項目管理工具介紹

1、項目管理工具介紹一、項目、項目管理和項目管理工具企業(yè)活動基本上可分為兩類：1）重復(fù)進(jìn)行的例行活動；2）為了特定目的而進(jìn) 行的一次性活動，后者即為項目。所謂項目，就是為了實現(xiàn)特定目標(biāo)，而在規(guī) 定的時間和預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行的一次性活動。所謂項目管理，是指項目經(jīng)理有效利用項目資源，在規(guī)定的預(yù)算和時間范圍內(nèi)，實現(xiàn)項目目標(biāo)。重復(fù)勞動的價值是微薄的，企業(yè)必須依*創(chuàng)新性的項目去贏得激烈的市場競爭。華為基本法第八十七條指出：公司的高速增長目標(biāo)和高技術(shù)企業(yè)性質(zhì)，決 定了必須在新技術(shù)、新產(chǎn)品、新市場和新領(lǐng)域等方面不斷提出新的項目。而這 些關(guān)系公司生存和發(fā)展的、具有一次性跨部門特征的項目，*已有的職能管理系 統(tǒng)按例行的

2、方式管理是難以完成的，必須實行跨部門的團(tuán)隊運行和項目管理。處于信息時代，企業(yè)的任何活動都必須得到IT的支持。IT是構(gòu)筑企業(yè)競爭優(yōu) 勢的核心部分，平庸者與業(yè)界領(lǐng)先者的差距不在于領(lǐng)先者創(chuàng)造了什么，而在于 領(lǐng)先者是用什么創(chuàng)造的。企業(yè)的例行活動得到了以ERP為代表的一系列IT工具的支持；而項目和項目管理的興起則呼喚新的工具一一項目管理工具。作為新興市場，項目管理工具市場還不成熟，不像ERP市場，有明顯的業(yè)界領(lǐng)先者（如SAP和Oracle），軟件選型的風(fēng)險較??；而項目管理工具市場現(xiàn)在是群雄并起，在PMI （項目管理協(xié)會，一世界著名項目管理組織）網(wǎng)頁上，推薦的項目管理工具有近百家，誰優(yōu)誰劣，不容易看清楚，

3、風(fēng)險很大?；诠P者實際實施使用或選型測試的經(jīng)驗，本文介紹幾個項目管理工具，并介紹一些關(guān)于項目管理工具的需求、選型和實施方面的經(jīng)驗。二、PMOffice 簡介PMO的基本功能可以用圖-1來概括。PMO認(rèn)為，項目活動可主要分為三類：計劃、執(zhí)行和監(jiān)控；參與項目活動的角色可分為：系統(tǒng)管理員/業(yè)務(wù)管理員、項目經(jīng)理、項目成員、項目主管和功能部門經(jīng)理。不同的角色在PMO這個公共平臺上，各司其職，協(xié)同完成各類項目活動。下面基于圖中的各個角色對PMO的功能進(jìn)行介紹。此主題相關(guān)圖片如下：系統(tǒng)管理員/業(yè)務(wù)管理員系統(tǒng)管理員和業(yè)務(wù)管理員的職責(zé)是根據(jù)業(yè)務(wù)需求配置PMO環(huán)境。PMO環(huán)境配置包括：費用編碼設(shè)置、時間編碼設(shè)置、

4、項目元素屬性設(shè)置、人力資源定義和資源能力定義。費用編碼費用編碼的用途是跟蹤項目非人力成本，與財務(wù)系統(tǒng)有直接對應(yīng)關(guān)系。對華為， PMO中的費用編碼應(yīng)與Oracle財務(wù)系統(tǒng)中會計科目編碼一致。PMO對項目成本的跟蹤分人力成本和非人力成本兩大類。對于人力成本，根據(jù)工時匯報(或時間花費百分比)和人力資源費率，系統(tǒng)自動計算和匯集。對于非人力成本，需要項目成本根據(jù)費用編碼錄入系統(tǒng)。時間編碼時間編碼的用途是對項目成員所匯報的工時進(jìn)行分類。在PMO系統(tǒng)中，項目 成員所匯報的工時分為兩大類：正常(Regular)和加班(Special)進(jìn)一步，還可對 正常和加班進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，用來進(jìn)行工時類別的統(tǒng)計分析。這種細(xì)

