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文檔簡介
1、Internal Control and CashGlossary銀行手續(xù)費(fèi);銀行對賬單或銀行結(jié)單;現(xiàn)金;支票;在途款項(xiàng);電子轉(zhuǎn)賬;Bank service chargeBank statementCashCheckDeposits in transitElectronic funds transfer (EFT)GlossaryInternal auditors內(nèi)部稽核員Internal control內(nèi)部控制NSF 國家科學(xué)基金會checkOutstanding Checks未兌現(xiàn)支票Segregation of duties職責(zé)分離Voucher憑單Voucher systemSTUDY
2、 OBJECTIVES 1) principles of internal control 2) applications of internal control principles to cash receipts 3) applications of internal control principles to cash disbursements支付款 4) Prepare a bank reconciliation 和解10-1 principles of internal control internal control : the plan of organization and
3、 all the related methods and measures adopted within a business safeguard its assets enhance the accuracy and reliability of its accounting records 10-1 Principles of Internal ControlEstablishment of responsibilitySegregation of dutiesDocumentation procedures建立責(zé)任制,當(dāng)一個人負(fù)責(zé)一項(xiàng)具體工作的時候具有最佳的控制力,An essentia
4、l characteristic of internal control is the establishment of responsibility to specific employees. Control is most effective when only one person is responsible for a given task. 職責(zé)分離,The work of one employee should, without a duplication of effort, provide a reliable basis for evaluating the work o
5、f another employee. 一項(xiàng)員工所做的工作,不需要重復(fù)努力,就可以被另一個員工可靠的證明,例如,處理現(xiàn)金的會計(jì)責(zé)任必須由兩個或者兩個以上的會計(jì)人員承擔(dān)?,F(xiàn)金存放保管的也是這樣,企業(yè)收到任何現(xiàn)金和支票都應(yīng)該由開郵者登記,再傳遞給另一個會計(jì)人員,收到現(xiàn)金和支票的人將填寫銀行存單,開郵的員工應(yīng)當(dāng)將當(dāng)日收到的現(xiàn)金和支票編表,送交會計(jì)主管。程序文件化,所有的交易和記錄都要有憑證可查10-1 Principles of Internal ControlPhysical, mechanical, and electronic controlsIndependent internal veri
6、fication證實(shí),核查Other controls機(jī)械,人力和電子的控制,在可能的情況下,飯店應(yīng)該盡量運(yùn)用機(jī)械裝置有助于保護(hù)現(xiàn)金的安全,現(xiàn)金收款機(jī),計(jì)時鐘和支票保護(hù)器都屬于此類裝置,例如,現(xiàn)金收款機(jī)內(nèi)的雙聯(lián)紙帶記錄所有的業(yè)務(wù)交易,只有有權(quán)使用的收銀員才能操作此機(jī),每班結(jié)束后,使用現(xiàn)金收款機(jī)得收銀員必須清點(diǎn)現(xiàn)金,并交至 出納辦公室,在哪里現(xiàn)金收入被記入存款表,而財(cái)務(wù)部得另一位員工將從機(jī)器中調(diào)出紙袋,審核收銀員登記的現(xiàn)金總額和紙帶上的現(xiàn)金銷售記錄。常用的裝置包括: 電子防盜報(bào)警,保險柜,銀行金庫,獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì),內(nèi)部審計(jì)人員,Limitations of Internal Control 1)
7、concept of reasonable assurance 2) human element 3)Collusion 勾結(jié),串通concept of reasonable assurance :costs of establishing control procedures should not exceed their expected benefitshuman element :A good system can become ineffective through employee fatigue, carelessness, or indifference. Collusion,
8、勾結(jié),串謀,例如現(xiàn)金處理職責(zé)的分離雖不能杜絕欺詐和舞弊行為,但使得欺詐和舞弊行為更加難以進(jìn)行,因?yàn)槁氊?zé)分離制度使得欺詐和舞弊必須合謀才能得逞。10-2 Internal Control Over Cash Receipts硬幣,紙幣,支票,匯票,手頭的錢,銀行活期定期存款cashcoinsPaper moneychecksMoney ordersMoney on handMoney on deposit10-2 Internal Control to Cash Receipts建立責(zé)任制,只有經(jīng)過授權(quán)的收銀員才能接收現(xiàn)金,責(zé)任分離,收到現(xiàn)金,記錄現(xiàn)金和保有現(xiàn)金都要分開不同的人去做Establi
9、shment of ResponsibilityOnly designated personnel are authorized to handle cash receipts (cashiers)Segregation of DutiesDifferent individuals receive cash, record cash receipts, and hold the cash10-2 Internal Control to Cash ReceiptsDocumentation ProceduresUse remittance advice (mail receipts), cash
