辦公自動化從傳統(tǒng)OA到協(xié)同OA的飛躍

1、.：.；辦公自動化從傳統(tǒng)OA到協(xié)同OA的飛躍文章來源 csai提及OA，人們往往會很自然的把它與“檔案管理、“公文流轉(zhuǎn)等聯(lián)絡(luò)在一同，這也是脫胎于政府收發(fā)文的OA給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的開展歷程中，OA本身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個“文秘企業(yè)需求依托它來進(jìn)展一些根本的行政事務(wù)處置，但同時卻很難從中獲得更多的價值，這就是辦公自動化系統(tǒng)所處的現(xiàn)實(shí)和 姿態(tài)，也是企業(yè)用戶對傳統(tǒng)OA不稱心的焦點(diǎn)所在。而今天，隨著協(xié)同軟件實(shí)際和技術(shù)的日趨成熟，協(xié)同OA應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生。它源自傳統(tǒng)OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現(xiàn)出其不同與傳統(tǒng)OA的運(yùn)用和更高層面的價值。在論述傳統(tǒng)OA和協(xié)同OA的區(qū)別之

2、前，讓我們來回想一下OA的開展歷程及其相應(yīng)的特點(diǎn)?；叵耄恨k公自動化的開展過程第一代OA來源于政府公文和檔案管理的需求，它實(shí)施了企業(yè)部分任務(wù)流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點(diǎn)是以公文處置、檔案管理為中心，辦公其實(shí)就是辦文，并構(gòu)成了以后OA的根本體系。此時OA的架設(shè)也多在C/S下，無法很好的支持遠(yuǎn)程辦公和挪動辦公。第二代OA是從90年代中期開場，隨著 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%BB%A5%C1%AA%CD%F8 t _blank 互聯(lián)網(wǎng)Internet的興起與開展而產(chǎn)生的。以Internet為根底，第二代OA實(shí)現(xiàn)了B/S架構(gòu)，并很好的支

3、持了挪動辦公的需求，企業(yè) HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D7%CA%D4%B4 t _blank 資源不再遭到通訊技術(shù)的限制。同時，OA系統(tǒng)也參與了更多的功能，如BBS、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質(zhì)上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為中心內(nèi)容。90年代末期開場，隨著市場環(huán)境的變化和協(xié)同管理Collaboration的興起，OA的指點(diǎn)思想開場發(fā)生轉(zhuǎn)變，更多的強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同，OA中也參與了新的協(xié)作工具，如即時通訊、工程管理、網(wǎng)絡(luò) HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%BB%E

4、1%D2%E9 t _blank 會議、文檔共享等等，第三代OA出現(xiàn)了。但此時的OA還是沒有完全突破傳統(tǒng)OA的局限，實(shí)現(xiàn)的協(xié)作也僅是部分的、淺層次的；更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的形狀?？v觀OA的開展歷程，我們發(fā)現(xiàn)，辦公自動化很多時候作的任務(wù)不過是將手工進(jìn)展的事務(wù)搬到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，而其本身卻沒有添加多少先進(jìn)的管理理念和方法。另外，來源于政府的公文和檔案管理的OA也不斷很難擺脫最初的定義方式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進(jìn)展了電子化，并在任務(wù)流管理上有所加強(qiáng)外，并未給企業(yè)帶來更多的價值。同時，雖然第三代OA開場參與新的理念如“協(xié)同，但從根本上來說，它只是利

5、用了一些簡單的協(xié)作工具，從 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%C6%F3%D2%B5%B9%DC%C0%ED t _blank 企業(yè)管理的整體角度來看，它離真正的“協(xié)同還有相當(dāng)?shù)拈g隔 ?，F(xiàn)狀：用戶面對的OA系統(tǒng)了解了OA的開展歷程和根本特性后，我們不由要問，那么如今用戶面對的辦公自動化系統(tǒng)又是怎樣的一個情況呢？第一類OA：沿襲傳統(tǒng)OA，簡單和低價開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價錢和開發(fā)本錢都比較低，它的功能主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。并參與了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理

