論大型信息系統(tǒng)項目的溝通管理

1、摘要:2014年3月，我作為大項目經(jīng)理參與了某省重點用能企業(yè)能源數(shù)據(jù)監(jiān)測管理平臺信息系統(tǒng)項目建設(shè)，該項目由省經(jīng)信委投資建設(shè)并列入省重點信息化建設(shè)項目，總投資900萬元，建設(shè)期為1年。通過本項目的建設(shè)，實現(xiàn)了全省各地市縣重點用能企業(yè)能源使用、儲備、轉(zhuǎn)換和消費的在線實時監(jiān)測管理，以及展示地區(qū)生產(chǎn)總值能耗和能源消費總量控制指標(biāo)完成情況等。該信息系統(tǒng)項目于2015年3月建成，并順利通過專家組的驗收。本文結(jié)合作者的實際管理經(jīng)驗，以該項目為例，討論該信息系統(tǒng)大項目建設(shè)過程中的溝通管理，主要從四個方面進行論述，編制溝通管理計劃、信息分發(fā)、績效報告和干系人管理。項目通過我和我的團隊有效管理和實施，使本項目按照

2、預(yù)期目標(biāo)順利完成，贏得了用戶的一致好評。正文：2014年3月，我作為大項目經(jīng)理參與了某省重點用能企業(yè)能源數(shù)據(jù)監(jiān)測管理平臺信息系統(tǒng)項目建設(shè)，該項目由省經(jīng)信委投資建設(shè)并列入省重點信息化建設(shè)項目，總投資900萬元，建設(shè)期為1年。通過本項目的建設(shè)，實現(xiàn)了全省各地市縣重點用能企業(yè)能源使用、儲備、轉(zhuǎn)換和消費的在線實時監(jiān)測管理，以及展示地區(qū)生產(chǎn)總值能耗和能源消費總量控制指標(biāo)完成情況等。系統(tǒng)平臺軟件功能模塊包括用能監(jiān)測、能效分析、節(jié)能管理、碳排放管理、形勢分析、節(jié)能監(jiān)察、總量控制、公眾服務(wù)和企業(yè)服務(wù)等九大功能模塊。本項目系統(tǒng)軟件平臺采用JAVA語言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用Oracle關(guān)系型數(shù)據(jù)庫及自主開發(fā)的支持海量數(shù)

3、據(jù)存儲的實時數(shù)據(jù)庫，通過SOA面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)組件模型，將這些應(yīng)用程序的不同功能單元（稱為服務(wù)）通過這些服務(wù)之間定義良好的接口和契約聯(lián)系起來。硬件方面經(jīng)過接入點現(xiàn)場安裝前端智能數(shù)據(jù)采集器，并對分散的計量儀表進行能源數(shù)據(jù)采集，通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫服務(wù)器，實現(xiàn)對能源數(shù)據(jù)的實時讀取、統(tǒng)計分析和應(yīng)用。底層計量儀表如電能表與智能數(shù)據(jù)采集器之間，采用基于Modbus協(xié)議的工業(yè)自動化網(wǎng)絡(luò)規(guī)范連接，數(shù)據(jù)采集器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器之間采用基于TCP/IP協(xié)議的有線或無線網(wǎng)絡(luò)方式接入平臺。系統(tǒng)軟件平臺通過各模塊對企業(yè)能源數(shù)據(jù)進行可視化呈現(xiàn)和監(jiān)測，并促進用能企業(yè)進行能源使用優(yōu)化與改進。由于本項目作為我公司大型重點

4、項目，項目投資較大、工期較長、干系人較多，技術(shù)交錯復(fù)雜，我作為大項目經(jīng)理把本項目劃分為軟件開發(fā)和硬件集成兩個子項目，并下設(shè)王工、李工為子項目經(jīng)理，本項目采用間接管理的方法進行，我指導(dǎo)和要求子項目經(jīng)理先完成項目過程計劃的制定，然后再制定項目的活動計劃，并建立統(tǒng)一的項目過程管理體系。實施期間，我特別重視大項目的溝通管理，因為大項目的很多問題都是由于溝通問題引起的，溝通是否有效和暢通，從某種意義上講將直接決定項目的成功與否，因此溝通成為了我本項目管理關(guān)注的重點。一、制定溝通管理計劃凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。因此項目組首先根據(jù)項目章程和項目管理計劃組織制定了詳細(xì)和切實可行的溝通管理計劃。項目溝通管理計劃包

