 表格制作創(chuàng)建表格 利用菜單命令創(chuàng)建表格利用常用工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建表格使用“繪制表格”工具快速創(chuàng)建復雜的表格64三種創(chuàng)建表格的方法:方法一：點菜單欄上“表格”“插入”“表格”；方法二：點常用工具欄上“插入表格”，選中所需的行數(shù)與列數(shù)；方法三：點“視圖”“工具欄” “表格與邊框”，在彈出的對話框中設(shè)置行數(shù)和列數(shù)或自動套用格式等；可以利用其中“繪制表格”按鈕，人工繪制表格。65編輯表格選定表格單元格、行或列的插入與刪除單元格的合并與拆分表格屬性的修改表格的合并與拆分表格的格式化表格的對齊方式邊框和底紋自動套用格式 66

23、在表格中輸入文本：每按一次TAB鍵，插入點移到同行的下一個單元格。若插入點在上一行的最后一個單元格，按下TAB鍵，插入點將移到下一行的第一個單元格上。若插入點在表格的最后一個單元格中，按下TAB鍵，自動在表格的后面增加一行空白表格。67選定表格：選擇一個單元格：將鼠標單擊單元格左側(cè)邊界，可以選定該單元格；選擇一行：將鼠標移到待選擇行的左邊（表格之外），當鼠標變成向右上箭頭時單擊左鍵可選擇該行；選擇一列：將鼠標移到待選擇列的上端線上，當鼠標變成向下箭頭時單擊左鍵可選擇該列；68 當表格中已有被選擇內(nèi)容時，按下Shift鍵再按光標移動鍵盤，可以選擇相鄰的單元格、行或列。 當然也可以用“表格”菜單中

24、的“選定行”、“選定列”、“選定表格”來進行操作。69單元格、行、列的插入、刪除和合并拆分選定要插入的單元格或行列，點“表格”“插入” “單元格或行列”。選定的單元格數(shù)與要插入的單元格數(shù)相同。刪除：選定要刪除的單元格或行列，點“表格” “刪除” “單元格或行列”。合并與拆分的方法大致相同，選定要合并或拆分的單元格，點“表格” “合并單元格”或“拆分單元格”。70表格屬性的修改單擊“表格”“表格屬性”，在彈出的對話框中有四個標簽，包括表格、行、列、單元格，可以對其屬性進行設(shè)置。在表格的選項卡下，可以設(shè)置文字環(huán)繞方式以及邊框和底紋等；在行和列的選項卡下可以精確設(shè)置行高和列寬在單元格選項卡中可對單元

25、格的寬度和內(nèi)容的對齊方式進行設(shè)置。71表格的合并與拆分合并表格：將兩個表格放置于相鄰處，表格間只有空行而沒有文字時，按Delete鍵刪除表格間的空行即可合并表格。拆分表格：將光標移至要拆分處，單擊“表格”“拆分表格”，插入點被分到下面的表格中。72繪制表頭斜線將插入點置于表頭，點“表格”“繪制表頭斜線”，在“插入斜線表頭”的對話框中，選取表頭樣式、字體大小、行列標題，點“確定”。73表格的格式化表格的對齊方式：選中要操作的單元格，點右鍵，執(zhí)行“單元格對齊方式”，選擇相應的方式即可。邊框和底紋：選中要設(shè)置邊框的單元格，點“格式”下的“邊框和底紋”，在打開的對話框中設(shè)置74自動套用格式：將光標放在

26、要套用格式的表格中，點“格式”下的“自動套用格式”，選取一種樣式，點“確定”。將表格轉(zhuǎn)換為文字（將文字轉(zhuǎn)換為表格）：選中表格（或文字），“表格” “轉(zhuǎn)換” ，選“將表格轉(zhuǎn)換成文字”/“將文字轉(zhuǎn)換為表格” 點“制表符”（或確認“列數(shù)” 并點中“制表符”），|“確定”。753.1.5 圖文混排在文檔中插入圖片插入剪輯管理器中的剪貼畫 插入圖片文件編輯圖片調(diào)整圖片的大小 調(diào)整圖片的位置 設(shè)置圖片版式76在文檔中繪圖繪圖工具欄創(chuàng)建圖形在圖形中添加文字圖形的顏色、線條和三維效果 圖形的疊放次序圖形的組合圖形的微移77插入文本框插入文本框文本框的編輯插入藝術(shù)字 插入藝術(shù)字編輯藝術(shù)字78插入圖片插入剪貼畫：