5、分可從兩 個維度進(jìn)行，系統(tǒng)用Timecodel和Timecode2標(biāo)示。某一資源的正常和加班工 時可對應(yīng)不同的費率，但是工時的進(jìn)一步細(xì)分不能對應(yīng)相應(yīng)的費率。項目元素屬性屬性的用途是對項目元素進(jìn)行分類。在報表工具中，利用屬性可生成各種維度的統(tǒng)計報表。在PMO中，可對七類項目元素創(chuàng)建屬性，這七類項目元素是：項目、摘要任務(wù)、任務(wù)、問題、風(fēng)險、變更和文檔。人力資源定義在PMO中，可以建立全公司統(tǒng)一的人力資源池，維護(hù)人力資源的基本信息、組織結(jié)構(gòu)信息、崗位/角色信息、權(quán)限設(shè)置、費率、技能等級信息等。全公司所有的項目共享統(tǒng)一的資源池。資源能力定義除了可以管理具體的人力資源之外，PMO還可管理資源能力計劃(即

6、華為業(yè)務(wù)部門所說的資源容量計劃)。所謂資源能力計劃(Capacity Planning)，是指項目經(jīng)理在制訂項目計劃的初期，可不為任務(wù)指派具體資源，而僅提出為完成該任務(wù)所需資源的技能、工作地點等要求；資源能力計劃通過評審后，項目經(jīng)理根據(jù)能力計劃去尋找具體資源，并用具體資源去替代能力計劃。資源能力計劃功能可幫助資源經(jīng)理快速確定公司資源池中的已存資源的可用性，某種技能資源的短缺性，并及時做出應(yīng)急計劃。項目經(jīng)理 項目經(jīng)理是項目的“法人代表”，為項目成敗承擔(dān)完全責(zé)任，是驅(qū)動項目前進(jìn)的 “發(fā)動機”。項目經(jīng)理的主要職責(zé)包括：制定項目計劃、進(jìn)行任務(wù)分派、執(zhí)行項目監(jiān)控。制定項目進(jìn)度計劃在PMO中，制定項目進(jìn)度

7、計劃有三種方式：1）基于項目模板PMO支持把具有可重用價值的項目存成項目模板，供以后類似項目食用。IPD流程在項目管理中將表現(xiàn)為一套完整全面的項目WBS模板、以及指導(dǎo)WBS 中任務(wù)執(zhí)行的文檔模板。PDT通過執(zhí)行項目WBS，從而執(zhí)行IPD流程。今后， 華為的大部分研發(fā)項目都可基于存放在PMO中的IPD WBS模板，創(chuàng)建自己項 目計劃，從而遵循了 IPD的流程和方法。這也是項目管理IT工具固化IPD流 程的意義所在。2）從MS Project中導(dǎo)入項目計劃3）在PMO中直接創(chuàng)建制定項目資源計劃項目資源計劃制定是一個由粗到細(xì)，不斷細(xì)化的過程。首先，項目經(jīng)理可對每個任務(wù)制訂資源能力計劃，即不指派到具體

8、的人，而僅考慮所需工作量，所需資源的數(shù)量、技能和工作地點等要求。待資源能力計劃通過評審后，項目經(jīng)理找資源經(jīng)理落實資源，再用實際資源去替代資源能力計劃。PMO支持多種資源能力查找方式，包括：基于期間、部門、角色和技能要求等。 對于資源查找，支持更多的方式，包括：基于期間、部門、角色、技能要求、 姓名、工號、項目等。計劃發(fā)布完成計劃制定后，項目經(jīng)理將進(jìn)行計劃發(fā)布。在PMO的項目視圖中，選中計 劃發(fā)布(publish to work packages)，即將該項目的所有任務(wù)發(fā)布給項目成員；項目成員在各自的個人任務(wù)箱中可察看自己的任務(wù)。日期拷貝和資源提交計劃發(fā)布后，項目成員可就自己任務(wù)的進(jìn)度質(zhì)量等要求