6、、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨(dú)立，其中包含的各種信息依然以“孤立和“靜態(tài)的方式存在?？傮w上來說，這類OA只能協(xié)助 企業(yè)邁入“辦公自動化的初級階段，對希望利用OA提高管理程度的企業(yè)來說并沒有多大本質(zhì)性的協(xié)助 。第二類OA：實(shí)現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈敏性第二類OA相對來說是比較先進(jìn)的OA，它開場納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進(jìn)展了相當(dāng)?shù)母牧?，除了對任?wù)流程的功能進(jìn)展了加強(qiáng)之外，還利用各種協(xié)作工具實(shí)現(xiàn)人與人之間、部門與部門之間的協(xié)同，OA的架構(gòu)也比較靈敏，然而它各方面的功能還是相對獨(dú)立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有實(shí)現(xiàn)更深層次的對接，其“辦公涵義的廣度和深度也沒有到達(dá)一

7、個更高的層面。面對辦公自動化的現(xiàn)狀，我們會問：辦公自動化究竟應(yīng)該為企業(yè)帶來什么運(yùn)用價值？它將何去何從？實(shí)踐上，這是兩個相關(guān)的問題，處理方法的獲得必需求有更高的高度，更寬闊的視野來對待辦公自動化的涵義。我們需求的是重新審視企業(yè)的管理和 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D0%C5%CF%A2%BB%AF t _blank 信息化需求，從而發(fā)掘OA新的運(yùn)用價值。思索：尋求OA的價值讓我們先來看一下現(xiàn)實(shí)情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以了解為“日常的任務(wù)。這個日常任務(wù)的涵義是很廣泛的。從人員運(yùn)用的角度來看， HYPERLINK csai/incse

8、arch/search.asp?key=%C6%F3%D2%B5%B9%DC%C0%ED t _blank 企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運(yùn)作情況，與各部門堅持經(jīng)常性的 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%B9%B5%CD%A8 t _blank 溝通和交流，從 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%C8%CB%C1%A6%D7%CA%D4%B4 t _blank 人力資源、財務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注“監(jiān)控和決策；部門指點(diǎn)希望方便的分配任務(wù)義務(wù)，查看下屬的任務(wù)進(jìn)展情況，對其做出相

9、應(yīng)的指點(diǎn)，對業(yè)績進(jìn)展評價，并與上下級和其他部門建立嚴(yán)密的聯(lián)絡(luò)，因此他關(guān)注“管理和協(xié)調(diào)；普通員工希望可以查看本人的任務(wù)方案和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、工程管理等完本錢人的任務(wù)義務(wù)，因此他關(guān)注“高效和協(xié)作。而從運(yùn)用內(nèi)容的角度來看，日常任務(wù)現(xiàn)實(shí)上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務(wù)、工程等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)嚴(yán)密，相互作用。因此在現(xiàn)實(shí)情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實(shí)現(xiàn)了“辦公自動化。因此OA應(yīng)該從更寬廣的角度來思索“辦公的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)展嚴(yán)密的結(jié)合。再來看一下企業(yè)當(dāng)前的 HYPERLINK

10、csai/incsearch/search.asp?key=%D0%C5%CF%A2%BB%AF t _blank 信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D3%A6%D3%C3%CF%B5%CD%B3 t _blank 運(yùn)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個或部分 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D7%CA%D4%B4 t _blank 資源的管理，相互之間很少可以嚴(yán)密協(xié)調(diào)起來，“信息孤島、“運(yùn)用孤島和“資源孤島三大難題不可防止的存在。企業(yè)經(jīng)常面臨 HYPERLIN

11、K csai/incsearch/search.asp?key=%B9%B5%CD%A8 t _blank 溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以一致管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需求突破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現(xiàn)對管理和運(yùn)營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其運(yùn)用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同運(yùn)用應(yīng)該更多的被納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)展整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。從以

12、上可以看出，一方面我們應(yīng)該延展和深化OA的運(yùn)用，另一方面需求將協(xié)同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)協(xié)同OA。變革：協(xié)同OA實(shí)現(xiàn)的飛躍協(xié)同OA基于全新的管理理念和功能體系而設(shè)計，因此它呈現(xiàn)出完全不同于傳統(tǒng)OA的特性，在泛 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%CE%A2%C8%ED t _blank 微軟件的協(xié)同OA產(chǎn)品e-cology中，首先可以表達(dá)為如下三方面的根本設(shè)計思想：信息網(wǎng)狀思想：將各種分散的、不規(guī)那么存在的信息整合成一張“信息網(wǎng)；業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想：對各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)展整合并實(shí)如今一致 HYPERLINK csai/incse

