論大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通管理_第1頁
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文檔簡介

1、摘要:2014年3月,我作為大項(xiàng)目經(jīng)理參與了某省重點(diǎn)用能企業(yè)能源數(shù)據(jù)監(jiān)測管理平臺信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè),該項(xiàng)目由省經(jīng)信委投資建設(shè)并列入省重點(diǎn)信息化建設(shè)項(xiàng)目,總投資900萬元,建設(shè)期為1年。通過本項(xiàng)目的建設(shè),實(shí)現(xiàn)了全省各地市縣重點(diǎn)用能企業(yè)能源使用、儲備、轉(zhuǎn)換和消費(fèi)的在線實(shí)時監(jiān)測管理,以及展示地區(qū)生產(chǎn)總值能耗和能源消費(fèi)總量控制指標(biāo)完成情況等。該信息系統(tǒng)項(xiàng)目于2015年3月建成,并順利通過專家組的驗(yàn)收。本文結(jié)合作者的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn),以該項(xiàng)目為例,討論該信息系統(tǒng)大項(xiàng)目建設(shè)過程中的溝通管理,主要從四個方面進(jìn)行論述,編制溝通管理計劃、信息分發(fā)、績效報告和干系人管理。項(xiàng)目通過我和我的團(tuán)隊(duì)有效管理和實(shí)施,使本項(xiàng)目按照

2、預(yù)期目標(biāo)順利完成,贏得了用戶的一致好評。正文:2014年3月,我作為大項(xiàng)目經(jīng)理參與了某省重點(diǎn)用能企業(yè)能源數(shù)據(jù)監(jiān)測管理平臺信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè),該項(xiàng)目由省經(jīng)信委投資建設(shè)并列入省重點(diǎn)信息化建設(shè)項(xiàng)目,總投資900萬元,建設(shè)期為1年。通過本項(xiàng)目的建設(shè),實(shí)現(xiàn)了全省各地市縣重點(diǎn)用能企業(yè)能源使用、儲備、轉(zhuǎn)換和消費(fèi)的在線實(shí)時監(jiān)測管理,以及展示地區(qū)生產(chǎn)總值能耗和能源消費(fèi)總量控制指標(biāo)完成情況等。系統(tǒng)平臺軟件功能模塊包括用能監(jiān)測、能效分析、節(jié)能管理、碳排放管理、形勢分析、節(jié)能監(jiān)察、總量控制、公眾服務(wù)和企業(yè)服務(wù)等九大功能模塊。本項(xiàng)目系統(tǒng)軟件平臺采用JAVA語言開發(fā),數(shù)據(jù)庫采用Oracle關(guān)系型數(shù)據(jù)庫及自主開發(fā)的支持海量數(shù)

3、據(jù)存儲的實(shí)時數(shù)據(jù)庫,通過SOA面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)組件模型,將這些應(yīng)用程序的不同功能單元(稱為服務(wù))通過這些服務(wù)之間定義良好的接口和契約聯(lián)系起來。硬件方面經(jīng)過接入點(diǎn)現(xiàn)場安裝前端智能數(shù)據(jù)采集器,并對分散的計量儀表進(jìn)行能源數(shù)據(jù)采集,通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫服務(wù)器,實(shí)現(xiàn)對能源數(shù)據(jù)的實(shí)時讀取、統(tǒng)計分析和應(yīng)用。底層計量儀表如電能表與智能數(shù)據(jù)采集器之間,采用基于Modbus協(xié)議的工業(yè)自動化網(wǎng)絡(luò)規(guī)范連接,數(shù)據(jù)采集器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器之間采用基于TCP/IP協(xié)議的有線或無線網(wǎng)絡(luò)方式接入平臺。系統(tǒng)軟件平臺通過各模塊對企業(yè)能源數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化呈現(xiàn)和監(jiān)測,并促進(jìn)用能企業(yè)進(jìn)行能源使用優(yōu)化與改進(jìn)。由于本項(xiàng)目作為我公司大型重點(diǎn)

4、項(xiàng)目,項(xiàng)目投資較大、工期較長、干系人較多,技術(shù)交錯復(fù)雜,我作為大項(xiàng)目經(jīng)理把本項(xiàng)目劃分為軟件開發(fā)和硬件集成兩個子項(xiàng)目,并下設(shè)王工、李工為子項(xiàng)目經(jīng)理,本項(xiàng)目采用間接管理的方法進(jìn)行,我指導(dǎo)和要求子項(xiàng)目經(jīng)理先完成項(xiàng)目過程計劃的制定,然后再制定項(xiàng)目的活動計劃,并建立統(tǒng)一的項(xiàng)目過程管理體系。實(shí)施期間,我特別重視大項(xiàng)目的溝通管理,因?yàn)榇箜?xiàng)目的很多問題都是由于溝通問題引起的,溝通是否有效和暢通,從某種意義上講將直接決定項(xiàng)目的成功與否,因此溝通成為了我本項(xiàng)目管理關(guān)注的重點(diǎn)。一、制定溝通管理計劃凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。因此項(xiàng)目組首先根據(jù)項(xiàng)目章程和項(xiàng)目管理計劃組織制定了詳細(xì)和切實(shí)可行的溝通管理計劃。項(xiàng)目溝通管理計劃包