27、“插入”“圖片”“剪貼畫”在“類別”列表框中選擇一個類別 選中要插入的剪貼畫“插入”。插入圖像文件：“插入”“圖片”“來自文件” 在“查找范圍”列表框中找到要插入的圖片文件“插入”79插入文本框WORD的文本框，可以對圖形、圖片進行文字說明。方法1：在“繪圖”工具欄上單擊文本框圖標（有橫排和豎排兩種）拖動光標“+”至合適位置處釋放。方法2：“插入” “文本框” 選“橫排”或“豎排” 拖動光標“+”至合適位置處釋放。注釋：要刪除文本框：將光標在文本框線上單擊按“DELETE”80插入藝術(shù)字體方法1：在“繪圖”工具欄上單擊插入藝術(shù)字圖標在“藝術(shù)字庫”對話框中雙擊要選的“藝術(shù)字”式樣在“編輯藝術(shù)字”

28、對話框中輸入藝術(shù)字內(nèi)容然后選擇“字體”、“字號” “確定”。方法2：“插入”“圖片”“藝術(shù)字” 在“藝術(shù)字庫”對話框中雙擊要選的“藝術(shù)字”式樣在“編輯藝術(shù)字”對話框中輸入藝術(shù)字內(nèi)容然后選擇“字體”、“字號” “確定”。81注釋：、插入藝術(shù)字后，WORD XP將自動打開“藝術(shù)字”工具欄，用它可以進一步編輯藝術(shù)字。、要刪除藝術(shù)字：選中該藝術(shù)字“DELETE”82繪制簡單圖形打開或關(guān)閉繪圖工具欄：“視圖” “工具欄” “繪圖”。繪圖工具欄一般位于WORD工作窗口底部如何繪制圖形：單擊繪圖工具欄上的某個圖標，鼠標在編輯工作區(qū)上呈“+”字形時，按住鼠標左鍵拖曳，釋放即可繪出與圖標相似的圖形。83注釋：（

29、1）SHIFT+拖曳，繪出標準的“正”的圖形。（如選擇橢圓圖標，SHIFT+拖曳，則繪制出圓）（2）CTRL+拖曳，繪制的圖形中心固定。84編輯圖文對象選中對象：1）選中一個對象：單擊2）選中多個不連續(xù)對象：SHIFT+單擊3）選中多個連續(xù)對象：單擊繪圖工具欄上的“選擇對象”按鈕（斜向箭頭圖標），在要選的范圍內(nèi)進行拖曳，把要選的對象包含在虛線框內(nèi)。85改變對象的尺寸：將鼠標置于已選中圖象的句柄上，當鼠標呈雙箭頭時，拖動鼠標直到需要的大小時釋放。選中對象的刪除、移動、復制與文本的一樣填充顏色：單擊繪圖工具欄上的“填充色”按鈕可以設(shè)置對象的填充顏色。86組合對象：要將一組對象組合在一起作為一個對象

30、處理，操作步驟：組合： 選取一組對象“繪圖”“組合”或：選中一組對象右擊鼠標“繪圖”“組合”取消組合：選中一組對象右擊鼠標“繪圖”“取消組合”或：選中一組對象“繪圖”“取消組合”87圖形圖象的應用圖形：指的是利用“繪圖”工具在文檔中繪制的各種圖形；圖象：指的是“剪輯庫”中的剪貼畫和文件中的圖片。88設(shè)置圖片與文檔的位置關(guān)系：選中圖片,|“格式” “圖片” 選“版式”標簽在“文字環(huán)繞”方式中選擇一設(shè)置。（1）默認的圖片環(huán)繞方式為“嵌入型”，在這種情況下不能在對話框中設(shè)置圖片的對齊方式，只能使用格式工具欄的對齊按鈕進行設(shè)置。（2）當要將圖片嵌入到文字中，選擇“四周型”或“緊密型”（3）當要將圖片作

31、為背景圖片，選擇“襯于文字下方”89嵌入對象嵌入對象：指的是將其他應用程序所產(chǎn)生的對象放置在當前的應用程序中使用。方法是：“插入” “對象” 在“對象”對話框中選“由文件創(chuàng)建” 通過“瀏覽”找到要嵌入的對象（例如Excel XP工作表）“確定”90說明：由文件創(chuàng)建的對象有兩種類型：一種是從外部文件中將對象復制到文檔中，在這種情況下，當外部文件發(fā)生改變的時候不會影響文檔中的對象。另一方式是將創(chuàng)建的對象鏈接到外部文件上，使用這種方式，當外部文件發(fā)生改變的時候，文檔中的對象也會發(fā)生相應的改變。如果需要文檔中的對象與外部文件同步，可以使用這種方式。要使用這種鏈接方式，只需在對話框中選中“鏈接到文件”選