9、和項目經(jīng)理協(xié)商，最終達(dá)成一致，并接受任務(wù)。所有項目成員都接受任務(wù)后，項目經(jīng)理將執(zhí)行項目日期拷貝和資源提交，項目計劃被保存基線，正式開始執(zhí)行。以后的任何修改將通過變更流程完成。在PMO中，選中項目，點擊鼠標(biāo)右鍵，選拷貝日期，將建議日期拷貝到計劃 日期，然后將計劃日期拷貝到基準(zhǔn)日期；再選擇資源提交(commit resource)， 將資源的建議工時拷貝到計劃工時，并將資源的可用工時從其總工時中扣除。項目監(jiān)控項目監(jiān)控包括：審批項目成員的工時報告；通過報表等方式跟蹤項目進(jìn)度、成本和質(zhì)量；進(jìn)行風(fēng)險管理、問題管理和變更管理等。項目成員項目成員是任務(wù)的執(zhí)行者，其主要職責(zé)是：在規(guī)定的預(yù)算和時間范圍內(nèi)，高質(zhì)量

10、地完成項目經(jīng)理所分配的任務(wù)。協(xié)商和接受任務(wù) 項目經(jīng)理發(fā)布項目計劃后，項目成員在各自的個人任務(wù)箱中可察看自己的任務(wù)； 并就自己任務(wù)的進(jìn)度質(zhì)量等要求和項目經(jīng)理協(xié)商，最終達(dá)成一致，并點擊按鈕 接受任務(wù)。當(dāng)任務(wù)被接受后，開始日期的符號前的N（Negotiation）會被系統(tǒng)自動去除。匯報完工百分比和工時任務(wù)實際開始時，項目責(zé)任人需填寫任務(wù)實際開始時間；任務(wù)結(jié)束時，填寫任務(wù)實際結(jié)束時間。項目責(zé)任人定期（每周）匯報任務(wù)的完工百分比，完工百分比基于匯報人的主觀判斷，系統(tǒng)據(jù)此進(jìn)行Eared Value分析。項目參與者每天填寫在各任務(wù)上所花費的工時，并每周將工時表提交功能部門經(jīng)理和項目經(jīng)理審批。問題風(fēng)險和變更在

11、任務(wù)的執(zhí)行過程中，項目成員可在該任務(wù)上發(fā)起問題、風(fēng)險和變更。附加文檔PMO可進(jìn)行文檔管理。項目成員完成任務(wù)后所輸出的文檔可附加在該任務(wù)上。項目主管項目主管是指項目的監(jiān)控者，其責(zé)任是：1）通過報表查看項目信息，了解項目狀況，做出相應(yīng)決策；2）根據(jù)需要創(chuàng)建報表，并進(jìn)行報表查看的權(quán)限控制。項目主管是一個廣泛的概念，對華為來說，可能包括：IPMT、產(chǎn)品計劃處、產(chǎn)品管理辦、財務(wù)主管、人力資源主管等。IPMT、財務(wù)主管、人力資源主管等僅需要查看報表，了解項目狀況，做出相應(yīng)決策。創(chuàng)建報表以及報表的權(quán)限控制可由產(chǎn)品計劃處、產(chǎn)品管理辦、或?qū)ｉT的機構(gòu)承擔(dān)，要求他們掌握創(chuàng)建報表的技能。功能部門經(jīng)理華為研發(fā)項目采用了