5、括了項(xiàng)目干系人的溝通需求和期望,個體對溝通信息的響應(yīng)等。明確了哪些人是項(xiàng)目干系人,他們對于本項(xiàng)目的收益水平和影響程度如何,誰需要什么樣的信息,何時需要,以及應(yīng)怎樣分發(fā)給他們,都作了明確的規(guī)定。在溝管管理計劃方面主要采用了溝通需求分析的工具和技術(shù),包括用戶管理層、用戶接口人員、供應(yīng)商人員、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組成員各需要什么樣的信息,并采用了溝通內(nèi)外有別,采用對方能夠接受的溝通風(fēng)格,以及溝通的升級等原則。計劃規(guī)定項(xiàng)目組成員每周召開例會制度,以及向用戶和項(xiàng)目組管理層月度匯報會議制度,同時將相關(guān)周報和會議紀(jì)要內(nèi)容及時發(fā)給有關(guān)的干系人,做到事事有計劃。二、信息分發(fā)管理在項(xiàng)目溝通管理過程中,我們需要以一些合適

6、的方式,比如正式的、非正式的、口頭的、書面的形式,將有關(guān)的信息分發(fā)給所需要的干系人。項(xiàng)目組采用了信息分發(fā)方法及溝通技術(shù)的工具進(jìn)行了信息分發(fā)管理,如電子郵件、傳真、電話,以及會議紀(jì)要和書面文件等。正式的溝通,有項(xiàng)目匯報會、項(xiàng)目例會以及組織內(nèi)外的正式文檔和往來記錄;非正式的溝通,有口頭交流、非工作時間的交流、隨機(jī)的詢問和提醒等。其實(shí)非正式的交流可以得到正式溝通無法得到的信息,如有一次我去茶水間倒水,碰到了資料管理員小舒,她向我聊起了一件事,說是有部分采購材料到貨后,安裝使用說明書、合格證現(xiàn)場有丟失的情況,由于這些事情并沒有在項(xiàng)目例會中反映出來,我得知后立即組織查實(shí)原因,將丟失的資料安排相關(guān)人員聯(lián)系

7、供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)發(fā),并對項(xiàng)目組加以了此類問題的預(yù)防工作三、績效報告管理績效報告主要是收集項(xiàng)目實(shí)際績效信息報送給相關(guān)干系人了解和管理項(xiàng)目績效。項(xiàng)目組依據(jù)例會周報及收集工作績效信息,在每月月底制定書面的項(xiàng)目進(jìn)度和狀態(tài)報告,說明項(xiàng)目在一個月時間內(nèi)完成的工作情況,同時報告最直接反映項(xiàng)目的現(xiàn)狀,由各子項(xiàng)目經(jīng)理提交給項(xiàng)目組管理層和根據(jù)項(xiàng)目溝通管理計劃確定的需要的相關(guān)干系人,進(jìn)行績效評估。在進(jìn)展報告內(nèi),全面記錄了項(xiàng)目的進(jìn)度情況,完成的百分比,哪些工作已經(jīng)完成以及哪些工作正在進(jìn)行。在報告中項(xiàng)目組分析了出現(xiàn)的一個溝通管理問題,期間因一個軟件測試人員請假了兩天,而軟件開發(fā)人員并不知情,導(dǎo)致了部分進(jìn)度績效的延誤,好在后

8、續(xù)通過快速跟進(jìn)進(jìn)行了糾偏,同時項(xiàng)目組把請假報告制度增加和更新到項(xiàng)目溝通管理計劃當(dāng)中。在績效報告管理方面項(xiàng)目組采用了績效信息表示工具,即績效數(shù)據(jù)報表對項(xiàng)目績效進(jìn)行了全面展示。四、干系人管理項(xiàng)目干系人管理是滿足信息需要者的需求并解決項(xiàng)目干系人之間的問題,在項(xiàng)目干系人管理方面項(xiàng)目組采用了溝通方法等工具和技術(shù)進(jìn)行了管理。在項(xiàng)目干系人管理活動中,我發(fā)現(xiàn)會議效率非常低下的問題,會議時間過長,會議內(nèi)容過于發(fā)散,項(xiàng)目必須要解決會議效率的問題。當(dāng)時我提出了要召開“高效會議”的要求,因此我組織子項(xiàng)目經(jīng)理做了以下幾個方面的工作:事先制定了一個會議制度,放棄可開可不開的會議,明確會議的目的和期望結(jié)果,在會議之前將會議

9、資料發(fā)放到參會人員手中,明確了會議規(guī)則,會議后規(guī)定了總結(jié)和會議紀(jì)要,并做好會議的后勤保障工作。通過以上的管理,使得各干系人會議溝通效率大大提高。經(jīng)過我和我的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不懈的努力,歷時1年,本項(xiàng)目于2015年3月順利完成,并通過了業(yè)主方組織的專家驗(yàn)收。本項(xiàng)目全面積極響應(yīng)了國務(wù)院關(guān)于節(jié)能減排、低碳發(fā)展、綠色生態(tài)的總體發(fā)展要求,通過本系統(tǒng)平臺,使能源管理部門能夠及時、準(zhǔn)確、全面了解全省重點(diǎn)能用企業(yè)用能狀況,對政府、企業(yè)及公眾具有全社會能源生態(tài)鏈管理的效益,項(xiàng)目得到了建設(shè)方的高度評價。本項(xiàng)目的成功得益于我成功的溝通管理。當(dāng)然在本項(xiàng)目中,還有一些不足之處,比如在項(xiàng)目實(shí)施過程中,由于1名員工因個人原因離職,導(dǎo)致項(xiàng)目的建設(shè)出現(xiàn)了一些階段性的問題,還有曾經(jīng)根據(jù)需

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