32、項。91如果要將插入的對象顯示為圖標。只需在對話框中選中“顯示為圖標”選項。需要查看時，右擊圖標，激活它，就可查看了。在Word XP文檔中，還可以嵌入其他對象來增強Word XP的功能。例如嵌入“數(shù)學公式”：“插入” “對象” “新建” “Microsoft公式”由此可以編輯任何的數(shù)學公式。92文檔的修訂和審閱批注：批注是審閱文檔時給文檔添加的注釋或注解。插入批注：選定文本或?qū)ο蟆安迦搿?“批注”。文本或?qū)ο蟛迦肱⒑?，以某種顏色加強顯示，鼠標落在該文本或?qū)ο笊蠒r，將顯示批注內(nèi)容。刪除批注：右擊加了批注的文本或?qū)ο筮x“刪除批注”。93修訂：想讓審閱者幫助修改文檔，則在審閱者開始審閱文檔之前，

33、先打開修定功能。打開修訂功能：“工具” “修訂” “突出顯示修訂”進行其他設(shè)置。94保護文檔：給文檔設(shè)置密碼后，對文檔進行有效的保護，以免文檔遭他人惡意破壞。操作： “工具” “保護文檔” 進行所需的設(shè)置。其中：選中保護“修訂”，將保護修訂的內(nèi)容；選中保護“批注”，將保護批注的內(nèi)容；選中保護“窗體”，將保護整個文檔的內(nèi)容，該窗體的內(nèi)容只能閱讀，不能修改、不能增刪等操作。95文檔打開權(quán)限密碼的設(shè)置：“工具” “選項” 選“保存”（或安全性）標簽在“打開權(quán)限密碼”框中輸入密碼再輸入一次密碼“確定” 。96文檔的打印常用工具欄上有一“打印”圖符，這個“打印”圖符將文檔按順序完整地逐頁打印出來。如果只

34、想打印文檔的一部分或打印多份，必須進行如下操作：“文件” “打印” 打開“打印”對話框，進行所需的設(shè)置。其中：97“頁面范圍”有“全部”：打印整篇文檔?！爱斍绊摗保捍蛴≌跒g覽的那一頁?！斑x定內(nèi)容”：打印選中的內(nèi)容?！绊摯a范圍”：在文本框中輸入要打印的頁碼。不連續(xù)的頁碼用逗號分隔，如：1，4，7，8，15；連續(xù)的頁碼，頭尾頁碼間用減號相連。98打印份數(shù)：在“份數(shù)”框中選擇或輸入要打印的份數(shù)，并選擇“逐份打印”或不“逐份打印”99雙面打?。阂p面打印，選中“人工雙面打印”，這樣將先打印所有的奇數(shù)頁，然后再打印所有的偶數(shù)頁。并在開始打印偶數(shù)頁時，提醒用戶將剛打印過奇數(shù)頁的紙張反過來放入打印機，以便

35、雙面打印。100將文檔打印到文件：選中“打印到文件” |“確定” ，將打開“打印到文件”對話框，在其中確定保存位置“確定”。打印文件的擴展名是：.PRN。101打印文檔的屬性、批注：單擊“選項” 在打開的對話框中選中該復選框 “確定”102文檔顯示方式普通視圖：普通視圖是Word XP默認的視圖模式，在普通視圖中可以鍵入、編輯、設(shè)置文本格式。普通視圖可以顯示文本格式，但不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景、圖形對象，也不顯示多欄方式。103Web版式視圖：Web版式視圖中，可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的Web頁或文檔。在Web版式視圖中，可以看到背景和適應窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中

36、的位置一致。頁面視圖：頁面視圖能顯示文檔的打印效果。（所見即所得）104大綱視圖：大綱視圖顯示模式就象寫文章的提綱一樣，它將文檔組織成多層次標題、子標題和正文文本，以幫助用戶組織文檔。全屏幕顯示：執(zhí)行“視圖”“全屏幕顯示”命令，會隱藏標題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄等，讓文檔占據(jù)整個屏幕，并彈出一個快捷菜單，單擊“關(guān)閉全屏幕顯示”可還原窗口。105補充：一、超級鏈接：（一）在同一個文檔中插入超級鏈接步驟： （1）首先，在文檔需要鏈接處建立書簽：選中要作為書簽的文本“插入” “書簽” 輸入書簽名“添加” （2）將光標定位在文本中要插入鏈接的地方，然后： “插入” “超級鏈接” 選“在文檔中的位置”