10、 register tapes, and deposit slips文件程序,所有的現(xiàn)金收入都要有證據(jù),比如匯款收入要有匯款單,營業(yè)點(diǎn)的現(xiàn)金銷售要有現(xiàn)金收款機(jī)的紙帶,銀行存款要有銀行存單聯(lián),10-2 Internal Control to Cash ReceiptsPhysical, Mechanical, and Electronic ControlsStore cash in safes and bank vaults; limit access to storage areas; use cash registers運(yùn)用機(jī)械裝置,儲存現(xiàn)金要在保險柜或者銀行金庫里,倉庫區(qū)域不能隨便進(jìn)入,使
11、用現(xiàn)金收銀員10-2 Internal Control to Cash Receipts獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì),專門人員每日清點(diǎn)收到的現(xiàn)金,會計(jì)主管比較每日存入銀行的款項(xiàng)Independent Internal VerificationSupervisors count cash receipts daily; treasurer compares total receipts to bank deposits daily10-2 Internal Control to Cash Receipts其他控制,包括應(yīng)該為處理現(xiàn)金的主要人員向保險公司投保,允許員工度假,每天將收到的現(xiàn)金存入銀行,盡量不在企業(yè)
12、中過夜。Other ControlsBond personnel who handle cash; require employees to take vacations; deposit all cash in bank daily10-3 Internal Control to Cash Disbursements立責(zé)任制,只有授權(quán)的人員才能簽署支票,例如會計(jì)主管Establishment of ResponsibilityOnly designated personnel authorized to sign checks (treasurer)10-3 Internal Control
13、 to Cash Disbursements責(zé)任分離,不同的人員進(jìn)行不同的分工,支票簽署和付錢的人員不能接觸賬目的記錄Segregation of DutiesDifferent individuals approve and make payments; check signers do not record disbursements10-3 Internal Control to Cash Disbursements文件程序,使用事前編號的支票和賬戶,并按照順序,每筆支票必須與發(fā)票對應(yīng)Documentation ProceduresUse prenumbered checks and a
14、ccount for them in sequence; each check must have approved invoice10-3 Internal Control to Cash Disbursements人力器械和電子裝置,支票打印金額用機(jī)器并且使用防水墨水,銀行空白支票應(yīng)妥善保管,只允許有限的人接觸Physical, Mechanical, and Electronic ControlsStore blank checks in safes, with limited access; print check amounts by machine in indelible ink
15、10-3 Internal Control to Cash Disbursements內(nèi)部審計(jì),對比開出的支票與發(fā)票金額是否相等,每月進(jìn)行銀行對賬Independent Internal VerificationCompare checks to invoices; reconcile bank statement monthly10-3 Internal Control to Cash DisbursementsOther ControlsStamp invoices PAID其他一些控制,以支票支付所有費(fèi)用,所有的付款必須在適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)手續(xù)完成之后以支票支付,超過一定金額的支票必須有兩人
16、簽名,只有那些經(jīng)常性發(fā)生的小額業(yè)務(wù)支付,如購買郵票或者小額運(yùn)費(fèi)可以例外,這些小額運(yùn)費(fèi)可以用零用現(xiàn)金支付。10-4 Bank Reconciliation銀行對賬Bank Reconciliation(Date)Cash balance per bank statement$XXXAdd:Deposits recorded by business but not by bank (e.g., deposits in transit)XXLess:Charges recorded by business but not by bank (e.g., outstanding checks)XXAdj
17、usted cash balance per bank$XXXCash balance per books$XXXAdd:Deposits recorded by bank but not by business (e.g., note collection, interestXXLess:Charges recorded by bank but not by business (e.g., service charges, NSF checks)XXAdjusted cash balance per books$XXXBalances Should AgreeDifferences Caused By1. Time lags2. ErrorsPrepare Adjusting Entries to Correct Books未兌現(xiàn)的支票,意思是企業(yè)在賬上已經(jīng)計(jì)入這筆錢支付了,但銀行還沒有給出去,因此在企業(yè)賬戶里顯示了,但沒有在銀行賬戶里顯示,要減去空頭支票的意思是在企業(yè)里顯示這筆錢進(jìn)來了,但銀行因?qū)Ψ劫~戶余額不足還未能收到這筆錢。銀行對賬是一項(xiàng)月度操作程序,其目的是加強(qiáng)對現(xiàn)金的控制,銀行對賬能夠解釋銀行現(xiàn)金余額與公司賬簿中現(xiàn)金余額之間的差異,公司一收到銀
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