5、括了項目干系人的溝通需求和期望，個體對溝通信息的響應(yīng)等。明確了哪些人是項目干系人，他們對于本項目的收益水平和影響程度如何，誰需要什么樣的信息，何時需要，以及應(yīng)怎樣分發(fā)給他們，都作了明確的規(guī)定。在溝管管理計劃方面主要采用了溝通需求分析的工具和技術(shù)，包括用戶管理層、用戶接口人員、供應(yīng)商人員、項目經(jīng)理、項目組成員各需要什么樣的信息，并采用了溝通內(nèi)外有別，采用對方能夠接受的溝通風(fēng)格，以及溝通的升級等原則。計劃規(guī)定項目組成員每周召開例會制度，以及向用戶和項目組管理層月度匯報會議制度，同時將相關(guān)周報和會議紀(jì)要內(nèi)容及時發(fā)給有關(guān)的干系人，做到事事有計劃。二、信息分發(fā)管理在項目溝通管理過程中，我們需要以一些合適

6、的方式，比如正式的、非正式的、口頭的、書面的形式，將有關(guān)的信息分發(fā)給所需要的干系人。項目組采用了信息分發(fā)方法及溝通技術(shù)的工具進行了信息分發(fā)管理，如電子郵件、傳真、電話，以及會議紀(jì)要和書面文件等。正式的溝通，有項目匯報會、項目例會以及組織內(nèi)外的正式文檔和往來記錄；非正式的溝通，有口頭交流、非工作時間的交流、隨機的詢問和提醒等。其實非正式的交流可以得到正式溝通無法得到的信息，如有一次我去茶水間倒水，碰到了資料管理員小舒，她向我聊起了一件事，說是有部分采購材料到貨后，安裝使用說明書、合格證現(xiàn)場有丟失的情況，由于這些事情并沒有在項目例會中反映出來，我得知后立即組織查實原因，將丟失的資料安排相關(guān)人員聯(lián)系

7、供應(yīng)商進行補發(fā)，并對項目組加以了此類問題的預(yù)防工作三、績效報告管理績效報告主要是收集項目實際績效信息報送給相關(guān)干系人了解和管理項目績效。項目組依據(jù)例會周報及收集工作績效信息，在每月月底制定書面的項目進度和狀態(tài)報告，說明項目在一個月時間內(nèi)完成的工作情況，同時報告最直接反映項目的現(xiàn)狀，由各子項目經(jīng)理提交給項目組管理層和根據(jù)項目溝通管理計劃確定的需要的相關(guān)干系人，進行績效評估。在進展報告內(nèi)，全面記錄了項目的進度情況，完成的百分比，哪些工作已經(jīng)完成以及哪些工作正在進行。在報告中項目組分析了出現(xiàn)的一個溝通管理問題，期間因一個軟件測試人員請假了兩天，而軟件開發(fā)人員并不知情，導(dǎo)致了部分進度績效的延誤，好在后

8、續(xù)通過快速跟進進行了糾偏，同時項目組把請假報告制度增加和更新到項目溝通管理計劃當(dāng)中。在績效報告管理方面項目組采用了績效信息表示工具，即績效數(shù)據(jù)報表對項目績效進行了全面展示。四、干系人管理項目干系人管理是滿足信息需要者的需求并解決項目干系人之間的問題，在項目干系人管理方面項目組采用了溝通方法等工具和技術(shù)進行了管理。在項目干系人管理活動中，我發(fā)現(xiàn)會議效率非常低下的問題，會議時間過長，會議內(nèi)容過于發(fā)散，項目必須要解決會議效率的問題。當(dāng)時我提出了要召開“高效會議”的要求，因此我組織子項目經(jīng)理做了以下幾個方面的工作：事先制定了一個會議制度，放棄可開可不開的會議，明確會議的目的和期望結(jié)果，在會議之前將會議

9、資料發(fā)放到參會人員手中，明確了會議規(guī)則，會議后規(guī)定了總結(jié)和會議紀(jì)要，并做好會議的后勤保障工作。通過以上的管理，使得各干系人會議溝通效率大大提高。經(jīng)過我和我的項目團隊不懈的努力，歷時1年，本項目于2015年3月順利完成，并通過了業(yè)主方組織的專家驗收。本項目全面積極響應(yīng)了國務(wù)院關(guān)于節(jié)能減排、低碳發(fā)展、綠色生態(tài)的總體發(fā)展要求，通過本系統(tǒng)平臺，使能源管理部門能夠及時、準(zhǔn)確、全面了解全省重點能用企業(yè)用能狀況，對政府、企業(yè)及公眾具有全社會能源生態(tài)鏈管理的效益，項目得到了建設(shè)方的高度評價。本項目的成功得益于我成功的溝通管理。當(dāng)然在本項目中，還有一些不足之處，比如在項目實施過程中，由于1名員工因個人原因離職，導(dǎo)致項目的建設(shè)出現(xiàn)了一些階段性的問題，還有曾經(jīng)根據(jù)需