37、標簽選中標簽名“確定”106（二）在不同的文檔之間創(chuàng)建超級鏈接步驟：“插入” “超級鏈接” 選“文件或Web頁標簽” “文件” 選擇作為鏈接內(nèi)容的文件“確定” “確定”107（三）要從鏈接處返回到文檔的原位置：“視圖” “工具” “Web”（可打開“Web”工具欄）單擊“Web”工具欄上“前往”按鈕旁的下三角形選“返回”108（四）刪除超級鏈接右擊鏈接處“超級鏈接” “取消超級鏈接” 選中代表超級鏈接的文字按“DEL” （五）刪除書簽：“插入” “書簽” 選中要刪除的書簽出現(xiàn)在文檔的當前頁末尾，由注釋參考標記和與之對應的注釋文本組成。“刪除” “確定”109二、插入腳注、尾注：腳注：出現(xiàn)在文檔

38、的當前頁末尾，由注釋參考標記和與之對應的注釋文本組成。尾注：出現(xiàn)在文檔的末尾，由注釋參考標記和與之對應的注釋文本組成。110操作：將光標定位在要插入腳注或尾注后“插入” “引用”“腳注或尾注” 選“腳注”或“尾注” 單擊“選項”按鈕打開“注釋選項”對話框，進行必要的設(shè)置。在腳注或尾注的注釋單擊文檔任何處。(在OFFICE的高級版本中,只需單擊出現(xiàn)在頁面末尾的注釋符號,輸入注釋文本就行了,不必打開注釋選項對話框,因為沒有注釋按鈕111刪除腳注或尾注：選中腳注或尾注的編號按“Del”查看注釋內(nèi)容：將光標移動到文檔中的注釋引用標記上，注釋文本將出現(xiàn)在標記之上。112三、插入題注：在寫文章的時候，常會

39、遇到對公式、表格和圖形編號問題。如果改變了其中的某一個公式或圖表，后面的相關(guān)內(nèi)容都要修改，一不小心就會忘了某個編號。而Word可以自動為公式、表格和圖形建立編號，如果刪掉了其中的某一個，Word將自動修改后面的所有編號。這個功能就是“題注”。113具體步驟是：（1）選定要建立編號的圖形、公式或表格。（2） “插入” “引用”“題注” 出現(xiàn)“題注”對話框114根據(jù)所選的對象，選擇不同的“標簽”。Word默認的標簽有圖表、公式和表格選擇標簽的“位置” 單擊“自動插入題注” 復選“Microsoft Word表格” “確定” “確定”115說明：如果需要對其他的對象建立題注，可以選擇“新建標簽” 在

40、“新建標簽”對話框中輸入新標簽的名稱“確定” “確定”如果要改變編號，單擊“編號” 在出現(xiàn)的“題注編號”對話框中設(shè)置不同的編號形式。 1163.2 電子表格Excel XP學習目標理解Excel XP工作簿、工作表、單元格、單元格區(qū)域、名稱的概念與意義；掌握電子表格的建立、編輯及格式化操作，公式、函數(shù)（包括SUM、AVERAGE、MAX、COUNT等常用函數(shù)）的使用與操作，名稱的使用，相對引用、絕對引用和混合引用的使用方法；理解電子表格的數(shù)據(jù)清單，掌握使用記錄單向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)和編輯數(shù)據(jù)的方法，通過數(shù)據(jù)清單對數(shù)據(jù)進行排序、篩選（包括自動篩選、自定義篩選、高級篩選等）及分類匯總的操作；理解Ex

41、cel XP數(shù)據(jù)透視表的意義；掌握使用數(shù)據(jù)透視表對多字段進行分類匯總的操作方法；理解圖表的使用原理、掌握圖表的創(chuàng)建與編輯的操作方法。 1173.2.1 Excel XP 工作窗口介紹 3.2.2 工作表和單元格 3.2.3 輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格 3.2.4 格式化工作表 3.2.5 計算數(shù)據(jù) 3.2.6 管理和分析數(shù)據(jù) 3.2.7 使用圖表分析數(shù)據(jù) 1183.2.1 Excel XP 工作窗口介紹啟動Excel XP與啟動Word XP方法一樣，啟動Excel XP后，系統(tǒng)進入主窗口界面。該窗口主要由標題欄、菜單欄、常用工具欄、格式工具欄、編輯欄、工作表編輯區(qū)域、狀態(tài)欄、任務(wù)窗格等組成。其中