12、矩陣型組織結(jié)構(gòu)。當(dāng)前，研發(fā)項目的矩陣型組織僅覆蓋研發(fā)體系內(nèi)部（中研和中試）。IPD變革項目的目的是把研發(fā)項目的矩陣型組織拓展到整個公司，覆蓋研發(fā)、市場、技術(shù)支持、采購、財務(wù)、人力資源、IT等所有范圍。在矩陣型組織結(jié)構(gòu)中，項目和功能部門各司其職，項目經(jīng)理對項目結(jié)果負(fù)責(zé)，功能部門經(jīng)理負(fù)責(zé)為項目提供資源，共同保證公司和項目的成功。在矩陣型組織結(jié)構(gòu)下，必須明確項目經(jīng)理和功能部門經(jīng)理的職責(zé)劃分，明確項目成員就什么職責(zé)和任務(wù)向誰匯報。當(dāng)前，華為矩陣型項目組織結(jié)構(gòu)運作有兩種模式：1）任務(wù)承接。項目經(jīng)理制訂 項目計劃和預(yù)算，并為各功能部門分配任務(wù)和預(yù)算；功能部門經(jīng)理承接任務(wù)， 并使用自己部門的資源，在進(jìn)度、質(zhì)

13、量和預(yù)算的范圍內(nèi)完成任務(wù)。2）資源外包。項目經(jīng)理制訂項目計劃、預(yù)算和資源計劃，就所需人力資源和功能部門經(jīng)理達(dá)成一致，并直接為資源分配任務(wù)。PMO對“任務(wù)承接”和“資源外包”模式都能支持。對于“任務(wù)承接”模式，項目經(jīng)理在分配任務(wù)時，將功能部門經(jīng)理指派為任務(wù)責(zé)任人，功能部門經(jīng)理再為該任務(wù)指派具體資源。功能部門經(jīng)理負(fù)責(zé)匯報該任務(wù)的完工百分比（和工時）。如果將功能部門經(jīng)理設(shè)為該項目的Co-Manager，則功能部門經(jīng)理還能夠在該任務(wù)下創(chuàng)建子任務(wù)。對于“資源外包”模式，項目經(jīng)理在分配任務(wù)時，直接把任務(wù)分配給項目成員。在PMO中定義人力資源時，需為每個資源指定其直接功能部門經(jīng)理。該人力資源的工時匯報(Ti

14、meSheet )將提交該功能部門經(jīng)理審批。綜上可見，PMO具有很好的企業(yè)級項目管理理念，具體可概括為以下三點：集成性。全公司所有研發(fā)項目集成在一個公共平臺上，便于項目監(jiān)控和分析，以及公司決策。另外，項目的進(jìn)度計劃、資源計劃、風(fēng)險管理和文檔管理被集成在一個系統(tǒng)中，提高了項目管理效率。協(xié)同性。PMO是一個基于Web的企業(yè)級應(yīng)用，項目主管、項目經(jīng)理、項目成員、功能部門經(jīng)理在同一平臺上協(xié)同工作，共同保證項目成功。統(tǒng)一性。所有項目共享一個統(tǒng)一的資源池，合理充分利用公司資源。所有項目共享標(biāo)準(zhǔn)模板，保證以前經(jīng)驗的繼承和項目管理的規(guī)范性。另一方面，PMO還很不成熟，沒有把好的理念變成具體可操作，造成用戶“一

15、 聽介紹則興趣盎然，一用則大失所望”，希望PMO的后續(xù)版本能夠不斷改進(jìn)。三、其他工具介紹P3EP3E(Primavera Project Planner for Enterpriser)是由美國的 Primavera 公司開發(fā)出 的企業(yè)集成項目管理工具。Primavera公司成立于1983年，是最早進(jìn)入項目管 理軟件領(lǐng)域的公司之一?，F(xiàn)有員工429人(2001年4月)，客戶包括Lucent，Simens, Federal Express, Honeywell等在內(nèi)的41,000個公司或機構(gòu)，用戶數(shù)350,000。1999年銷售收入$51M, 2000年銷售收入$80M。Primavera的產(chǎn)品P