13、arch/search.asp?key=%C6%BD%CC%A8 t _blank 平臺上的統(tǒng)籌管理；隨需而應(yīng)思想：企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一同，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié)作?；谶@三大根本思想體系設(shè)計的協(xié)同OA一方面打造了高度“協(xié)同的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了OA的運(yùn)用，從而完全突破了傳統(tǒng)OA的局限，有效協(xié)助 企業(yè)整合各種資源，提升管理：關(guān)聯(lián)企業(yè)的分析和決策來源于準(zhǔn)確、全面和及時的信息，而“孤島式的信息一方面很難全面反響真實(shí)的情況，另一方面也容易呵斥數(shù)據(jù)混亂、更新不及時、難以一致管理和獲取等問題。在傳統(tǒng)OA中，例如銷售經(jīng)理要審批一項(xiàng)費(fèi)用報銷單，假設(shè)他對這筆費(fèi)用的來龍去

14、脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，由于他所獲得的僅僅是一些靜態(tài)的，外表的信息；這個時候他能夠要經(jīng)過不同的運(yùn)用系統(tǒng)去查詢更多的信息，或者與相關(guān)人員進(jìn)展交流，這樣就大大降低了任務(wù)的效率和準(zhǔn)確性。而在協(xié)同OA中，由于信息之間曾經(jīng)建立了各種關(guān)聯(lián)，因此銷售經(jīng)理可以從這張報銷單開場，迅速提取其他的相關(guān)信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或工程、提交人的情況、原始單據(jù)或憑證的掃描等，同時又不用在不同的運(yùn)用系統(tǒng)之間切換。經(jīng)過這樣的關(guān)聯(lián)，為企業(yè)真實(shí)的復(fù)原了信息本來的“網(wǎng)狀構(gòu)造，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的妨礙。深化 HYPERLINK csai/incsearch/search.as

15、p?key=%C6%F3%D2%B5%B9%DC%C0%ED t _blank 企業(yè)管理涉及到的環(huán)節(jié)是眾多的?，F(xiàn)代化企業(yè)就象一臺不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精細(xì)機(jī)器，而各種管理和運(yùn)營環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關(guān)系，并且必需為企業(yè)的共同目的而實(shí)現(xiàn)一致性的運(yùn)作。例如一個產(chǎn)品的銷售，涉及到產(chǎn)品的功能和質(zhì)量產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)控及晉級、產(chǎn)品的市場宣傳宣傳 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%C6%BD%CC%A8 t _blank 平臺、宣傳文件和方式、詳細(xì)銷售業(yè)務(wù)的開展客戶管理、工程跟蹤、合同簽署、相關(guān)費(fèi)用的報銷單據(jù)填寫、流程審批、數(shù)據(jù)更新等，而這些

16、業(yè)務(wù)能否可以被很好的管理并實(shí)現(xiàn)一致性的協(xié)調(diào)將直接影響到產(chǎn)品的銷售成果。傳統(tǒng)OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是非常有限的，因此很難對這樣的一些比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)過程進(jìn)展管理，當(dāng)然就更難以支持整個業(yè)務(wù)鏈的平滑運(yùn)作了。而在協(xié)同OA中，對管理范疇進(jìn)展了深化和延伸，因此可以讓企業(yè)方便的對更多的環(huán)節(jié)進(jìn)展整合和統(tǒng)籌管理。協(xié)作要實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)作，首先需求突破物理邊境和組織邊境，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進(jìn)展無妨礙的 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%B9%B5%CD%A8 t _blank 溝通；其次，需求對整個的協(xié)作進(jìn)展管理，讓協(xié)作的對象為共

17、同目的而進(jìn)展一致性的、協(xié)調(diào)的動作，對協(xié)作過程進(jìn)展監(jiān)控、調(diào)整，對協(xié)作產(chǎn)生的信息進(jìn)展完好的保管，并以知識的方式進(jìn)展再利用；第三，由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個運(yùn)營環(huán)節(jié)中，因此還需求一定的運(yùn)用廣度來支持對其的管理。在傳統(tǒng)OA中，協(xié)作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時聊天工具、任務(wù)流程等雖然可以實(shí)現(xiàn)一部分的協(xié)作，然而它們的涵蓋面非常有限，溝通的內(nèi)容零散，之后也很難對其結(jié)果進(jìn)展進(jìn)一步的整理。而在協(xié)同OA中，由于各種 HYPERLINK csai/incsearch/search.asp?key=%D7%CA%D4%B4 t _blank 資源之間的屏障被突破，因此這樣的協(xié)作可以貫穿于各個環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內(nèi)容可以是企業(yè)積累的各種知識文檔，工程進(jìn)展中的某個義務(wù)，或是企業(yè)的一個合同會簽流程，一種需求分配的物資；協(xié)作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發(fā)生在