42、編輯欄和工作表編輯區(qū)是Excel XP特有的。編輯欄：是用來顯示和編輯當前活動單元格中的數(shù)據(jù)和公式。工作表編輯區(qū)：是用來記錄數(shù)據(jù)和文本信息的區(qū)域。表格區(qū)的上端橫排的是單元格的列號，編號：AZ、AAAZ、ABBZ、IV，共256列；左方是行號，編號：1 65536。 任務(wù)窗格1191203.2.2 工作表和單元格工作簿在Excel中，工作簿是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，通常所說的Excel文件指的就是工作簿文件（擴展名為.xls）。 工作表工作表是在Excel中用于存儲和處理數(shù)據(jù)的主要文檔，也稱為電子表格。每個工作簿可以包含多張工作表，默認為3張，每張工作表有256列65536行。工作表的主要操作有：

43、工作表的添加、刪除、更名、復制和移動等，可以通過工作表標簽的快捷菜單實現(xiàn)。 單元格 每一張工作表都是由“25665536”個單元格構(gòu)成，每個單元格可以存儲不同類型的數(shù)據(jù)，除了通常的文字、日期、數(shù)字外，還可以存儲聲音、圖形等數(shù)據(jù)。單元格由它們所在的行和列位置來命名，例如“A5” 121工作表表簽：工作簿窗口底部的工作表表簽上顯示工作表的名稱，如果要在工作表間進行切換，只要單擊相應的工作表表簽。編輯欄：用于輸入、編輯單元格或圖表中的數(shù)據(jù)及公式。編輯欄顯示了活動單元格中存儲的常量或公式。顯示 / 隱藏編輯欄：“視圖”/ “編輯欄”名稱框：用于指示當前選定的單元格、圖表項或繪圖對象。1223.2.3

44、輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格輸入數(shù)據(jù)：在工作表中輸入數(shù)據(jù)之前必須先選擇單元格，然后再輸入數(shù)據(jù)。輸入的數(shù)據(jù)同時出現(xiàn)在當前活動單元格和編輯欄中，當輸入完畢時應按回車鍵結(jié)束輸入。 輸入數(shù)值：作為數(shù)字使用的字符包括：09、+、-、（）、/、$、% 。輸入文本：文本包括漢字、字母、數(shù)字字符、空格及各種符號，是作為字符串處理的數(shù)據(jù)。 輸入日期和時間：Excel將日期和時間視為數(shù)字處理，輸入日期可使用“-”號或“/”分割，輸入時間使用半角冒號“:”或漢字分割。123工作薄格式的設(shè)置：（1）設(shè)置背景：“格式” |“工作表”|“背景”（2）設(shè)置網(wǎng)格線：“工具” | “選項” | 將“窗口選項”中的“網(wǎng)格線”不選(有的

45、版本的“網(wǎng)格線”在“視圖”標簽下)（3）開始繪制所需的電子表格：在工作表中適當?shù)奈恢猛弦肥髽诉x中 m 行 n 列，作為電子表格占用的區(qū)域。124（4）設(shè)置表格邊框和內(nèi)部的網(wǎng)格線：“格式” | “單元格” | “邊框”，先設(shè)置外邊框，后設(shè)置內(nèi)邊框。 （5）為電子表格定義標題：選中繪制好的電子表格上方的單元格，單擊常用工具欄上的“合并并居中”按鈕，將其合并成一個單元格，在其中輸入表格的標題。125（6）在表格中輸入行標題和列標題，然后將數(shù)據(jù)填入電子表格相應的單元中。（7）對表格中的各個單元格進行其他的格式設(shè)置：“格式” | “單元格” ，在彈出的“單元格格式”對話框中進行單元格格式的設(shè)置。 126