16、3在建筑、設(shè)計、施工行業(yè)占80%的市場份額。后推出產(chǎn)品P3e進(jìn)入企業(yè)項目管理軟件領(lǐng)域，最新P3e版本為。并兼并了另一家項目管理工具廠商TeamPlay。P3E包括4個模塊：P3E計劃模塊：主模塊，供項目經(jīng)理使用，進(jìn)行項目計劃制定、管理和控制。Client/Server 模式，數(shù)據(jù)庫可采用 Oracle、MS SQL、InterBase 等。進(jìn)度匯報模塊(Progress Reporter):供項目成員使用，用來接收任務(wù)分配，反饋任務(wù)執(zhí)行的進(jìn)度。基于Web，項目成員可通過瀏覽器訪問。Primavision模塊：項目經(jīng)理使用該模塊來發(fā)布項目計劃，計劃發(fā)布到一個intranet或者internet站

17、點上，允許項目成員和其它感興趣的人員使用WEB瀏覽器察看所有項目信息；Portfolio Analyst模塊：向項目主管、高層管理者以及項目分析員提供項目總結(jié)和跟蹤信息，包括豐富的圖形、電子數(shù)據(jù)表和報表等。價格方面。按 License 計費，每個 License，P3e,Progress Reporter,Portfolio Analyst和Primavision的費用分別為$4000, $250, $1300, $375。另外，在軟件費用的基礎(chǔ)上，每年收15%的維護(hù)費。實施和培訓(xùn)費用另外計算。假如一個公司購買全套模塊各100個License，則總費用為$592,500 (折合人民幣約5千萬)

18、，每年的維護(hù)費為$88,875 (折合人民幣約7百5拾萬)。Artemis ViewsArtemis Views 4是美國Artemis公司推出的企業(yè)級項目管理工具。Www.Pmforum. Org稱Artemis公司是全球最大的專業(yè)PM工具及服務(wù)商，年收9000 萬美元?？蛻舭绹鴩啦靠哲娀亍⒂鳲range電信、意大利電信、GE、 Honda、倫敦運輸、紐約州交通部、Arizona公共服務(wù)部、瑞士郵政電話電報公 司、日本Kawasaki重工等3000余家。在全球27個國家和地區(qū)有40個分支機 構(gòu)。Artemis Views 4 包括四個模塊：project view, Cost vi

19、ew,Global view,Track view; 每一種模塊分別針對不同的用戶對象。Client/Server模式，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫包括： Oracle, MS SQL, Sybase 等，服務(wù)器平臺支持:Windows NT, HP_UX, Sun Solaris。 主要功能包括：支持層次結(jié)構(gòu)的的多計劃視圖；分析多項目計劃的成本和資源 的需求；可以直接將MS Project的數(shù)據(jù)存到中央數(shù)據(jù)庫；允許MS project的數(shù) 據(jù)進(jìn)入跟蹤模塊，來實現(xiàn)活動和時間的自動跟蹤；支持Web_based的用戶離線 填報工時，連上服務(wù)器后自動更新數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)；企業(yè)級成本計劃和控制；提 供項目進(jìn)度、活動和資源的

20、財務(wù)角度視圖；支持在線成本數(shù)據(jù)和差異分析；Earned_valued的項目控制和匯報；支持ERP的集成；為不同權(quán)限的用戶提供不同的使用模塊。MS Project98/2000作為桌面項目管理工具，微軟的MS Project98以其用戶界面的友好、操作的靈活性成為“殺手級”的應(yīng)用，在企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在MS Project98的基礎(chǔ)上，是微軟公司于2000年4月推出了 MS Project 2000， 尤其是增加了基于Web的Project Central模塊，從而使其從桌面的項目管理工 具轉(zhuǎn)成為企業(yè)級的項目管理工具，可以對不同的項目以及資源進(jìn)行統(tǒng)一管理， 功能更加強大。MS Project 2000包括兩個部分：MS Project 2000和Project2000Central。MS Project 2000供項目經(jīng)理使