46、3.2.3 輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格自動填充 為了使用戶能夠快速地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入，Excel為用戶提供了自動填充的功能。如果輸入的數(shù)據(jù)是一組有規(guī)律的數(shù)據(jù)序列，用戶可以通過拖動“填充柄”（選中單元格右下角的），快速地進行填充。數(shù)值型數(shù)據(jù)的填充文本型數(shù)據(jù)的填充日期型數(shù)據(jù)的填充 若填充數(shù)據(jù)比較復雜，例如：等比數(shù)列、等差數(shù)列、按日（月、年或工作日）變化的日期時可以通過執(zhí)行菜單欄中的“編輯”“填充”“序列”命令進行序列填充。 127利用填充柄自動填充單元格內(nèi)容在相鄰的一個或多個單元中輸入同一內(nèi)容:先在某單元格輸入一內(nèi)容，把鼠標移到填充柄上后，待光標呈實心十字時，拖動填充柄向要填充的行或列方向移動，當虛線框

47、覆蓋了要填充的行或列里的單元格后，松開左鍵即可。128輸入等差數(shù)列：在相鄰兩單元格輸入等差數(shù)列的前兩項，把指針移到填充柄上后，拖動填充柄向要填充的行或列方向移動，當虛線框覆蓋了要填充的行或列里的單元格后，松開左鍵即可。向右或向下拖動填充柄為遞增，向左或向右拖動填充柄為遞減。129輸入固有序列：Excel 內(nèi)部提供了一些序列，例如，星期日、星期一、星期二、星期六?？梢砸淮尉桶涯骋恍蛄休斎氲侥承┫噜弳卧裰小７椒ㄊ牵合仍诨締卧褫斎胄蛄行畔⒅械哪硞€元素內(nèi)容，例如星期三，并激活該單元，把指針移到填充柄上后，拖動填充柄向要填充的行或列方向移動，當虛線框覆蓋了要填充的行或列里的單元格后，松開左鍵即可。

48、130建立與輸入自定義序列：除了 Excel 已提供的序列之外，用戶還可以創(chuàng)建自定義序列。方法是：“工具” |“選項”|“自定義序列”，在“輸入序列”框中輸入自定義序列，每一個項目占一行（用回車分開）。點“添加”|“確定”。 在“自定義序列”列表框中有默認的11個序列，這11個固定序列不能修改。131編輯電子表格 工作表中區(qū)域的選擇選定單個單元格選定多個單元格選定行或列 選定整個工作表單元格數(shù)據(jù)的編輯和清除 編輯單元格數(shù)據(jù) 清除單元格數(shù)據(jù) 單元格數(shù)據(jù)的移動和復制 使用鼠標拖放使用剪貼板技術(shù)132復制、移動、刪除及合并單元格1、復制數(shù)據(jù)選擇被復制的區(qū)域，點“復制”，選擇目標位置，點“粘貼”。2、

49、移動數(shù)據(jù)選擇被復制的區(qū)域，點“剪切”，選擇目的位置，點“粘貼”。1333、刪除、合并單元格刪除單元格：選定要刪除的單元格，點“編輯”|“刪除” 在刪除對話框中選擇刪除單元格后的填充方向，點“確定”。合并單元格：選定要合并的單元格的區(qū)域 ，點“格式” | “單元格”|“對齊”|“合并單元格”|“確定”。134插入復制數(shù)據(jù)（移動行標題位置）在復制數(shù)據(jù)時，如果目標單元格區(qū)域中有數(shù)據(jù)，則所復制的數(shù)據(jù)會覆蓋原有的數(shù)據(jù)。而有時，我們會需要保留原有單元格中的數(shù)據(jù)，并插入新的數(shù)據(jù)，這時應使用“插入復制”功能，操作方法是：選擇被復制的區(qū)域，點“復制 / 剪切”，右擊目標位置，點“插入復制單元格” |“活動單元格

50、右移” |“確定”。135給單元格添加批注 為包含特殊數(shù)據(jù)的單元格添加批注，是十分有用的注釋方式。首先選中要添加批注的單元格，點擊右鍵，在快捷菜單中選擇“插入批注”命令，或執(zhí)行菜單欄中的“視圖”“批注”命令，在所打開的“審閱”工具欄中，單擊“新批注”按鈕，出現(xiàn)一個輸入批注的框，在批注框中輸入批注信息即可。 136重命名工作表右擊工作表的默認名( sheet1) ，點“重命名” 這時工作表標簽 sheet1 被選中，輸入新名（如：總調(diào)查數(shù)據(jù)表），按回車。137保護工作表：為了使自已創(chuàng)建的工作表不讓他人隨意修改或刪除，可以對工作簿中自已創(chuàng)建或使用的工作表進行保護。方法：點“工具” |“保護” |“

51、保護工作表”， 在“保護工作表”對話框中選擇要保護的項目 ，在“密碼”框中輸入密碼，點“確定”， 在“確認密碼”對話框中再次輸入密碼，點 “確定” 。1383.2.4 格式化工作表設(shè)置單元格格式 設(shè)置單元格格式包括數(shù)字格式、對齊方式、字體設(shè)置、邊框設(shè)置、圖案等。 設(shè)置標題為合并居中設(shè)置單元格格式 數(shù)字格式字體格式 對齊格式邊框顏色和圖案139調(diào)整行高和列寬當單元格中的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過列寬時，可以調(diào)整行高和列寬以便于數(shù)據(jù)的完整顯示。利用菜單命令利用鼠標拖動自動套用表格格式 自動套用格式的操作方法是：先選取要格式化的區(qū)域，然后執(zhí)行“格式”“自動套用格式”菜單命令，在彈出的“自動套用格式”對話框中，選擇

52、所需要的格式，單擊“確定”按鈕即可。 使用格式刷 Excel與Word一樣也可使用格式刷進行格式復制。 140調(diào)整行高和列寬方法1：點擊“格式”|“列”|“最適合的列寬”；點擊“格式” |“行”|“最適合的行高”。方法2：將鼠標指向要調(diào)整寬度的列的左右分隔線處，或指向要調(diào)高度的行的上下分隔線處，當鼠標指針變?yōu)殡p箭頭時：按下鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中輸入列（或行）的寬度（高度）。141按下鼠標左鍵，直接拖動可以手工調(diào)節(jié)該列（或行）的寬度（高度）。方法3：選定要調(diào)整寬度的列 ，點“格式” | “列”（或“行”）| “列寬”（或“行高”）， 在“列寬”（或“行高”）對話框中輸入所要的“列寬”（或“

53、行高”）的值，點“確定”。142自動套用格式：使用Excel中的，自動套用格式功能，可以快速生成一個規(guī)則的具有專業(yè)外觀的表格，從而避免繁瑣的單元格格式設(shè)置的操作。操作方法：“格式”|“自動套用格式”，單擊需要套用的格式，點“確定”。說明：如果有必要，單擊“自動套用格式”對話框中的“選項”然后在“應用格式種類”區(qū)中選擇套用格式中是否包含這些選項。例如，如果套用了某個格式，然后單擊“邊框”和“字體”兩個復選框中的復選符號，則在套用的格式中將不應用原工作表格式中的邊框和字體格式。1433.2.5 計算數(shù)據(jù)輸入公式 公式是對單元格中數(shù)據(jù)進行計算的等式。通過公式可以對單元格中的數(shù)值進行加、減、乘、除等簡

54、單運算，也可以使用公式對字符串進行比較、連接等運算，還可以通過公式進行統(tǒng)計、財務(wù)等復雜運算。公式的輸入必須以等號（=）開頭，其后為常量、函數(shù)、運算符、單元格引用和單元格區(qū)域等。公式一般都可以直接輸入，操作方法是：先選定單元格，輸入“=”號，然后再輸入公式，最后按回車鍵或用鼠標單擊編輯欄中的“”按鈕確認。 修改公式的方法類似于單元格的數(shù)據(jù)編輯操作方法。144單元格的引用在公式中通常要引用單元格來代替單元格中的實際數(shù)值，引用單元格數(shù)據(jù)后，公式的運算值將隨著被引用單元格數(shù)據(jù)的變化而變化。 引用運算符冒號（：） 指引用由兩對角的單元格圍起來的單元格區(qū)域。如“A2：B5” ，求“=MIN(G2:H6)”

55、逗號（，） 指逗號前后單元格同時引用。如“A2，A4，”，求 “=SUM(G2,G5,G9)”空格 指引用兩個或兩個以上單元格區(qū)域的重疊部分。如“B3：C5 C3：D5”，求 “=MAX(G2:H6145單元格的引用引用類型相對引用：是指當公式在復制時，公式中的引用單元格地址會隨之改變。如在C1單元格中輸入公式“=A1+B2”。 絕對引用：是指被引用的單元格與引用的單元格的位置關(guān)系是絕對的，公式將不隨位置的改變而變化。在Excel XP中，是通過在行號和列號前面都添加“$”符號來實現(xiàn)的。如公式“=$A$1+$B$2”?；旌弦茫菏且环N介于相對引用和絕對引用之間的引用，如$A1或A$1。 146

56、單元格的引用單元格地址的引用引用跨工作表的單元格 格式：=工作表名！單元格地址 注：若是當前工作表，可省略“工作表名！”。 例：“=Sheet1！A1+ B2” 引用跨工作簿的單元格 格式：=工作簿名工作表！單元格地址 注：若是當前工作簿，可省略“工作簿名”。 例：“=Book1Sheet1！A1+Sheet2！B2”147名稱的使用 使用單元格區(qū)域名稱應該是先定義名稱，后使用。定義單元格區(qū)域名稱時應以字母或下劃線開頭，后跟字母、數(shù)字、下劃線或句點，不能含有空格，長度不超過255。 命名單元格區(qū)域常用的方法使用菜單命令命名 使用“名稱框”命名 148名稱的使用為單元格定義名稱步驟：“插入” |

57、 “名稱” | “定義” ，輸入單元格的名字，點“確定”。單擊“定義名稱”對話框上的按鈕，隱藏“定義名稱”對話框，再單擊按鈕恢復“定義名稱”對話框。定義了名稱后，在另一工作表中可直接使用這個名稱進行運算。149使用函數(shù)Excel函數(shù)是一種預設(shè)的內(nèi)置公式，它是通過引用參數(shù)接收數(shù)據(jù)，并返回結(jié)果。與直接用公式進行計算相比，使用函數(shù)進行計算的速度更快，更簡潔。因此，應盡量使用函數(shù)。在Excel中函數(shù)有多種類型，主要有：財務(wù)函數(shù)、日期與時間函數(shù)、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查找與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)等。使用函數(shù)的步驟選擇要輸入函數(shù)的單元格執(zhí)行菜單欄中的“插入”“函數(shù)”命令，或使用編輯欄

58、。從“或選擇類別”框中選擇函數(shù)類型 在參數(shù)框中輸入?yún)?shù)，參數(shù)可以是常量、單元格或區(qū)域。 輸入完成函數(shù)所需的所有參數(shù)后，單擊“確定”按鈕。150數(shù)據(jù)分析中函數(shù)的應用掌握下列兩個函數(shù)的應用：CORREL函數(shù)（求兩組數(shù)的相關(guān)系數(shù)）。語法：CORREL（Array1,Array2）Arrary1：第一組數(shù)值單元格區(qū)域。Arrary2：第二組數(shù)值單元格區(qū)域。FORECAST函數(shù)（根據(jù)給定的數(shù)據(jù)計算或預測未來值）。語法：FORECAST（X，Know_ys , Know_xs）X：需要進行預測的數(shù)據(jù)點。Known_ys：因變量數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域。Known_xs：自變量數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域。151快速計算有時候，我

59、們在工作表中想要簡單地計算一下某些單元格中數(shù)據(jù)的和、均值、最大值、最小值等，但不想把這些結(jié)果出現(xiàn)在工作表中，此時可以使用Excel提供的“快速計算”功能。步驟如下：選定要計算的單元格區(qū)域，右擊Excel窗口的狀態(tài)欄，然后在出現(xiàn)的快捷菜單中選“最大值”，則該區(qū)域的最大值顯示在狀態(tài)欄中。（狀態(tài)欄在表格的最下方和“開始”按鈕之間。若沒有，可以點“視圖”來打開“狀態(tài)欄”）152補充說明:為了區(qū)分單元格中的數(shù)字是字符型數(shù)據(jù)，還是數(shù)值型數(shù)據(jù)。在輸入數(shù)據(jù)時，字符型數(shù)據(jù)左側(cè)要加單引號。如：101。1533.2.6 管理和分析數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)清單在Excel XP中，通過數(shù)據(jù)清單對數(shù)據(jù)進行管理和組織。數(shù)據(jù)清單類似于二維

60、表，數(shù)據(jù)清單中的列相當于數(shù)據(jù)庫中的字段，第一行為各字段的標題，以下的行相當于數(shù)據(jù)庫中的記錄。使用記錄單輸入數(shù)據(jù)在向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)時，有兩種方法：一是直接在工作表中輸入數(shù)據(jù)；二是使用記錄單向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)。 使用記錄單編輯數(shù)據(jù) 使用記錄單不僅可以很方便地向工作表的數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)，而且對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行編輯也非常方便。154使用記錄單輸入數(shù)據(jù)在向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)時，有兩種方法：一是直接在工作表中輸入數(shù)據(jù)；二是使用記錄單向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)。 使用記錄單編輯數(shù)據(jù) 使用記錄單不僅可以很方便地向工作表的數(shù)據(jù)清單輸入數(shù) 據(jù)， 而且對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行編輯也非常方便155根據(jù)表中的數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)清